Oppijanumeron haku - korkeakoulut

Taustaa

Laki valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä https://www.finlex.fi/fi/laki/alkup/2017/20170884 astui voimaan 1.1.2018. Lain mukaan ".....oppijanumero voidaan opetuksen tai koulutuksen järjestäjän taikka korkeakoulun pyynnöstä antaa oppilaalle tai opiskelijalle, joka on oppilaana tai opiskelijana 1 päivänä lokakuuta 2017 tai sen jälkeen. Oppijanumero voidaan rekisterinpitäjän pyynnöstä antaa myös henkilölle, jota koskevia tietoja on tallennettu 31 §:n 2 momentissa tarkoitettuun rekisteriin tai tietovarantoon ennen tämän lain voimaantuloa, ja jolla ei vielä ole oppijanumeroa." Opetushallitus on toteuttanut rajapinnan, jonka avulla opiskelijoiden tiedot voidaan tuoda opintohallintojärjestelmästä oppijanumerorekisteriin ja rajapinnan kautta oppilashallintojärjestelmään voidaan tallentaa oppijanumero ja muita henkilötietoja. 

Pähkinänkuoressa:

1. Jokaiselle oppijalle voidaan luoda Opetushallituksen Oppijanumerorekisterin tuottama oppijanumero. 
2. Oppijanumeron luomiseen on olemassa batch-muotoinen rajapinta jolla voi tuoda yhden tai useita oppijoita.
3. Tuontirajapinnat ovat autentikoituja rest-rajapintoja. Rajapintojen autentikaatio
4. Oppilaitosjärjestelmä käyttää annettua palvelukäyttäjätunnusta tunnistautumiseen. Palvelukäyttäjätunnukseen liitetty organisaatio määrittää minkä organisaation oppijaksi tieto liitetään.
5. Kun oppija on liitetty organisaatioon, oppijalle ruvetaan tuottamaan muutostietorajapinnasta muutostietoja, (esim nimi ja osoitemuutokset).
   
   

Alla olevassa kuvassa kuvataan kaikki käytössä olevat ominaisuudet.

Rajapintaan toteutetut ominaisuudet

Oppijoiden tuonti

Kuvan kohta 1

• Hetullisia henkilöitä voi tuoda oppilashallintojärjestelmästä rest-rajapinnan yli batch-muotoisesti. Samaa rajapintaa käytetään alkulatauksessa (tuodaan isompi massa), kuin yksittäisten pienempien erien tuonnissa.
• Rajapinta:https://virkailija.testiopintopolku.fi/oppijanumerorekisteri-service/swagger-ui.html#!/oppija45controller/createUsingPUT
  
• Pakolliset tiedot
  • Joku näistä: Hetu, passinnumero, oppijanumero tai oppijan hakemukselle annettu sähköpostiosoite.
    • Näitä tietoja käytetään oppijan kohdistamiseen ONR kantaan
    • Voi lähettää kaikki, käytetään luotetuinta tietoa.
  • Oppilasjärjestelmän tunniste oppijalle
  • • Palautuvan vastausdatan kohdistamiseen, mihin oppijaan liittyy
  • etunimi
    • hetuttomien ja ongelmatapausten selvittämiseen opintopolun päässä
  • sukunimi
  • • hetuttomien ja ongelmatapausten selvittämiseen opintopolun päässä
      
  • kutsumanimi
    • Kutsumanimen on oltava yksi etunimistä.
  • kansalaisuus
• Vapaaehtoiset tiedot
  • sähköpostisoite
    • Mihin voidaan lähettää batch-ajon lopputuloksen tieto.

Kuvan kohta 2

• Kutsuva järjestelmä saa vastaukseksi batchId tunnisteen.
• Kutsuva järjestelmä voi kysellä tuloksia batchId rajapinnalla. 
• Rajapinta: https://virkailija.testiopintopolku.fi/oppijanumerorekisteri-service/swagger-ui.html#!/oppija45controller/getOppijatByTuontiIdUsingGET

Kuvan kohta 3

• Palautetaan jokaiselle oppijariville:
  1. Mihin oppilaitosjärjestelmän tunnisteeseen henkilö liittyy
  2. Jos henkilö löytyy jo
     1. palautetaan henkilön oppijanumero ja tiedot. 
  3. Muussa tapauksessa palautetaan luotu henkilöoid.
  4. Oppijoiden sisäänluku on asynkroninen, kun tila "kasitelty": true. Oppijat on luettu sisään ja pitäisi palautua henkilooid kaikille.
• Henkilöoid on "alustava oppijanumero".  Henkilöoidista tulee oppijanumero kun oppija on merkitty yksilöilöidyksi.
• Tämän jälkeen jatketaan pollaamista muutosrajapinnan kautta (kohta 5). Jolloin tulee esimerkiksi VTJ-yksilöinnin tulos (joka on myös asynkroninen toiminto, voi kestää kauemmin).

ONR-muutostietorajapinta

Kuvan kohta 5

• ONR-muutostietorajapinta tarjoaa oppijaan kohdistuvia muutostietoja joita saadaan joko a) virkailijan tekemistä operaatioista b) VTJ:n muutos tai yksilöintitietojen perusteella.
• Esimerkkejä muutoksista:
  • Oppijanumeron vahvistuminen. (Oppijan yksilöinti, esim onnistunut vtj yksilöinti) 
  • Nimen muutos
  • Osoitteen muutos
  • Oppijan linkitys toiseen oppijaan (kuka on masteri)
  • Hetun muuttuminen
• Rajapinta: https://virkailija.testiopintopolku.fi/oppijanumerorekisteri-service/swagger-ui.html#!/oppija45controller/getMuuttuneetUsingGET
  • (Huomioi rajapinnan sivutustuki suuria muutosmääriä varten)

• Muutosrajapinta tarjoaa vastauksen aina organisaatiokohtaisesti:
  • Listan joka sisältää oppijoiden oideja ja oidiin liittyvän masterin tiedot.
    • ONR palauttaa aina myös kaikki slave oidit jotka liittyvät yhteen oppijaan omina tietoinaan. Eli muutoksen kohdistaminen onnistuu näin aina alkuperäisellä oidilla mikä on saatu oppijan tuonti vaiheessa.
  • Jos "oppijanumero"-kenttä löytyy masterista niin kyseessä on vtj-yksilöity
  • Masterin tiedoista voi päätellä esimerkiksi hetun vaihtumiset, mahdollisen oidi linkityksen, tai osoitemuutokset.

Käyttöliittymällä suoritettavat toiminnot

Virkailija tarkastelee henkilötietojen siirron tilaa ja korjaa virheitä

Pääsy käyttöliittymään vaatii käyttöoikeusryhmän nimeltä Oppijan tuonti. Käyttöliittymä löytyy navigaatiosta kohdasta Käytönhallinta --> Oppijoiden tuonti. Käyttöliittymässä voi tarkistaa tiedonsiirron edistymistä, siirrettyjen henkilöiden yksilöinnin tilaa ja mahdollisia virheitä. Jos oppijan tiedoissa on jokin muuttunut ja yksilöinti ei mene VTJ-rajapinnasta läpi, virkailija voi korjata tiedot. Tiedot pääsee korjaamaan klikkaamalla henkilön nimeä. 

• Ohje virheiden käsittelyyn: Oppijoiden tuonnin virheiden käsittely
• Ohje VTJ-yksilöitävien ongelmien ratkaisuun: VTJ-yksilöitävien ongelmien ratkaisu
• Ohje hetuttomien henkilöiden linkitykseen ja yksilöintiin: Oppijan mahdolliset duplikaatit, henkilöiden linkitys ja yksilöinti
• Ohje henkilötietojen muokkaamiseen: Hetuttoman henkilötietojen muokkaus

Kehitettävää: Tarvitaan virkailijan tai korkeakoulun sähköposti, jolla voi tilata hälytyksiä, kun virkailijalta tarvitaan toimenpiteitä.

Virkailija tallentaa hetuttomia henkilöitä käyttöliittymässä

1. virkailija painaa nappia lisätäkseen uuden henkilön
2. Virkailija syöttää tarvittavat tiedot
   • Etunimet
   • Kutsumanimi
   • Sukunimi
   • Syntymäaika
   • Sukupuoli
   • Äidinkieli
   • Kansalaisuus
1. pakollisia tietoja: 
2. Muut tiedot ovat sähköposti ja passinnumero
3. Virkailija painaa "Lisää henkilö"
1. Käynnistetään haku mahdollisista duplikaateista. 

1. Jos löytyy duplikaatteja, tulee ilmoitus, että duplikaatteja löytyi ja virkailija ohjataan samanlaiseen näkymään kuin olemassaoleva duplikaattihaun hallinta. Näkymä on tarkoitettu ainoastaan katseluun. VIrkailija voi kopioida näkymästä sen henkilön OID:n, jonka uskoo samaksi henkilöksi ja painaa näkymässä "peru"-nappia ja prosessi keskeytyy. Jos taas virkailija on varma, että yksikään näytettävistä mahdollisista duplikaateista ei ole sama henkilö, virkailija painaa samassa näkymässä "Lisää henkilö", jolloin henkilö lisätään virkailijan organisaatioon ja henkilö yksilöityy automaattisesti.
2. Jos ei löydy duplikaatteja, henkilö lisätään virkailijan organisaatioon ja henkilö yksilöityy automaattisesti.

Vaihtoehtoinen tapa: hetuttomat tuodaan samassa batchissa kuin muutkin oppijat. Hetuttomille pitää hakea mahdolliset dublikaatit omassa hakukäyttöliittymässään. Tiedonsiirron sivulta oltava pääsy ONR-palvelun duplikaattihakuun. 

Sähköpostin lähettäminen virkailijalle

Kuvan kohta 4a&b.

• Lähetetään email oppilaitosjärjestelmän virkailijalle batch importin tuloksesta (jos sähköpostiosoite on ilmoitettu, ks. kohta 1). Hetuttomia ja vääriä hetuja, duplikaatteja jne joudutaan luultavasti käsittelemään käsin organisaation virkailijoiden toimesta opintopolun käyttöliittymässä. Suosittelemme käyttämään yhteiskäyttöistä sähköpostiosoitetta tähän tarkoitukseen.
  • Katso kohta Käyttöliittymällä suoritettavat toiminnot.
  • Jos henkilön tiedoilla löytyy ennestään oppija, virkailija voi yhdistää oppijan omaan organisaatioonsa.

Rajapinnan käyttöönotto

Rajapinnan käyttöönotto edellyttää aina yhteydenottoa Opetushallitukseen. Rajapinnasta vastaa yleiskäyttöisten palveluiden palvelutiimi (yhteisetpalvelut@opintopolku.fi).

Rajapinnan käyttö edellyttää käyttöoikeuksia virkailijan Opintopolkuun:

• palvelukäyttäjän oikeus tiedonsiirtoihin: Oppijoiden tuonti
• virkailijan oikeus tiedon laadun hallinnointiin: Oppijoiden tuonti, joka lisätään roolille Pääkäyttäjä (kk)  
  • korkeakoulun virkailijan vastuulla on huolehtia Oppijanumerorekisteriin tuotavan datan laadusta. Tämä tarkoittaa, että kk-virkailija yksilöi yksilöimättömät manuaalisesti ja ilmoittaa oppijoista, joille luonnin jälkeen on annettu henkilötunnus.