AMK 2. Tietojen toimittaminen

2.1. Tietojen toimittamisen aikataulu

Viimeistään 31.1.2017

• Alayksikkökoodit ja niihin liittyvät OKM:n ohjauksen alat

Viimeistään 28.2.2017

• Henkilöstötiedonkeruu *
• Avoimen ammattikorkeakouluopetuksen tiedonkeruu
•  Sivutoimisen henkilöstön tiedonkeruu
• Maahanmuuttajien valmentavan koulutuksen tiedonkeruu
• Toimipistetiedonkeruu *
• Opinnäytetyöt
• Opintopistetiedonkeruu
• Henkilöstöliikkuvuus

Viimeistään 15.03.2017

• Julkaisutiedonkeruu

Viimeistään 31.03.2017

• Taloustiedonkeruu  

* Henkilöstötiedonkeruussa käytetään toimipistetiedonkeruun toimipaikkakoodeja. Tästä syystä toimipistetiedonkeruu on ladattava ennen henkilöstötiedonkeruuta.

Alleviivatut tiedonkeruukohteet kerätään Kotan kautta csv-aineistoina. Ilman alleviivausta olevien tiedonkeruiden toteutuksesta kerrotaan kappaleessa 2.2.2.

2.2. Tiedostomuoto

2.2.1 CSV-tiedostot

Tiedot toimitetaan puolipiste-eroteltuina csv-tiedostoina. Tiedoston ensimmäiselle riville tulee kenttien nimet mallitiedostossa annetussa muodossa. Mallitiedostot löytyvät viimeistään joulukuussa 2016 täältä: 2016 ammattikorkeakoulujen mallitiedostot. Mallitiedostoissa on esimerkkirivejä, jotka kuvaavat kuvitteellisen korkeakoulun toimintaa.

Tiedoston kenttiin syötettävän tiedon muoto on kuvattu käsikirjassa kohdissa "tiedon muoto". Joissain tapauksissa yksi kerättävä tieto on jaettu tiedostossa useampaan kenttään. Kenttiä ammattikorkeakoulu ja vuosi ei ole mainittu erikseen jokaisessa tiedonkeruussa, vaikka ne kerättäisiinkin tiedostossa.

Tiedonkeruissa eri rivien määrittelevien tietojen pitää olla uniikkeja. Tiedonkeruun lataus tuottaa virheilmoituksen, mikäli tiedonkeruussa on kaikkien määrittelevien tietojen osalta identtisiä rivejä, ts. rivejä, joissa esim. ammattikorkeakoulu ja koulutusalatieto ovat identtisiä ja vain mittaritieto erilainen.

Julkaisutiedonkeruun osalta tiedoston merkistökoodaus tarkistetaan tiedonkeruun yhteydessä ja muulla kuin UTF-8 -merkistökoodauksella toimitetut tiedostot hylätään. Muissa tiedonkeruissa

Tiedoston merkistökoodaus tunnistetaan ja pyritään muuttamaan automaattisesti UTF-8 –merkistökoodaukseen silloin kuin se on mahdollista. Valitettavasti Microsoft Excel -työkirjan tallentaminen vaaditussa merkistökoodauksessa ei onnistu suoraan Excel-ohjelmasta käsin.

2.2.2 Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon (VIRTA) kautta toimitettavat tiedot

Tiedonkeruun kohdat AMK 3.2 (opintopistetiedonkeruu), AMK 3.6 (Avoimen ammattikorkeakoulun opiskelijat),  AMK 3.7 (Maahanmuuttajien valmentavan koulutuksen opiskelijat) toimitetaan VIRTA-opintotietopalvelusta suorana tietokantasiirtona. Korkeakoulu huolehtii, että se on päivittänyt VIRTA-opintotietopalvelusta tehtäviä tiedonkeruita koskevan tiedosisältönsä vähintään vaaditun tilannepäivän mukaiseksi ja siirtänyt sen lähdejärjestelmästään tietovarantoon ilmoitettuun tiedonkeruuajankohtaan mennessä.

Ulkomailla suoritetut opintopisteet tilastoidaan hyväksilukupäivän mukaan. Muutoksen myötä nämä opintopisteet voidaan vuodesta 2016 lähtien tilastoida samassa tahdissa muiden opintopisteiden kanssa.

Julkaisutiedonkeruu

Julkaisutiedonkeruun julkaisutyypit A-E toimitetaan XML-tiedonsiirtona VIRTA-julkaisutietopalvelun kautta. Tiedonkeruuseen poimitaan ne uudet julkaisut vuosilta 2015–16, jotka on siirretty tietovarantoon 15.3.2016–15.3.2017 ja joiden Julkaisun tila -koodi on 2. Julkaisu-XML-tiedoston voi halutessaan muodostaa mallitiedoston mukaisesta CSV-tiedostosta käyttämällä CSV-XML-muuntotyökalua, jonka tarkemmat asennus- ja käyttöohjeet löytyvät täältä. Ohjeita CSV-tiedoston muodostamiseen ja käsittelyyn löytyy täältä. 

2.2.3 Alayksikkökoodistot

Alayksikkökoodistot toimitetaan erillisellä web-lomakkeella: https://tt.eduuni.fi/sites/csc-jtp/public/alayksikko/alayksikkokoodit/

Kuhunkin alayksikköön liitetään 1–12 OKM:n ohjauksen alaa sekä kunkin alan osuus (1–100 %) alayksikön toiminnasta. Ohjauksen alojen jyvitystä alayksiköihin ei ohjeisteta keskitetysti vaan ammattikorkeakoulut tekevät jyvityksen itse. Tarkoituksena on, että jyvitysperiaate on sama kaikissa ammattikorkeakoulun tiedonkeruissa. 

 Alayksikkökoodistojen päivittämiseen toimitetaan ammattikorkeakouluille erilliset ohjeet. 

2.3. Muut tiedonkerääjät

Opetus- ja kulttuuriministeriö käyttää omien tiedonkeruidensa lisäksi hyväksi Tilastokeskuksen keräämiä tietoja (opiskelija- ja tutkintotiedonkeruut, väestö- ja työllistymistiedonkeruut sekä t&k-toiminnan tiedonkeruut), Opetushallituksen toimittamia tietoja opiskelijavalinnoista ja rahoituksesta sekä Cimon toimittamia tietoja opiskelija- ja harjoittelijaliikkuvuudesta.

Ammattikorkeakoulujen valmistumisvaiheen opiskelijapalaute (AVOP) on siirtynyt OKM:n vastuulle, tiedonkeruun teknisenä toteuttajana toimii CSC.

2.4. Lisätietoja

Lisätietoja tiedonkeruista saa pyydettäessä opetus- ja kulttuuriministeriöstä ylitarkastaja Kaisu Piiroiselta (kaisu.piiroinen (ät) minedu.fi)