Julkaisutiedonkeruu on osa opetus- ja kulttuuriministeriön vuosittaisia tiedonkeruita. Julkaisutiedonkeruun tapauksessa tiedonkeruu koskee julkaisuja - niistä kerätään paitsi tietoa määrästä, myös muita kuvailevia tietoja. Kerättäviä tietoja käytetään korkeakoulujen ohjauksessa, opetus- ja kulttuuriministeriön raportoinnissa, yhteistyössä muiden hallinnonalojen kanssa ja suomalaisen korkeakoululaitoksen tilan kuvaamisessa. OKM:n julkaisutiedonkeruu korkeakouluilta perustuu syksyllä korkeakouluille lähetettävään tiedonkeruukirjeeseen, jonka liitteenä on tiedonkeruun määritykset sisältävä julkaisutiedonkeruun käsikirja.
Julkaisutiedonkeruuseen osallistuminen on pakollista korkeakouluille, ja julkaisutiedonkeruussa saatavat tiedot vaikuttavat myös korkeakoulujen OKM:ltä saamaan rahoitukseen. Tutkimuslaitokset voivat halutessaan osallistua julkaisutiedonkeruuseen, mutta vaikutusta rahoitukseen ei vastaavasti ole.
Julkaisutiedonkeruu toteutetaan vuosittain siten, että keväisin päättyvällä tiedonkeruukierroksella kerätään tietoa edellisen vuoden aikana tuotetuista julkaisuista. Aikataulut määritellään tarkemmin vuosittain sivulla Julkaisutiedonkeruun aikataulu. Tiedonkeruussa eri tahoilla on erilaisia tehtäviä eri vaiheessa tiedonkeruuta - organisaatiot huolehtivat tietojen toimittamisesta Virta-julkaisutietopalveluun, joka tekee teknisiä tarkistuksia tiedoille ja ylläpitää tietovarastoa jossa julkaisutietoja säilytetään, ja OKM sekä Tieteellisten Seurain Valtuuskunta (TSV) tekevät sovitusti ja osin tarvittaessa omia tarkistuksia tiedoille. TSV ylläpitää julkaisufoorumiluokitusta jonka mukaan tieteellisten julkaisuiden julkaisukanavia arvioidaan ja pisteytetään. Pelkkä julkaisun toimittaminen Virta-julkaisutietopalveluun ei takaa julkaisun pääsyä osaksi tiedonkeruuaineistoa, vaan organisaatioiden tulee seurata julkaisun läpimenoa ja siinä mahdollisesti ilmenneitä virheitä - tätä varten voi hyödyntää korkeakoulunen extranettiä, eli ns. extra-Vipusta. Nimestään huolimatta extra-Vipusesta löytyy myös tutkimusorganisaatioiden julkaisuiden tiedot.
Kun kevään julkaisutiedonkeruukierros valmistuu, tiedot julkaistaan Opetushallinnon tilastopalvelu Vipusessa. Vipusessa olevien tietojen mukaan OKM laskee julkaisuiden vaikutuksen rahoitukseen.
Julkaisut, jotka eivät kuulu julkaisutiedonkeruuseen
Tiedonkeruuseen lasketaan ainoastaan ne julkaisut, jotka tulevat myös näkyviin Vipusen virallisissa tilastoissa. Helpoiten yksittäisten julkaisuiden tarkastelu käy sivun Vuositasoiset Excel-tiedostot tiedostojen kautta.
Virta-julkaisutietopalvelu sisältää kuitenkin paljon julkaisuja, jotka eivät koskaan päädy osaksi virallisia tiedonkeruun aineistoja: nämä ovat joko muodollisesti kelpoisia, mutta väärään aikaan toimitettuja julkaisuja tai muodoltaan sellaisia, joita ei ole tarkoituskaan saattaa osaksi tiedonkeruuta. Ensimmäinen tapaus kattaa useimmiten ns. vanhat julkaisut, eli julkaisut jotka organisaatio toimittaa takautuvasti. Kuitenkin joskus käy myös niin että julkaisu on tarkoitettu tiedonkeruuseen, mutta se on epähuomiossa toimitettu väärään aikaan tai se on päässyt tarvittavista virhetarkistuksista läpi liian myöhään - tämän takia läpimenon seuraaminen on tarkkaa. Toiseen tapaukseen kuuluvat enimmäkseen ns. uuden muotoiset julkaisut jotka on mahdollistettu tietomallin laajentamisen yhteydessä, eli esimerkiksi posterit ja abstratkit. Nämä julkaisut eivät täytä tiedonkeruun vaatimuksia siten että ne voisi raportoida osaksi virallista tilastointia, mutta tietyin ehdoin niiden tietoja voi silti toimittaa Virta-julkaisutietopalveluun. Julkaisuiden tietojen keruu on siis hieman eri asia kuin julkaisutiedonkeruu sikäli, että jälkimmäisellä tarkoitetaan ainostaan OKM-tiedonkeruuseen soveltuvia ja määräajassa toimitettuja kulloinkin tietyn julkaisuvuoden julkaisuja.
Mistä lisätietoa?
Virta-julkaisutietopalvelun wikisivusto VIRTA-julkaisutietopalvelu
Virta-julkaisutietopalvelun yhteyshenkilökokoukset
Suorien tiedonkeruiden wikisivusto Suorat tiedonkeruut
Eri organisaatioiden asiantuntijoista koostuvan julkaisutiedonkeruun yhteistyöryhmän kokoukset
Virta-julkaisutietopalvelun palveluosoite virta-julkaisutietopalvelu@csc.fi
Katso myös organisaatioiden sivu jolta löydät kunkin organisaation julkaisutiedonkeruusta vastaavien tahojen yhteystiedot.