YO 3.11. Rekrytointitiedonkeruu

Korkeakoulujen opiskelijat ja henkilöstö ovat korkeakoulujen tärkein voimavara, sillä korkeakouluissa tehtävä opetus- ja tutkimustyö on erittäin henkilöintensiivistä. Uusien opiskelijoiden ja henkilöiden rekrytointi ovat tärkeimpiä päätöksiä mitä korkeakoulut tekevät. Tämä näkyi muun muassa opetus- ja kulttuuriministeriön keväällä 2015 julkaisemasta korkeakoulujärjestelmäarvioinnista, jonka yhteydessä tehdyssä kyselyssä korkeakoulut arvioivat henkilöstöresurssit merkittävimmäksi elementiksi tutkimustoiminnan kehittämissä (katso myös esim. Öquistin ja Bennerin 2012 raportti).

Suhteessa tehtävien päätösten vaikuttavuuteen, korkeakoulujen tekemistä henkilöstörekrytoinneista on kansallisella tasolla olemassa hyvin vähän vertailutietoa. Muun muassa Tanskassa on jo kauan kerätty tietoa yliopistojen rekrytoinneista. Jotta Suomessa saataisiin sekä OKM:n että korkeakoulujen käyttöön vertailututietoa korkeakoulujen rekrytoinneista,  OKM lisää vuodesta 2018 lähtien rekrytointikyselyn osaksi vuosittaisia tiedonkeruitaan (alkaen vuonna 2017 tehdyistä rekrytoinneista). OKM:n rekrytointikysely koskee yliopistojen tutkijanuraportaille II-IV sekä ammattikorkeakoulujen opetushenkilökuntaan ja tki-henkilöstöön tehtäviä rekrytointeja. Kerättävät tiedot auttavat myös seuraamaan EU-tasolla sovittujen tutkijoiden rekrytointeja koskevien periaatteiden toteutumista.

Rekrytointitiedonkeruun tietoja tullaan käyttämään taustamateriaalina OKM:n korkeakoulujen ja tutkimusjärjestelmän ohjauksessa muun olemassa olevan materiaalin rinnalla. Rekrytointitiedonkeruu tuottaa mm. seuraavia tietoja:

- Volyymitiedon korkeakouluihin haku- ja kutsumenettelyn kautta rekrytoiduista henkilöistä sekä näiden sukupuoli-, tieteenala- ja kansalaisuusjakaumasta.

- Tietoja korkeakoulujen vetovoimasta, ottaen huomioon että pelkästään hakijoiden suuri määrä ei ole onnistuneen rekrytoinnin kriteeri.

- Tietoja henkilöiden urakierrosta tutkimusjärjestelmän eri sektoreilla.

Aiemmasta ohjeistuksesta poiketen, rekrytointitiedonkeruu tullaan toteuttamaan yhdessä vaiheessa. Vuonna 2018 kerätään tiedot vuonna 2017 tapahtuvista rekrytoinneista. Tuolloin kerätään tiedot avointen paikkojen luonteesta ja hakijoiden määristä sekä valittujen henkilöiden taustoista korkeakoulujen kanssa tarkemmin sovittavalla tavalla. Tiedonkeruun kehittämisen tueksi korkeakouluja pyydetään ilmoittamaan vuoden 2016 aikana julkisen hakumenettelyn kautta tehdyistä rekrytoinneista lukumäärätiedot.

Nykyinen henkilöstötiedonkeruu

Tällä hetkellä OKM kerää korkeakouluilta tiedot henkilöstöstä henkilötunnustasolla (henkilötyövuosien määrä). Tiedonkeruun ulottuvuuksia mm. tehtäväjaottelu, tutkijanuraporras (yliopistot), taustakoulutus, ikä, kansalaisuus, palvelussuhteen tyyppi, koulutusala, tieteenala. Korkeakoulukentän välisiä henkilöstön siirtymiä on mahdollista analysoida henkilötunnuksien kautta. Tiedonkeruu ei sisällä tietoja henkilöiden aiemmasta työhistoriasta eikä rekrytointiprosessista. Näitä tietoja on tarkoitus kerätä OKM:n rekrytointitiedonkeruussa. Henkilöstötiedonkeruussa kerättyjä henkilön taustatietoja voidaan hyödyntää rekrytointitiedonkeruussa henkilötunnuksen kautta.

Rekrytointitiedonkeruun rajaus

Tiedonkeruun osalta rekrytoinnit voidaan jakaa viiteen ryhmään:

1. Rekrytointi julkisen hakumenettelyn kautta
2. Rekrytointi kutsumenettelyn kautta, yliopistolain §33 toisen momentin mukaan. Koskee vain yliopistoja.
3. Rekrytointi ilman hakumenettelyä, henkilön edellinen työsuhde ei ole ollut ko. korkeakouluun. Palvelussuhdejaksojen pituus 6 kk tai enemmän.
4. Rekrytointi ilman hakumenettelyä, henkilön edellinen työsuhde ollut samassa korkeakoulussa.
5. Yt-menettelyihin liittyvät sisäiset haut

Rekrytointitiedonkeruu koskee ryhmien 1 ja 2 mukaisia hakuja. Kutsumenettelyhauissa hakijoiden määrää koskevat tiedot jätetään tyhjäksi.

Ryhmän 3 mukaisista uusista rekrytoinneista tiedot päätellään OKM:n henkilöstötiedonkeruun tiedoista. Ryhmään lasketaan kuuluvaksi ne, joilla A) ei ole edellisenä tilastovuonna ollut ko. korkeakouluun palvelussuhdetta ja B) henkilöstötiedonkeruussa henkilölle on kahden vuoden aikana (tilastovuosi + sitä seuraava vuosi) merkitty 6 tai enemmän henkilötyökuukautta. Tiedot poimitaan suoraan jo olemassa olevan OKM:n henkilöstötiedonkeruun aineistoista.

Ryhmien 4 ja 5 tietoja ei huomioida rekrytointitiedonkeruussa eikä rekrytointeja koskevissa tilastoinneissa. Tiedonkeruu ei myöskään koske yliopistojen tenure-track järjestelmän mukaisia tehtävänsiirtoja.

Yliopistojen osalta tiedot kerätään kaikista II-IV tutkijanuraportaalle sijoitettujen tehtävien rekrytoinneista. Ammattikorkeakoulujen osalta tiedot kerätään kaikista opetushenkilökuntaan ja tki-henkilöstöön tehtävistä rekrytoinneista. Tiedonkeruu koskee vain korkeakouluun palvelussuhteeseen tulevia henkilöstä. Mikäli henkilö työskentelee henkilökohtaisen apurahan turvin eikä hän ole palvelussuhteessa korkeakouluun, ei hänen rekrytointinsa kuulu tiedonkeruun piiriin.

Hausta kerättävät tiedot kerätään ja tilastoidaan sen vuoden mukaan, jolloin haun hakuaika päättyi. Mikäli haun perusteella ei valittu ketään henkilöä, ko. hausta ei merkitä tietoja.

Tiedonkeruussa kerättävät tiedot

Tietoja kerätään hausta (onko kyseessä kansainvälinen haku, hakijoiden määrät, ulkomaalaisten hakijoiden osuus) sekä valitusta hakijasta. Hakuun liittyvät tiedot ja tehtävään valitun henkilön tiedot kerätään eri lomakkeilla ja ne voidaan toimittaa eri vuosina. Tehtävän luonnetta kuvaavat tiedot kerätään täytetyn tehtävän mukaan. Kaikki kerättävät tiedot ovat kooditettuja tai lukumääriä (Tiedonkeruussa ei ole avovastauksia). Mikäli kerättävästä tiedosta ei ole tietoa, jätetään se tyhjäksi. Osa valitun henkilön taustatiedoista on mahdollista saada OKM:n henkilöstötiedonkeruusta.

Hakuun liittyvät tiedot:

1. Korkeakoulu
2. Tilastovuosi
3. Hakunumero (käytetään linkitykseen valitun taustatietoihin)
4. Onko kyseessä kutsuhaku (kyllä/ei). Jos kyllä, niin kohdat 5-8 jätetään tyhjiksi.
5. Onko haku julistettu haettavaksi vain Suomessa vai lisäksi myös kansainvälisesti. Kansainvälinen haku tarkoittaa, että tehtävästä on vieraskielinen hakuilmoitus. Vieraskielisyyttä tarkastellaan yliopistojen osalta suhteessa yliopistolain § 11:ssa mainittuihin kieliin ja ammattikorkeakoulujen osalta toimiluvan opetus- ja tutkintokieliä.
6. Hakijoiden määrä sukupuolittain eroteltuna (naiset, miehet, ei-tietoa)

• Hakijoihin sisällytetään kaikki hakijat, epäkelpoisia hakijoita ei poisteta.

1. Kansalaisuudeltaan ei-suomalaisten hakijoiden määrä maanosittain
2. Valittujen määrä (oletuksena 1, suurempi jos samasta hausta valittu useampi henkilö)

Tehtävään valitusta kerätään seuraavat tiedot

Pohjatiedot:

1. Hakunumero (tietojen linkitys haun tietoihin)
2. Henkilötunnus (käytetään tietojen yhdistämiseen henkilöstötiedonkeruuseen, josta yhdistetään henkilön taustatietoihin)
3. YO: Mille tutkijanuraportaalle valittu henkilö sijoitetaan (II, III, IV).
4. AMK: Mihin tehtäväryhmään valittu henkilö sijoitetaan (yliopettaja, lehtori, päätoiminen tuntiopettaja, tki –henkilökunta)
5. Onko tehtävä vakituinen vai määräaikainen
6. Mikäli henkilö on suorittanut tohtorintutkinnon, niin tutkinnon suorittamisvuosi
7. Mikäli henkilö on suorittanut tohtorintutkinnon, niin tohtorintutkinnon suorittamisyliopisto (valinta luettelosta, jossa suomalaiset yliopistot ja maalistaus ulkomailla suoritetusta tutkinnosta)
8. Onko haettavana oleva tehtävä yhteinen toisen organisaation kanssa. Koskee vain yliopistojen yhteisprofessuureja.

OKM:n henkilöstötiedonkeruusta henkilötunnuksen pohjalta poimittavat tiedot:

• Valitun henkilön tehtävän pääasiallinen tieteenala (se tieteenala, jolle henkilölle on merkitty tilastointivuonna eniten henkilötyövuosia)
• Valitun henkilön ikä, sukupuoli, kansalaisuus, suoritettu korkein tutkinto, äidinkieli.

Huom. OKM:n henkilöstötiedonkeruussa kerätään myös tiedot henkilön tutkijanuraportaasta ja tehtäväryhmästä sekä tehtävän luonteesta (vakituinen, määräaikainen). Ko. tiedot kerätään myös rekrytointitiedonkeruussa erikseen, koska henkilöstötiedonkeruussa voi olla tietoja myös ko. henkilön aiemmista palvelussuhdejaksoista.

Tiedot valitun henkilön aiemmasta työskentelystä alla olevan taulukon mukaan

Tiedot valitun henkilön aiemmasta työskentelystä kerätään pääasiallisesti suoraan henkilöiltä itseltään, ei CV:n perusteella. Tämä CV-tietojen mahdollisen monitulkintaisuuden takia.