Vetäjät: Virve Peltoniemi, Päivi Aho, Helena Halkola, Helena Majamäki (siht)

Osallistujalista

Työskentely: kolme ryhmää, jokaisella pisteellä 15 min.

Huom! Kysymyksiä muokattiin toiseen ryhmään siten, että päällekkäisyyttä saatiin vähennettyä

Materiaalia:

Kooste työpajasta

Miten organisaatioissa voidaan hyödyntää viitearkkitehtuuria yhä paremmin?

    • Välikeskustelua: onko OPI-viitearkkitehtuuritaso se, jolla voi viestiä johdolle (teesi: pitäisi olla hyvin yksinkertaistettu esitys käytössä)
    • organisaation sitoutuminen OPIn käyttöön, vaikka johto vaihtuu
  • Päivi: johdon pitää olla tietoinen ja sitoutunut, johdolta pitää tulla tuki. Toimijoille pitää muodostua kokonaiskuva toiminnasta. Tärkeää viestiä sellaisella kielellä, että sitä voi ymmärtää.
    • Käyttötarkoituksia on helppo löytää

Koko organisaation tasolla

  • Käsitteiden viitekehys
  • Kokonaiskuvan muodostaminen
  • Organisaatiomuutokset, fuusiot ja yhdistymiset
  • Prosessien rakentaminen ja kuvaaminen
  • Palveluiden kehittäminen ja tuotteistaminen
  • Riippuvuuksien hahmottaminen
  • Korkeakoulujen välinen yhteistyö
  • Yhteinen kieli ja kommunikointi
  • Toiminnan tunnistaminen ja tehostaminen
  • Päällekkäisyyksien tunnistaminen
  • Asioiden perusteleminen

Johdon tasolla

  • "executive-malli" johdolle
  • Johdon tuki asioille
  • Resurssien kohdentaminen
  • Rahoituksen tasapuolinen jakaminen
  • Kilpailutus
  • Laadunhallinta ja kehittäminen

Henkilökunnan tasolla

  • Henkilöstön perehdytys
  • Työnkulun kuvaaminen
  • Riippuvuuksien hahmottaminen työnkuvausissa

Opiskelijan tasolla

  • Aloittavien opiskelijoiden tuki
  • Opiskelijoiden ymmärryksen lisääminen oppijan polusta

Järjestelmätasolla

  • Toiminnanohjausjärjestelmän pohjana
  • Järjestelmäkehityksessä
  • Järjestelmähankinnat



Mitä on tehtävä, että hyödyntäminen on mahdollista tai entistä helpompaa?

    • Virve: tarvitaan työkaluja hyödyntämiseen, pelkkä kuva ei riitä. Esim. simulaattori. Hyvää kieltä, käsitteiden nykyaikaistaminen, kieliversiot, esittelyaineistot, pelillistäminen
    • Virve: prosessien ja palveluiden kuvaaminen tärkeää, perehdytysmateriaalia eri toimijoille ja asiantuntemus asiaan liittyen

Kooste ryhmistä

Visualisoinnin päivittäminen

  • Erilaisia visualisointeja eri tarpeisiin
  • Yhtenäinen kuvaustapa
    • malli ja dokumentaatio kaikille käyttöön
    • prosessien kuvauksen selkeästi auki

Sisällölliset päivitystarpeet

  • Viitekehyksen konkretisointi kansallisten järjestelmien avulla
    (Oili, Opintopolku, Virta, Emrex ym.) 
  • Palveluiden kuvaaminen, palvelupolkunäkökulma

Käytön tukeminen

  • Tarve asiantuntijoille
  • Johdon tietoisuus - johdon tuki
  • Perehdytysmateriaalia
  • Tieto julkisesti näkyville
  • Asia selkeästi näkyväksi
  • Selkokielisyys ja käsitteiden nykykielisyys
  • Kieliversiot
  • Valmiit esittelydiat & käyttöohjeita esim. videolla
  • Osallistaminen: opettajat, opiskelijat, johto, sidosryhmät
  • Visualisoinnin kuvan teknisen hyödyntämisen kehittäminen: exceleitä, simulaattori, peli tms. käytettävyyden tueksi
  • Niiden kysymysten kuvaaminen, jotka ratkaistava esim. uutta korkeakoulua perustettaessa tai uuden koulutusmuodon käytäntöönpanossa
  • Taloudelliset, toimintaan liittyvät ja vaikuttavuuden hyödyt ylimmälle johdolle
  • Auditointi

Miten OPI-viitearkkitehtuurista saadaan mahdollisimman monia korkeakouluntoimijoita palveleva työkalu?

Kooste ryhmistä

Visualisoinnin päivittäminen

  • Kuva, johon pääsee porautumaan syvemmälle (esim. wikissä)
  • "Himmeli", johon jokainen voi ripustaa palvelut ja prosessit
  • ka.csc.fi sivun interaktivisuus
    • hakutoiminnot toimimaan: esim. näytä prosessit, näytä palvelut, näytä järjestelmät
  • Helposti luettava, lähestyttävä ja käytettävä
    • "Valmis tuote muualle kuin wikiin"
  • Pohja, johon voi työstää omaa kuvaa

Sisällölliset päivitystarpeet

  • Toimintojen ja toimijoiden tunnistaminen, roolien lisääminen
  • Rajapinnassa olevat palvelut: jatkokoulutus, opetus - tutkimus
  • Riippuvuuksien tunnistaminen
  • Yhteys laatutyöhön
  • Liitosten kuvaus taloushallintoon, tilahallintaan, rekryprosessiin ym.
  • Panostaa prosessien kuvaamiseen
  • Yhteisten menetelmien ja kuvaustapojen lanseeraaminen

Käytön tukeminen

  • Työkalun pitää lisätä tietoisuutta
  • Hyvien käytäntöjen jakaminen: esim. mihin ja miten on käytetty
  • Ymmärrys johdolle ja johdon sitouttaminen = koko organisaatio
  • Selkokieli (OKSA-sanasto)
  • Opiskelijan työkalu tutoroinnin tueksi, oppijan polku



Poimintoja keskustelusta

  • Johto nousee esille eri näkökulmista, esim.  viitearkkitehtuuria voi käyttää työkaluna, kun halutaan viestiä johdolle, miten "kaikki liittyy kaikkeen" ja mihin kaikkeen jossain kohdin tehty päätös (esim. uusi koulutus) vaikuttaa. 
    • Johdon merkitys: johdon pitää olla sitoutunut viitearkkitehtuuriin ja tukea sen käyttöä. Kun johdolle viestititään, pitää viitearkkitehtuuri pystyä kuvaamaan todella lyhyesti ja selkeästi. Asiaan liittyvä asiantuntemus ja perehdytys.
  • Väline kokonaisuuden kuvaamiseen uusille työntekijöille, hankkeille, opiskelijoille. Käyttötarkoituksia on helposti löydettävissä
  • Erilaisia hyödyntämiskohteita löydettiiin paljon: väline siihen, että voidaan havainnollistaa ja kokonaisuutta ja sitä, että jossain tehtävä päätös (esim. joku uusi koulutus) vaikuttaa moneen toimintoon
  • Viitearkkitehtuuri työkaluna: interaktiivisuus, mahdollisuus porautua, pelillistäminen, simulaattoori. Viitearkkitehtuuri pitää olla helposti löydettävissä

  • No labels