Tältä sivulta löydät tietoa validoinneista ja tarkistuksista, joita eHOKS-palvelu tekee tietojen tallentamisen yhteydessä. Tiedonsiirroissa eHOKS palauttaa virheitä ilmoituksen lähdejärjestelmään. Erityisesti validoinneista ja tarkistuksista aiheutuvien tiedonsiirtovirheiden selvittämiseksi ja tarkentamiseksi kannattaa ensisijaisesti ottaa yhtettä oman järjestelmätoimittajan asiakastukeen. Järjestelmätoimittajan asiakastuki auttaa tarvittaessa selvittämään virheitä eHOKS-palvelun neuvonnan kanssa, jos virheen korjaus vaatii toimia eHOKS-palvelun puolella.

eHOKSiin on toteutettu seuraavia validointeja ja tarkistuksia:

Osaamisen hankkimistavan alku- ja loppupäivämäärä

eHOKSiin tallennettavista tutkinnon osan osaamisen hankkimisen alku- ja loppupäivämäärästä tarkistetaan päivien kronologisuus ja ajoittuminen opintojen suhteen järkevästi. 

  • Osaamisen hankkimisen jakson loppupäivämäärä ei voi olla aikaisempi kuin alkupäivämäärä. Esimerkki virheilmoituksesta 
  • Alkupäivämäärä voi olla aikaisintaan opiskeluoikeuden alkamisen päivämäärä. Tämä tarkistus estää myös vuosiluvun tallentamisen sellaisessa muodossa, joka on käytännössä mahdoton, esimerkiksi vuosiluvun 2023 tallentaminen muodossa 0023. Esimerkki virheilmoituksesta.
  • Päättymispäivä voi olla korkeintaan 5 vuotta tulevaisuuteen alkupäivämäärästä.
  • Päättymispäivä voi olla maksimissaan opiskeluoikeuden arvioitu päättymispäivä. Tämä tarkistus ohitetaan alla mainituissa tapauksissa:
    • Opiskeluoikeuden tietoihin ei ole tallennettu opiskeluoikeuden arvioitua päättymispäivää.
    • Opiskelija on eronnut (opiskeluoikeuden tila on muu kuin "valmistunut" tai "läsnä"). (muutos otettu käyttöön 28.12.2023)
  • Vuosiluku on tallennettava muodossa "VVVV". Esimerkiksi vuosiluvuksi 2023 ei hyväksytä muotoa "23".
  • Yllä mainittujen ehtojen täyttäminen on pakollista. Tiedon tallennus estyy, jos nämä ehdot eivät täyty.

Kronologisuuden tarkistus otettu käyttöön 26.4.2023. Muut yllämainitut tarkistukset otetaan käyttöön 29.8.2023.

(lisätty 27.4.2023, päivitetty 23.8.2023)

Osaamisen saavuttamisen päivämäärä

eHOKS hyväksyy vain päivämäärän, joka on korkeintaan 14 vrk tulevaisuuteen tiedon tallennuksen hetkestä. Ajassa taaksepäin päivämäärä voi olla aikaisintaan 1.1.2018. Tarkistus on otettu käyttöön 3.4.2023.

Tarkempaa tietoa osaamisen saavuttamisen päivämäärän merkityksestä ja tiedon tallentamisesta löytyy wikistä eHOKSiin tallennettavan tietosisällön kuvauksista.

(lisätty 5.5.2023, päivitetty 12.5.2023)

Tutkinnon tai koulutuksen osan tallentaminen

Tutkinnon tai koulutuksen osan tallentamisessa eHOKS tarkistaa, että tallennettava tieto on ohjeistetun tietorakenteen mukainen. TUVA-opintojen koulutuksen osille tarkoitetussa rakenteessa ei voi tallentaa ammatillisen tutkintokoulutuksen tutkinnon osia. Myöskään ammatillisen tutkintokoulutuksen sisältöjen osaamisen hankkimiseen laadittuun HOKSiin ei voi tallentaa TUVA-koulutukseen tarkoitettuja koulutuksen osia. Tarkempia ohjeita TUVA-koulutuksen opiskelijalle laadittavista HOKSeista ja niiden tallentamisesta eHOKSiin löytyy ohjeita eHOKSin wikisivulta TUVA-koulutukseen laaditun HOKSin tietojen tallentaminen eHOKSiin.

eHOKS palauttaa virheistä ilmoituksen koulutuksen järjestäjälle lähdejärjestelmään. Esimerkki virheilmoituksesta:

Tarkistus otettu käyttöön 3.4.2023.

(lisätty 2.5.2023, päivitetty -)

Työpaikkaohjaajan puhelinnumero

eHOKS sallii vain numeroiden ja puhelinnumeroissa tyypillisesti käytettyjen merkkien tallentamisen työpaikkaohjaajan puhelinnumeron tietokenttään. Tyypillisesti käytettyjä ja eHOKSin hyväksymiä merkkejä ovat esimerkiksi plus-merkki, väliviiva ja sulkumerkki. Kirjaimia eHOKS ei hyväksy.

Esimerkkejä tiedonsiirtovirheen aiheuttamista tilanteista ja niiden korjaamisesta: 

  • Puhelinnumeron tietokenttään yritetään tallentaa kirjaimia. Tarkista, että eHOKSiin lähtevässä tiedonsiirrossa tiedonsiirtoon ei tule mukaan tekstiä.
  • Tietokenttään yritetään tallentaa useampia puhelinnumeroita. Tarkista, että eHOKSiin lähtevässä tiedonsiirrossa lähetetään vain yksi puhelinnumero.

Jos yllä mainitut seikat ovat kunnossa, mutta eHOKS ilmoittaa edelleen virheestä, kokeile tallentaa puhelinnumero uudelleen opintohallintojärjestelmään siten, että kirjoitat numeron "käsin" näppäimistöllä. Jos puhelinnumero kopioidaan jostain toisesta paikasta ja liitetään opintohallintojärjestelmän kenttään leikkaa-liimaa -toiminnolla (esimerkiksi PDF-tiedostosta), saattaa toiminnon yhteydessä kopioitua myös "piilomerkkejä", jotka järjestelmä havaitsee ja välittää eteenpäin, vaikka käyttäjälle järjestelmän käyttöliittymä ei niitä näytäkään. eHOKS tulkitsee tällaiset piilomerkit merkeiksi, joita ei puhelinnumeroissa käytetä, ja ilmoittaa virheestä.

(lisätty 29.11.2022, päivitetty - )

Työpaikkajakson osa-aikaisuus

eHOKSiin työpaikkajakson osa-aikaisuustiedoksi tallennettavan luvun on oltava kokonaisluku välillä 1-100 (esimerkki eHOKSin palauttamasta virheilmoituksesta). Osa-aikaisuus on pakollinen tieto työpaikkajaksoissa, jotka päättyvät 1.7.2023 tai sen jälkeen. Tarkempi kuvaus osa-aikaisuudesta ja ohjeita osa-aikaisuuden laskemiseen löytyy Tietosisältö-osiosta.

Y-tunnus

eHOKSiin tallennettavasta y-tunnuksesta tarkistetaan muoto ja tarkistusnumero. Tarkistus tehdään kaikkiin eHOKSiin tallennettaviin y-tunnuksiin.

eHOKSiin y-tunnuksena tallennettavan tiedon on täytettävä seuraavat kriteerit:
•    Y-tunnuksessa on seitsemän merkkiä, väliviiva ja tarkistusnumero (esimerkki: 2769790-1).
•    Tarkistusnumero on oikein. eHOKS tarkistaa viimeisenä numerona olevan tarkistusmerkin laskennallisesti.
•    Tallennettavassa tiedossa ei ole kirjaimia.

Huom. eHOKS ei validoi y-tunnusten oikeellisuutta tai olemassaoloa Patentti- ja rekisterihallituksen rekistereistä. Koulutuksen järjestäjä voi kuitenkin hyödyntää y-tunnusten ja muiden yritystietojen varmistamiseen esimerkiksi Yritys- ja yhteisötietojärjestelmää.

Osaamisen hankkimisen yhteyteen tallennettava työpaikalla järjestettävään koulutukseen liittyvä työpaikan y-tunnus on pakollinen. eHOKS ei hyväksy tiedonsiirtoa, jossa työpaikalla järjestettävän koulutuksen tiedoista puuttuu työpaikan y-tunnus.

Osaamisen osoittamisen yhteyteen tallennettava näyttöympäristöön tai osaamisen arvioijana toimivan työelämän edustajan organisaatioon liittyvä y-tunnus ei ole pakollinen. Osaamisen osoittamiseen liittyvän y-tunnustiedon puuttuminen ei estä tiedonsiirtoa eHOKSiin. Jos y-tunnus tallennetaan, siihen tehdään yllä mainittujen kriteerien mukainen tarkistus. Jos y-tunnus ei täytä näitä kriteereitä, tiedonsiirto estyy.

eHOKS palauttaa virheistä ilmoituksen koulutuksen järjestäjälle lähdejärjestelmään. 

Tarkistus otettu käyttöön 26.1.2023.

(päivitetty 26.1.2023)




  • No labels