eHOKS-palvelulla on kaksi käyttöliittymää. Oppijan käyttöliittymä löytyy Opintopolusta. Se on tarkoitettu omien HOKS-tietojen katseluun oppijalle ja kansalaiselle. Koulutuksen järjestäjän käyttöliittymä on tarkoitettu oppilaitosten virkailijoiden käyttöön. Koulutuksen järjestäjän käyttöliittymä on osa virkailijan Opintopolkua. Tällä sivulla kuvataan näiden käyttöliittymien toiminnallisuudet. Sivulta löydät myös ohjeita toiminnallisuuksien käyttämiseen. Osa eHOKS-palvelun toiminnallisuuksista on vain oppijan tai koulutuksen järjestäjän käytettävissä.

Tältä sivulta löydät ohjeet näiden toimintojen käyttämiseen:

Kirjautuminen

Koulutuksen järjestäjän ns. virkailijan listanäkymän katselu

Oppilaitoksen opiskelijat, joille on tallennettu HOKS eHOKS-palveluun, näkyvät listana ns. virkailijan listanäkymässä (esimerkki näkymästä). Näkymään muodostuu rivi jokaisesta HOKSista, jonka koulutuksen järjestäjä on tallentanut eHOKSiin kyseiselle opiskelijalle. Näkymässä näytetään opiskelijan nimi, HOKSiin liittyvä tutkinto tai koulutus, osaamisala, eHOKS id, HOKSin ensikertaisen hyväksymisen päivämäärä, HOKSin päivityksen päivämäärä, opiskelijalle eHOKSiin tallennettujen HOKSien lukumäärä yhteensä.

Jos opiskelijalla on useampia HOKSeja samalle koulutuksen järjestäjälle, näkyy opiskelijan nimi näkymässä useampana rivinä. Näkymä näyttää kymmenen HOKSia kerrallaan. Näkymän sivuja voi selata eteenpäin opiskelijalistauksen alla olevien numeropainikkeiden avulla. 

Hakutoiminnot virkailijan listanäkymässä

Virkailijan listanäkymässä voi suodattaa ja hakea HOKSeja opiskelijan nimen, tutkinnon tai koulutuksen ja osaamisalan mukaan. Näissä tietokentissä voi tehdä myös sanahakuja. eHOKS id -kentässä voi tehdä hakuja eHOKS id:llä eli HOKSille eHOKSissa annetulla tunnistenumerolla.

Opiskelijan HOKSien listanäkymä

HOKS-tietojen avaaminen

HOKS-tietojen muokkaaminen

HOKS-tietojen katselu käyttöliittymässä

HOKSin perustiedot ja opiskelijan tavoite

Aiemmin hankitun osaamisen tiedot

Osaamisen hankkimisen ja osoittamisen tiedot

HOKSiin suunnitellun tutkinnon osan eteneminen (osiot "Valitut", "Aikataulutetut", "Valmiit")

Valmiit opinnot

eHOKS näyttää tutkinnon osan Valmiit-otsikon alla sen jälkeen, kun HOKSiin suunnitellusta osaamisen osoittamisen päättymispäivästä on kulunut 14 päivää. Tutkinnon osa siirtyy Aikataulutetut-osiosta Valmiit-osioon eHOKSiin tallennetun osaamisen osoittamisen päättymispäivän perusteella. Jos opiskelijalla on tutkinnon osassa useampi osaamisen osoittaminen, tutkinnon osa siirtyy Valmiit-osioon vasta, kun viimeinenkin osaamisen osoittamisen päivämäärästä on kulunut 14 päivää.

eHOKSin käyttöliittymä ei tarkista tutkinnon osan suorittamisen tilaa Koskeen tallennetuista arvioiduista suorituksista, vaan käyttöliittymänäkymä tuotetaan pelkästään sen tiedon pohjalta, mitä eHOKSiin on HOKSiin suunniteltuna tietona tallennettu. Jos huomaat, että tutkinnon osa näkyy virheellisesti Valmiit-osiossa, tarkista, että tieto osaamisen osoittamisen päättymispäivämäärästä on ajantasalla. Jos tutkinnon osa ei näy Valmiit-osiossa, vaikka opiskelija on tutkinnon osan hyväksytysti suorittanut, tarkista että eHOKSiin on tallennettu tieto osaamisen osoittamisen tiedot ja osaamisen osoittamisen päättymispäivämäärä on oikein. 

Opiskeluvalmiuksia tukevat opinnot

HOKSin poistaminen eHOKSista

Aiheettomasti eHOKSiin tallennettu HOKS tai sellainen HOKS, johon liittyvä opiskeluoikeus on mitätöity, poistetaan eHOKSista. Jos HOKSiin liittyvä opiskeluoikeus on mitätöity Koski-palvelussa, HOKSin poisto tehdään erikseen eHOKSin käyttöliittymässä. Kun opiskeluoikeus mitätöidään Koskessa, tutkinnon nimi, opiskeluoikeuden antaneen ja HOKSin tallentaneen oppilaitoksen nimi ja opintojen aloittamispäivä eivät enää näy eHOKSissa opiskelijan HOKSien listausnäkymässä, vaan niiden tilalla näkyy  ,.. . Opiskeluoikeuden mitätöinnistä Koski-palvelussa on kerrottu sivulla 1.1. Ammatillisten opiskeluoikeuksien läsnäolotiedot ja opiskeluoikeuden rahoitusmuodon tiedot#1.1.Ammatillistenopiskeluoikeuksienl%C3%A4sn%C3%A4olotiedotjaopiskeluoikeudenrahoitusmuodontiedot-Opiskeluoikeudentilat

Koulutuksen järjestäjä vastaa HOKSin poistamisesta opiskeluoikeuden voimassaolon ajan. HOKSin poistaminen tehdään toiminnolla, joka löytyy HOKSista Opiskelijan tavoite ja perustiedot -näkymässä kohdassa Poista HOKS. 

Poistamisen voi tehdä kaikilla eHOKS-käyttöoikeuksilla (eHOKS-pääkäyttäjä, eHOKS-käyttäjä, eHOKS-tallentajan pääkäyttäjä, eHOKS-tallentaja).

Koulutuksen järjestäjä voi poistaa vain sellaisen HOKSin, johon liittyvä opiskeluoikeus on voimassa. Jos opiskeluoikeus on päättynyt (opiskeluoikeuden tila Koskessa on esimerkiksi "katsotaan eronneeksi" tai "valmistunut"), HOKSin poistaminen tehdään Opetushallituksen eHOKS-neuvonnassa koulutuksen järjestäjän ilmoituksesta (ehoks@opintopolku.fi).

HOKSin poistaminen ei poista jo muodostettua opiskelijapalautteen vastauslinkkiä tai työelämäpalautteen jaksotunnusta. HOKSin pohjalta muodostetut vastaaja- ja jaksotunnukset jäävät Arvo-kyselyiden kohdejoukkoon.

Opiskelijapalaute

eHOKS-palvelussa koulutuksen järjestäjä voi tarkistaa opiskelijalle lähetetyn valtakunnalliseen opiskelijapalautteen lähettämiseen liittyviä tietoja ja lähettää HOKSiin muodostetun vastauslinkin uudelleen.

Opiskelija voi siirtyä vastaamaan kyselyyn eHOKS-palvelun kautta.

Opiskelijapalautteeseen vastaaminen eHOKSin kautta

Opiskelijapalautteen vastauslinkki lähetetään opiskelijalle sähköpostilla. Tämän lisäksi opiskelija voi vastata linkkiin myös eHOKS-palvelun kautta.

Ohjeita opiskelijalle:

1. Avaa eHOKS-palvelun etusivu Opintopolussa osoitteesta https://opintopolku.fi/ehoks/ tai Oma Opintopolussa kohdasta "eHOKS - henkilökohtainen osaamisen kehittämissuunnitelma".
2. Siirry palveluun painikkeella "Kirjaudu omaan suunnitelmaan". Tässä kuvassa näet painikkeen punaisella merkittynä: ehoks etusivu.
3. Tunnistaudu suomi.fi-tunnuksilla (esimerkiksi pankkitunnukset tai mobiilivarmenne).
4. Jos sinulle lähetetty opiskelijapalautteen vastauslinkki on vielä voimassa, näet kirjautumisen jälkeen ponnahdusikkunan. Jos haluat vastata heti, valitse "Aloita vastaaminen". Jos haluat vastata myöhemmin, valitse "Vastaan myöhemmin".
5. Jos valitset "Aloita vastaaminen", eHOKS-palvelu ohjaa sinut kyselylomakkeelle. Vastaa kysymyksiin. Muista lähettää vastauksesi "Lähetä"-painikkeella.

Jos haluat vastata palautteeseen myöhemmin:

• Valitse ponnahdusikkunasta "Vastaan myöhemmin". Ponnahdusikkuna poistuu, ja pääset käyttämään eHOKS-palvelun muita toimintoja.
• Kun haluat palata vastaamaan kyselyyn, saat ponnahdusikkunan uudestaan esille sinisessä palkissa näkyvästä kellon kuvasta. Tässä kuvassa näet kellokuvakkeen: vastauslinkki eHOKSissa palaa vastaamaan.

Opiskelijalle lähetetyn vastauslinkin tiedot

Koulutuksen järjestäjä voi eHOKSista tarkistaa kyseiseen HOKSiin liittyvän aloitus- ja päättökyselyn lähetystiedot.

Vastauslinkistä eHOKSissa näytetään seuraavat tiedot:

• Vastauslinkin tila (viesti odottaa lähetystä / viesti lähetetty opiskelijalle / viestin lähetys opiskelijalle epäonnistunut / vastausaika päättynyt ennen lähetystä)
• sähköpostiosoite, johon vastauslinkin sisältävä viesti on edellisen kerran lähetetty
• kyselytyyppi (aloituskysely, päättökysely)
• vastausajan päättymispäivä

Opiskelijapalautteen vastauslinkin lähettäminen uudelleen

Koulutuksen järjestäjä voi lähettää opiskelijapalautteen vastauslinkin opiskelijalle uudelleen eHOKSissa olevan toiminnon kautta. Toiminto on näkyvissä koulutuksen järjestäjälle linkin vastaamisajan päättymiseen saakka.

Toiminnallisuus löytyy opiskelijan eHOKSiin tallennetusta HOKSista ensimmäiseltä välilehdeltä kohdasta "Opiskelijapalaute". Jos opiskelijalla ei ole voimassaolevaa vastauslinkkiä, käyttäjä näkee tekstin "Ei aktiivisia palautteita". Jos opiskelijalla on voimassaoleva vastauslinkki, käyttäjä näkee vastauslinkin tarkempia tietoja ja voi tehdä linkin uudelleenlähetyksen. 

Alla olevassa ohjeessa kerrotaan tarkemmin, miten linkin lähettäminen uudelleen tehdään. Muut opiskelijapalautteen linkkien muodostumiseen, seurantaan ja vastausten raportointiin liittyvät koulutuksen järjestäjän käyttöön tarkoitetut toiminnot ovat opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelu Arvossa. 

Huomioithan, että uudelleenlähetys ei käynnistä vastaajatunnuksen ja vastauslinkin muodostamista uudelleen. Uudelleenlähetyksen yhteydessä on mahdollista muuttaa alkuperäisestä lähetetystä linkistä ainoastaan lähetysosoite eli sähköposti, johon vastauslinkin sisältävä viesti lähetetään.

Uudelleenlähetys ei pidennä vastauslinkin voimassaoloaikaa.

Näin lähetät linkin uudelleen:

1. Tarkista opiskelijan eHOKSiin tallennettu sähköpostiosoite. Osoite näkyy HOKSissa kohdassa "henkilötiedot". Jos sähköpostiosoite on tarpeen muuttaa, tallenna eHOKSiin uusi osoite. Sähköpostiosoitteen muuttaminen täytyy tehdä ennen linkin uudelleenlähetystä.
2. Klikkaa Opiskelijapalaute-kohdassa näkyvää painiketta, jossa on teksti "Lähetä linkki opiskelijapalautekyselyyn uudelleen".
3. Tarkista, ilmeistyikö sivun yläosaan vihreä palkki, jossa kerrotaan, mihin osoitteeseen uudelleenlähetys tehdään.
4. Odota n. 10 minuuttia. Päivitä sivu ja avaa opiskelijan HOKS uudelleen.
5. Tarkista, päivittyikö Opiskelijapalautteen tila- kohdassa näkyvä viestin lähetysaika ja sähköpostiosoite, mikäli opiskelijan sähköposti on muutettu ennen uudelleenlähetystä. 

Uudelleenlähetyksessä opiskelijalle lähetetään sen viestin sisältö, joka hänelle on edellisen kerran lähetetty. Automaattisesti opiskelijalle lähetetään korkeintaan kolme viestiä: ensimmäinen viesti sekä kaksi muistutusviestiä 5 ja 10 päivää ensimmäisen viestin lähettämisestä. Jos opiskelijalle on ehditty lähettää vasta ensimmäinen viesti ennen uudelleenlähetystä, opiskelija saa uudelleenlähetyksessä ensimmäisen viestin. Jos opiskelijalle on jo ehditty lähettää muistutusviesti automaattisesti, uudelleenlähetyksessä hänelle lähetetään uudestaan muistutusviestin sisältö. Viestien sisällöt ovat nähtävissä Arvo-palvelun wikisivulla.

Jos opiskelija on jo vastannut kyselyyn ja vastausaikaa on jäljellä, toiminto on näkyvissä ja lähetyspainiketta voi klikata, mutta järjestelmä ei kuitenkaan tässä tapauksessa lähetä linkkiä opiskelijalle. Koulutuksen järjestäjän ei siis tarvitse huolehtia siitä, että opiskelijalle lähtisi linkki, johon hän on jo vastannut.

(lisätty 30.9.2020, päivitetty 27.7.2023)

Työelämäpalaute

eHOKS-palvelun käyttöliittymässä ei ole työelämäpalautteeseen liittyviä toiminnallisuuksia. Työelämäpalautteen vastauslinkkien muodostumiseen, seurantaan ja vastausten raportointiin liittyvät koulutuksen järjestäjän käyttöön tarkoitetut toiminnot ovat opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelu Arvossa.