• Utbildningsstyrelsen ansvarar för den tekniska administrationen av informationsresursen inom småbarnspedagogiken.
• Utbildningsstyrelsen ansvarar för tillståndsförfaranden som gäller överföring av uppgifter till informationsresursen inom småbarnspedagogiken.
• Datainnehållet i informationsresursen inom småbarnspedagogiken definieras i 70 § i den nya lagen om småbarnspedagogik. Vardas datamodell och kodsystem definieras utifrån 70 §.

De uppgifter som ska föras in i Varda beskrivs i Vardas uppgiftsförteckningar, som finns under sidan Vardan käyttöönotot.

Målet med Varda är att minska behovet av att svara på olika enkäter från myndigheternas sida. I det första skedet är målet att Varda ska ersätta en del av FPA:s informationsbehov samt det behov av information Institutet för hälsa och välfärd har för sin rapport om småbarnspedagogik. Varda kommer emellertid inte att eliminera allt behov av separata enkäter, men då enkäter genomförs av myndigheter är det möjligt att använda de uppgifter som samlats in i Varda som basuppgifter.

Om kommunen använder ett av de allmänna informationssystemen som används inom småbarnspedagogik (Abilita, Effica, ProConsona, Daisy) sker dataöverföringen automatiskt efter den första överföringen. Om kommunen inte har ett informationssystem ska uppgifter som ändras matas in via Vardas användargränssnitt senast den 15:e och sista dagen varje månad.

I lagen om småbarnspedagogik ingår en tidpunkt för ikraftträdande, enligt vilken kommunen från och med 1.1.2019 är skyldig att i informationsresursen föra in de uppgifter som ingår i 70 § om verksamhetsställen och barn. Uppgifter om personal och vårdnadshavare ska föras in från och med 1.9.2019.

Målet är att överföringen av uppgifter till informationsresursen inom småbarnspedagogiken görs så automatiserat som möjligt.

Om kommunen har tillgång till ett operativt system för småbarnspedagogik, skapas mellan småbarnspedagogikens operativa system och Varda-tjänsten en integration, genom vilken den automatiska överföringen genomförs och varvid behovet av manuellt införande av uppgifter minskar (till exempel ifyllande av separata enkäter/blanketter för statistiska uppgiftsbehov).

Om kommunen inte har tillgång till ett operativt system för småbarnspedagogik, ska uppgifterna enligt 70 § i lagen om småbarnspedagogik föras in i informationsresursen inom småbarnspedagogiken via Varda-användargränssnittet från och med 1.1.2019.

Enligt lagen om småbarnspedagogik verkar kommunen i rollen som personuppgiftsansvarig enligt EU:s dataskyddsförordning i fråga om de uppgifter som kommunen för in.

I lagen om småbarnspedagogik ingår en tidpunkt för ikraftträdande, enligt vilken kommunen från och med 1.1.2020 är skyldig att i informationsresursen föra in de uppgifter som ingår i 70 § om verksamhetsställen och barn. Uppgifter om personal och vårdnadshavare ska föras in från och med 1.9.2020.

Privata aktörer har tillgång till liknande överföring av uppgifter som genomförs via gränssnitt eller alternativt ett webbläsarbaserat användargränssnitt som de kommunala aktörerna. Användningen av Vardas webbläsarbaserade användargränssnitt är avgiftsfri.

Enligt lagen om småbarnspedagogik verkar privata serviceproducenter i rollen som personuppgiftsansvariga enligt EU:s dataskyddsförordning i fråga om de uppgifter som de för in.

Syftet med Varda är bland annat att insamlingen av uppgifter ska bli enhetligare. Det innebär till exempel att man får statistiska uppgifter som kan jämföras med varandra på regional och nationell nivå, exempelvis som stöd för beslutsprocesser. Utifrån Varda produceras också statistikuppgifter för internationellt bruk.

Du kan vid behov fråga Vardas kundtjänst (varda2opintopolku.fi) vem som är ansvarig användare för Studieinfo i er kommun.

Den Varda-systemansvariga och den Varda-uppgiftsansvariga är aktörsroller för vilka man har definierat egna, separata uppgifter. Aktörerna inom småbarnspedagogik utser en person/personer till aktörsrollerna enligt sitt eget behov.

Den uppgiftsansvariga samordnar och ansvarar för att förfaringssätten för att spara uppgifter inom småbarnspedagogiken förankras i organisationen som tillhandahåller småbarnspedagogik. Den uppgiftsansvariga ser till att uppgifter som ska överföras till Varda förs in i systemet som aktören inom småbarnspedagogik använder eller i Vardas användargränssnitt i enlighet med Utbildningsstyrelsens föreskrifter, anvisningar och uppgiftsförteckning. Dessutom testar den uppgiftsansvariga kvaliteteten på uppgifterna i Varda, dvs. jämför de uppgifter som aktören inom småbarnspedagogik har med uppgifterna som förts in i Varda och kontrollerar att uppgifterna i Varda är korrekta. Den uppgiftsansvariga utnyttjar i fortsättningen även uppgifterna i Varda med hjälp av rapporteringsverktyg, t.ex. Utbildningsstyrelsens Vipunen-tjänst.

Den systemansvariga samordnar och ansvarar för de tekniska förberedelserna för ibruktagandet av Varda. Om organisationens uppgifter förs in i Varda genom en systemintegration, samordnar och ansvarar den systemansvariga i fortsättningen för kontakten med den tekniska administrationen gällande leverantören för systemet för småbarnspedagogik samt Utbildningsstyrelsen.

Aktörer inom småbarnspedagogik kan ordna den Varda-uppgiftsansvarigas och den Varda-systemansvarigas rollfördelning så som de själva önskar. Till exempel i en liten kommun kan den uppgiftsansvariga och den systemansvariga vara en och samma person, men i en större kommun kan det däremot behövas flera uppgiftsansvariga och systemansvariga. Det är viktigt att rollfördelningen är tydlig inom organisationen och att Utbildningsstyrelsen alltid har aktuella uppgifter om vem som är organisationens Varda-uppgiftsansvariga och -systemansvariga. Uppgifter om nya ansvariga personer och personer som inte längre är ansvariga kan skickas till adressen varda@opintopolku.fi.

Ja. Kommunen kan besluta att välja flera ansvariga personer i en situation då en utsedd uppgiftsansvarig inte är verksam i kundgränssnittet och eventuellt inte kan ha hand om att kontrollera uppgifternas kvalitet. Uppgifter om ansvariga personer kan skickas till adressen varda@opintopolku.fi.

Varda-tjänsteanvändaren har ett eget användarnamn som behövs när uppgifter överförs från kommunens system för småbarnspedagogik till Varda med hjälp av en systemintegration. Användarnamnet skapas för systemet för småbarnspedagogik (organisationsspecifikt), det är inte personligt och det ska inte skapas i någon persons namn. Den ansvariga användaren inom Studieinfo skapar ett tjänsteanvändarnamn i Studieinfo-tjänsten och definierar ett lösenord och en giltighetstid för lösenordet. Leverantören av systemet för småbarnspedagogik eller utbildningsaktörens uppgiftsansvariga i Varda sparar användarnamnet och lösenordet i systemet för småbarnspedagogik beroende på hur helheten genomförs i systemet samt på systemleverantörens anvisningar. Om lösenordet för tjänsteanvändaren byts ut, ska lösenordet även bytas ut för systemet för småbarnspedagogik.

Du loggar in i Vardas användargränssnitt via Studieinfo-tjänsten (https://virkailija.opintopolku.fi/varda). I Studieinfo ser du de tjänster (t.ex. Varda, KOSKI) som du har användarrättigheter till. Innan du kan logga in i Studieinfo första gången, måste du registrera dig. Mer exakta anvisningar om hur du registrerar dig hittar du här: Itserekisteröinti vahvalla tunnistautumisella. Obs! Du kan registrera dig och skapa användarnamn först då du fått en inbjudan att registrera dig till din e-post.

Om du glömt lösenordet, kan du söka ett nytt lösenord genom att logga in i suomi.fi-identifieringstjänsten. Alternativt kan du be en ansvarig användare eller Vardas huvudanvändare byta ditt lösenord.

Kommuner och samkommuner kan, privata aktörer inom småbarnspedagogik kan registrera sig och skapa användarkonton fr.o.m. december 2019.

Varda-administratören kan skapa användaruppgifter för övriga Varda-användare (Varda-administratörer, -registrerare och -läsare) i sin kommun. Både Varda-administratörer och Varda-registrerare (uppgifter om småbarnspedagogik) kan identifiera barn som saknar personbeteckning.

Då uppgifter överförs via en systemintegration till Varda får leverantören av systemet för småbarnspedagogik direkt information om fel. Systemleverantören ska informera aktörerna inom småbarnspedagogik om felet. I Vardas användargränssnitt kan den som har användarrättighet som Varda-läsare eller Varda-administratör se vilka uppgifter som har överförts till Varda via integrationen. 

Rensa webbläsarens cacheminne då du loggar ut ur Varda, i synnerhet om du har använt en dator med internetförbindelse som är i flera personers användning, till exempel på verksamhetsstället för småbarnspedagogik. Genom att tömma cacheminnet försäkrar du att du har använt tjänsten på ett tryggt sätt. Om du har webbläsaren öppen kan du pröva använda tangentkombinationen Ctrl + Shift + Delete för att tömma cacheminnet.

Vardas användargränssnitt kan användas med Chrome och Firefox -webbläsarna. Studieinfo kan användas med Internet Explorer (IE), Firefox och Chrome. Om du loggat in i Studieinfo med IE, ser du endast en tom sida om du går in i Varda.

Du kan skapa ett användarnamn till Varda efter att du först registrerat din organisation i den elektroniska registreringstjänsten (https://virkailija.opintopolku.fi/varda-rekisterointi/) och kommunens handläggare godkänt registreringen. Efter att kommunens handläggare godkänt registreringen får du eller den person som i samband med registreringen meddelats vara er Varda-administratör ett e-postmeddelande med en länk. Via länken registrerar man sig och skapar ett personligt användarnamn och lösenord i Varda. Registreringstjänsten öppnas i december 2019, så tidigast i december kan privata aktörer inom småbarnspedagogik skapa användarnamn i Varda.

Ifall anordnaren av småbarnspedagogik beviljar användarrättigheter till någon utanför sin egen organisation (t.ex. systemleverantören) ska hanteringen regleras genom ett avtal.

Varda fungerar ännu inte i sin helhet på mobila enheter. Vårt mål är att Varda i fortsättningen ska kunna användas på mobila enheter.

Den privata aktören ska registrera sig inför ibruktagandet av Varda och samtidigt ange sin Varda-administratör. Varda-administratören får en inbjudan att registrera sig som användare av Varda efter att kommunen har godkänt den privata aktörens registrering. Varda-administratören bjuder in organisationens övriga Varda-användare till Varda.

Ja, kontaktuppgifterna ska meddelas med e-post till adressen: varda@opintopolku.fi

Om kommunen som en stödåtgärd inom barnskyddet placerar barnet i en annan kommun och barnet deltar i den kommunens småbarnspedagogiska verksamhet, är det kommunen som ordnar småbarnspedagogiken som svarar för införandet av uppgifterna i Varda. Kommunerna kan ändå sinsemellan komma överens om ansvarsfördelningen.

Kommunen kan vid behov göra ett avtal med en privat aktör inom småbarnspedagogik om införandet av barnets uppgifter från år 2020 framåt. Läs mer på sidan om Ansvar för att föra in uppgifter.

Med barnets uppgifter avses barnets personuppgifter, uppgifterna i barnets beslut om småbarnspedagogik och uppgifter om barnets deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet.

Varje aktör inom småbarnspedagogik ska föra in de uppgifter som förutsätts i fråga om den småbarnspedagogiska verksamhet de ordnar. Läs mer på sidan om aktörernas ansvar för införande av uppgifter.

Kommunen ska vid behov komma överens med den privata aktören inom småbarnspedagogik om överförandet av barnens uppgifter.

Det lönar sig att i god tid före ibruktagandet av Varda börja spara de uppgifter som ska finnas i Varda i den privata aktörens eget system/register. I lagen om småbarnspedagogik (540/2018) föreskrivs vilka uppgifter som ska föras in i Varda. Uppgifterna beskrivs närmare i Vardas uppgiftsförteckning.

Enligt självstyrelselagen har Åland egen lagstiftande makt i fråga om småbarnspedagogik. Varda gäller därmed inte Åland.

I informationsresursen inom småbarnspedagogiken kan man spara de uppgifter som definieras i 70 § i lagen om småbarnspedagogik (540/2018).

Utbildningsstyrelsens senaste föreskrift, anvisning och uppgiftsförteckning som utgår från 70 § i lagen om småbarnspedagogik hittar du här: 1.1.2020 käyttöönotto (på finska och svenska). I uppgiftsförteckningen definieras närmare i vilken form och hur ofta uppgifter ska föras in i Varda.

För att ta fram informationsresursen inom småbarnspedagogiken skapas ett gränssnitt mellan informationssystemet för småbarnspedagogik och informationsresursen.

Den första gången skickar man från kommunens system (till exempel kommunens HR-system eller system för småbarnspedagogik) personens personbeteckning, förnamn, efternamn och tilltalsnamn. Därefter överförs från befolkningsdatasystemet till Varda personens kontaktuppgifter och från Studentnummerregistret personens studentnummer. I uppgiftsförteckningen beskrivs hur uppgifterna om en person bildas.

Identifiering av personer som inte har en finländsk personbeteckning sker med Utbildningsstyrelsens studentnummer. Aktören inom småbarnspedagogik svarar för att ett barn utan personbeteckning identifieras och för att ett barn som inte har personbeteckning får ett studentnummer i Utbildningsstyrelsens studentnummerregister som finns i Studieinfo (https://virkailija.opintopolku.fi/henkilo-ui/oppija/luonti). Basuppgifterna för en person som saknar personbeteckning måste sparas och personen måste identifieras innan hans/hennes uppgifter kan överföras/sparas i Varda. Mer information om identifiering av personer finns på sidan Oppijatietojen hallinta (på finska).  Observera att då personen senare får en personbeteckning ska personbeteckningen uppdateras i personens uppgifter via studentnummerregistret i Studieinfo. Om personen har en tillfällig personbeteckning vars slutdel börjar med 9, anges endast födelsedatum. En detaljerad anvisning finns här: Henkilötunnuksettoman henkilötietojen muokkaus (på finska).

Uppgifter som gäller öppen småbarnspedagogik samlas inte i Varda.

Lagen om småbarnspedagogik förpliktar kommuner, samkommuner och privata serviceproducenter att i fråga om den tjänst de tillhandahåller föra in i Varda de uppgifter som avses i 70 §. I 68 § i lagen föreskrivs närmare om ansvaret för införande av uppgifter. Mer information om ansvar att införa uppgifter till exempel i fråga om servicesedel- och köptjänstaktörer finns nedan.

Alla aktörer inom småbarnspedagogiken har ett eget FO-nummer. I Varda-tjänsten ses varje aktör inom småbarnspedagogiken som har ett FO-nummer som en separat uppgiftsproducent inom informationsresursen och de registrerar sig i tjänsten med sina egna användarnamn. 

Varje kommunalt daghem, gruppfamiljedaghem och familjedagvårdare utgör ett eget verksamhetsställe inom kommunen. Det är således kommunen som är anordnare för småbarnspedagogik för den kommunala familje- och gruppdagvården.

En privat familjedagvårdare däremot fungerar som anordnare av småbarnspedagogik, dvs. för i Varda in sina uppgifter om anordnande av småbarnspedagogik på FO-nummernivå, uppgifter om sitt verksamhetsställe och övriga uppgifter som definieras i 70 § i lagen om småbarnspedagogik.

Församlingarnas barnverksamhet utgör inte småbarnspedagogik, och därför omfattas församlingarna inte av skyldigheten att registrera uppgifter. Samma gäller även annan småbarnspedagogik som hör till öppen småbarnspedagogisk verksamhet.

Uppgifterna förvaras i informationsresursen inom småbarnspedagogiken i fem år efter utgången av det kalenderår då barnet inte längre omfattas av småbarnspedagogik eller då anställningsförhållandet för en person inom småbarnspedagogik upphör. I 72 § i lagen om småbarnspedagogik föreskrivs om tiden för förvarande av uppgifter.

I Varda förs in uppgifter om alla de barn vars beslut om småbarnspedagogik är i kraft 1.1.2019, även om det datum då beslutet börjar gälla skulle ha antecknats för ett tidigare datum. Uppgifter om beslut om småbarnspedagogik som upphört eller fått avslag före 1.1.2019 förs inte in i Varda.

De uppgifter som ska föras in i Varda beskrivs i Vardas uppgiftsförteckningar som finns under denna sida: Vardan käyttöönotot (på finska och svenska). Dessutom håller en terminologiarbetsgrupp som leds av undervisnings- och kulturministeriet på att utarbeta terminologi för småbarnspedagogik i samband med Undervisnings- och utbildningsordlistan (OKSA). Den senaste versionen av listan över terminologi som berör småbarnspedagogik finns här.

Uppgifterna förs alltid in av en aktör med FO-nummer. Om den privata familjedagvårdaren är en aktör med FO-nummer har hon skyldighet att föra in uppgifter i Varda. Den privata familjedagvårdaren registrerar då uppgifterna i Varda antingen genom en systemintegration eller genom att manuellt spara dem i användargränssnittet.

Ja, dessa uppgifter ska sparas i Varda. Uppgifter om barn som deltar i småbarnspedagogik som ordnas med hjälp av stödet för privat vård av barn förs in i Varda från och med 1.1.2020.

Ur Varda är det endast möjligt att radera felaktiga uppgifter. Till exempel i sådana situationer då man av misstag i Varda för in uppgifter om ett barn vars beslut om småbarnspedagogik inte är gällande. I sådana situationer då uppgifterna har förts in korrekt och barnet till exempel efter att ha deltagit i småbarnspedagogiken har flyttat över till förskoleundervisning raderas inte uppgifterna, eftersom de ska förvaras i Varda för den tid som föreskrivs i lagen om småbarnspedagogik.

 Uppgifter som ligger i framtiden får inte föras in/sparas i Varda. Om t.ex. antalet platser inom småbarnspedagogiken inom ett verksamhetsställe ändrar i augusti, får uppgiften uppdateras i augusti, inte i t.ex. maj.

Det är inte obligatoriskt att ange ett slutdatum i Varda. Slutdatumet ska ändå anges så fort man känner till det.

Med IP-adressen avses den adress från vilken kommunens uppgifter förs in i Varda. Det kan vara kommunens offentliga IP-adress i de fall kommunens uppgifter överförs från kommunens eget informationssystem för småbarnspedagogik eller från system med andra systemleverantörer än dem man i nuläget vet om. 

De aktörer inom småbarnspedagogik som ordnar småbarnspedagogisk verksamhet ska registrera sig inför användningen av Varda och därefter föra in sina uppgifter i Varda. Administrativa organisationer ska inte göra registreringen och inte heller föra in uppgifter i Varda. 

En privat familjedagvårdare ska göra registreringen och föra in de uppgifter som förutsätts i Varda.

Registreringen av en privat aktör i Varda ska göras av en person som har rätt att uträtta ärenden elektroniskt å organisationens vägnar. Rätten att uträtta ärenden å organisationens vägnar har fastställts i Företags- och organisationsdatasystemet (YTJ) eller i Handelsregistret. Det handlar till exempel om en verkställande direktör, styrelsens ordförande och privata näringsidkare.

Registreringen godkänns av den kommun som behandlar registreringen. En privat aktör inom småbarnspedagogik meddelar i samband med registreringen i vilka kommuner man ordnar småbarnspedagogisk verksamhet.

Om kommunen avslår registreringen ska kommunen och organisationen som gjort registreringen reda ut frågan. Registreringen i Varda kan vid behov göras på nytt.

Om det sker förändringar i organisationsstrukturen ska man alltid kontakta Utbildningsstyrelsens kundtjänst på adressen varda@opintopolku.fi.  

Telefonnummer och e-postadress uppdateras i Varda. Samtliga organisationsuppgifter, som finns i Handelsregistret eller YTJ behöver därtill uppdateras i dessa register ifall de är felaktiga. Uppgifterna överförs automatiskt från Handelsregistret eller YTJ till Utbildningsstyrelsens Organisationsstjänst.

Uppgiften om kontonummer är en uppgift som ska finnas i Varda och den sparas endast där. Övriga uppgifter om organisationen sparas i Utbildningsstyrelsens organisationstjänst.

Kontonumret till en privat aktör inom småbarnspedagogik förmedlas till FPA, som använder uppgiften för att betala stödet för privat vård av barn. I Varda ska man spara det kontonummer som man vill att förmedlas till FPA.

Ja, till exempel om föreståndaren ansvarar för flera verksamhetsställen. Om möjligt ska e-postadressen vara verksamhetsställets gemensamma e-postadress, i annat fall ska adressen vara till den instans som ansvarar för verksamhetsstället.

Ja, verksamhetsställets e-postadress ska sparas i uppgifterna för varje verksamhetsställe. Flera verksamhetsställen kan använda samma e-postadress om till exempel föreståndaren ansvarar för flera verksamhetsställen.

För närvarande tillåts högst 200 tecken.

I sådana fall anges i Varda verksamhetsställets namn som verksamhetsställets namn och efter namnet anges verksamhetsställets gatuadress, till exempel Daghemmet Jordgubben, Jordgubbsvägen och Daghemmet Jordgubben, Blåbärsvägen. I Varda kan man inte föra in två verksamhetsställen med samma namn under en och samma aktör inom småbarnspedagogik, även om verksamhetsställena skulle ha olika besöksadresser.

Postadressen är obligatorisk. Om fältet för besöksadress lämnas tomt kompletteras det med postadressen.

Ja. Då är uppgiften om familjedaghemmets verksamhetsställe den adress där den småbarnspedagogiska verksamheten ordnas. Om småbarnspedagogiken genomförs i familjedagvårdarens hem ska man införa familjedagvårdarens hemadress. Om småbarnspedagogiken genomförs i barnets eget hem ska man införa barnets eget hem. I fråga om gruppfamiljedagvård anges som verksamhetsställets adress den adress där småbarnspedagogik ordnas.

Om familjedagvården är så kallad trefamiljsdagvård ska man ange endast en adress. Om trefamiljsdagvården inte ordnas i familjedagvårdarens egna adress utan hemma hos flera olika barn kan man ange adressen till familjedagvårdsledarens eller en annan för familjedagvården ansvarig persons kontor.

När småbarnspedagogisk verksamhet ordnas i skollokaler införs skolan som ett eget verksamhetsställe i Varda.

Förskoleundervisning ordnas inom den grundläggande utbildningen samt på verksamhetsställen för småbarnspedagogik. Uppgifter om verksamhetsställen för småbarnspedagogik förs in i Utbildningsstyrelsens organisationstjänst via Varda. KOSKI-tjänsten utnyttjar uppgifterna om verksamhetsställen för småbarnspedagogik med hjälp av organisationstjänsten.

Man kan ange flera kontaktspråk. Med kontaktspråk avses i första hand det språk som används i kommunikationen mellan personalen och barnen. Det är också det språk som personalen och föräldrarna använder för att kommunicera. Förutom kontaktspråket kan verksamhetsstället betona olika språk i sin verksamhet, vilket avser ett annat språk än kontaktspråket som används i pedagogiska syften. I språkprioritering ingår språkdusch och -bad eller språkberikad undervisning. För ett verksamhetsställe kan anges flera språk som betonas.

Om verksamhetsstället flyttar antingen permanent eller tillfälligt och om dess adress ändras, ska man uppdatera verksamhetsställets adressuppgifter. Man behöver inte skapa ett helt nytt verksamhetsställe på grund av adressändring. Om till exempel en kommunal familjedagvårdare flyttar, ska man i detta sammanhang endast uppdatera familjedagvårdarens nya adressuppgifter i verksamhetsställets uppgifter. Likaså om ett daghem flyttar till tillfälliga lokaler, uppdateras daghemmets adressuppgifter.

Om verksamhetsstället endast ordnar klubbverksamhet förs verksamhetsstället inte in i Varda. Om verksamhetsstället även ordnar småbarnspedagogik och/eller förskoleundervisning och om barn med ett gällande, aktivt beslut om småbarnspedagogik, och vars uppgifter förs in i Varda, deltar i småbarnspedagogik, ska verksamhetsstället föras in i Varda.

Antalet platser inom småbarnspedagogiken anges enligt anvisningarna på sidan Antalet platser inom småbarnspedagogiken. Eftersom det handlar om antalet barn som samtidigt vistas på samma verksamhetsställe används inga koefficienter utan man ska i beräkningen av antalet platser snarare beakta det maximala antalet barn/gruppstorleken i förhållande till tre vuxna.

I det här fallet ska man använda det senare alternativet, om de övriga faktorerna som inverkar på antalet platser inom småbarnspedagogiken har tagits i beaktande i beräkningen, såsom lokalkapaciteten, det planerade antalet barn som ska delta i småbarnspedagogik på verksamhetsstället samt antalet anställda med fostrings-, undervisnings- och vårduppgifter som det reserverats resurser för. Antalet platser ska anges i Varda enligt anvisningarna på sidan Antalet platser inom småbarnspedagogiken.

På antalet platser inom småbarnspedagogiken inverkar lokalkapaciteten, det planerade antalet barn som ska delta i småbarnspedagogik på verksamhetsstället samt antalet anställda med fostrings-, undervisnings- och vårduppgifter som det reserverats resurser för. Om förutnämnda faktorer har tagits i beaktande ska man som antalet platser inom småbarnspedagogiken ange 100 platser eftersom man efterfrågar det maximala antalet barn som samtidigt kan finnas på verksamhetsstället. Med antalet platser avses inte antalet barn som är registrerade på verksamhetsstället. Läs också anvisningarna på sidan Antalet platser inom småbarnspedagogiken.

I Varda ska man inte föra in uppgifter om det sker sådana förändringar i till exempel antalet platser, som beror på kortvariga eller tillfälliga ändringar i antalet barn eller anställda. På antalet platser inom småbarnspedagogiken inverkar lokalkapaciteten, det planerade antalet barn som ska delta i småbarnspedagogik på verksamhetsstället samt antalet anställda med fostrings-, undervisnings- och vårduppgifter som det reserverats resurser för. Om det sker långvariga förändringar i antalet barn eller anställda inverkar dessa också på antalet platser inom småbarnspedagogiken. I sådana fall ska de ändrade uppgifterna föras in i Varda.

I Varda ska man inte föra in uppgifter om sådana förändringar i till exempel antalet platser, som beror på kortvariga eller tillfälliga ändringar i antalet barn eller anställda. På antalet platser inom småbarnspedagogiken inverkar lokalkapaciteten, det planerade antalet barn som ska delta i småbarnspedagogik på verksamhetsstället samt antalet anställda med fostrings-, undervisnings- och vårduppgifter som det reserverats resurser för. Om det sker långvariga förändringar i antalet barn eller anställda inverkar dessa också på antalet platser inom småbarnspedagogik. I sådana fall ska de ändrade uppgifterna föras in i Varda.

Antalet platser inom småbarnspedagogik räknas även för dessa verksamhetsställen enligt anvisningarna på sidan Antalet platser inom småbarnspedagogiken.

Antalet platser i småbarnspedagogiken meddelas i den form som angivits i uppgiftsförteckningen. Uppgiftsförteckningen finns här: Varda-ohjeistukset.

Telefonnumret ska överföras/sparas i Varda i formen  +358XXXXXXXXX utan mellanslag.

Formen för anordnandet av småbarnspedagogiken efterfrågas i samband med uppgifterna om verksamhetsstället och uppgifterna om barnet. I Varda finns fyra olika former för hur småbarnspedagogiken ordnas: av en kommun eller samkommun, som en köpt tjänst av en kommun eller samkommun, med servicesedel eller med stöd för privat vård. Med uppgifterna i Varda vill man följa upp hur småbarnspedagogiken som respektive barn deltar i ordnas. Därtill vill man följa upp formen för anordnandet per verksamhetsställe, eftersom det på ett verksamhetsställe är möjligt att ordna småbarnspedagogik på flera sätt. Utifrån uppgifterna får man statistik bland annat om de olika sätten att ordna småbarnspedagogik.

Uppgifterna om verksamhetsställen förs in i Varda på det sätt som anges i Vardas uppgiftsförteckning. Varje familjedagvårdare bildar ett eget verksamhetsställe. Mer information om verksamhetsställen finns här: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Toimipaikkatiedot.

Det beror på hur grupperna har angetts i källsystemet. Om de där har förts in som egna verksamhetsställen med egna adresser, ska de också i Varda föras in som egna verksamhetsställen med egna adresser.

Antalet platser inom småbarnspedagogiken är beroende av lokalkapaciteten, det planerade antalet barn som ska delta i småbarnspedagogik samt antalet anställda som det reserverats resurser för. Antalet platser inom småbarnspedagogiken ska anges enligt anvisningarna på sidan Antalet platser inom småbarnspedagogiken.

I ett familjedaghem kan två familjedagvårdare ordna småbarnspedagogik åt högst åtta barn (medräknat familjedagvårdarnas egna barn som är under skolåldern) och därtill åt två barn som avses i andra meningen i 2 § 1 mom. i förordningen om småbarnspedagogik (barn som får förskoleundervisning eller som har inlett grundläggande utbildning eller barn som deltar i kommunalt ordnad småbarnspedagogik högst fem timmar per dag och som inleder grundläggande utbildning året efter verksamhetsåret). Då är det högsta antalet platser inom småbarnspedagogik 10.

Av särskilda skäl och med beaktande av lokala omständigheter kan småbarnspedagogik ordnas som familjedagvård för högst 12 barn samtidigt (medräknat familjedagvårdarnas egna barn som är under skolåldern). Då är det högsta antalet platser inom småbarnspedagogik 12.

Uppgifter om verksamhetsställen upprätthålls i Varda, dit de överförs antingen med en systemintegration eller via användargränssnittet. Uppgifterna om verksamhetsställen får inte upprätthållas via Utbildningsstyrelsens Organisationstjänst. Varda använder uppgifter om anordnarna av småbarnspedagogik som finns i Organisationstjänsten.

Ni behöver inte spara ny information i YTJ, men aktörern (kommunen/samkommunen/den privata aktören) ska se till att uppgifterna som finns där är aktuella. Utbildningsstyrelsens organisationstjänst och Varda använder de uppgifter som finns i YTJ om anordnarna av småbarnspedagogik.

I anslutning till verksamhetsstället finns koderna ”ingen betoning” och i anslutning till språk som betonas finns koden ”inget språk som betonas”. Vi rekommenderar att man använder ett kodvärde i de fall uppgifterna överförs till Varda via en integration. I Vardas kodsystem finns två värden: 98 = ingen betoning, 99 = annan. Koden ”annan” används om man har en betoning som inte finns angiven. 

Om verksamhetsstället för småbarnspedagogik ordnas tillfälligt på en annan adress (t.ex. p.g.a. ombyggnad) uppdateras den tillfälliga adressen i verksamhetsställets kontaktuppgifter, d.v.s. besöksadressen och vid behov postadressen uppdateras. Om verksamhetsstället delas upp på flera tillfälliga adresser, t.ex. flera olika daghem, och det inte längre är möjligt att ange en entydig besöksadress, anges den adress dit posten skickas. Detta kan också innebära att verksamhetsställets adress inte alls ändras i Varda om verksamhetsstället delas upp på flera tillfälliga adresser. Adressen uppdateras vid dataöverföring i det egna systemet för småbarnsfostran eller, om man använder Vardas användargränssnitt, direkt i Varda.

I Varda finns alternativet Övriga i fråga om verksamhet som betonas eller pedagogiska inriktningar och detta alternativ kan väljas i sådana fall. Man kan vid behov meddela om behov av nya betoningar i Varda till Utbildningsstyrelsen på adressen: varda@opintopolku.fi.

Antalet platser inom småbarnspedagogiken avser det antal barn som maximalt kan finnas samtidigt på verksamhetsstället. Av den orsaken är antalet alltid ett heltal. Med antalet platser avses inte antalet barn som finns registrerade vid verksamhetsstället. En plats inom småbarnspedagogiken kan till exempel vara delad på två barn som deltar i småbarnspedagogiken på deltid. Antalet platser inom småbarnspedagogiken påverkas även av åldern på barnen som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet samt antalet anställda som har fostrings-, undervisnings- och vårduppgifter vid verksamhetsstället. I förordningen om småbarnspedagogik föreskrivs om relationstalet mellan barn och anställda. Närmare anvisningar om hur man ska ange antalet platser inom småbarnspedagogiken finns på adressen: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=79078771

I lagen om småbarnspedagogik definieras de uppgifter som aktörerna inom småbarnspedagogik ska föra in i Varda. En av uppgifterna är barnets tid inom småbarnspedagogiken. I Varda ska barnets tid inom småbarnspedagogiken anges så att det framgår hur många timmar per vecka barnet får delta i småbarnspedagogisk verksamhet. Var och hur denna information har angetts inom kommunen beror på följande faktorer:

a) Kommunen har inte begränsat rätten till småbarnspedagogik
I de här kommunerna har man i barnets beslut om småbarnspedagogik i regel inte angivit hur många timmar barnet har rätt att använda tjänster inom småbarnspedagogik. Om kommunen har avtalat eller bestämt om användningen av småbarnspedagogik i t.ex. ett avtal eller beslut om barnets deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet ska kommunen föra över den här informationen till Varda. Till exempel i Effica kan uppgiften finnas under deltagande i småbarnspedagogik och i ett annat system under något annat begrepp. Oberoende överförs uppgiften till Varda, så länge det är frågan om barnets tid inom småbarnspedagogik i timmar per vecka. Om det sker sådana ändringar i barnets tid inom småbarnspedagogik som inverkar på antalet timmar per vecka och som förs in i kommunens informationssystem, ska den uppgiften också överföras till Varda.

b) Kommunen har begränsat rätten till småbarnspedagogik

I sådana fall har kommunen angett i barnets beslut om småbarnspedagogik eller annat motsvarande beslut om hur många timmar per vecka barnet får delta i småbarnspedagogisk verksamhet. I det här fallet ska man ska se till att denna information överförs till Varda. Se också frågan: Om det görs ändringar som gäller tiden inom småbarnspedagogik, ska man alltid göra upp ett separat, överklagbart beslut?

Obs! Aktörerna inom småbarnspedagogik anger inte alltid tiden inom småbarnspedagogik med formen timmar per vecka. I sådana fall ska uppgiften omvandlas till den form som krävs för att uppgiften ska kunna föras in i Varda (timmar/vecka). 

Alla de uppgifter som anges i Vardas uppgiftsförteckning ska föras in i informationsresursen. Om det till exempel sker ändringar som gäller verksamhetsstället för småbarnspedagogik och verksamhetsstället endast har angetts under beslutet om var barnet deltar i småbarnspedagogik, ska platsen uppdateras i systemet. Om barnets behov av skiftomsorg förändras och uppgiften från tidigare har angetts i informationssystemet, räcker det att uppgiften uppdateras där. Utgångspunkten är att den information som förs över till Varda motsvarar uppgifterna i uppdaterade och aktuella källsystem och handlingar.

Uppgörandet av beslut berör inte specifikt Varda. Om kommunen har som praxis att ange en begränsad tid inom småbarnspedagogik och det sker ändringar i barnets rätt till småbarnspedagogik (till exempel från 20 timmar till 24 eller 40 timmar eller från 40 timmar till 20 timmar) ska kommunen göra upp ett nytt, överklagbart beslut om tiden inom småbarnspedagogik. I enlighet med lagen om småbarnspedagogik och förvaltningslagstiftning ska ändringar i tiden inom småbarnspedagogik och andra ärenden som inverkar på kommuninvånarnas rättigheter och skyldigheter beslutas om med en överklagbar handling. Om kommunen inte har som praxis att begränsa rätten till småbarnspedagogik, utan alla barn får ett beslut om deltagande i småbarnspedagogik och tiden inom småbarnspedagogik beslutas närmare om med vårdnadshavarna, ska kommunen själv överväga om man gör upp ett överklagbart beslut om att antalet timmar inom småbarnspedagogik ändrar.  

I enlighet med lagen om småbarnspedagogik ska information om barnets deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet föras in i Varda. Den här uppgiften följs upp med hjälp av barnets beslut om småbarnspedagogik. Om det förekommer ett uppehåll ska man föra in ett slutdatum för beslutet för den tid som avbrottet varar. Då barnet återvänder till den småbarnspedagogiska verksamheten efter uppehållet ska man föra in i Varda att barnet deltar i småbarnspedagogik igen. Barnets beslut och uppgiften om huruvida barnet deltar i småbarnspedagogik eller inte används till exempel av Folkpensionsanstalten vid utbetalning av förmåner.

Studennumret bildas automatiskt i Utbildningstyrelsens studentnummerregister då barnets uppgifter lagras första gången i Varda. Samma studennummer följer barnet hela livet.

Uppgifterna anges i Vardas uppgiftsförteckning, som finns här: 1.1.2020 käyttöönotto (på finska och svenska). Om barnet inte omfattas av skiftomsorg ska man i Varda ange om barnet deltar i heldags- eller halvdagsverksamhet inom småbarnspedagogiken. Barnet deltar i heldagsverksamhet om tiden överstiger fem timmar per dag (5.01) och verksamheten äger rum på vardagar (mån–fre). Barnet deltar i halvdagsverksamhet inom småbarnspedagogiken om tiden är fem timmar per dag (5.0) eller mindre och verksamheten äger rum på vardagar (mån–fre).

Hur vårdtiden eller tiden för småbarnspedagogik definieras behöver inte ändras i kommunerna på grund av Varda, men den uppgift som krävs ska kunna föras in i Varda. Som stöd för kommunerna tas under 2018 fram en förteckning över hur de uppgifter om vårdtid som kommunerna samlar in ändras till det format som Varda förutsätter.

Det förutsätts inte att kommunerna på grund av Varda ska fatta beslut på ett annat sätt.

Ja, numret skapas för barnet i Utbildningsstyrelsens studentnummerregister och det kan utnyttjas i Utbildningsstyrelsens tjänster såsom i Varda och KOSKI-tjänsten.

Varda-administratören och Varda-registreraren (uppgifter om småbarnspedagogik) kan spara uppgifterna om ett barn som saknar personbeteckning i Utbildningsstyrelsens Studentnummerregister, som finns i Studieinfos gränssnitt (https://virkailija.opintopolku.fi/henkilo-ui/oppija/luonti). Barnets personuppgifter sparas och barnet identifieras manuellt i Studentnummerregistret. Efter identifieringen får barn utan personbeteckning ett studentnummer från studentnummerregistret som ska sparas i uppgifterna i det system som kommunen använder för småbarnspedagogiken. Därefter kan man överföra uppgifterna om barn utan personbeteckning från systemet för småbarnspedagogik till Varda med studentnumret via systemintegrationen eller lägga till barnet med studentnummer via användargränssnittet. Då barnet senare får en personbeteckning, ska aktören för småbarnspedagogik vara i kontakt med Vardas kundtjänst (varda@opintopolku.fi). En detaljerad anvisning finns här: Henkilötunnuksettoman henkilötietojen muokkaus (på finska).

Datum då beslutet börjar gälla är en obligatorisk uppgift. Om beslutet inte har ett datum då det slutar gälla, kan denna punkt lämnas tom. Om inget datum har angetts för när beslutet slutar gälla innebär det att beslutet är aktivt (i kraft). Samtidigt kan man ha högst tre aktiva beslut. 

Rutinerna för avgiftsbeslut behöver inte ändras på grund av Varda. Centralt med tanke på Varda är uppgiften om barnets tid inom småbarnspedagogiken som anknyter till barnets rätt till småbarnspedagogik. I Varda ska således inte anges den tid som barnet har deltagit i småbarnspedagogisk verksamhet. Om tiden inom småbarnspedagogik anges i kommunen på ett annat sätt än i formatet h/vecka, ska den omvandlas till formatet h/vecka enligt anvisningarna på sidan Varhaiskasvatusaika (på finska).

Tiden inom småbarnspedagogik ska anges enligt anvisningarna på sidan Varhaiskasvatusaika (på finska).

Om en aktör inom småbarnspedagogik anser att barnet omfattas av s.k. normal tid för småbarnspedagogisk verksamhet, ska man inte ange att barnet får skiftomsorg. För att definiera skiftomsorg används som tidsintervall för normal småbarnspedagogiktid 06.00–18.00. Om det förekommer lokal flexibilitet i fråga om att lämna och hämta barnen, ändå så att den huvudsakliga småbarnspedagogiken sker vardagar under ovan nämnda tidsintervall, kan man då tolka att barnet omfattas av småbarnspedagogik som ordnas mellan 6 och 18.

Om det är obligatoriskt beror på om barnet omfattas av skiftomsorg. I Varda ska man föra in de uppgifter om barnets tid inom småbarnspedagogik som finns i beslutet om småbarnspedagogik och som beskriver vilken omfattning rätten till småbarnspedagogik innebär. För alla barn ska anges hur många timmar per vecka barnet omfattas av småbarnspedagogik samt om barnet omfattas av skiftomsorg. Om barnet omfattas av skiftomsorg, ska man i fråga om tiden inom småbarnspedagogik ange om barnet deltar i daglig småbarnspedagogik (uppgiften anges i formatet ja/nej) samt om barnet deltar i småbarnspedagogik på heltid (uppgiften anges i formatet ja/nej). Dessa uppgifter är således obligatoriska, om barnet inte är i skiftomsorg. Därför har de obligatoriska uppgifterna antecknats i uppgiftsförteckningen med siffrorna 0..1.

Om barnet deltar i undervisnings- och kulturministeriets försök med avgiftsfri småbarnspedagogik för femåringar, är det fortfarande fråga om deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet. Då förs beslutet om småbarnspedagogik för barnet och barnets uppgifter in i Varda.

Om uppgifter för barn som deltar i tillfällig vård har förts in i småbarnspedagogiksystemet och om kommunen fattar ett beslut om småbarnspedagogik för den tillfälliga vården, ska uppgifter om barn i tillfällig vård föras in i Varda. Om kommunen inte fattar ett beslut om tillfällig vård, ska uppgifterna om barn i tillfällig vård inte föras in i Varda.

Uppgift om brådskande handläggning bildas i Varda utifrån det datum då ansökan anländer samt det datum då beslutet fattas. Aktören inom småbarnspedagogik ska därmed endast ange dessa två uppgifter, utifrån vilka uppgiften om brådskande handläggning automatiskt uppkommer.

Uppgifterna som berör förskoleundervisningen förs in i KOSKI-tjänsten och uppgifterna om småbarnspedagogiken förs in i Varda.

Från och med 1.1.2019 överför aktörer inom småbarnspedagogik uppgiften om det datum då småbarnspedagogikansökan anlänt och detta datum kan vara från tiden före 2019. Om beslutet endast finns i pappersformat och om det är flera år gammalt, ska aktören inom småbarnspedagogik antingen lämna fältet tomt eller ange som datum till exempel 1.1.2007.

Om beslutet är i kraft tills vidare kan uppgiften om slutdatum både i fråga om beslutet och barnets deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet lämnas tom. Meningen är ändå att ett slutdatum ska anges för såväl barnets beslut som för barnets deltagande i småbarnspedagogik så fort datumet är känt. På det här sättet kan man säkerställa att det i Varda finns uppgifter om barn som till exempel redan har övergått till den grundläggande utbildningen och inte längre deltar i småbarnspedagogisk verksamhet.

Utbildningsstyrelsens studentnummerregister skapar automatiskt ett studentnummer åt barnet då barnets uppgifter första gången har förts in i Varda. Barnet har samma studentnummer under hela sin lärstig. 

Om det sker förändringar i barnets rätt till småbarnspedagogik ska beslutet som de ursprungliga uppgifterna angetts i ändras. På samma sätt ska beslutet eller andra avtal uppdateras om det sker andra förändringar angående den småbarnspedagogiska verksamheten. Det här är ändå inte kopplat till Varda, utan är viktigt med tanke på barnets rätt till småbarnspedagogik och att uppgifterna i beslutet är korrekta och avtalen bindande. Utgångspunkten är att uppgifterna som överförs till Varda via användargränssnittet är aktuella och kommer från uppdaterade källsystem och -dokument.

Tilltalsnamnet bör vara ett av barnets namn. Om namnet är t.ex. Anna-Sofias Helena kan tilltalsnamnet vara Anna-Sofia, Anna, Sofia, Helena. Om namnet är Marjaliisa, kan tilltalsnamnet inte vara Marja.

Det viktiga är att tiden inom småbarnspedagogik för ett barn som omfattas av skiftomsorg förs in i Varda enligt formen timmar/vecka och att uppgiften om huruvida barnet deltar i skiftomsorg har bekräftats med ett ”ja” i Varda. Om barnets tid inom småbarnspedagogik som ordnas som skiftomsorg är olika under olika månader kan man beräkna den genomsnittliga tiden inom småbarnspedagogik per månad utifrån tre månader.

Endast barn med ett gällande, aktivt beslut om småbarnspedagogik förs in i Varda.

Det är möjligt att personen redan finns i Varda eftersom t.ex. en annan kommun fört in personen. I samband med att personen förs in i Varda kontrolleras om de överförda uppgifterna överensstämmer med de uppgifter som finns i Varda. Om personen finns i Varda, återges uppgifterna som finns i Varda och personen bör föras in i Varda med samma uppgifter. Systemet lägger till barnet med Vardas person ID dvs. med POST /api/v1/lapset/ och innehållet ska vara personens Varda ID. Om uppgifterna som överförts inte stämmer överens med de som redan finns i Varda ska man söka personen i användargränssnittet /api/v1/hae-henkilo/. Personen kan sökas antingen med studentnummer eller personbeteckning.  

Det här beror på att det finns flera uppgifter om barnets deltagande i småbarnspedagogik vid ett verksamhetsställe. Avsikten är att vyn korrigeras så att barnets uppgifter syns en gång under respektive verksamhetsställe.

I Varda förs endast in den tid inom småbarnspedagogik som barnet har rätt till (timmar/vecka), inte de faktiska uppgifterna. Tiden inom småbarnspedagogik ska vara minst en timme per vecka.

Om den nya personbeteckningen har uppdaterats i barnets uppgifter i Studentnummerregistret orsakar det inga problem att söka barnets uppgifter med hjälp av personbeteckningen då Varda kopplar uppgiften till rätt person. Om man istället med hjälp av studentnumret lägger till barnet som en ny person i Varda uppstår ett dubbelexemplar av barnets uppgifter i Varda.  Det här felet utreds och korrigeras inom en snar framtid.

Med datum då barnets ansökan lämnats in avses den dag då barnets ansökan om småbarnspedagogik, som lett till ett beslut om småbarnspedagogik, har lämnats in (det datum då ansökan om platsen inom småbarnspedagogik har tagits emot). Det här gäller också småbarnspedagogik som ordnas med servicesedel. Med ansökan om småbarnspedagogik avses att söka en plats inom småbarnspedagogiken i enlighet med 17 § i lagen om småbarnspedagogik.

Om småbarnspedagogiken för barnet i regel äger rum inom ramen för sk. normal tid inom småbarnspedagogiken, ska man inte ange att barnet skulle omfattas av skiftomsorg. Inom småbarnspedagogiken definieras skiftomsorgen utgående från den sk. normala tiden för småbarnspedagogik som är mellan klockan 6.00 och 18.00 från måndag till fredag. Om barnet deltar i småbarnspedagogik på veckoslut, vardagar mellan klockan 18 och 6, eller i det här fallet mellan klockan 18 och 23, ska man i barnets uppgifter om småbarnspedagogik ange att barnet omfattas av skiftomsorg.

Uppgifter om avgifterna inom den kommunala småbarnspedagogiken som ska föras in i Varda: I Varda för man endast in klientavgiften inom den kommunala småbarnspedagogiken och värdet på den eventuella servicesedeln. Självriskandelar registreras inte i Varda. Om kommunen använder servicesedel och småbarnspedagogiken för barnet ordnas med servicesedel, ska man i Varda föra in uppgiften om servicesedelns värde och uppgiften om klientavgiften som skulle tas ut om småbarnspedagogiken hade ordnats av kommunen. Om priset på småbarnspedagogik som ordnas med servicesedel är till exempel
1 000 euro per månad, och motsvarande småbarnspedagogik som ordnas av kommunen skulle kosta 289 euro per månad och värdet på servicesedeln som familjen får är 500 euro i månaden, ska man i Varda ange servicesedelns värde som är 500 euro och den kommunala klientavgiften som är 289 euro.

Om barnet deltar i småbarnspedagogik ska man i Varda föra in de uppgifter om småbarnspedagogiken för barnet och om barnets vårdnadshavare som föreskrivs i uppgiftsförteckningarna. Uppgifterna om avgifter förs endast inom avgiften har riktats till vårdnadshavaren.

Om småbarnspedagogiken betalas av någon annan än vårdnadshavaren, till exempel kommunen eller FRK, ska avgiften inte anges i Varda.

I Varda samlas in inte in uppgifter om minskningar eller avskrivningar i avgifterna som beror på tillfällig frånvaro på grund av till exempel faderskapspenningsperiod, sjukfrånvaro eller längre ledighet.  I Varda anges endast de planerade uppgifterna, inte de faktiska uppgifterna.

Uppgifterna förvaras i fem års tid efter utgången av det kalenderår då barnets rätt till småbarnspedagogik upphört.

Den kommun som har i ansvar att ordna småbarnspedagogiken svarar för att uppgifterna förs in. Läs mer på sidan Varhaiskasvatustoimijoiden tallennusvastuut (på finska).

Varda hämtar uppgiften om vårdnadshavare från Befolkningsdatasystemet. I Varda sparas endast uppgifterna om dem som i enlighet med uppgifterna i Befolkningsdatasystemet för närvarande har vårdnaden om barnet. Ifall sparandet av vårdnadshavare inte lyckas kan det bero på att personen inte är barnets vårdnadshavare. I oklara fall kan du kontrollera vem som är barnets vårdnadshavare via Befolkningsdatasystemet eller genom att kontakta det lokala magistratet. Uppgifterna om avgifter kopplas endast till de vårdnadshavare till vilka avgiften för småbarnspedagogiken riktas.

I Varda förs endast in uppgifterna om vårdnadshavare som i enlighet med de gällande uppgifterna i Befolkningsdatasystemet för närvarande har vårdnaden om barnet. Ett barn med personbeteckning kan ha en vårdnadshavare i Befolkningsdatasystemet som saknar personbeteckning. Om barnets vårdnadshavare i Befolkningsdatasystemet saknar personbeteckning hämtas vårdnadshavarens personuppgifter till Studentnummerregistret, som är ett bakgrundssystem till Varda. Vårdnadshavaren hämtas i Varda med studentnummer, förnamn och efternamn.

I Varda ska man först lägga till barnet och sedan uppgifterna om småbarnspedagogiken som barnet deltar i. Då barnet läggs till i Varda hämtas uppgifterna om vårdnadshavaren automatiskt (från och med augusti 2019). Uppgifterna om avgifter kan läggas till efter att ett beslut om småbarnspedagogik har kopplats till barnet.

Slutdatumet är det datum då avgiften upphör.

Om barnet finns i Varda och har både ett beslut om småbarnspedagogik och en uppgift om deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet kan felsituationerna vid sparandet av vårdnadshavare bero på att vårdnadshavarens namn eller personsignum inte överensstämmer med uppgifterna i Befolkningsdatasystemet (BDS) eller att personen inte är barnets vårdnadshavare enligt BDS. Om man försöker föra in uppgifterna om vårdnadshavare samma dag som man fört in uppgifterna om barnet misslyckas sparandet av vårdnadshavare eftersom uppgifterna kommer till Varda ett dygn efter att barnet förts in. En ytterligare orsak till problem med att spara uppgifter om vårdnadshavare är om man fört in barnet med ett påhittat personsignum eller fel namn, då överförs barnets och vårdnadshavarens personuppgifter inte automatiskt från BDS till Varda.

I informationsresursen inom småbarnspedagogiken Varda sparas uppgifter om ordinarie och visstidsanställd personal samt hyrd arbetskraft. Uppgifterna ska sparas från och med 1.9.2019.

Uppgifter om personalen sparas i Varda från och med 1.9.2019, inte retroaktivt.

Uppgifter om personal sparas i Varda från och med 1.9.2019. Uppgifter om personalen förs in i Varda via integrationer från kommunernas HR-system eller ett annat system där uppgifterna sparas. Om man inte använder något system ska uppgifterna föras in manuellt via användargränssnittet i Varda.

Enligt den preliminära uppgiftsförteckningen anges endast det datum då personen har deltagit i fortbildningen och hur många fortbildningsdagar en enskild fortbildning har omfattat. Information om hur antalet timmar ska föras in i Varda finns i utkastet till uppgiftsförteckningen, som finns på adressen: https://confluence.csc.fi/download/attachments/78154133/Varhaiskasvatuksen%20henkil%C3%B6st%C3%B6%C3%A4%20koskevat%20tietosis%C3%A4ll%C3%B6t%20-%20alustava%20m%C3%A4%C3%A4rittelyiden%20luettelo.pdf?version=1&modificationDate=1545312974535&api=v2). 

En registrerad person, till exempel en person som hör till personalen inom småbarnspedagogik kan inte vägra att hans eller hennes uppgifter förs in i Varda eftersom processen kring Varda är lagstadgad myndighetsverksamhet.  

Utbildningsstyrelsen har publicerat ett exempelmeddelande och modellfraser som kommunerna kan använda för att informera såväl personalen som vårdnadshavarna. Modellerna finns här: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Ajankohtaista. Kommunens dataskyddsombud kan ge närmare anvisningar för hur den egna kommunen i praktiken ska informera de registrerade. 

Under 2019 ansvarar kommunen för det innehåll som Utbildningsstyrelsen ger anvisningar om i fråga om införande och överföring under hösten 2018. Mer information finns i uppgiftsförteckningen. Detta gäller även uppgifter om barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet som genomförs som köpt tjänst.

Kommunen för in uppgifter om de barn som omfattas av småbarnspedagogik som tillhandahålls med servicesedel i Varda från och med 1.1.2019. Dessutom ansvarar kommunen för införande av uppgifter om barnens vårdnadshavare och betalningsuppgifter i Varda från och med 1.9.2019. Privata serviceproducenter för från och med 1.1.2010 in uppgifter om det verksamhetsställe där barnets småbarnspedagogik ordnas.

Kommunen för in uppgifter om de barn som omfattas av småbarnspedagogik som skaffas som köpt tjänst i Varda från och med 1.1.2019. Dessutom ansvarar kommunen för införande av uppgifter om barnens vårdnadshavare och betalningsuppgifter i Varda från och med 1.9.2019. Privata serviceproducenter för från och med 1.1.2010 in uppgifter om det verksamhetsställe där barnets småbarnspedagogik ordnas.

Om skillnaden mellan servicesedel och servicepeng endast är en termfråga, gäller samma tidtabell för småbarnspedagogik som produceras med servicepeng och servicesedel.

Kommunen är skyldig att i Varda föra in uppgifter om småbarnspedagogik som produceras som köpt tjänst och med servicesedel. Uppgifter om barn som deltar i sådan småbarnspedagogisk verksamhet förs under 2019 in i Varda under ett tillfälligt verksamhetsställe, eftersom privata serviceproducenters verksamhetsställen förs in först från och med 1.1.2020. 

För varje kommun har man i Varda färdigt lagt till ett tillfälligt verksamhetsställe som går under namnet ”Servicesedel och köpt tjänst Kommun”. Alla barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet som produceras med servicesedel och som köpt tjänst förs in under detta verksamhetsställe.

Småbarnspedagogik som produceras som köpt tjänst och med servicesedel får verksamhetsställen under 2020, då privata aktörer inom småbarnspedagogiken för in sina uppgifter i Varda enligt lagen om småbarnspedagogik. Utbildningsstyrelsen ger instruktioner åt kommuner och samkommuner samt leverantörer av system för småbarnspedagogik under 2019 för att de ska kunna förbereda sig inför situationen under 2020.

Kommunen har skyldighet att i Varda föra in alla uppgifter om barn som deltar i småbarnspedagogik som ordnas som köpt tjänst och med servicesedel under år 2019. Om kommunen/samkommunen inte har uppgifter om dessa barn, är kommunen förpliktad att begära dessa uppgifter av organisationen som ordnar småbarnspedagogik som köpt tjänst eller med servicesedel. Uppgifterna om barn som deltar i småbarnspedagogik som ordnas som köpt tjänst eller med servicesedel överförs via en systemintegration eller förs in via användargränssnittet i Varda under verksamhetsstället som namngetts enligt följande: ”Servicesedel och köpt tjänst, Kommunens namn”. År 2020, då också privata aktörer inom småbarnspedagogik för in uppgifter i Varda, är det möjligt att ingå ett avtal om ansvaret för att överföra/spara uppgifter i Varda med den organisation av vilken kommunen/samkommunen köper småbarnspedagogik som köpt tjänst eller med servicesedel. I en sådan situation har kommunen/samkommunen fortfarande ansvaret för att överföra/spara uppgifter i Varda, men uppgifter kan överföras/sparas av organisationen som ordnar kommunens/samkommunens småbarnspedagogik som en köpt tjänst eller med servicesedel.

Övergångsperioderna definieras i den nya lagen om småbarnspedagogik:

• Från och med 1.1.2019 för kommunerna in uppgifter om anordnare av småbarnspedagogik, verksamhetsställen och om de barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet
• Från och med 1.9.2019 för kommunerna in uppgifter om personalen inom småbarnspedagogiken och om föräldrar eller andra vårdnadshavare till barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet
• Från och med 1.1.2020 för privata anordnare av småbarnspedagogik/serviceproducenter in uppgifter om anordnare av småbarnspedagogik/serviceproducenter, verksamhetsställen och om de barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet
• Från och med 1.9.2020 för privata anordnare av småbarnspedagogik/serviceproducenter in uppgifter om personalen inom småbarnspedagogiken och om föräldrar eller andra vårdnadshavare till barn som deltar i småbarnspedagogisk verksamhet

Enligt Utbildningsstyrelsens föreskrift införs uppgifter i Varda senast månadens 15:e och månadens sista dag. Därmed ska uppgifterna införas via användargränssnittet minst två gånger i månaden. Aktörer inom småbarnspedagogik kan om de så vill även föra in uppgifter i Varda via användargränssnittet oftare än två gånger i månaden. 

I lagen om nationella studie- och examensregister föreskrivs att uppgifter om barn som deltar i förskoleundervisning på ett verksamhetsställe för småbarnspedagogik ska föras in i KOSKI-tjänsten från och med 1.1.2019. För att man ska kunna föra in uppgifter om förskoleundervisning i KOSKI-tjänsten ska organisationens samtliga verksamhetsställen där förskoleundervisning ordnas finnas i organisationstjänsten. Från och med 1.1.2019 överförs information om kommunens och samkommunens samtliga verksamhetsställen till Utbildningsstyrelsens organisationstjänst via Varda. Det betyder att det går att föra in uppgifter i fråga om förskoleundervisning som ordnas på ett verksamhetsställe för småbarnspedagogik i KOSKI-tjänsten efter att uppgifterna som förutsätts om verksamhetsstället och som fås från systemet för småbarnspedagogik har förts in i Varda. Enligt Utbildningsstyrelsens föreskrift ska kommunen/samkommunen föra in uppgifter i Varda första gången senast 30.4.2019 och därefter enligt den angivna frekvensen. I fråga om tidtabellen kan det betyda att en kommun/samkommun kan föra in uppgifter i KOSKI-tjänsten först från och med 30.4.2019. Vi rekommenderar att kommunen/samkommunen för ett internt samtal med de Varda-uppgiftsansvariga och -systemansvariga samt med kommunens KOSKI-administratörer om tidtabellen för införandet av uppgifter i Varda och KOSKI. Även om det praktiska genomförandet av att föra in uppgifter skulle ske senare än 1.1.2019, ska uppgifter i fråga om förskoleundervisning som ordnas på ett småbarnspedagogiskt verksamhetsställe föras in i KOSKI-tjänsten från och med 1.1.2019.

Systemleverantörerna svarar för den automatiska överföringen av uppgifter till Varda. Aktören inom småbarnspedagogik kan därmed avtala om detta med systemleverantören. 

Systemleverantörerna har blivit anvisade att till Varda endast överföra ändrade uppgifter och efter att uppgiftsöverföringarna inletts överförs ändrade uppgifter till Varda dagligen. Överföring av uppgifter retroaktivt för flera dagar kan emellertid bli aktuellt, om överföringen av kommunens uppgifter inleds till exempel 1.4.2019. Enligt lagen om småbarnspedagogik ska uppgifter överföras till Varda från och med 1.1.2019, så i detta fall skickas uppgifter vid den inledande överföringen retroaktivt för tiden 1.1.–31.3.2019.

Enligt Utbildningsstyrelsens föreskrift ska uppgifterna som överförs via en integration föras in i Varda en gång per dygn.

Uppgifter överförs på två olika sätt:

1. Automatiserat: 
   De anordnare av småbarnspedagogik som använder system som Abilita, Daisy, Effica eller Visma eller ett likartat operativt system för småbarnspedagogik som ProConsona omfattas av automatiserad överföring av uppgifter. Med hjälp av integrationer mellan Varda och systemen för småbarnspedagogik överförs de uppgifter som anges i lagen om småbarnspedagogik automatiskt till informationsresursen inom småbarnspedagogiken enligt den frekvens för överföring av uppgifter som Utbildningsstyrelsen definierat.
2. Via Varda-användargränssnittet: 
   De anordnare av småbarnspedagogik som inte använder ett datasystem som integreras i Varda, kan använda Vardas lättanvända användargränssnitt. Vardas användargränssnitt är en nättjänst som fungerar i en webbläsare. Man behöver inte installera ett separat system för användargränssnittet. I användargränssnittet matar den anställda manuellt in de uppgifter som 70 § i lagen om småbarnspedagogik förutsätter i Varda.

Anordnaren av småbarnspedagogik måste välja vilket sätt som ska användas för överföring av uppgifter. Anordnaren av småbarnspedagogik kan inte samtidigt både använda användargränssnittet och automatisk överföring av uppgifter till Varda.

Om kommunens datasystem för småbarnspedagogik är Effica, Abilita, Daisy, ProConsona eller Vismas system, kan uppgifterna överföras automatiserat via en integration till Varda.

1. Utse en Varda-systemansvarig och Varda-uppgiftsansvarig.
2. Delta i webbinarier som är avsedda för Varda-systemansvariga och Varda-uppgiftsansvariga i september 2018.
3. Ta reda på hos er systemleverantör att de uppgifter som anges i Utbildningsstyrelsens uppgiftsförteckning finns i ert system / att systemleverantörens Varda-version uppdateras i god tid före årsskiftet.
4. Se till att de uppgifter som anges i uppgiftsförteckningen förs in enligt anvisningarna i informationssystemet samt informera om sättet att föra in uppgifter till kommunens aktörer
5. Se till att de systemansvariga och uppgiftsansvariga i Varda i er kommun får användarrättigheter till Varda. Kommunens systemansvariga och uppgiftsansvariga i Varda får närmare information om användarrättigheter i slutet av hösten.
6. Januari 2019: Börja mata in uppgifter i informationsresursen och genomföra kommunens testning för godkännande av Varda-uppgifter.

Den Varda-systemansvariga och Varda-uppgiftsansvariga har i uppgift att kontrollera att överföringen av uppgifter lyckas. Varda-användargränssnittet får en vy där den uppgiftsansvariga kan se de uppgifter som sparats i Varda. Om det förekommer tekniska problem med överföringen av uppgifter är det på den systemansvarigas ansvar att rapportera om felen till kommunens systemleverantör.

Uppgiften korrigeras i det operativa systemet för småbarnspedagogik, varifrån den korrigerade uppgiften överförs till Varda. En kommun som för in uppgifterna med hjälp av en systemintegration korrigerar därmed inte uppgifterna direkt i Vardas användargränssnitt.

Ja. Vid val av sättet att föra in uppgifter lönar det sig att beakta volymen på de uppgifter som ska överföras, dvs. det lönar sig att överföra stora uppgiftsvolymer genom en systemintegration, om det är möjligt. Man kan använda användargränssnittet för att föra in och uppdatera små volymer. Vid överföring/införande används systematiskt det sätt som valts (integration eller användargränssnitt). Det är bra att meddela Utbildningsstyrelsen (varda@opintopolku.fi) vilket sätt man valt, så att Utbildningsstyrelsen vid behov kan skicka information och anvisningar om sättet att överföra/föra in uppgifter till rätt kommun/samkommun.

Kommunens Varda-systemansvariga svarar för att följa upp fel i den tekniska överföringen av uppgifter och för att rapportera dem vidare. I felsituationer ska den systemansvariga utreda vilka uppgifter som inte överförs till Varda och när problemen började. Den systemansvarigas uppgift är att kontakta leverantören för det informationssystem som kommunen/samkommunen använder för småbarnspedagogik. Om felet beror på en felaktigt införd uppgift ska administratören kontakta kommunens Varda-uppgiftsansvariga, vars uppgift är att se till att förfaringssätten för att spara uppgifter i Varda förankras i kommunen.

I Varda genomförs en rapportering, där aktören inom småbarnspedagogik med hjälp av användargränssnitten ser uppgifterna samt situationen för överföring av uppgifter enligt en trafikljusmodell.

Den kommun som fattar beslut om småbarnspedagogik för barnet överför uppgifterna till Varda.

Uppgifter om personalen hämtas från de system där aktörerna inom småbarnspedagogik upprätthåller dem. I regel är HR-systemen sådana system. Nödvändiga ändringar som görs i dessa system genomförs under våren 2019 i samarbete med leverantörerna för systemen i fråga. Utbildningsstyrelsen informerar kommunerna om införandet av personuppgifter i Varda.

Om man för in en felaktig uppgift som man inte kan korrigera på något annat sätt än genom att radera den, kan man makulera uppgiften i Varda. Det går inte att återställa en uppgift som tagits bort, så om man tar bort en uppgift felaktigt, måste uppgiften överföras/föras in på nytt i Varda.

Uppgifter om verksamhetsställen och barn som överförs via en systemintegration kan hämtas samtidigt. Därefter lägger man till barnets beslut om småbarnspedagogik och därefter uppgiften om deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet. Vi rekommenderar att ni lägger till barnets personuppgifter, beslutet om småbarnspedagogik och uppgiften om deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet samtidigt. Uppgifter om avgiften kan läggas till efter att beslutet om småbarnspedagogik finns i Varda, men tidigast ett dygn efter att beslutet om småbarnsbeslutet överförts.

Uppgifterna om personalen inom småbarnspedagogiken kan hämtas efter att aktören inom småbarnspedagogik har registrerats och personalen vid ett verksamhetsställe kan läggas till efter att verksamhetsstället finns i Varda.

Vardas användargränssnitt för aktörer inom småbarnspedagogiken finns från och med 1.1.2019 i myndighetsvyn på webbplatsen Studieinfo under adressen https://virkailija.opintopolku.fi som upprätthålls av Utbildningsstyrelsen. Vardas användargränssnitt för medborgare som kan användas för att se sina egna eller sina barns uppgifter finns i Studieinfo-tjänsten från och med 1.5.2019. Webbläsare som kan användas är Chrome, Firefox och Edge. Obs. Internet Explorer fungerar inte.

De anordnare av småbarnspedagogik som inte använder ett datasystem som integreras i Varda, kan använda Vardas användargränssnitt som är lätt att använda.

Vardas användargränssnitt är en nättjänst som fungerar i en webbläsare. Man behöver inte installera ett separat system för användargränssnittet. I användargränssnitten matar den anställda manuellt in de uppgifter som 70 § i lagen om småbarnspedagogik förutsätter i Varda. De uppgifter som matats in med hjälp av användargränssnittet skapas en gång, varefter den som matar in uppgifter endast ska se till att uppgifter som ändras blir uppdaterade.

1. Utse en systemansvarig i Varda och en uppgiftsansvarig i Varda.
2. Delta i en utbildning för kommuner med användargränssnitt i september 2018.
3. Se till att de uppgifter som anges i uppgiftsförteckningen förs in enligt Utbildningsstyrelsens anvisningar med hjälp av användargränssnittet samt informera hur de som använder användargränssnittet i kommunen ska föra in uppgifter.
4. Se till att de systemansvariga och uppgiftsansvariga i Varda  i er kommun får användarrättigheter till Vardas användargränssnitt. Kommunens systemansvariga och uppgiftsansvariga i Varda får närmare information om användarrättigheter i slutet av hösten.
5. Januari 2019: Börja överföra uppgifter i informationsresursen via användargränssnittet.

Användningen av Vardas användargränssnitt är avgiftsfri.

Verksamhetsstället sparas först. Därefter sparar man barnets personuppgifter, barnets beslut om småbarnspedagogik samt uppgiften om deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet. Uppgifter om avgiften kan sparas efter att beslutet om småbarnspedagogik finns i Varda, men tidigast ett dygn efter att beslutet om småbarnsbeslutet sparats i Varda.

Uppgifterna om personalen inom småbarnspedagogiken kan sparas efter att aktören inom småbarnspedagogik har registrerats och personalen vid ett verksamhetsställe kan sparas efter att verksamhetsstället finns i Varda.

Integrationstestningen av Varda har genomförts tillsammans med systemleverantörerna. Dessutom testar vi överföringen av uppgifter med några kommuner som har tillgång till en testmiljö och sådan testdata som till exempel inte innehåller personers riktiga personbeteckningar. Kommunernas roll i testningen tar vid i början av året då uppgifter börjar föras in i Varda. Då ligger det på kommunernas Varda-uppgiftsansvarigas ansvar att testa uppgifternas kvalitet enligt de anvisningar som givits i webbseminarierna i december. Vi tar även fram en rapporteringsvy för Vardas användargränssnitt, och kontroller av uppgifternas kvalitet genomförs via den.

Utbildningsstyrelsen ansvarar för att organisera testningen av kvaliteteten på uppgifter som förs in i Varda samt för att informera kommunerna om detta. Med testning av uppgifternas kvalitet avses att kommunens Varda-uppgiftsansvariga går igenom att alla de uppgifter som förts in i Varda via integrationen har överförts korrekt samt att uppgifterna är korrekta.

Informationsresursen inom småbarnspedagogiken Varda testas kontinuerligt med systemleverantörerna då det gäller att skapa integrationer mellan systemen.

Systemleverantörer genomför integrationstestningar mellan sitt eget system och Varda under 2018. I fråga om uppgifter som sparas i Varda genomför kommunerna en kvalitetssäkring efter lagringen av uppgifter i början av 2019. För kommunerna utarbetas anvisningar för kvalitetssäkring.

Ja, testningen av uppgifternas kvalitet gäller alla kommuner. Testningen inleds då kommunen/samkommunen börjar överföra uppgifter till Varda. Information om testningen av uppgifternas kvalitet finns på sidan Testning av datakvalitet.

Ja, anvisningarna för att testa uppgifternas kvalitet finns här (på finska): https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Tiedon+laadun+testaus

• Om uppgiften i Varda inte längre gäller, kan man ange ett slutdatum för den föråldrade uppgiften.
• Exempel 1: om verksamhetsstället har en engelskspråkig grupp som läggs ner, ska man ange ett slutdatum för uppgiften om språk som betonas vid verksamhetsstället.
• Exempel 2: om ett barn inte längre deltar i småbarnspedagogik vid daghemmet, ska man ange ett slutdatum för barnets deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet vid verksamhetsstället. Uppgifterna får inte raderas eftersom barnets uppgifter ska förvaras i Varda i fem års tid.
• Exempel 3: om barnet inte längre deltar i småbarnspedagogisk verksamhet i kommunen ska man ange ett slutdatum för barnets beslut om småbarnspedagogik. Ett slutdatum kan endast anges om barnet inte har ett gällande beslut om småbarnspedagogik. Efter slutdatumet är uppgifterna om barnet inte längre aktiva i Varda men de förvaras där i fem års tid. Uppgifterna får inte raderas.
• Exempel 4: om daghemmets verksamhet upphör, ska man ange ett slutdatum för daghemmet. Efter datumet då verksamheten upphör är uppgifterna om verksamhetsstället inte längre aktiva i Varda, men finns fortfarande kvar där. Ett verksamhetsställe vars verksamhet har upphört kan tas i bruk och aktiveras på nytt i Varda.

I lagen om småbarnspedagogik finns inga bestämmelser om förskoleundervisning. Enligt lagen om nationella studie- och examensregister (884/2017) ska uppgifter om förskoleundervisning som ordnas i samband med småbarnspedagogik från och med 1.1.2019 sparas i den nationella KOSKI-informationsresursen inom den grundläggande utbildningen, gymnasieutbildningen och yrkesutbildningen. Kommunen ansvarar för överföring av uppgifter om förskoleundervisning enligt lagen (884/2017), såsom det anges i 2 kap. i lagen. Kommunen kan i ett avtal för upphandling av förskoleundervisning förutsätta att den som levererar köpta tjänster ansvarar för överföringen av uppgifter. Om detta inte anges i avtalet, är det primärt kommunen som ansvarar för överföringen av uppgifter, inte den som levererar köpta tjänster.

Om förskoleundervisning ordnas i samma lokaler som småbarnspedagogiken och anordnaren av förskoleundervisning för in uppgifterna om förskoleundervisning i aktörens eget datasystem (t.ex. Effica, Proconsona, Abilita el. dyl.), förs uppgifterna i enlighet med lagen (884/2017) in i Koski-informationsresursen. De uppgifter som förs in i Koski definieras i 7 § i lagen (884/2017). Ytterligare information om införandet av uppgifter om förskoleundervisning i Koski fås av Koski-teamet per e-post på adressen koski@opintopolku.fi. 

Kommunen/samkommunen ska se till att korrekta uppgifter förs in i både Varda och KOSKI-tjänsten samt att samma uppgifter inte förs in flera gånger. Till KOSKI-tjänsten överförs redan uppgifter om barn som deltar i förskoleundervisning som ordnas i samband med den grundläggande utbildningen. Om uppgifter om barn som deltar i förskoleundervisning på ett verksamhetsställe för småbarnspedagogik finns i samma system som uppgifterna om grundläggande utbildning, kan man i fortsättningen överföra dem via samma integration till Varda, då man via Varda först har fått kommunens/samkommunens verksamhetsställen för småbarnspedagogik.

Om uppgifter om de barn som får förskoleundervisning i ett småbarnspedagogiskt verksamhetsställe sparas i ett system för småbarnspedagogik, ska de överföras separat till KOSKI-tjänsten.

Vi rekommenderar att om det finns en risk att kommunen/samkommunen överför förskoleundervisningsuppgifter två gånger till KOSKI-tjänsten, ska kommunen/samkommunen föra ett internt samtal med de Varda-uppgiftsansvariga och -systemansvariga samt kommunens KOSKI-administratörer om vilket system förskoleundervisningsuppgifterna ska överföras från till KOSKI-tjänsten.

Om förskoleundervisningen ordnas i samband med den grundläggande utbildningen kan uppgifterna redan föras in i KOSKI. Om förskoleundervisningen ordnas på ett verksamhetsställe för småbarnspedagogik behöver KOSKI-tjänsten uppgifterna om verksamhetsstället från Varda. De här uppgifterna fås då de för första gången har registrerats i Varda.  

Vid utvecklingen av Varda är undervisnings- och kulturministeriet huvudansvarig i fråga om rapportering av uppgifter. Uppgifter i Varda kommer att bli tillgängliga i Utbildningsstyrelsens Vipunen-tjänst under 2019. Dessutom får vissa myndigheter tillgång till rapporteringsvyn som gäller skötsel av deras egna uppgifter och kommunerna får tillgång till uppgifter från deras egen kommun.

Olika myndigheter, såsom undervisnings- och kulturministeriet, Utbildningsstyrelsen, regionförvaltningsverken, kommunerna, FPA och Statistikcentralen, kan använda uppgifterna i informationsresursen inom småbarnspedagogiken inom ramen för sina egna uppgiftsbehov som utgår från lagstiftningen. Enligt den nya lagen om småbarnspedagogik ansöker myndigheterna hos Utbildningsstyrelsen om tillstånd för att behandla uppgifter som finns i resurser.

Vårdnadshavaren har rätt att se uppgifterna om sitt barn. Möjligheten att se uppgifterna om barnet ordnas via Utbildningsstyrelsens Studieinfo-tjänst.

Dataskyddsbeskrivningen för Varda finns på adressen: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/varda-palvelun-tietosuojaseloste/. För att kommunerna och samkommunerna ska kunna informera familjerna har Utbildningsstyrelsen gjort upp ett exempelmeddelande och modellfraser i anslutning till Varda. Varda-anvisningar

En aktör inom småbarnspedagogik är en personuppgiftsansvarig som avses i artikel 4 punkt 7 i dataskyddsförordningen då denna behandlar personuppgifter i syfte att anordna småbarnspedagogik. Den personuppgiftsansvarige ansvarar för att personuppgifterna behandlas enligt dataskyddsförordningen samt att denna kan visa att personuppgifterna behandlas lagenligt. Enligt lagen om småbarnspedagogik ansvarar aktörer inom småbarnspedagogik även för de uppgifter som sparas i informationsresursen inom småbarnspedagogiken som avses i lagen.

Varje aktör inom småbarnspedagogik (kommun, samkommun, privat serviceproducent) är personuppgiftsansvarig för de uppgifter som enligt lagen förts in samt för att de enligt gemensam registreringspraxis alltid för in aktuella och korrekta uppgifter i informationsresursen inom småbarnspedagogiken. Den gemensamma registreringspraxisen definieras i anvisningar och en uppgiftsförteckning till en föreskrift som Utbildningsstyrelsen skickat under hösten 2018.

Kommunerna ska själva se till att behövliga ändringar görs i dataskyddsbeskrivningarna. Utbildningsstyrelsen tar fram stödmaterial åt kommunerna för att kommunerna ska kunna informera de registrerade.

Småbarnspedagogik och informationsresursen inom småbarnspedagogiken är myndighetsverksamhet. Om småbarnspedagogiken och informationsresursen inom småbarnspedagogiken föreskrivs i lagen om småbarnspedagogik (https://www.finlex.fi/sv/laki/alkup/2018/20180540).

Rensa webbläsarens cacheminne då du loggar ut ur Varda, i synnerhet om du har använt en dator med internetförbindelse som är i flera personers användning, till exempel på verksamhetsstället för småbarnspedagogik. Genom att tömma cacheminnet försäkrar du att du har använt tjänsten på ett tryggt sätt. Om du har webbläsaren öppen kan du pröva använda tangentkombinationen Ctrl + Shift + Delete för att tömma cacheminnet.

Aktörerna inom småbarnspedagogik är skyldiga att från och med 1.1.2019 i informationsresursen föra in uppgifter om samtliga barn som deltar i småbarnspedagogik. I fråga om informationsinnehåll som definieras i lagen om småbarnspedagogik ska uppgifter om barn som börjar inom småbarnspedagogiken före 1.1.2019 föras in i Varda från och med 1.1.2019.

Även om den som använder kommunens småbarnspedagogiksystem inte nödvändigtvis ser det datum då ansökan lämnats in, finns uppgiften fortfarande i systemet för småbarnspedagogik. Systemleverantören levererar uppgiften via integrationen till Varda. Kommunens tjänsteman som har behörighet till Varda kan se de uppgifter som förts in i Varda även i vyn i Vardas användargränssnitt.

Ja. Utbildningsstyrelsen har gett ut en uppgiftsförteckning med de uppgifter som ska föras in från och med 1.1.2019. Dessutom har de systemleverantörer som integreras i Varda i god tid fått information om det informationsinnehåll som ska föras i Varda. Man har även gått igenom uppgifterna i integrationstestningen mellan systemleverantörerna och Varda. Systemleverantörerna har i uppgift att för sina kundkretsar berätta hur och i vilket skede den systemversion som stöder Varda-integrationen tas i bruk i kommunen.

I samband med Varda-projektet har man genomfört pilotprojekt för de huvudsakliga informationssystemen inom småbarnspedagogik. Förutsättningen för att delta i ett pilotprojekt har varit att kommunen och den instans som tillhandahåller det informationssystem som kommunen använder deltar. Ett syfte med dessa pilotprojekt har varit att testa ett sätt att producera information som är förenligt med Varda. Dessutom ersattes kostnaderna som pilotprojektet orsakade åt kommunerna som deltog i projektet. De integrationstjänster för småbarnspedagogikens informationssystem som blev färdiga inom pilotprojektet kan skalas upp till de kundkretsar som använder systemen med rimligare kostnader. Kostnader uppstår för kommunerna beroende på systemleverantörens praxis. I fortsättningen borde kommunerna vid konkurrensutsättning förutsätta att systemet ska vara kompatibelt med Varda. I konkurrensutsättningen kan man utnyttja den dokumentering som finns på adressen oph.fi/varda.

Med är systemleverantörer inom småbarnspedagogik Abilita, Tieto (Effica), WhileOnTheMove (Daisy), CGI (Pro Consona), Visma (Primus), därtill på kommande Esbo stad (eVaka) och Ab Altostratus Oy (Juulia). HR-systemleverantörer kommer med under 2019.

Om en aktör inom småbarnspedagogiken byter sitt informationssystem efter 1.1.2019 ska kommunen som beställare se till att systemet passar ihop med Varda. I en sådan situation sparar och överför kommunen uppgifter i början av året från det existerande systemet och från och med hösten 2019 från det nya informationssystemet. När man övergår från ett system till ett annat är det bra att kontrollera det exakta datumet då man slutar överföra uppgifter från det gamla systemet och börjar överföra uppgifter från det nya.

Då ett system byts ut hämtas vanligtvis uppgifterna (bl.a. ID som används av Varda) från det gamla systemet. Då ett system byts ut ska man särskilt fästa uppmärksamhet på att de ID som används i Varda förs över till det nya systemet. Om en migration mellan två system undantagsvis misslyckas, kan uppgifterna också hämtas från Varda. Uppgifter om verksamhetsställen och personer kan inte föras in två gånger i Varda.

Webbinariet som ordnas 4.12 är riktat till kommuner som för in uppgifter med hjälp av en integration mellan system, och webbinariet 5.12 till kommuner som sparar uppgifter via användargränssnittet. Innehållet är i övrigt detsamma men presenteras ur lite olika synvinklar (integration/användargränssnitt). Delta i det webbinarium som är lämpligast för dig vad gäller din kommuns/samkommuns sätt att föra in uppgifter i Varda (integration/användargränssnitt).

Enligt den information vi har ordnar flera av systemleverantörerna egna utbildningar. Det lönar sig att kontakta systemleverantörerna för mer information.