Varhaiskasvatustoimijan vastuulla on se, kenelle Vardan käyttöoikeuksia myönnetään ja millä perusteella. Varhaiskasvatustoimija on vastuussa organisaatiossa myönnetyistä käyttöoikeuksista ja tarpeettomien käyttöoikeuksien sulkemisesta.
Vardaan käyttöoikeuksia voi myöntää omassa organisaatiossa henkilölle, joka
- tarvitsee Vardan toiminnallisuuksia työtehtäviensä hoitamiseen
- tarvitsee Vardaan tallennettuja tietoja työtehtäviensä hoitamiseen
Käyttöoikeudet tulee rajata työtehtävien tekemisen kannalta välttämättömimmälle tasolle.
Henkilöiden, jotka ovat saaneet käyttöoikeudet Vardaan, tulee huolehtia tunnusten tietoturvallisesta säilyttämisestä ja käyttää tunnuksia ainoastaan Vardaan liittyvien työtehtävien hoitamiseen. Tunnukset ovat henkilökohtaiset eikä niitä saa luovuttaa eteenpäin. Varda-pääkäyttäjä sulkee käyttöoikeudet, kun henkilö ei enää tarvitse työtehtäviensä hoitamiseen pääsyä Vardaan tai kun henkilö siirtyy pois varhaiskasvatustoimijan palveluksesta. Käyttöoikeudet ovat voimassa korkeintaan yhden vuoden kerralla.
Mikäli varhaiskasvatustoimija myöntää käyttöoikeuksia muille kuin oman organisaation henkilöille (esim. järjestelmätoimittajille) osapuolten tulee tehdä sopimus henkilötietojen käsittelystä.
Sivun sisältö:
Käyttöoikeuksien hallinta
Varhaiskasvatustoimijan käyttöoikeuksien hallinnoinnista vastaa varhaiskasvatustoimija. Toimija päättää itse kenelle ja mille tasolle, esimerkiksi kuntaan vai yksittäiseen toimipaikkaan, käyttöoikeudet myönnetään. Käyttöoikeuksia voi myöntää koko varhaiskasvatustoimijan tasolle tai yksittäisen toimipaikan tasolle.
Vardan käyttöoikeuksia anotaan ja hallinnoidaan Opetushallituksen Opintopolku.fi -palvelun käyttöliittymän kautta. Varhaiskasvatustoimijan vastuulla on huolehtia oman organisaationsa käyttäjähallinnasta Vardassa sekä uusin käyttöoikeuksien myöntämisestä että käyttöoikeuksien sulkemisesta silloin, kun henkilö ei enää tarvitse käyttöoikeutta/käyttöoikeuksia.
Miten kunnassa toimiva henkilö saa käyttöoikeudet Vardaan?
Opintopolun vastuukäyttäjä (Koulutustoimijan vastuukäyttäjä):
- myöntää käyttöoikeudet varhaiskasvatustoimijan Varda-pääkäyttäjälle
- luo varhaiskasvatustoimijan palvelukäyttäjätunnukset, jos tiedot tuodaan integraation yli.
Kunnan Varda-pääkäyttäjät myöntävät muut oman organisaation käyttöoikeudet Vardaan 1.1.2019 alkaen. Huom. Itselleen ei voi myöntää käyttöoikeuksia.
Kuvalliset ohjeet käyttöoikeuksien myöntämiseen kuten henkilön kutsumiseen Opintopolkuun ja käyttöoikeuden lisäämiseen ovat alla:
- Henkilön kutsuminen Opintopolun virkailijakäyttäjäksi
- Käyttöoikeuden lisääminen suoraan (ilman anomusta) henkilön tietojen hallinnassa
- Käyttöoikeuden lisääminen hyväksymällä virkailijan tekemä käyttöoikeusanomus
- Tarkennettu ohjeistus koulutustoimijan (Opintopolun) vastuukäyttäjälle
Miten yksityinen palveluntuottaja saa käyttöoikeudet Vardaan?
Yksityinen palveluntuottaja rekisteröityy Vardaa varten osoitteessa https://virkailija.opintopolku.fi/varda-rekisterointi/. Rekisteröintilomakkeella ilmoitetaan mm. tulevan Varda-pääkäyttäjän yhteystiedot. Kun kunta on hyväksynyt organisaation rekisteröitymisen, nimetty Varda-pääkäyttäjä saa sähköpostitse kutsun luoda itselleen tunnuksen Opintopolkuun ja sitä kautta Vardaan.
Kuvalliset ohjeet tunnusten luontiin: Itserekisteröinti vahvalla tunnistautumisella.
Yksityisen päiväkodin Varda-pääkäyttäjä myöntää käyttöoikeudet muille organisaation käyttäjille 1.1.2020 alkaen. Huom. Itselleen ei voi myöntää käyttöoikeuksia. Myös yksityisen ryhmäperhepäivähoitajan Varda-pääkäyttäjä voi myöntää käyttöoikeuksia muille organisaationsa käyttäjille. Yksityisen perhepäivähoitajan pääkäyttäjä ei voi myöntää käyttöoikeuksia muille henkilöille.
Vardan käyttöoikeudet
Huomaa, että sinulla voi olla samanaikaisesti vain yksi tunnus Opintopolkuun/Vardaan, mutta yksi tai useampi käyttöoikeus.
Käyttöoikeudet voi saada joko
1. varhaiskasvatustoimijan tasolle, jolloin käyttäjä voi oikeuksistaan riippuen käsitellä kaikkien toimipaikkojen sekä lasten varhaiskasvatus- ja huoltajatietoja tai
2. vain tiettyyn toimipaikkaan, jolloin oikeuksilla voi tarkastella vain sen toimipaikan tietoja, johon käyttöoikeudet on yhdistetty. Käyttöoikeuksia voi myöntää toimipaikkaan vasta, kun toimipaikka on viety Vardaan ja sille on syntynyt OID-tunniste.
1.Varda-pääkäyttäjät
1a. Varda-pääkäyttäjä (kunta)
• saa käyttöoikeuden Opintopolun vastuukäyttäjältä tai toiselta saman organisaation Varda-pääkäyttäjältä
• voi myöntää Varda-käyttöoikeuksia muille varhaiskasvatustoimijan alaisuudessa työskenteleville henkilöille sekä hallinnoida heidän käyttöoikeuksiaan. Varda-pääkäyttäjä sulkee henkilön käyttöoikeudet, kun hän ei enää tarvitse käyttöoikeutta Vardaan.
• voi hallinnoida palveluseteli- ja ostopalvelutoiminnan toimipaikkatietoja
• voi katsella varhaiskasvatustoimijan Vardaan tallentamia toimipaikka- ja varhaiskasvatustietoja
• voi tallentaa Opintopolun oppijanumerorekisteriin henkilötunnuksettoman lapsen perustiedot ja yksilöidä hänet
• voi käsitellä yksityisten palveluntuottajien rekisteröitymisiä Vardaa varten
• jokaisella varhaiskasvatustoimijalla tulisi olla vähintään kaksi Varda-pääkäyttäjää
• käyttöoikeus voidaan myöntää varhaiskasvatustoimijatasolle
1b. Varda-pääkäyttäjä (yksityinen päiväkoti)
• saa käyttöoikeuden Vardaa varten rekisteröitymisen myötä tai toiselta saman organisaation Varda-pääkäyttäjältä
• voi myöntää Varda-käyttöoikeuksia muille varhaiskasvatustoimijan alaisuudessa työskenteleville henkilöille sekä hallinnoida heidän käyttöoikeuksiaan. Varda-pääkäyttäjä sulkee henkilön käyttöoikeudet, kun hän ei enää tarvitse käyttöoikeutta Vardaan.
• voi hallinnoida tietoa kunnista, joiden kanssa sillä on palveluseteli- ja ostopalvelutoimintaa
• voi katsella varhaiskasvatustoimijan Vardaan tallentamia toimipaikka- ja varhaiskasvatustietoja
• voi tallentaa Opintopolun oppijanumerorekisteriin henkilötunnuksettoman lapsen perustiedot ja yksilöidä hänet
• jokaisella varhaiskasvatustoimijalla tulisi olla vähintään kaksi Varda-pääkäyttäjää
• käyttöoikeus voidaan myöntää varhaiskasvatustoimijatasolle
• huom! Päiväkodin Varda-pääkäyttäjä voi tallentaa tietoja käyttöliittymän kautta vasta, kun toinen organisaation Varda-pääkäyttäjä on myöntänyt hänelle Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja-käyttöoikeuden
1c. Varda-pääkäyttäjä (yksityinen perhepäivähoitaja)
• saa käyttöoikeuden Vardaa varten rekisteröitymisen myötä
• voi hallinnoida tietoa kunnista, joiden kanssa sillä on palveluseteli- ja ostopalvelutoimintaa
• voi lisätä, muokata ja katsella organisaationsa toimija-, toimipaikka- ja varhaiskasvatustietoja
1d. Varda-pääkäyttäjä (yksityinen ryhmäperhepäivähoitaja)
• saa käyttöoikeuden Vardaa varten rekisteröitymisen myötä tai toiselta saman organisaation Varda-pääkäyttäjältä
• voi myöntää Varda-käyttöoikeuksia muille varhaiskasvatustoimijan alaisuudessa työskenteleville henkilöille sekä hallinnoida heidän käyttöoikeuksiaan. Varda-pääkäyttäjä sulkee henkilön käyttöoikeudet, kun hän ei enää tarvitse käyttöoikeutta Vardaan.
• voi hallinnoida tietoa kunnista, joiden kanssa sillä on palveluseteli- ja ostopalvelutoimintaa
• voi lisätä, muokata ja katsella organisaationsa toimija-, toimipaikka- ja varhaiskasvatustietoja
• käyttöoikeus voidaan myöntää varhaiskasvatustoimijatasolle
2. Varda-varhaiskasvatustietojen katselija
• saa käyttöoikeuden Varda-pääkäyttäjältä
• Varda-katselija voi katsella toimipaikka- ja varhaiskasvatustietoja Vardan käyttöliittymässä
• käyttöoikeus voidaan myöntää varhaiskasvatustoimija- tai toimipaikkatasolle
3. Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja (vain käyttöliittymän avulla tietoa syöttävät toimijat)
• saa käyttöoikeuden Varda-pääkäyttäjältä
• voi lisätä, muokata ja poistaa toimija-, toimipaikka- ja varhaiskasvatustietoja Vardan käyttöliittymässä
• käyttöoikeus voidaan myöntää varhaiskasvatustoimija- tai toimipaikkatasolle
4. Varda-huoltajatietojen katselija
• saa käyttöoikeuden Varda-pääkäyttäjältä
• voi katsella huoltaja- ja maksutietoja Vardan käyttöliittymässä
• voi hakea Vardaan tallennettuja lapsia nimellä, henkilötunnuksella tai oppijanumerolla
• käyttöoikeus voidaan myöntää varhaiskasvatustoimijatasolle
5. Varda-huoltajatietojen tallentaja (vain käyttöliittymän avulla tietoa syöttävät toimijat)
• saa käyttöoikeuden Varda-pääkäyttäjältä
• voi lisätä, muokata ja poistaa huoltaja- ja maksutietoja Vardan käyttöliittymässä
• voi hakea Vardaan tallennettuja lapsia nimellä, henkilötunnuksella tai oppijanumerolla
• käyttöoikeus voidaan myöntää varhaiskasvatustoimijatasolle
6. Varda-yksityisten toimijoiden käsittelijä
• saa käyttöoikeuden Varda-pääkäyttäjältä
• hyväksyy tai hylkää yksityisten varhaiskasvatuksen palveluntuottajien rekisteröitymiset Vardaa varten.
• käyttöoikeus voidaan myöntää ainoastaan kunnissa ja varhaiskasvatustoimijatasolle
Varda-palvelukäyttäjä (vain integraation yli tietoa syöttävät toimijat)
• Opintopolun vastuukäyttäjä luo Varda-palvelukäyttäjän tunnuksen kunnissa. Yksityisen päiväkodin Varda-pääkäyttäjä voi tilata Varda-palvelukäyttäjätunnuksen Vardan asiakaspalvelusta (varda@opintopolku.fi)
• organisaation tiedonsiirtotunnus, joka asetetaan tietojärjestelmään eli "organisaatiokohtainen rajapinnan tunnus ja salasana”
• oikeutta ei myönnetä henkilölle vaan varhaiskasvatustoimijalle kuten kunnalle tai yksityiselle päiväkodille
• jokainen varhaiskasvatustoimija, jolla on oma y-tunnus ja joka siirtää tiedot integraation yli tarvitsee oman palvelukäyttäjätunnuksen.
• samalla tunnuksella siirretään tomija-, toimipaikka-, varhaiskasvatus- ja huoltajatiedot
Vardan käyttöoikeuksiin sekä Opintopolun vastuukäyttäjiin liittyvissä kysymyksissä, ole yhteydessä osoitteeseen varda[at]opintopolku.fi.
Unohditko käyttäjätunnuksesi ja salasanasi?
Jos unohdit salasanasi, voit vaihtaa sen Opetushallituksen Opintopolku-palvelussa kirjautumalla palveluun suomi.fi-tunnistautumisen avulla ja vaihtamalla salasanan kirjautumisen jälkeen. Ohje: Salasanan vaihtaminen