Kuten muissakin Opintopolun palveluissa koulutuksen järjestäjä vastaa KOSKI-palveluun liittyvästä käyttäjähallinnasta. Käyttäjähallintaa KOSKI-palveluun liittyen hoitavat koulutustoimijan vastuukäyttäjät sekä KOSKI-pääkäyttäjät.
KOSKI-oikeuksien myöntämisen tulee perustua siihen, että henkilön, jolle oikeuksia myönnetään, tarvitsee työtehtävissään käyttää oikeuksien mukana tulevia toiminnallisuuksia ja/tai koulutuksen järjestäjän KOSKI-palveluun tallentamia tietoja, ja oikeudet tulee rajata työtehtävien kannalta välttämättömälle organisaatiotasolle.
Alta löydät ohjeet siitä, miten käyttöoikeuksia lisätään Opintopolun henkilöpalvelussa sekä kuvaukset eri KOSKI-käyttäjärooleista.
KOSKI-käyttäjärooleihin liittyvissä kysymyksissä ole yhteydessä KOSKI-palveluosoitteeseen koski(at)opintopolku.fi. Koulutustoimijan vastuukäyttäjän liittyvissä kysymyksissä ja tukipyynnöissä olkaa yhteydessä sähköpostiosoitteeseen virkailija(at)opintopolku.fi.
1. Käyttöoikeuksien myöntäminen virkailijoille
Koulutustoimijan vastuukäyttäjä ja KOSKI-pääkäyttäjä voivat myöntää KOSKI-käyttöoikeuksia virkailijoille suoraan muokkaamalla virkailijan käyttöoikeuksia henkilöpalvelussa tai hyväksymällä virkailijan käyttöoikeusanomuksen. Koulutustoimijan vastuukäyttäjä voi myös kutsua uuden virkailjan Opintopolun virkailijakäyttäjäksi, jos hänellä ei ole vielä Opintopolun virkailijatunnusta. Tarkemmat ohjeet näihin toimintoihin löytyvät Opintopolun henkilöpalvelun ohjeista. Alta löytyvät suorat linkit kyseisten toimintojen ohjeisiin.
Ohjeet palvelukäyttäjätunnuksen luomiseksi löytyvät tämän sivun kohdasta "2a) KOSKI-palvelukäyttäjä".
Alta löydät kuvaukset eri KOSKI-käyttäjärooleista. Koulutustoimijan vastuukäyttäjä voi myöntää kaikkia alla lueteltuja käyttäjärooleja. KOSKI-pääkäyttäjä voi myöntää vain KOSKI-katselijan ja KOSKI-tallentajan käyttäjärooleja.
HUOM!KOSKI-palvelukäyttäjäroolia ei koskaan anneta henkilölle, vaan vain organisaatiolle.
KOSKI-palvelukäyttäjä on tunnus/rooli, jota käytetään tietojen siirtoon ja joka asetetaan opintohallintojärjestelmään järjestelmätoimittajan ohjeiden mukaan salasanan kanssa. HUOM! KOSKI-palvelukäyttäjäroolia ei anneta henkilölle vaan organisaatiolle.
KOSKI-palvelukäyttäjätunnukseen voi liittää ainoastaan yhden organisaation. Jos koulutuksen järjestäjä tekee keskitetysti siirrot, tunnus liitetään koulutustoimijan organisaatioon. Jos oppilaitokset/toimipisteet tekevät siirrot itse, silloin jokaiselle oppilaitokselle (palvelukäyttäjäroolia ei tällä hetkellä voi myöntää toimipistetasolla) tulee tehdä omat tunnukset.
Koulutustoimijan vastuukäyttäjä voi luoda palvelukäyttäjätunnuksia seuraavasti. Valitse Opintopolun virkailijasovelluksen yläpalkista "Käytönhallinta" → "Palvelukäyttäjän hallinta".
Valitse välilehti "Palvelukäyttäjän luonti".
Anna tunnukselle ensin nimi ja paina "Tallenna".
Paina "Muokkaa"-painiketta asettaaksesi palvelulle käyttäjätunnuksen. Käytä tunnuksessa vain pieniä kirjaimia (ei ääkkösiä) ja kirjoita koko tunnus yhteen (= ei välilyöntiä tai väliviivaa).
Asetettuasi käyttäjätunnuksen paina "Tallenna".
Paina seuraavaksi "Aseta salasana"-painiketta asettaaksesi tunnukselle salasanan. HUOM! Salasanassa tulee olla vähintään 10 merkkiä, vähintään 1 numero, vähintään 1 erikoismerkki sekä pieniä ja isoja kirjaimia.
Kohdassa "Lisää käyttöoikeuksia" valitse organisaatio, käyttöoikeuden kesto (huom! palvelukäyttäjälle kannattaa laittaa kestoksi normaalista poiketen esimerkiksi 10 vuotta tai enemmän) sekä myönnettäväksi käyttöoikeudeksi "koski-palvelukäyttäjä". Paina lopuksi "Tallenna käyttöoikeudet"-painiketta.
Onnistuneen tallennuksen jälkeen "Voimassa olevat käyttöoikeudet"-osiossa näkyy viesti "Käyttöoikeuden myöntäminen onnistui" ja käyttöoikeus näkyy tunnuksen aktiivisten käyttöoikeuksien alla.
KOSKI-palvelun osalta olennainen käyttöoikeus on organisaation KOSKI-pääkäyttäjä. Organisaation KOSKI-pääkäyttäjä saa sähköpostitse (sähköpostissa on linkki KOSKI-palvelun "Tiedonsiirrot"-sivun "Virheet"-välilehdelle) tiedon epäonnistuneista tiedonsiirroista, ja hänen vastuullaan on havaittujen virheiden korjaaminen tai niiden raportoiminen eteenpäin. KOSKI-pääkäyttäjä on samalla organisaation yhteyshenkilö, jonka sähköpostiin lähetetään KOSKI-palveluun liittyvät viestit ja tiedotteet (tiedotteet näkyvät KOSKI-pääkäyttäjillä myös Opintopolun virkailijan työpöydällä, ja ne julkaistaan lisäksi tämän KOSKI-wikisivuston "Ajankohtaiset"-osiossa).
KOSKI-pääkäyttäjä hoitaa lisäksi henkilötunnuksettomien oppijoiden henkilöhallinnan (henkilön ja oppijanumeron luonti sekä päivitys, yksilöinti, linkitys) Opintopolun henkilöpalvelussa (katso KOSKI-palveluun liittyvästä oppijoiden henkilöhallinnasta KOSKI-palveluun tallennettavat tiedot ja tiedonsiirto / tietojen manuaalinen tallentaminen-ohjesivun osio "3. Pakolliset henkilötiedot opiskeluoikeutta luotaessa").
Mikäli organisaation KOSKI-pääkäyttäjää ei ole määritelty, koulutustoimijan vastuukäyttäjä saa tiedon virheellisistä KOSKI-tiedonsiirroista ja hänen vastuulleen jää virheiden korjaaminen tai niistä raportoiminen.
Koulutuksen järjestäjä päättää, mille organisaation tasolle KOSKI-pääkäyttäjä tai KOSKI-pääkäyttäjät nimetään. HUOM! On suositeltavaa, että jokaisella oppilaitoksella olisi vähintään yksi KOSKI-pääkäyttäjä.
KOSKI-pääkäyttäjän roolin sisältyy KOSKI-katselijan käyttäjäoikeudet, eli pääkäyttäjä voi tarkastella oman organisaationsa tietoja katselukäyttöliittymässä.
KOSKI-katselijan oikeuksiin kuuluu nähdä organisaatioonsa kuuluvien oppijoiden opiskeluoikeus- ja suoritustiedot katselukäyttöliittymässä.
KOSKI-tallentajaroolia käytetään ainoastaan tilanteissa, joissa koulutuksen järjestäjällä ei ole käytössään opintohallintojärjestelmää tai jos opintohallintojärjestelmän integraatio KOSKI-palveluun ei ole valmis. Tallentajaroolilla oleva käyttäjä voi syöttää KOSKI-käyttöliittymän kautta koulutuksen järjestäjän opiskeluoikeus- ja suoritustiedot KOSKI-palveluun. KOSKI-tallentajan roolin sisältyy tallennusoikeuden lisäksi samat oikeudet kuin KOSKI-katselijalla, eli tallentaja voi tarkastella oman organisaationsa tietoja katselukäyttöliittymässä.
