Milloin oppijanumero on tarpeen hakea?

Oppijanumeron voi hakea, jos henkilön yksilöinti on välttämätöntä koulutustoimijan lakisääteisten tehtävien hoitamisessa (lisätietoja: 1. Kenelle oppijanumeron voi hakea). 

Koulutustoimija saa oppijoiden ja muiden henkilöiden oppijanumeron haltuunsa silloin, kun oppijan/henkilön tiedot tallennetaan Opetushallituksen ylläpitämiin Oppijan palvelukokonaisuuden ("Opintopolun") rekistereihin ja tietovarantoihin.

Mikäli oppijanumero tarvitaan esimerkiksi opettajalle, koulutustoimija voi hakea oppijanumeron tällä sivulla kuvattujen oppijanumeron hakutoiminnallisuuksien kautta.

Miten oppijanumeron voi hakea?

Opetushallitus tarjoaa kaksi tapaa oppijanumeron hakuun:

A. rajapintatoteutus yksittäisiin ja massahakuihin

B. käyttöliittymä oppijanumeroiden hakuun manuaalisesti ja yksitellen

A. Rajapintatoteutus

Opetushallitus suosittelee toteuttamaan integraation koulutustoimijan henkilörekisteristä Oppijanumerorekisteriin esimerkiksi silloin, kun oppijanumeroita on haettava suuria määriä ja usein. Rajapintatoteutus sisältää seuraavat vaiheet:

  1. Integraation toteutus koulutustoimijan järjestelmästä 
  2. Integraation testaus Virkailijan Opintopolun testiympäristössä 
  3. Integraation käyttöönotto Virkailijan Opintopolun tuotantoympäristössä

1. Integraation toteutus

Koulutustoimija ja järjestelmätoimittaja voivat keskenään sopia integraation toteutuksesta koulutustoimijan henkilörekisteristä Oppijanumerorekisteriin sekä siihen liittyvistä tehtävistä ja tarkemmista vastuista. Järjestelmätoimittaja voi tarvittaessa kysyä lisätietoja integraation toteutuksesta Opetushallituksen asiakaspalvelusta: yhteisetpalvelut(a)opintopolku.fi. 

2. Integraation testaus

Ennen rajapintatoteutuksen aloitusta tuotantoympäristössä koulutustoimijan tai sen puolesta toimivan järjestelmätoimittajan on varmistettava integraation toimivuus testiympäristössä. Testausta testihenkilötunnuksilla ei saa toteuttaa tuotantoympäristössä!


Rajapintatoteutusta varten tarvitaan palvelukäyttäjätunnus. Virheiden selvittelyä varten voidaan lisäksi hakea virkailijalle käyttöoikeudet testiympäristöön.

Testausta varten tarvitaan erilliset tunnukset, jotka voi tilata Opetushallituksen asiakaspalvelusta (yhteisetpalvelut(a)opintopolku.fi).

  • tilausta varten tarvittavat tiedot:
    • organisaatio (koulutustoimija)
    • integroitava järjestelmä
    • henkilöt, joille annetaan pääsy käyttöliittymään testiympäristössä. Henkilöt pääsevät käsittelemään yksilöimättömiä henkilöitä, joiden tiedot ovat päätyneet virhelistalle sekä voivat hakea oppijanumeron käyttöliittymän kautta.

3. Integraation käyttöönotto tuotantoympäristössä

Tuotantokäytön aloitus edellyttää, että

  • integraation on todettu testiympäristössä toimivaksi
  • tarvittavat käyttöoikeudet on olemassa
  • rekisteröityjen informointiin tarkoitetut materiaalit on päivitetty ajan tasalle ja toimitettu tarvittaessa rekisteröidyille
  • henkilötietojen käsittelyä koskevat sopimukset on päivitetty ajan tasalle

Tuotantokäyttöä varten tarvitaan erilliset tunnukset ja käyttöoikeudet, jotka koulutustoimijan Opintopolun vastuukäyttäjä myöntää 16.9.2022 alkaen. 

  • palvelukäyttäjätunnus (tietojensiirtoa varten)
  • virkailijan käyttöoikeudet 
    • virkailijan tehtäviin kuuluu rajapinnan kautta siirrettyjen oppijoiden mahdolliset virhetilanteiden selvitykset ja manuaaliset yksilöinnit. Lue tarkemmin käyttöoikeudesta ao. sivulta.

B. Oppijanumeron haku käyttöliittymän kautta manuaalisesti ja yksitellen

Koulutustoimija voi hakea oppijanumeroita Virkailijan Opintopolussa olevan käyttöliittymän kautta. Oppijanumeron voi hakea yksitellen syöttämällä vaaditut tiedot (henkilötunnus, etunimi, kutsumanimi, sukunimi) lomakkeelle. Mikäli oppijaa/henkilöä ei löydy oppijanumerorekisteristä, virkailija voi luoda oppijan/henkilön ja ottaa oppijanumeron talteen. Henkilön luonnista jää merkintä lokiin, josta selviää, kuka loi uuden henkilön.

Oppijanumeron hakua varten virkailija tarvitsee erilliset käyttöoikeudet, jotka Opintopolun vastuukäyttäjä voi myöntää 16.9.2022 alkaen.

Ohjeet oppijanumeron hakuun käyttöliittymän kautta ja tiedot tarvittavista käyttöoikeuksista sekä henkilötietojen käsittelystä löytyvät täältä.

TÄRKEÄÄ

Rajapinnan kautta ei ole sallittua tuoda testihenkilöitä!

Oppijanumerorekisteri on henkilörekisteri, joka koostuu luonnollisista henkilöistä. Testihenkilöitä saa luoda ainoastaan testiympäristöön!

Testihenkilöt päätyvät virheraportille, jota Opetushallitus seuraa. Opetushallitus on yhteydessä toimijoihin, jotka tuovat tuotantoympäristöön testidataa.

SISÄLLYS:

KATSO MYÖS:

Rekisteröityjen informointi

Opetuksen ja koulutuksen järjestäjät vastaavat tietosuoja-asetuksen (2016/679) 12 §:n mukaisen informointivelvoitteen toteuttamisesta silloin, kun henkilöiden tiedot tallennetaan opetuksen operatiiviseen tietojärjestelmään tai muuhun henkilörekisteriin. Kun tiedot kerätään tietosuoja-asetuksen 13 artiklan mukaisesti suoraan rekisteröidyltä, heille on tietojen keräämisen yhteydessä annettava 13 artiklassa yksilöidyt tiedot. Mikäli henkilöitä koskevat tiedot saadaan muualta, rekisteröityjä tulee informoida tietosuoja-asetuksen 14 artiklan mukaisesti. Osana informointivelvoitetta opetuksen- ja koulutuksenjärjestäjien tulee ilmoittaa henkilötietojen tallentamisesta Oppijanumerorekisteriin. 


  • No labels