Hur du för in uppgifter om vikarier (på svenska)

Sijaisten tietojen tallentaminen

Varhaiskasvatustoimijaan palvelussuhteessa olevat sijaiset

Vardaan tallennetaan henkilötasolla tiedot kaikista varhaiskasvatustoimijaan (kunta, kuntayhtymä tai yksityinen varhaiskasvatustoimija) palvelussuhteessa olevista varhaiskasvatuksen työntekijöistä. Tämä sisältää myös varhaiskasvatustoimijaan määräaikaisessa tai toistaiseksi voimassa olevassa palvelussuhteessa olevien sijaisten tiedot. Tiedot tallennetaan Vardaan riippumatta sijaisen tekemästä tuntimäärästä viikossa. Käytännössä tämä siis tarkoittaa sitä, että sijaisista tallennetaan samat tietosisällöt kuin muustakin varhaiskasvatuksen henkilöstöstä:

1. nimi, henkilötunnus ja äidinkieli;
2. toimipaikat ja tässä laissa tarkoitettu työtehtävä;
3. henkilön työsuhde sekä henkilön työaika;
4. suoritettu tässä laissa tarkoitetun kelpoisuuden tuova tutkinto;
5. osallistuminen täydennyskoulutukseen.

Tähän liittyviä esimerkkitapauksia on kuvattu tämän ohjeistuksen osiossa Esimerkkejä varhaiskasvatustoimijalla työsuhteessa olevien sijaisten tallentamisesta.

Sijaisuudesta tallennetaan tiedot Vardaan, jos

1) varhaiskasvatustoimija palkkaa sijaisen lyhyeen määräaikaiseen palvelussuhteeseen tai

2) varhaiskasvatustoimijalla työskentelevä työntekijä sijaistaa toista työntekijää pidempijaksoisesti (esim. määräaikainen sijaisuus)

Sijaisuudesta ei tarvitse tallentaa tietoja Vardaan, jos varhaiskasvatustoimijalla jo työskentelevä työntekijä sijaistaa toista työntekijää tilapäisesti ja lyhyen aikaa.

Vardaan tallennetaan sijaisista suunniteltua tietoa, ei toteumatietoa.

Käyttöliittymällä tiedot sijaisista tulee tallentaa vähintään Opetushallituksen määräyksen mukaisesti kaksi kertaa kuukaudessa. Integraatiolla tietoja siirretään Vardaan kerran vuorokaudessa.

Esimerkkejä varhaiskasvatustoimijaan työsuhteessa olevien sijaisten tallentamisesta

Tiedot sijaisesta tallennetaan Vardaan

Esimerkki 1. Sijainen palkataan määräaikaiseen palvelusuhteeseen

Vardaan tallennetaan sijaisen tiedot sijaisuuden ajalta vastaavasti kuin muusta varhaiskasvatustoimijalla työskentelevästä kasvatus-, opetus- ja hoitohenkilöstöstä ja avustajista, sillä kyseessä on varhaiskasvatustoimijaan määräaikaisessa tai toistaiseksi voimassa olevassa palvelussuhteessa oleva sijainen.

Esimerkki 2. Varhaiskasvatustoimijalla työskentelevän työntekijän pidempi sijaisuus

Jos sijaisuutta tekevä henkilö työskentelee jo varhaiskasvatustoimijalla ja työntekijä sijaistaa toista työntekijää pidemmän ajanjakson ajan, sijaisuus tallennetaan Vardaan. Esimerkiksi jos työntekijä sijaistaa toista työntekijää vanhempainvapaan ajan niin, että esimerkiksi henkilön pääasiallinen työskentelypaikka tai tehtävänimike nykyisessä toimipaikassa muuttuu, työntekijän aiempi työskentelypaikkatieto päätetään Vardassa ja hänelle tallennetaan sijaisuuden ajaksi uusi työskentelypaikkatieto. Kun sijaisuus päättyy, sijaisuuteen liittyvä työskentelypaikkatieto päätetään.  Tutustu palvelussuhteen ja työskentelypaikan tietojen tallentamiseen.

Tietoja sijaisesta ei tarvitse tallentaa Vardaan

Esimerkki 1. Varhaiskasvatustoimijalla työskentelevä työntekijä sijaistaa toista työntekijää tilapäisesti ja lyhyen aikaa

Jos sijaisuutta tekevä henkilö työskentelee jo varhaiskasvatustoimijalla, riittää että Vardaan on tallennettu henkilön pääasiallinen työskentelypaikka ja pääasiallinen työtehtävä toimipaikassa. Esimerkiksi jos henkilö työskentelee pääasiallisesti päiväkoti Mustikassa, mutta sijaistaa toista työntekijää muutaman päivän ajan saman toimijan eri toimipaikassa, riittää, että Vardaan on tallennettu henkilön pääasialliseksi työskentelypaikaksi päiväkoti Mustikka ja pääasiallinen työtehtävä Mustikassa. Näin toimitaan myös kunnan perhepäivähoitajien sijaisuuksissa.

Vastaavasti jos varhaiskasvatuksen sosionomi sijaistaa samassa toimipaikassa työskentelevää varhaiskasvatuksen opettajaa tilapäisesti ja lyhyen aikaa, esimerkiksi muutaman päivän ajan, Vardaan ei tarvitse tämän takia muuttaa varhaiskasvatuksen sosionomin tehtävänimikettä.

Yksityisen perhepäivähoitajan sijaiset

Yksityinen perhepäivähoitaja tallentaa tiedon sijaisesta vuokratun henkilöstön tietoihin. Näin toimitaan, esimerkiksi jos yksityinen perhepäivähoitaja sopii sijaisjärjestelyistä toisen perhepäivähoitajan kanssa tai hankkii sijaiseksi hoitajan muuta kautta, kuten MLL:n tai kunnan kautta. Tässä tapauksessa sijaisen hankkinut yksityinen perhepäivähoitaja tallentaa tiedot Vardassa oman organisaationsa vuokratun henkilöstön tietoihin. Tutustu vuokratun henkilöstön tietojen tallentamiseen.

Kysymyksiä ja vastauksia*

Klikkaa auki nähdäksesi sijaisten tietojen tallentamiseen liittyviä kysymyksiä ja vastauksia.

Hur du för in uppgifter om vikarier

Vikarier för personer som är anställda hos aktören inom småbarnspedagogik

I Varda ska man på personnivå föra in uppgifter om alla arbetstagare inom småbarnspedagogik som har ett anställningsförhållande hos aktören inom småbarnspedagogik (kommunen, samkommunen eller den privata serviceproducenten). Hit hör även uppgifter om vikarier för personer som har ett tidsbundet eller tills vidare gällande anställningsförhållande hos aktören inom småbarnspedagogik. Uppgifterna ska föras in i Varda oberoende av hur många timmar vikarien arbetar per vecka. I praktiken innebär det att vikarier ska föras samma uppgifter som annan personal inom småbarnspedagogik:

1. namn, personbeteckning, och modersmål;
2. verksamhetsställe och i lagen om småbarnspedagogik avsedd arbetsuppgift;
3. anställningsförhållande och arbetstid;
4. avlagd examen som ger behörighet enligt lagen om småbarnspedagogik;
5. deltagande i fortbildning.

Exempel på hur du för in uppgifter om vikarier beskrivs längre ner i detta avsnitt under rubriken ”Exempel på hur du för in uppgifter om vikarier för anställda hos aktören inom småbarnspedagogik”.

Uppgifter om vikarier ska föras in i Varda om

1) aktören inom småbarnspedagogik anställer en vikarie för ett kortvarigt, tidsbundet anställningsförhållande eller

2) en arbetstagare hos aktören inom småbarnspedagogik är vikarie för en annan arbetstagare under en längre tid (till exempel tidsbundet vikariat)

I Varda behöver man inte föra in uppgifter om vikariat ifall en arbetstagare som redan är anställd hos aktören inom småbarnspedagogik tillfälligt och för en kort tid vikarierar en annan anställd.

I Varda ska man föra in de planerade uppgifterna om vikariat, inte de faktiska uppgifterna som verkställts.

Om uppgifter om vikarier förs in med Vardas användargränssnitt ska de föras in minst två gånger per månad i enlighet med Utbildningsstyrelsens föreskrift. Om man använder en systemintegration ska uppgifterna överföras till Varda en gång per månad.

Exempel på hur du för in uppgifter om vikarier för anställda hos aktören inom småbarnspedagogik

Uppgifter om vikarier sparas i Varda

Exempel 1. En vikarie anställs för ett tidsbundet anställningsförhållande

I Varda ska man föra in uppgifterna om vikarien för den tid vikariatet pågår, på motsvarande sätt som för den övriga personalen som arbetar med fostrings-, undervisnings- och vårduppgifter hos aktören inom småbarnspedagogik, eftersom det är frågan om en vikarie som har ett tidsbundet eller tills vidare gällande anställningsförhållande hos aktören inom småbarnspedagogik.

Exempel 2. En arbetstagare som är anställd hos aktören inom småbarnspedagogik gör ett längre vikariat

Om personen som gör vikariatet redan arbetar hos aktören inom småbarnspedagogik och vikarierar en annan anställd för en längre tidsperiod, ska uppgifter om vikariatet föras in i Varda. Om till exempel en arbetstagare vikarierar en annan anställd under en föräldraledighet, så att det sker ändringar i personens huvudsakliga arbetsplats eller i uppgiftsbenämningen, ska personens tidigare uppgifter om arbetsplatsen avslutas i Varda och en ny uppgift om arbetsplatsen ska föras in för den tid vikariatet varar. Då vikariatet upphör ska uppgiften om arbetsplatsen som är kopplad till vikariatet avslutas i Varda. Läs hur du för in uppgifter om anställningsförhållandet och arbetsplatsen.

Uppgifter om vikarier behöver inte sparas i Varda

Exempel 1. En arbetstagare som är anställd hos aktören inom småbarnspedagogik vikarierar en annan anställd tillfälligt och för en kort tid

Om personen som gör vikariatet redan arbetar hos aktören inom småbarnspedagogik räcker det att uppgifterna om personens huvudsakliga arbetsplats och huvudsakliga uppgift vid verksamhetsstället har sparats i Varda. Om personen till exempel i huvudsak arbetar vid daghemmet Blåbäret, men för några dagar vikarierar en annan arbetstagare vid ett annat av aktörens verksamhetsställen, räcker det att man i Varda har fört in daghemmet Blåbäret som personens huvudsakliga arbetsplats och personens huvudsakliga arbetsuppgift vid daghemmet i fråga. Så här ska man också gå till väga i fråga om vikariat som berör kommunens familjedagvårdare.

Om till exempel en socionom inom småbarnspedagogik tillfälligt och för en kort tid, till exempel några dagar, vikarierar en lärare inom småbarnspedagogik som arbetar vid samma verksamhetsställe, behöver man inte av denna orsak göra ändringar i socionomens uppgiftsbenämning i Varda.

Vikarier för privata familjedagvårdare

En privat familjedagvårdare för in uppgifterna om en vikarie under den hyrda personalen. Så här ska man gå till väga till exempel om en privat familjedagvårdare kommer överens om vikariearrangemang med en annan familjedagvårdare eller skaffar en vikarie på något annat sätt, till exempel via Mannerheims barnskyddsförbund eller via kommunen. I sådana fall ska den privata familjedagvårdaren som skaffat en vikarie föra in uppgifterna i Varda under den egna organisationens uppgifter om hyrd personal. Ta del av anvisningarna om hur du för in uppgifter om hyrd personal.