- Created by Kaisa Kotomäki, last modified by Paula Borkowski on Apr 01, 2021
You are viewing an old version of this page. View the current version.
Compare with Current View Page History
« Previous Version 27 Next »
Tälle sivulle on koottu tietopaketti ammatillisen koulutuksen opiskelijapalautteen linkkien luonnin ja lähetyksen automatisointiin liittyen. Sivu päivittyy käyttöönottojen edistyessä ja niistä opitun perusteella.
Sivulta löytyvät asiakokonaisuudet:
Automatisointiratkaisun (Herätepalvelu) keskeisimmät toiminnallisuudet
- Herätepalvelu käynnistää palautteen vastauslinkin luomisen ja lähettämisen määriltyjen eHOKS- ja Koski-datasta saatavien herätteiden perusteella
- Sallii linkin luomisen ja lähettämisen vain sellaiseen opiskeluoikeuteen, jossa opiskelijan tavoitteena on ammatillisen tutkinnon tai tutkinnon osan/osien suorittaminen ja opiskelijan on hankittava osaamista tavoitteen saavuttamiseksi.
- Herätepalvelu pyytää Arvo-järjestelmästä opiskelijakohtaisen vastaajatunnuksen
- Vastauslinkki pyydetään luomaan opiskelijalle vain, jos hänelle ei ole luotu vastauslinkkiä samaa koulutuksen järjestäjää koskevaan samaan kyselytyyppiin (aloitusvaiheen kysely, päättövaiheen kysely) saman rahoituskauden aikana.
- Arvo-järjestelmä saa linkkipyynnön yhteydessä vastaajatunnukseen liittyvät pakolliset taustatiedot.
HUOM! Kysely säilyy anonyyminä, koska Arvo-järjestelmään eikä koulutuksen järjestäjälle välitetä yksilöiviä tunnisteita, joiden avulla vastaajatunnukseen liittyvät taustatiedot, vastaukset tai vastauksen tila olisi mahdollista kohdistaa tiettyyn henkilöön.
- Herätepalvelu lähettää vastauslinkin opiskelijalle eHOKSiin tallennettuun sähköpostiosoitteeseen ja näyttää vastauslinkin eHOKS-palvelun oppijan käyttöliittymässä.
Automatisointiratkaisuun voi teknisemmin tutustua prosessikuvan avulla.
Lisätietoja Herätepalvelusta voi lukea täältä (OPH:n confluence-sivu)
Herätteinä käytetyt päivämäärät automatisoinnissa
- Aloituskysely: eHOKSiin tallennettu HOKSin ensikertaisen hyväksymisen päivämäärä
- Päättökyselyt: Koskeen tallennettu opiskeluoikeuden päätason suorituksen vahvistuspäivämäärä.
Aloituskyselyssä vastaajatunnuksen muodostuminen käynnistyy, kun koulutuksen järjestäjä tallentaa HOKSin tiedot ensimmäisen kerran eHOKSiin (ns. HOKSin luonti eHOKSiin). Vastauslinkki lähetetään opiskelijalle HOKSin ensikertaisen hyväksymisen päivämäärän mukaisesti, eli käytännössä heti, koska eHOKSiin tietoja tallennettaessa HOKSin täytyy olla hyväksytty.
Päättökyselyssä vastaajatunnuksen muodostuminen käynnistyy, kun koulutuksen järjestäjä tallentaa tiedot opiskelijan valmistumisesta Koskeen. Vastauslinkki lähetetään opiskelijalle vahvistuspäivämäärän mukaisena päivänä (eli vastausajan alkamispäivänä, ei linkin luontipäivänä, jos vahvistuspäivämäärä on vasta myöhemmin).
Jos opiskelija yrittää vastata kyselyyn, johon on jo vastannut tai jonka vastausaika on mennyt umpeen, hänelle tulee ilmoitus "Tähän kyselyyn vastaaminen ei ole enää mahdollista".
Linkkiä ei lähetetä, jos vastausaika on päättynyt. Jos opiskelija ei ole vielä vastannut kyselyyn, hänelle lähetetään kaksi automaattista muistutusviestiä: ensimmäinen viesti lähtee 5 päivää ja toinen 10 päivää viestin alkuperäisen lähettämisen päivämäärästä alkaen.
Kehitteillä on muutos päättökyselyn lähettämisen ajankohtaan, jota on haluttu aikaistaa koulutuksen järjestäjien toiveiden mukaisesti. Jatkossa koulutuksen järjestäjä tallentaa eHOKSiin päivämäärän, jolloin opiskelija on saavuttanut HOKSissa sovitun osaamisen. Päättökyselyn linkki muodostetaan ja lähetetään tämän päivämäärän mukaisesti (kun ns. viimeinen näyttö on ollut) eikä siis Koskeen tallennetun opintojen valmistumisen vahvistuspäivän eli todistuksen antamisen päivämäärän perusteella. Tämä tekninen toteutus on nyt työn alla. Käyttöönotto tehdään, kun kaikilla koulutuksen järjestäjillä on mahdollisuus tallentaa tieto eHOKSiin omsta järjestelmästään. Käyttöönotosta tiedotetaan tarkemmin kevään 2021 aikana. Lisätietoja saa eHOKSin neuvonnasta, sähköposti ehoks@opintopolku.fi .
Automatisoinnissa käytetyt viestipohjat
Viestien lähettäjä-kentässä lukee: Amis-palaute-respons-feedback (no-reply)
Ja aihe/otsikko-kentässä: Palautetta oppilaitokselle - Respons till läroanstalten - Feedback to educational institution
Vastaaja saa yhden kolmikielisen viestin eli sähköpostin saatetekstin kieltä ei valita vastaajan asiointi-/äidinkielin mukaan. Viestien sisältöihin voi tustustua alla olevista linkeistä (avautuvat haitariksi linkin alle).
Hyvä opiskelija!
Henkilökohtainen osaamisen kehittämissuunnitelmasi (HOKS) on nyt hyväksytty ja opinnot alkamassa. Onnistunut aloitus ja suunnitelma luovat hyvän pohjan tavoitteiden saavuttamiselle. Siksi kokemuksesi ovat tärkeitä. Kerro meille, missä olemme onnistuneet ja mitä voisimme tehdä vielä paremmin.
Toivomme, että käyttäisit noin 10-15 minuuttia aikaa tähän kyselyyn vastaamiseen. Kysymykset koskevat ammatillisen koulutuksen aloitusvaihetta, HOKSin laadintaa ja opiskeluilmapiiriä.
Palaute annetaan nimettömänä. Vastauksiasi käytetään ammatillisen koulutuksen kehittämiseen.
Kiitos, että vastaat!
[LINKKI]
Terveisin oppilaitoksesi
Bästa studerande!
Din personliga utvecklingsplan för kunnandet (PUK) har nu godkänts och studierna ska snart börja. En lyckad studiestart och god planering skapar en bra grund för att du ska kunna nå dina mål. Därför är det viktigt att vi får höra dina erfarenheter och kommentarer. Vi vill gärna höra dina åsikter om hur vi har lyckats och vad vi kunde göra bättre i fortsättningen.
Vi hoppas att du tar dig tid att svara på den här enkäten. Det tar ungefär 10–15 minuter att svara. Frågorna berör de inledande studierna, uppgörandet av PUK och studieklimatet.
Responsen ges anonymt. Dina svar används för att utveckla yrkesutbildningen.
Tack för att du svarar!
[LINKKI]
Hälsningar
din läroanstalt
Dear student!
Your personal competence development plan has now been approved and you are about to begin your studies. A successful beginning and a sound plan lay a good foundation for achieving your goals. This is why your experiences matter. Tell us what we did well and what we could do even better.
We would like you to spend some 10 to 15 minutes on responding to this survey. The questions concern the starting phase of vocational education and training, the preparation of your personal competence plan, and the study atmosphere.
You can give your feedback anonymously. Your responses will be used to develop vocational education and training.
Thank you for responding!
[LINKKI]
With best regards, your educational institution
Hyvä valmistunut!
Onneksi olkoon! Olet saanut päätökseen tavoitteesi mukaiset ammatilliset opinnot.
Kokemuksesi koulutuksesta ovat tärkeitä. Kerro meille, missä olemme onnistuneet ja mitä voisimme tehdä vielä paremmin.
Toivomme, että käyttäisit noin 10-15 minuuttia aikaa tähän kyselyyn vastaamiseen.
Palaute annetaan nimettömänä. Vastauksiasi käytetään ammatillisen koulutuksen kehittämiseen.
Kiitos, että vastaat!
[LINKKI]
Terveisin oppilaitoksesi
Hej!
Grattis, du har slutfört dina yrkesinriktade studier.
Dina erfarenheter av utbildningen är viktiga för oss. Vi vill gärna höra dina åsikter om hur vi har lyckats och vad vi kunde göra bättre i fortsättningen.
Vi hoppas att du tar dig tid att svara på den här enkäten. Det tar ungefär 10–15 minuter att svara.
Responsen ges anonymt. Dina svar används för att utveckla yrkesutbildningen.
Tack för att du svarar!
[LINKKI]
Hälsningar,
din läroanstalt!
Dear graduate!
Congratulations! You have now finished the vocational studies you set as your goal.
Your experiences of education and training matter. Tell us what we did well and what we could do even better.
We would like you to spend some 10 to 15 minutes on responding to this survey.
You can give your feedback anonymously. Your responses will be used to develop vocational education and training.
Thank you for responding!
[LINKKI]
With best regards, your educational institution
Käyttöönoton prosessi
- Koulutuksen järjestäjä ilmoittaa toiveestaan ottaa automatisoidut linkit käyttöön. Ilmoitus tehdään vastaamalla webropol-kyselyyn: https://link.webropolsurveys.com/S/8D1054246718A0B9
- OPH tarkistaa koulutuksen järjestäjän eHOKS valmiudet*
- Ilmoitusten ensimmäisen tarkastuksen tekee eHOKS, joka varmistaa eHOKSin edellytykset ja kuittaa taulukkoon tilanteen.
- Jos eHOKS valmiuksia ei ole, eHOKSin asiakaspalvelu ottaa yhteyttä koulutuksen järjestäjään ja neuvoo, miten edetään sen asian kanssa.
- Jos eHOKS valmiudet ovat ok, CSC varmistaa koulutuksen järjestäjän Arvo-valmiudet*
- Arvon tekninen tuki (CSC) ottaa yhteyttä koulutuksen järjestäjään ja sopii siirtymisen tarkan ajankohdan ja hoitaa siirtymiseen tarvittavan ”katkaisimen käännön” tekemällä sitä koskevan pyynnön eHOKSin/Herätepalvelun ylläpitäjälle TAI jos valmiuksissa ilmenee puutteita, neuvoo miten edetään asian kanssa.
- Koulutuksen järjestäjä seuraa käyttöönoton etenemistä ja vastausten kertymistä oman organisaationsa osalta
*) tarkistettavista valmiuksista lisätietoa kohdassa "Valmiuksien tarkistaminen"
Valtakunnallisen opiskelijapalautteen käyttöönoton edellytykset
Automatisoinnin käyttöönoton yhteydessä tarkistetetaan vähintään seuraavat valmiudet. Nämä asiat käydään läpi jokaisen koulutuksen järjestäjän kanssa ennen käyttöönottoa.
| Järjestelmä | Asiakokonaisuus | Tässä asiakokonaisuudessa erityisesti huomioitavaa | Asiaan liittyvät määrittelyt |
|---|---|---|---|
| eHOKS | eHOKS-tiedonsiirrot | Tarkistetaan mm. siirtyvät tiedot, manuaalinen/automaattinen siirto Automatisoinnin vaatimukset ja tarvittavat tiedot kannattaa tarkistaa webinaarin (9.1.2020) materiaalista s. 3-4. | Tiedot, joita automatisoinnin käyttö edellyttää eHOKS Koski: |
| eHOKS | ennen 2018 aloittaneet | HOKSin luontia ja automatisointia varten eHOKSiin tarvittavat tiedot:
| Kaikille vain perustiedoin eHOKS:iin tallenetuille HOKS:lle ensikertalaisen HOKS:n hyväksymispvm määritetty sama pvm: 31.12.2017 |
| eHOKS | vastaajatunnusten taustatiedot | Toimipiste- ja hankintakoulutustieto jää puuttumaan automatisoinnin alussa (opiskelijat saavat kuitenkin palautekyselyn) | |
| eHOKS | vastaajien sähköpostiosoite | ||
| Herätepalvelu | viestipohja | viestipohjiin voi tutustua tällä sivulla (kts kohta: Automatisoinnissa käytetyt viestipohjat) | |
| Herätepalvelu | viiveet | ||
| Arvo | automaattisesti luodut kyselyt | Tarkistetaan kyselyiden olemassa- ja voimassaolo | |
| Arvo | koulutuksen järjestäjän omat kysymykset ja uudelleenohjauslinkki | Omiin kysymyksiin toimipiste- ja hankintakoulutus-tieto, jos niitä tarvitaan vastaajatunnusten taustatietoina koulutuksen järjestäjän omassa raportoinnissa. | |
| Arvo | manuaalisiin kyselyihin tehdyt vastaajatunnukset | Tarkistetaan, ettei linkkejä ei ole tehty tulevaisuuteen varuiksi. Vastaajatunnusten muodostuminen käyttöönottovaiheessa kannattaa tarkistaa nelikentästä. | |
| Arvo | vastuuhenkilö käyttöönoton etenemisen seurantaan | Sovitaan koulutuksen järjestäjän vastuuhenkilö. |
Vastaajatunnusten ja vastausten kertymisen seuraaminen
Automatisoinnin jälkeenkin vastaajatunnusten ja vastausten kertymistä voi seurata Arvon virkailijakäyttöliittymän kautta samoin kuin ennen automatisointiakin. Tähän on tulossa vinkkejä eri raporttien hyödyntämiseen.
Vinkkejä vastausaktiivisuuden ylläpitoon
Monella koulutuksen järjestäjällä on huoli vastausaktiivisuudesta automatisoinnin käyttöönoton jälkeen. Seuraavassa muutama vinkki vastausaktiivisuuden ylläpitoon. Lisää hyviä käytäntöjä ja kokemuksia täydennetään kun niitä kertyy.
- Ajan tarjoaminen vastaamiselle opiskelijaryhmän lähitapaamisen yhteydessä
- Kyselyyn vastaaminen HOKSaamisen yhteydessä (HUOM! tämä vaatii automaattisen tiedonsiirron opiskelijahallintojärjestelmästä eHOKS:iin/Koskeen)
- Massamuistutukset aloittaneille ja valmistuneille opiskelijoille
- Palautteen tärkeydestä tiedottaminen ja kampanjointi → palautteen antaminen luontevaksi osaksi opiskelijoiden arkea
- Palautteen perusteella tehdyistä toimenpiteistä ja kehitystyöstä/kehitystavoitteista viestiminen
Kevään 2021 käyttöönottopäivät
Keväällä 2021 tarjotaan mahdollisuutta automatisoinnin käyttöönottoon noin kolmen viikon välein. Kevään käyttöönottopäivät ovat: 1.1., 16.1., 6.2., 6.3. , 27.3., 17.4., 8.5., 5.6. ja 19.6.2021.
Ilmoita koulutuksen järjestäjäsi toiveesta ottaa automatisoidut linkit käyttöön tiettynä käyttöönottopäivänä: https://link.webropolsurveys.com/S/8D1054246718A0B9 . Tämän jälkeen olemme teihin yhteydessä.
1.7.2021 alkaen kaikkien koulutuksen järjestäjien tulee siirtyä vastauslinkkien automaattiseen lähettämiseen. Koulutuksen järjestäjät, jotka eivät siihen mennessä ole ottaneet automatisointia käyttöön, tullaan siirtämään automatisointiin perustuen OKM asetukseen ammatillisen koulutuksen laskentaperusteista (1244/2020).
Koulutuksen järjestäjille toimitetut tiedotteet automatisoinnin käyttöönotosta
Lisätietoa
Automatisoinnin tekninen prosessikuva
Webinaarin tallenne ja materiaalit
Kysymyksiä ja vastauksia -sivu
Palveluosoitteet:
Käyttöönotosta kiinnostuneille
Kiinnostuitko automatisoinnin käyttöönotosta?
Ilmoita webropol-kyselyllä koulutuksen järjestäjäsi toiveesta ottaa automatisoidut linkit käyttöön: https://link.webropolsurveys.com/S/8D1054246718A0B9
Tämän jälkeen olemme teihin yhteydessä.
Automatisointiin liittyvät järjestelmät
Arvo
= opetushallinnon vaikuttavuustietopalvelu, jolla palautetieto kerätään vastaajilta. Arvon käyttöliittymästä voi tarkastella vastaajatunnusten ja vastausten kertymistä.
eHOKS
= näkymä HOKS-tietoihin Opintopolussa. Opiskelijalle lähetetty vastauslinkki näkyy myös eHOKS:ssa.
Lisätietoja täältä.
Herätepalvelu
= automatisointiratkaisu, joka käynnistää linkin luonnin ja lähettämisen määritellystä herätteestä.
Lisätietoja täältä.
Koski
= Kansallisten opiskeluoikeuksien ja suoritusten keskitetty integraatiopalvelu. Toimittaa eHOKS:n ohella herätteitä vastaajalinkkien luomiseksi.
Lisätietoja täältä.
Opiskelijahallintojärjestelmä
= koulutuksen järjestäjän järjestelmä, josta siirretään opintojen suoritustietoa eHOKS- ja Koski-palveluihin.
Muita keskeisiä termejä
Heräte
= tapahtumasarjan laukaiseva tekijä eli tässä päivämäärä-kentän täyttäminen, joka aloittaa prosessin vastauslinkkien luomiseksi ja lähettämiseksi opiskelijalle
Vastaajatunnus
= kyselyjärjestelmässä 6-merkkinen tunnus, jolla on taustatietoja. Vastaajatunnukseen yhdistetään annetut vastaukset. Vastaajatunnus näkyy myös vastauslinkissä.
Vastauslinkki (tai kyselylinkki)
= linkki, jonka avulla vastaaja pääsee vastaamaan kyselyyn. Vastaaja saa linkin sähköpostilla ja löytyy myös eHOKS-palvelun käyttöliittymästä. Automatisoidut linkit ovat henkilökohtaisia ja niihin voi vastata vain kerran.
- No labels