Kuten muissakin Opintopolun palveluissa koulutuksen järjestäjä vastaa KOSKI-palveluun liittyvästä käyttäjähallinnasta. Käyttäjähallintaa KOSKI-palveluun liittyen hoitavat ensisijassa KOSKI-pääkäyttäjät.
Koulutustoimijan vastuukäyttäjillä on tällä hetkellä oikeus päästä KOSKI-palveluun tarkastelemaan tietoja sekä myöntää kaikkia KOSKI-käyttöoikeuksia. Tämä on ollut siirtymävaiheen järjestely, josta tullaan siirtymään tilanteeseen, jossa koulutustoimijan vastuukäyttäjät vastaavat jatkossa ainoastaan KOSKI-pääkäyttäjäoikeuksien myöntämisestä ja KOSKI-pääkäyttäjät hallinnoivat jatkossa muiden käyttöoikeuksien myöntämistä.
Koulutustoimijan vastuukäyttäjä on yleinen oikeus jolla kirjallisen nimeämismenettelyn kautta koulutuksen järjestäjä nimeää henkilöt joilla on oikeus myöntää Opintopolun virkailijan palveluihin käyttöoikeuksia. Jatkossa jos sama henkilö hoitaa sekä koulutustoimijan vastuukäyttäjän, että KOSKI-pääkäyttäjän tehtäviä, tulee henkilöllä olla erikseen sekä koulutustoimijan vastuukäyttäjän että KOSKI-pääkäyttäjän oiekudet.
KOSKI-käyttöoikeuksien myöntämisen tulee perustua siihen, että henkilön, jolle oikeuksia myönnetään, tarvitsee työtehtävissään käyttää oikeuksien mukana tulevia toiminnallisuuksia ja/tai koulutuksen järjestäjän KOSKI-palveluun tallentamia tietoja, ja oikeudet tulee rajata työtehtävien kannalta välttämättömälle organisaatiotasolle.
Alta löydät ohjeet siitä, miten käyttöoikeuksia lisätään Opintopolun henkilöpalvelussa sekä kuvaukset eri KOSKI-käyttäjärooleista.
KOSKI-käyttäjärooleihin liittyvissä kysymyksissä ole yhteydessä KOSKI-palveluosoitteeseen koski(at)opintopolku.fi. Koulutustoimijan vastuukäyttäjän liittyvissä kysymyksissä ja tukipyynnöissä olkaa yhteydessä sähköpostiosoitteeseen yhteisetpalvelut(at)opintopolku.fi.
Käyttäjähallinta
1. Käyttöoikeuksien myöntäminen virkailijoille
Virkailijalle, jolla on jo tunnukset virkailijan Opintopolkuun käyttöoikeuksien lisääminen / uusiminen:
- Käyttöoikeuden lisääminen suoraan (ilman anomusta) henkilön tietojen hallinnassa
- Käyttöoikeuden lisääminen hyväksymällä virkailijan tekemä käyttöoikeusanomus
Uusi virkailija jolla ei ole vielä tunnuksia virkailijan Opintopolkuun:
2. Myönnettävät roolit ja niiden kuvaukset
3. KOSKI-käyttöoikeuksien anominen
Tietosuoja
Koulutuksen järjestäjät ja oppilaitosten ylläpitäjät ovat Opetuksen ja koulutuksen valtakunnallisen tietovarannon yhteisrekisterinpitäjiä yhdessä OPH:n kanssa.
Tietovarannon yhteisrekisterinpitäjien vastuut ja velvollisuudet on määritelty Laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) 5§:
"Tietovarannon yhteisrekisterinpitäjiä ovat koulutuksen ja opetuksen järjestäjät, oppilaitosten ylläpitäjät, 9 §:n 6 momentissa tarkoitettu toimija sekä Opetushallitus. Opetushallitus vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten.
Opetuksen ja koulutuksen järjestäjät, oppilaitosten ylläpitäjät sekä 9 §:n 6 momentissa tarkoitettu toimija vastaavat tallentamiensa tietojen luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus) annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679, jäljempänä yleinen tietosuoja-asetus, 5 artiklan 1 kohdan d alakohdassa tarkoitetusta täsmällisyydestä sekä 16 artiklan mukaisesta rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen. Opetushallitus vastaa muista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista.
Jos opetuksen tai koulutuksen järjestäjän, oppilaitoksen ylläpitäjän taikka 9 §:n 6 momentissa tarkoitetun toimijan toiminta lakkaa eivätkä kyseisen rekisterinpitäjän tehtävät siirry toiselle oikeushenkilölle, kyseisten tietovarantoon tallennettujen tietojen sekä 9 d §:ssä tarkoitettujen suostumusten osalta rekisterinpitäjänä toimii Opetushallitus."
Opetuksen ja koulutuksen järjestäjällä ja oppilaitoksen ylläpitäjällä on velvollisuus järjestää toimintansa niin, että rekisteriin tallennettavia tietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Opetushallitus on julkaissut sivuillaan yleisen tietosuojaoppaan, johon kaikkien rekisteriin tietoja tallentavien tahojen suositellaan tutustuvan: https://www.oph.fi/fi/tietosuojaopas
Opetuksen ja koulutuksen tietovarannon tietosuojaseloste: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/koski-palvelun-tietosuojaseloste/