Oppijanumeropalvelu on kuvattu tarkemmin täällä: 1. Kenelle oppijanumeron voi hakea
Käyttöoikeudet
Kuka saa käsitellä henkilötietoja?
- koulutustoimija/korkeakoulu myöntää käyttöoikeudet oman organisaationsa sisällä
- virkailija pääsee käsittelemään virhelistalle päätyneiden henkilöiden henkilötietoja, mm. henkilötunnusta ja nimitietoja
- koulutustoimijan tulee huolehtia rekisteröityjen informoinnista, kun haetaan oppijanumero henkilörekisterissä olevalle henkilölle
Tarvittavat käyttöoikeudet:
- korkeakoulut: Oppijoiden tuonti, joka lisätään virkailijalle, jolla on käyttöoikeus Pääkäyttäjä (kk) tai Vastuukäyttäjä (kk) tai vastaava, jolla saa käsitellä henkilötietoja ja yksilöidä oppijoita.
- opetuksen ja koulutuksen järjestäjät: Oppijanumeropalvelun pääkäyttäjä
Oppijoiden tuontiraportti
Oppijoiden tuontiraportti sijaitsee käyttöliittymässä kohdassa Käytönhallinta > Henkilötietojen ja käyttöoikeuksien hallinta > Oppijoiden tuontiraportti (suora linkki). Raportti koostuu kahdesta osiosta: virheistä ja tuontikoosteista. Oletuksena avautuu välilehti virhelistalle päätyneistä oppijoista.
Sivun alussa näytetään yhteenveto onnistuneista siirroista, virheeseen päättyneistä siirroista ja keskeneräisistä siirroista.
Virheet -välilehti
1. Virkailija saa ilmoituksen yksilöimättömistä oppijoista sähköpostitse siihen osoitteeseen, jonka toimija on tiedonsiirrossa ilmoittanut. Sähköpostiosoite ilmoitetaan rajapinnassa.
- Virheilmoitus lähetetään, mikäli siirrettyjen henkilöiden yksilöinti epäonnistuu.
- Jos henkilöllä on henkilötunnus, yksilöinti tapahtuu useimmiten automaattisesti VTJ-tiedoilla. Joskus nimitiedoissa voi olla eroavaisuuksia VTJ:ssä oleviin tietoihin, jolloin automaattinen yksilöinti epäonnistuu ja tiedot on korjattava manuaalisesti käyttöliittymässä.
- Jos henkilöllä ei ole henkilötunnusta, hänet täytyy suurella todennäköisyydellä yksilöidä manuaalisesti käyttöliittymässä. Joissakin tapauksissa hetuttomalle voi palautua oppijanumero. Tämä voi tapahtua, jos siirtotiedoissa on mukana oppijanumero tai passinumero/sähköpostitunniste, jotka löytyvät oppijanumerorekisteristä henkilöltä, joka on aiemmin yksilöity. Huomaa että oppijanumerorekisteri ei osaa automaattisesti käsitellä hakemuspalveluun tallennettuja passinumeroita, eli jos passinumero on tallennettu hakemukselle, yhdistämistä ei tehdä automaattisesti.
2. Virkailija kirjautuu Opintopolkuun kohtaan Oppijoiden tuontiraportti (suora linkki). Aloitusnäkymässä näytetään yhteenveto kaikista tiedoista sekä yksilöimättömät oppijat
3. Virheiden korjaaminen tehdään klikkaamallaa nimessä olevaa linkkiä
4. Linkistä aukeaa oppijan tiedot, jotka tulee korjata siten, että lopputuloksena on yksilöityö oppija, jolle on muodostunut yksilöllinen oppijanumero. Alla ohjeita, joiden avulla yksilöinnin voi suorittaa.
5. Kun virhe on korjattu ja yksilöinti tehty, virhe poistuu raportilta, esim.
- kun henkilötunnuksellisen henkilön nimi korjataan, automaattinen VTJ-yksilöinti suoritetaan pienellä viiveellä
- kun henkilötunnukseton henkilö yksilöidään manuaalisesti tai tiedot linkitetään aiemmin yksilöityyn henkilöön
Tuontikooste -välilehti
Tuontikoosteessa näytetään seuraavat tiedot:
- Tuonti-id: Tuonnin yksilöllinen tunnistenumero
- Aikaleima: milloin siirto on tehty
- Käsittelijä: Palvelukäyttäjän palvelun nimi (palvelukäyttäjän tunnusta ei teknisistä syistä ole mahdollista näyttää)
- Yhteensä: Siirrettyjen henkilöiden lukumäärä
- Onnistuneet: Onnistuneiden siirtojen lukumäärä
- Virheet: Epäonnistuneiden siirtojen lukumäärä
- Ristiriitoja tuoduissa tiedoissa: Lukumäärä siirretyistä henkilöistä, joiden nimitiedot eroavat oppijanumerorekisterissä olevista tiedoista. Ks. alla.
- Käsitelty: Kuvaa, onko tiedot käsitelty vai kesken. Väkänen merkitsee, että tiedot on käsitelty.
Ristiriitojen käsittely
Tiedonsiirron paluusanomassa on conflict : true, mikäli siirretyt henkilötunnukset ja nimet eroavat oppijanumerorekisterissä olevista tiedoista. Tämä on merkki siitä, että virkailijan on syytä tarkistaa henkilötietojen oikeellisuus omassa rekisterissä.
- Oppijanumerohaussa palautetaan siirretylle henkilötunnukselle kuuluva oppijanumero, vaikka nimitiedoissa olisi ristiriita
- Mikäli virkailijalla on käyttöoikeus tarkempiin tietoihin, tuonti-id:ssä olevan linkin takaa voi tarkastella tuoduissa tiedoissa olleita ristiriitoja
- Ristiriita liittyy siihen, että siirrossa on tuotu henkilötunnus ja nimitiedot eri tavalla kuin ne ovat oppijanumerorekisterissä.
- Tyypillisesti kyse on siitä, että oppijanumerorekisterissä on henkilön kaikki etunimet ja siirrossa on tuotu vain yksi etunimi
- Joskus voi olla kyse siitä, että siirrossa on tuotu väärä henkilötunnus, joka oppijanumerorekisterin mukaan kuuluu erinimiselle henkilölle.
- Toistaiseksi vain OPH:n virkailijoiden käytössä.
SISÄLLYS:
Yhteystiedot
yhteisetpalvelut(a)opintopolku.fi