Tässä ohjeessa kuvataan, miltä vapaan sivistystyön oppilaitoksissa eli kansalaisopistoissa, kansanopistoissa, kesäyliopistoissa, liikunnan koulutuskeskuksissa ja opintokeskuksissa KOSKI-tietovarantoon tallennettujen osaamismerkkien suoritustietojen tulisi näyttää KOSKI-palvelussa silloin, kun ne on käyttöliittymän avulla tallennettu tai opintohallinnon järjestelmästä siirtämällä tuotu KOSKI-tietovarantoon oikein. Ohjetta voi käyttää tietojen tallentamisen tukena sekä sen varmistamiseen, että yksittäisen oppijan tiedot ovat siirtyneet tai tallennettu oikein. Jos tiedot on tuotu KOSKI-tietovarantoon opintohallinnon järjestelmästä siirtämällä, käytäthän ohjetta yhdessä opintohallintojärjestelmätoimittajan KOSKI-ohjeen kanssa. Jotta tiedot siirtyisivät oikein, opintohallintojärjestelmään tehtyjen kirjausten tulee ensin olla oikein. 

Ongelmatapauksissa otathan yhteyttä opintohallintojärjestelmätoimittajaan ja/tai KOSKI-palveluosoitteeseen (koski@opintopolku.fi).


Sisällys

Milloin osaamismerkin suorittaneelle oppijalle luodaan opiskeluoikeus KOSKI-palveluun?

Tietojen tallentamisessa noudatetaan Opetushallituksen määräämää aikataulua tietojen tallentamisesta KOSKI-tietovarantoon. Tietojen tulee olla tallennettuna opetuksen ja koulutuksen valtakunnallisessa tietovarannossa rajapinnalla siirrettäessä vuorokauden kuluessa ja käyttöliittymällä tallennettaessa kymmenen päivän kuluessa tiedon syntymisestä tai sen muuttumisesta. (Lue lisää: Opetushallituksen määräykset) 

Opiskeluoikeuden luominen / Milloin tieto osaamismerkin suorittamisesta syntyy? 

Opiskeluoikeus luodaan, kun tietojen tallentamiseen suostumuksensa antanut oppija on suorittanut vapaan sivistystyön osaamismerkin ja osaamismerkin suorituksen arviointi on valmistunut. Opiskeluoikeus luodaan ja tietojen tallentaminen aloitetaan vasta, kun oppija on päättänyt osaamismerkin suorittamisen. Opiskeluoikeudelle tallennetaan tieto osaamismerkin suorittamisen päättymisen ajankohdasta, joten tieto syntyy vasta, kun oppija on suorittanut osaamismerkin ja osaamismerkin suoritus on arvioitu. Hylättyjä suorituksia ei tallenneta KOSKI-tietovarantoon, joten opiskeluoikeuden luominen ja osaamismerkin suoritustietojen tallentaminen edellyttää, että oppija on ensin suorittanut osaamismerkin hyväksytysti. 

Osaamismerkkien arviointiprosessista on säädetty vapaasta sivistystyöstä annetussa laissa (6 c §) ja sekä osaamismerkkien valtakunnallisissa sisältökuvauksissa (ePerusteet). Oppilaitoksen ylläpitäjä määrittää itse omilla prosesseillaan, esimerkiksi arviointiprosessilla, milloin tiedot syntyvät tai muuttuvat,  ja ovat siten valmiina tallennettavaksi tai opintohallintojärjestelmästä siirrettäväksi.

Lähtökohtaisesti opiskeluoikeus on mahdollista luoda, kun suostumuksensa antaneen oppijan suoritus on arvioitu osaamismerkin suorittamisen jälkeen ja kaikki opiskeluoikeudelle tallennettavat tiedot ovat saatavilla. Vapaan sivistystyön opiskeluoikeus, jonka päätason suoritus on Vapaan sivistystyön osaamismerkki, luodaan ja sille tallennetaan samalla kertaa myös merkin suoritus- ja arviointitiedot sekä suorituksen vahvistus yhdellä kertaa kokonaisuudessaan.


Opiskeluoikeuden tietojen päivittäminen / Milloin tieto osaamismerkin suorittamisesta muuttuu?

Yksittäistä opiskeluoikeutta päivitetään sen luomisen jälkeen vain tilanteissa, joissa tiedoissa havaitaan jälkikäteen virheitä ja niitä on korjattava. Esimerkkinä voisi olla tilanne, jossa oppijan opiskeluoikeudelle on tallennettu väärän osaamismerkin suoritustiedot tai osaamismerkin suorittamisen päivämäärä on tallennettu väärin. 

Mikä ei ole tiedon muuttumista? 

Huomioithan, että mikäli oppija haluaa myöhemmin perua antamansa suostumuksen osaamismerkin tietojen tallentamiseen, opiskeluoikeutta ei tule korjata mitätöimällä, vaan ohjata oppija perumaan suostumuksensa Oma Opintopolku-palvelussa tai KOSKI-palvelun tietosuojaselosteessa kuvatulla tavalla. Mikäli oppija peruu suostumuksensa tietojen tallentamisen jälkeen, Opetushallitus on yhteydessä oppilaitoksen tai/ja sen ylläpitäjän KOSKI-käyttäjään, jonka tulee huolehtia siitä, ettei oppilaitoksesta enää siirretä tai tallenneta kyseisen opiskeluoikeuden tietoja KOSKI-tietovarantoon enää uudelleen.

Opiskeluoikeuden tietojen siirtäminen

Opiskeluoikeus luodaan ja kaikki suoritukseen sisältyvät tiedot siirretään yhdellä kertaa, mukaan lukien oppijan saama arviointi ja suorituksen vahvistus, kun oppija on suorittanut osaamismerkin ja arviointi on valmistunut. Vapaan sivistystyön osaamismerkkien opiskeluoikeuksille ei tallenneta osasuoritustietoja eikä opiskeluoikeuden lisätietoja. Arviointitiedot ovat päätason suorituksen tasolla. 

Dokumentaatio:  https://koski.opintopolku.fi/koski/dokumentaatio
Katso myös: https://koski.opintopolku.fi/koski/dokumentaatio/koski-oppija-schema.html?entity=vapaansivistysty%C3%B6nopiskeluoikeus#vapaansivistysty%C3%B6nosaamismerkinsuoritus
Katso myös: https://koski.opintopolku.fi/koski/json-schema-viewer#viewer-page?v=1-0-17-9-0-5

Opiskeluoikeuden tyyppi: Vapaan sivistystyön koulutus
Koodisto: https://koski.opintopolku.fi/koski/dokumentaatio/koodisto/opiskeluoikeudentyyppi/latest

Suorituksen tyyppi: Vapaan sivistystyön osaamismerkki
Koodisto: https://koski.opintopolku.fi/koski/dokumentaatio/koodisto/suorituksentyyppi/latest

Osaamismerkki: Oppijan suorittama osaamismerkki
Koodisto: https://koski.opintopolku.fi/koski/dokumentaatio/koodisto/osaamismerkit/latest

Arviointi: Arvosana (Hyväksytty) ja arviointipäivämäärä. Hylätyn arvosanan siirtäminen ei ole sallittua. 
Koodisto: https://koski.opintopolku.fi/koski/dokumentaatio/koodisto/arviointiasteikkovst/latest

Opiskeluoikeuden alkamispäivä:
Päivä, jolloin oppija suoritti osaamismerkin

Opiskeluoikeuden tila: Hyväksytysti suoritettu. Opiskeluoikeudella ei ole käytössä muita tilatietoja.
Koodisto:  https://koski.opintopolku.fi/koski/dokumentaatio/koodisto/koskiopiskeluoikeudentila/latest

Opiskeluoikeuden luominen Virkailijan Opintopolun syöttökäyttöliittymässä

Huomioi, että opiskeluoikeuden luomiseksi ja tietojen tallentamiseksi syöttökäyttöliittymässä tarvitaan KOSKI-tallentajan käyttöoikeus.

Ennen tietojen tallentamisen aloittamista voit tutustua myös käyttöliittymän perustoiminnallisuuksiin.
Ohjeet: Perustoiminnot KOSKI-palvelun käyttöliittymässä

Oppijan tiedot

Uuden opiskeluoikeuden lisääminen aloitetaan Hae tai lisää opiskelija - hakukentästä, jolla voi hakea oppijaa henkilötunnuksella, nimellä tai oppijanumerolla. 
Ohjeet: Oppijoiden haku KOSKI-palvelun etusivulla sekä Opiskelijat-listauksen tarkastelu


Opiskeluoikeuden luominen alkaa oppijan henkilötiedot täyttämällä.
Ohjeet:  Oppijan henkilötiedot: oppijanumero ja henkilötunnus

HUOM! Jos tietoja tallennetaan oppijalle, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta siihen mennessä, kun osaamismerkki on suoritettu ja opiskeluoikeus luodaan, tulee oppijan tietoja tallentavan koulutustoimijan huomioida, että sen on myös huolehdittava Virkailijan Opintopolussa eDuunista löytyvien ohjeiden mukaisesti oppijan yksilöinnistä ja henkilötunnuksen päivittämisestä oppijanumerolle, kun henkilötunnukseton oppija saa henkilötunnuksen. Koulutustoimijan tulee, mikäli se vastaanottaa suostumuksen tällaisessa tilanteessa, huolehtia siitä, että sen on myös mahdollista yksilöidä oppija niin, etteivät oppijan tiedot jää roikkumaan ilman yksilöintiä KOSKI-palveluun koulutuksen päättymisen jälkeen. Ohjeet hetuttoman oppijan tietojen päivittämiseen löytyvät oppijan henkilötietoja koskevista ohjeista. Kun oppija saa suomalaisen henkilötunnuksen sen jälkeen, kun hänelle on tallennettu KOSKI-palveluun opiskeluoikeus tai opiskeluoikeuksia ilman henkilötunnusta, henkilötunnus tulee liittää oikeaan henkilöön Opintopolun oppijanumerorekisterissä viipymättä. 

Oppilaitoksen tiedot

Tähän tallennetaan tieto oppilaitoksesta, jossa osaamismerkki on suoritettu. Oppilaitoksen tiedot täydentyvät käyttäjän käyttöoikeuksien perusteella. Jos käyttäjällä on käyttöoikeus vain yhteen oppilaitokseen, käyttöliittymä tarjoaa sitä automaattisesti vaihtoehdoksi. Jos käyttäjällä on oppilaitoksen ylläpitäjän tasoiset käyttöoikeudet, huomaathan tarvittaessa vaihtaa valikosta tähän oikean oppilaitoksen tiedot. 

 

Opiskeluoikeuden tyyppi

Opiskeluoikeus-kenttään valitaan Vapaan sivistystyön koulutus. Tämä vaihtoehto valitaan aina riippumatta siitä, onko osaamismerkki suoritettu itsenäisenä kurssina tai suorituksena esimerkiksi näytöllä osoittamalla, vaiko jonkin koulutuksen osana. 

Suorituksen tyyppi / Päätason suoritus

Suorituksen tyypiksi valitaan aina Vapaan sivistystyön osaamismerkki. Näin toimitaan myös silloin, jos osaamismerkki on suoritettu osana jotain muuta vapaan sivistystyön koulutusta, jonka tiedot tallennetaan erilliselle, rinnakkaiselle opiskeluoikeudelle.


Osaamismerkki

Tähän kenttään valitaan oppijan suorittama osaamismerkki. Voit selata merkkejä pudotusvalikosta tai hakea merkkiä kentästä kirjoittamalla merkin nimen tai nelinumeroisen koodin, joka löytyy koodistosta. 



Aloituspäivä

Opiskeluoikeuden aloituspäiväksi valitaan se päivä, jona oppija suoritti osaamismerkin. Huomioi, ettei tähän tallenneta tietoa siitä päivästä, jona osaamismerkin suorittaminen on aloitettu. Näin toimitaan siksi, ettei laissa ole mahdollistettu osaamismerkin suorittamisen aloituspäivän tallentamista. 

Opiskeluoikeuden tila

Opiskeluoikeuden tila on aina Hyväksytysti suoritettu. Tietovarantoon tallennetaan vain jo suoritettuja ja hyväksytysti arvioituja merkkejä, jolloin mitään muita tilatietoja ei käytetä tällä suoritustyypillä. Ainoa tilanne, missä tilatietoa päivitetään opiskeluoikeuden luomisen jälkeen voi olla se, mikäli Aloituspäivä-kenttään on opiskeluoikeutta luodessa valittu väärä päivämäärä ja tilan päivämäärää täytyy myöhemmin korjata. 

 

Opiskeluoikeuden lisääminen

Tässä vaiheessa ennen opiskeluoikeuden lisäämistä tiedoissa näkyvät oppijan henkilötiedot, oppilaitoksen tiedot, opiskeluoikeuden tyyppi sekä päätason suoritustyyppi (Vapaan sivistystyön osaamismerkki) sekä aloituspäivänä se päivä, jolloin oppija on osaamismerkin suorittanut. Huomaa, että mikäli tähän on vahingossa valittu se päivä, jolloin oppija aloitti osaamismerkin suorittamisen, tiedot tallentuvat väärin ja niitä on opiskeluoikeuden luomisen jälkeen korjattava. Osaamismerkin tiedoksi on valittu oppijan suorittama osaamismerkki. Opiskeluoikeuden tilana on aina Hyväksytysti suoritettu.

Opiskeluoikeuden luominen viimeistellään Lisää opiskelija / Lisää opiskeluoikeus -painikkeesta. Kun opiskeluoikeus on luotu, lisätään heti tämän jälkeen vielä suoritustiedot opiskeluoikeudelle. 

Suoritustietojen lisääminen opiskeluoikeudelle / tietojen korjaaminen syöttökäyttöliittymässä

Opiskeluoikeuden tietojen täydentäminen: Arviointi ja suorituksen vahvistus

Kun opiskeluoikeus on luotu, siltä puuttuvat vielä osaamismerkinsuoritustiedot (arviointitiedot) sekä suorituksen vahvistus. Nämä on aina lisättävä heti opiskeluoikeuden luomisen jälkeen. 

Arviointi

Opiskeluoikeuden suoritustietoihin lisätään muokkausnäkymässä tieto arvioinnista. Arviointi lisätään päätason suoritukselle ja arvosana on aina 'Hyväksytty'. 


Arvosana lisätään pudotusvalikosta. 


Arvosanan lisäämisen jälkeen päivitetään arvioinnin päivämäärä. Oletuksena käyttöliittymä tarjoaa kuluvaa päivää.


Arvosanan lisäämisen jälkeen voit joko välissä tallentaa tiedot ja sen jälkeen palata muokkausnäkymässä vahvistamaan suorituksen, tai vahvistaa suorituksen heti arviointitietojen lisäämisen jälkeen ja tallentaa tiedot vasta suorituksen vahvistettuasi. 


Suorituksen vahvistaminen


Vahvistamaton suoritus näkyy opiskeluoikeudella harmaalla taustapalkilla Suoritus kesken-tilassa. Aloita suorituksen vahvistaminen Muokkaa-painikkeen kautta. Muokkausnäkymässä suorituksen vahvistuspalkki näkyy harmaana ja siinä on Merkitse valmiiksi-painike. Suorituksen vahvistaminen alkaa tästä klikkaamalla.

Täytä suorituksen vahvistustiedot: Suorituksen vahvistamisen päivämäärä, paikkakunta ja oppilaitoksen organisaatiotieto. Huomaa, ettei suorituksen vahvistuspäivä voi olla aikaisempi, kuin osaamismerkin suorittamispäivä. Myöntäjän tietoihin täytetään nimitiedot sekä titteli. Kun myöntäjän tiedot on kerran lisätty, syöttökäyttöliittymä muistaa ne tämän jälkeen ja seuraavalla kerralla voit valita tiedon pudotusvalikosta. Viimeistele suorituksen vahvistaminen klikkaamalla Merkitse valmiiksi-painiketta.


Vahvistettu suoritus näkyy vihreällä taustapalkilla Suoritus valmis-tilassa. Mikäli tietoja täytyy vielä korjata, suorituksen vahvistuksen voi purkaa Merkitse keskeneräiseksi-painikkeesta. Muista lopuksi tallentaa tiedot!


Tallenna lopuksi tiedot. 


Tämän jälkeen opiskeluoikeuden tietojen tallentaminen on valmis. Tarkista lopuksi tiedot.

Esimerkki: Oppija on suorittanut Oma osaamispolku-osaamismerkin Kalliolan kansalaisopistossa 21.3.2024. Opiskeluoikeuden voimassaoloaikana näkyy 21.3.2024 - 21.3.2024 eli vain yksi päivä. Suoritukset-otsikon alla näkyvät osaamismerkin tiedot sekä oppijan saama arviointi (Hyväksytty) sekä arviointipäivä. Suoritus on vahvistettu, mikä näkyy vihreällä taustapalkilla Suoritus valmis-tilassa. 


Tietojen korjaaminen


Jos tietoja on joltain osin korjattava, tämä tapahtuu ensisijaisesti Muokkaa-painikkeen kautta. Opiskeluoikeuden tilatiedon alkamispäivämäärää tai arviontipäivämäärää on mahdollista muokata senkin jälkeen, kun opiskeluoikeus on luotu.

Huomioi kuitenkin, että mikäli oppijan henkilötiedot ovat väärin (opiskeluoikeus on luotu väärälle oppijalle) tai opiskeluoikeudelle on valittu väärä opiskeluoikeuden tyyppi tai päätason suoritus (jokin muu kuin vapaan sivistystyön osaamismerkki) taikka väärän osaamismerkin tiedot, ei tietojen korjaaminen on mahdollista luotua opiskeluoikeutta muokkaamalla. Tällöin opiskeluoikeus on korjattava mitätöimällä virheellinen opiskeluoikeus ja aloittamalla opiskeluoikeuden luominen ja tietojen tallentaminen alusta. (Ohjeet mitätöintiin: Tiedonsiirtovirheet ja niiden korjaus) 

Opiskeluoikeuden tietojen tarkistaminen


Opiskeluoikeuden inforuudussa ja yläpalkissa näkyvät tiedot

Jos vapaan sivistystyön osaamismerkin tiedot sisältävä opiskeluoikeus on tallennettu tai siirretty oikein, opiskeluoikeuden inforuudussa näkyy otsikko "Vapaan sivistystyön koulutus". Otsikon alla näkyy oppilaitos, johon opiskeluoikeus kuuluu sekä teksti "Vapaan sivistystyön osaamismerkki", jonka perässä opiskeluoikeuden alkamisvuosi ja päättymisvuosi sekä opiskeluoikeuden tilatieto. 

Opiskeluoikeuden yläpalkissa näkyy osaamismerkin ryhmän tunnistekuva, tieto oppilaitoksesta sekä osaamismerkin nimi, suoritusvuosi sekä opiskeluoikeuden tilatieto. Palkissa on myös opiskeluoikeuden OID-tunniste sekä linkki opiskeluoikeuden versiohistoriaan. 

Opiskeluoikeuden perustiedot


Opiskeluoikeuden tila 


Hyväksytysti suoritettu: Oppija on suorittanut vapaan sivistystyön osaamismerkin. Tällä opiskeluoikeuden suoritustyypillä ei käytetä mitään muita opiskeluoikeuden tiloja kuin 'Hyväksytysti suoritettu'. Tilatiedon yhteydessä näkyy päivämäärä, jolloin merkki on suoritettu.
HUOM. Tällä opiskeluoikeuden suoritustyypillä ei käytetä mitään opiskeluoikeuden lisätietoja.

Suoritustiedot  / Päätason suorituksen tiedot

Suoritukset-otsikon alla näkyy omalla välilehdellään päätason suoritus 'Vapaan sivistystyön osaamismerkki'. Sen alta löytyvät tiedot: 

Oppilaitos

Rivillä näkyvät osaamismerkkisuorituksen vastaanottaneen, tiedot tallentaneen oppilaitoksen tai sen toimipisteen tiedot. 

Osaamismerkki

Rivillä näkyy osaamismerkin koodistosta löytyvä koodi ja nimi linkkinä, joka johtaa ePerusteet-palvelussa olevan merkin valtakunnalliseen kuvaukseen. 

Arviointi

Rivillä näkyy oppijan saama arvosana (Hyväksytty) sekä arviointipäivä. 
HUOM. Tällä opiskeluoikeuden suoritustyypillä ei käytetä osasuoritustietoja. Arviointitiedot tallennetaan suoraan päätason suoritukselle.

Suorituksen tila


Suorituksen tilana vahvistustiedot. Kun suoritus on vahvistettu, opiskeluoikeuden suoritustietojen alla näkyy suorituksen vajvistus vihreällä taustapalkilla Suoritus valmis-tilassa. Vahvistamaton suoritus näkyy Suoritus kesken-tilassa harmaalla taustapalkilla. 
HUOM! Yksikään opiskeluoikeus ei saa jäädä tallentamisen jälkeen vahvistamattomaan tilaan. Kun arviointitiedot on täydennetty opiskeluoikeudelle, suoritus tulee aina lopuksi vahvistaa. 


Esimerkkinäkymät

Opiskeluoikeus on luotu, mutta sen suoritustietoja ei ole täydennetty ja suoritus on vahvistamatta

Esimerkki: Opiskeluoikeus on luotu oppijalle, joka on suorittanut osaamismerkin Kalliolan kansalaisopistossa 21.3.2024. Tältä opiskeluoikeudelta puuttuu vielä suoritustietoja (ks Arviointi-rivi Suoritukset-otsikon alla) sekä suorituksen vahvistus (ks. Suoritus kesken-tilatieto harmaalla taustapalkilla Suoritukset -otsikon alla). Syöttökäyttöliittymässä näiden puuttuvien tietojen täydentäminen tapahtuu Muokkaa-painikkeen kautta. Löydät ohjeet suoritustietojen lisäämiseen sekä suorituksen vahvistamiseen ylempää tältä sivulta. 


Opiskeluoikeuden suoritustiedot on täydennetty ja suoritus vahvistettu

Esimerkki: Opiskeluoikeus on luotu oppijalle, joka on suorittanut osaamismerkin Kalliolan kansalaisopistossa 21.3.2024. Tälle opiskeluoikeudelle on täydennetty sen luomisen jälkeen puuttuneet suoritustiedot (ks Arviointi-rivi Suoritukset-otsikon alla) sekä suorituksen vahvistus (ks. Suoritus valmis-tilatieto vihreällä taustapalkilla Suoritukset -otsikon alla). Opiskeluoikeuden tietojen tallentaminen on valmis. 


Muistilista tietojen tarkistamiseen

Kun tarkistat opiskeluoikeuden tietoja lopuksi, kiinnitä huomiota näihin asioihin. Jos tiedot ovat kunnossa, oppijan tietojen tallentaminen on valmis tämän opiskeluoikeuden osalta. 

  • Oppijan tiedot ovat oikein eli opiskeluoikeus on luotu oikealle oppijalle.
  • Opiskeluoikeuden suoritustyypiksi on valittu Vapaan sivistystyön osaamismerkki.
  • Hyväksytysti suoritettu-tilan päivämääränä näkyy päivä, jolloin oppija suoritti osaamismerkin. Tätä tietoa on mahdollista korjata muokkausnäkymässä. 
  • Osaamismerkin tiedot ovat oikein, eli Osaamismerkki-rivillä näkyy oppijan suorittama osaamismerkki.
  • Opiskeluoikeudelle on Arviointi-riville tallennettu arvosana ja arviointipäivä. Tätä tietoa on mahdollista korjata muokkausnäkymässä. 
  • Suoritus on vahvistettu ja se näkyy Suoritus valmis-tilassa vihreällä taustapalkilla Suoritukset -otsikon alla arvosanatietojen perässä. Suorituksen vahvistus on mahdollista purkaa ja korjata tietoja muokkausnäkymässä. Muista kuitenkin lopuksi vahvistaa suoritus uudelleen, mikäli korjaat tietoja vahvistuksen purkamisen jälkeen.