Henkilön (lapsen) tallentaminen Vardaan tapahtuu seuraavasti

Lapsen tiedot ja lapsen oppijanumero haetaan Vardaan aina Opetushallituksen Oppijanumerorekisteristä. Oppijanumerorekisterin henkilötietojen lähde on Digi- ja väestötietoviraston Väestötietojärjestelmä (VTJ).
Henkilön tallentamisprosessi alkaa, kun kunnan/kuntayhtymän/yksityisen palveluntuottajan varhaiskasvatusjärjestelmästä siirretään tai Vardan käyttöliittymän kautta tallennetaan Vardaan lapsen etunimet, kutsumanimi, sukunimi ja henkilötunnus.
Varda tarkistaa Opetushallituksen Oppijanumerorekisteristä, löytyykö lapsi.
Oppijanumerorekisteri palauttaa Vardaan lapsen oppijanumeron (henkilö-oid) sekä yhteystiedot. Mikäli lapsella ei ole oppijanumeroa, Oppijanumerorekisteri luo sellaisen.
Jatkossa lapsen tietoja siirretään integraatioiden kautta Vardaan käyttämällä lapsen oppijanumeroa.

Kun lapsi on siirretty Vardaan, lapselle voi lisätä varhaiskasvatustietoja, kuten varhaiskasvatuspäätöksen ja varhaiskasvatussuhteen tiedot. Lapsen varhaiskasvatuspäätöksellä kuvataan päätöstä tai sopimusta lapsen oikeudesta varhaiskasvatukseen. Varhaiskasvatussuhteella kuvataan lapsen sijoittumista tiettyyn toimipaikkaan tietyllä aikavälillä.

Tietovarantoon on tallennettava seuraavat lapsen varhaiskasvatusta koskevat tiedot:

toimipaikka, jossa lapsi on varhaiskasvatuksessa;
hakemuksen toimittamispäivämäärä;
päätöksen tai sopimuksen alkamis- ja päättymispäivämäärä;
varhaiskasvatusoikeuden tuntimääräinen laajuus ja sen käyttöön liittyvät tiedot;
tieto varhaiskasvatuksen järjestämisestä vuorohoitona;
varhaiskasvatuksen järjestämismuoto;
tieto tilapäisestä varhaiskasvatuksesta.

Vardan tietoluettelo - varhaiskasvatustoimijan, toimipaikan, lapsen, huoltajan ja henkilöstön tiedot (pdf -1.6.2020).

Tallennettuja tietoja ylläpidetään Vardassa ajantasaisesti. Lapselle tallennetuista varhaiskasvatustiedoista pystyy jälkikäteen päivittää ainoastaan päättymispäivämääriä.

Kysymyksiä ja vastauksia*

Vardaan tallennettavat lapset

Tuodaanko perhepäivähoitajan omat lapset Vardaan?
Jos kunta tekee perhepäivähoitajien omista lapsista varhaiskasvatuspäätöksen, lasten tiedot tulevat Vardaan. Jos lapsille ei tehdä varhaiskasvatuspäätöstä, vaan heidän vanhemmalleen myönnetään kotihoidon tukea, ei näiden lasten tietoja tuoda Vardaan. Perhepäivähoitajien omat lapset on kuitenkin aina otettava huomioon mitoituksessa.
Kuntamme on mukana 5-vuotiaiden maksuttomassa varhaiskasvatuksen kokeilussa. Merkitäänkö kokeilussa mukana olevien lasten tiedot Vardaan?

Jos lapsi osallistuu opetus- ja kulttuuriministeriön maksuttomaan varhaiskasvatuksen kokeiluun 5-vuotiaana, on kyseessä edelleen osallistuminen varhaiskasvatukseen. Tällöin lapselle on tehty varhaiskasvatuspäätös ja lapsen tiedot tallennetaan Vardaan.

Viedäänkö Vardaan tiedot lapsista, jotka ovat kerho- tai iltapäivätoiminnassa?

Vardaan viedään vain tiedot niistä lapsista, joilla on voimassaoleva, aktiivinen varhaiskasvatuspäätös.

Lasten tietojen tallentamisvastuut

ks. myös Tallentamisvastuut tietokokonaisuuksittain

Miten yksityinen varhaiskasvatustoimija tallentaa toimipaikan lasten tiedot, jos yhdessä toimipaikassa järjestetään varhaiskasvatusta ostopalveluna, palvelusetelillä ja yksityisen hoidon tuella?

Toimipaikan tietoihin tulee tallentaa varhaiskasvatuksen järjestämismuodoiksi ostopalvelu, palvelusetelillä järjestetty sekä yksityisen hoidon tuella järjestetty. Toimipaikalla voi olla yksi tai useampi järjestämismuoto. Lapset, jotka ovat ostopalveluna tai palvelusetelillä järjestetyssä varhaiskasvatuksessa tallentaa varhaiskasvatuksen järjestäjä (kunta), ellei muusta ole sovittu.

Kuka tallentaa yksityisen ryhmäperhepäiväkodin lasten tiedot Vardaan silloin, kun varhaiskasvatukseen saa yksityisen hoidon tukea?
Kukin Y-tunnustason varhaiskasvatuksen palveluntuottaja rekisteröityy Vardaa varten ja tallentaa itsenäisesti vaaditut tiedot Vardaan. Mikäli ryhmäperhepäiväkodissa työskentelee esimerkiksi kaksi Y-tunnuksellista yksityistä perhepäivähoitajaa, kumpikin palveluntuottaja tallentaa Vardaan niiden lasten tiedot, joista saa yksityisen hoidon tukea.

Varhaiskasvatuspäätöksen ja -suhteen tallentaminen sekä muutostietojen ilmoittaminen

Mikä tieto kunnissa tulee tallentaa päätökselle, sijoitukselle ja mikä varhaiskasvatussopimukselle?*

1.8.2020 lähtien varhaiskasvatusoikeuden 20 tunnin rajaus poistuu. Varhaiskasvatuslaissa on määritelty tietosisällöt, joita varhaiskasvatustoimijoiden tulee tallentaa tietovarantoon. Varhaiskasvatusoikeuden laajuus on yksi näistä tiedoista. Vardaan se tulee tallentaa siten, että selviää, kuinka monta tuntia keskimäärin lapsen on suunniteltu pääsääntöisesti käyttävän varhaiskasvatusta viikossa. Tuntimäärällä tarkoitetaan varhaiskasvatustoimijan ja huoltajan keskenään sopimaa, suunniteltua tietoa, ei toteumatason tietoa. Varda ei edellytä lapsen viikoittaisen läsnäolon kysymistä huoltajilta.

Tieto suunnitellusta tuntimäärästä viikossa voi sijaita kunnan eri tietojärjestelmissä erilaisissa näkymissä tai toisistaan poikkeavan otsikon alla. Jossain tietojärjestelmässä tieto voi sijaita sijoituksen alla ja toisessa järjestelmässä jonkin toisen nimikkeen alla. Tärkeää on, että Vardaan tallentuu ajantasainen ja oikea tieto lapsen viikkotuntimäärästä. Kun tieto varhaiskasvatuksen laajuudesta, eli pääsääntöisestä viikkotuntimäärästä muuttuu siltä osin, että se tallennetaan tietojärjestelmään, siirtyy tieto Vardaan lapsen varhaiskasvatuspäätöstietoihin.

Huom: Varhaiskasvatustoimijat eivät aina kirjaa omiin järjestelmiinsä lapsen varhaiskasvatusaikaa t/vko muodossa. Tällöin tulee muuntaa käytössä oleva muoto Vardan edellyttämään muotoon.

Miten toimimme, jos lapsen Vardaan tallennettuun varhaiskasvatussuhteen tai varhaiskasvatuspäätöksen tietoihin tulee muutos?*

Kaikki Vardan tietomallin edellyttämät tiedot tulee tallentaa Vardaan sekä ylläpitää tiedon ajantasaisuutta. Jos esimerkiksi lapsen toimipaikka muuttuu ja toimipaikka on merkitty varhaiskasvatustoimijan järjestelmässä vain sijoituspäätökselle, on sijoitusta järjestelmässä päivitettävä. Vastaavasti jos lapsen vuorohoidon tarve muuttuu ja asia on merkitty varhaiskasvatustoimijan järjestelmään, järjestelmämerkintää muutetaan ajantasaiseksi. Lähtökohtana on, että rajapintojen kautta Vardaan siirtyy ajantasaista tietoa ajan tasalla olevista lähdejärjestelmistä ja rekistereistä.

Miten toimimme, jos lapsen varhaiskasvatushakemuksen päivämäärää ei ole sähköisessä järjestelmässä vaan se on saatavilla vain paperimuotoisessa päätöksessä ja on todennäköisesti usean vuoden takaa?
Varhaiskasvatustoimija siirtää 1.1.2019 lähtien tiedon varhaiskasvatushakemuksen saapumispäivämäärästä ja nämä päivämäärät voivat olla 2019 vuotta edeltävältä ajalta. Mikäli tarkka päivämäärä ei ole tiedossa, tallennetaan mahdollisimman tarkka hakemuspäivämäärä. Yksityisillä varhaiskasvatustoimijoilla hakemuspäivämäärä voi olla sopimuksen allekirjoittamispäivämäärä, jos hakemuspäivämäärää ei ole. Mikäli päätös on vain paperisena ja useamman vuoden takaa, tulee varhaiskasvatustoimijan tällöin kirjata päivämääräksi esim. 1.1.2007.
Kirjaako kunta palvelusetelitoimijan osalta lapsen tietoihin hakemuksen toimittamispäivämääräksi palvelusetelihakemuksen toimittamispäivämäärän? Varsinaiset hakemuksethan he toimittavat yksityiselle suoraan.
Hakemuksen toimittamispäivämäärällä tarkoitetaan lapselle tehdyn varhaiskasvatuspäätökseen johtaneen hakemuksen toimittamispäivämäärää (se päivämäärä, jolloin hakemus varhaiskasvatuspaikasta on otettu vastaan). Tämä koskee myös palvelusetelillä tuotettua varhaiskasvatusta. Hakemisella tarkoitetaan varhaiskasvatuslain 17 §:ssä tarkoitettua hakemista.
Lapsen varhaiskasvatuspaikka muuttuu, miten tiedot tallennetaan Vardaan?

Mikäli lapsen toimipaikka vaihtuu tai päätös muuttuu, tulee varhaiskasvatussuhde merkitä päättyneeksi ilmoittamalla sille päättymispäivämäärä. Tämän jälkeen tallennetaan uusi varhaiskasvatussuhde ja tarvittaessa uusi varhaiskasvatuspäätös. Uuden varhaiskasvatussuhteen alkamispäivämääräksi tulee olla päättyneen varhaiskasvatussuhteen jälkeen.

Lapsen varhaiskasvatus päättyy kokonaan varhaiskasvatustoimijalla

Kun lapsi ei enää osallistu varhaiskasvatukseen, lapsen varhaiskasvatussuhteille ja -päätöksille on lisättävä päättymispäivämäärä. Tietoja ei saa mitätöidä Vardassa.

Miten ilmoitamme Vardaan tiedon varhaiskasvatuksen keskeyttämisestä, jos lapselle on kuitenkin luvattu varhaiskasvatuspaikka tauon jälkeen (hoitotakuu/palvelutakuu)?

Varhaiskasvatuslain mukaan Vardaan tulee välittää tieto, onko lapsi varhaiskasvatuksessa vai ei. Tätä tietoa seurataan Vardassa lapsen varhaiskasvatuspäätöstiedolla. Tieto pitää tässä tapauksessa päättää keskeytyksen ajaksi asettamalla sekä varhaiskasvatuspäätökselle, -suhteelle että maksutiedolle päättymispäivämäärä. Kun lapsi palaa varhaiskasvatukseen, Vardaan viedään tieto, että lapsi on aloittanut taas varhaiskasvatuksessa. Kun lapsi palaa varhaiskasvatukseen, lapsen varhaiskasvatuspäätökseltä ja maksutiedolta voi poistaa päättymispäivämäärän, jos varhaiskasvatuspäätös ja maksu eivät muutu, ja tallentaa uuden varhaiskasvatussuhteen uudella aloituspäivämäärällä. Lapsen palatessa varhaiskasvatukseen voidaan myös tallentaa uusi varhaiskasvatuspäätös ja -suhde sekä maksutieto esimerkiksi integraatiotallennuksessa. Vardaan ei siis viedä tietoa paikkavarauksista. Vardan päätöstiedon voimassaoloa käytetään esimerkiksi Kelan etuusmaksatuksessa määrittämään, onko lapsi varhaiskasvatuksessa vai ei.

Varhaiskasvatuspäätöksessä ei ole saakka-päivämäärää, vaan päätös on toistaiseksi voimassa. Pitääkö saakka-päivämäärä silti ilmoittaa?
Jos päätös on toistaiseksi voimassa, päättymispäivämäärän voi jättää sekä varhaiskasvatuspäätöksen että varhaiskasvatussuhteen osalta tyhjäksi. Päättymispäivämäärä kuuluu kuitenkin asettaa lapsen päätökselle sekä lapsen sijoitukselle eli varhaiskasvatussuhteelle sekä maksutiedolle heti, kun se on tiedossa. Näin varmistetaan, että Vardaan ei jää lapsia, jotka ovat esimerkiksi jo aloittaneet perusopetuksen ja siirtyneet pois varhaiskasvatuksen piiristä. Lapsella voi olla yhtä aikaa korkeintaan kolme voimassa olevaa päätöstä.

Varhaiskasvatusaika

ks. myös Varhaiskasvatusaika

Pitääkö kunnissa Vardan varhaiskasvatusaikaan liittyvistä tiedoista aina tehdä myös erillinen valituskelpoinen päätös?*

Kunnissa tehtävien valituskelpoisten päätösten tekeminen ei ole spesifisti Vardaan liittyvä kysymys. Kunnissa kaikille lapsille tehdään valituskelpoinen päätös varhaiskasvatukseen ottamisesta. Jos varhaiskasvatusoikeuden käytöstä sovitaan esimerkiksi tuntitasolla tarkemmin huoltajien kanssa, on kunnan harkinnassa, tekeekö se valituskelpoisen päätöksen tuntimäärästä. Varhaiskasvatuslaista ja hallintolaeista johtuen varhaiskasvatusoikeuden laajuuden muutokset ja muut asiat, jotka kunta harkitsee kuntalaisen oikeuteen ja velvoitteeseen vaikuttaviksi, on päätettävä valituskelpoisella päätöksellä.

Kunnassamme viikoittainen keskimääräinen tuntimäärä valitaan neljästä eri vaihtoehdosta: enintään 20h/vko, yli 20h mutta enintään 25h/vko, yli 25h mutta alle 35h/vko sekä vähintään 35h/vko. Mikä tuntimäärä ilmoitetaan Vardaan näissä porrastetuissa vaihtoehdoissa?

Jos kunnassa varhaiskasvatusaika kirjataan näin, Vardaan kirjataan tämän lapsen varhaiskasvatusajaksi tuntiportaikon ylin arvo, eli esimerkiksi 25h/vko, jos lapsen varhaiskasvatuksen tarve on yli 20h mutta enintään 25h/vko. Katso myös: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatusaika.

Voiko varhaiskasvatusajan laajuus olla 0 tuntia viikossa?

Vardaan kerätään ainoastaan tieto varhaiskasvatusoikeuden laajuudesta (tunti/viikko), ei toteumatietoa. Varhaiskasvatuksen laajuuden on oltava vähintään yksi tunti viikossa.

Sopimukseen kirjataan varhaiskasvatusajaksi 9 h/päivä. Toteuma voi olla jotain aivan muuta riippuen lapsen perhetilanteesta. Tallennetaanko Vardaan kuitenkin aina sopimukseen suunniteltu aika? Ja edelleen, jos osa lapsista on osa-aikaisena ja jakaa yhden varhaiskasvatuspaikan, miten 9 h/päivä vaikuttaa tähän?
Vardaan tallennetaan sopimukseen kirjattu varhaiskasvatusaika. Vardaan ei kerätä varhaiskasvatusajasta toteumatietoa. Varhaiskasvatusoikeuden laajuus (9 h/päivä) tulee muuntaa muotoon h/vko. Tässä tapauksessa muunnon voi tehdä kertomalla tuntimäärä päivässä sovitulla varhaiskasvatuspäivien määrällä viikossa. Muuten muunnoissa käytetään ohjeistusta, joka löytyy Varhaiskasvatusaika -sivulta (https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatusaika). Varhaiskasvatusoikeiden laajuuden (t/vko) lisäksi kerätään tiedot lapsen varhaiskasvatusoikeuden käytöstä. Jos lapsi ei ole vuorohoidossa, tallennetaan tieto, onko varhaiskasvatus koko- vai osapäiväistä ja päivittäistä vai osaviikkoista.
Toimipaikan varhaiskasvatuspaikkojen määrällä tarkoitetaan sitä lukumäärää lapsista, jotka voivat maksimissaan samanaikaisesti olla toimipaikassa. Varhaiskasvatuspaikkojen määrästä on laadittu tarkempi ohjeistus, joka löytyy Varhaiskasvatuspaikkojen määrä -sivulta (https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613836).

Vuorohoito

Jos varhaiskasvatustoimija on tehnyt päätöksen, että normaali varhaiskasvatuksen hoitoaika alkaa klo 5.30, onko tämä Vardan näkökulmasta kuitenkin vuorohoitoa?

Mikäli varhaiskasvatustoimija katsoo lapsen olevan ns. normaalin varhaiskasvatusajan puitteissa, ei lasta merkitä tällöin vuorohoidon piiriin kuuluvaksi. Varhaiskasvatuksen sanastossa vuorohoidon määrittelyssä käytettiin normaalin varhaiskasvatusajan rajoina aikavälinä 06.00 - 18.00. Mikäli paikallisesti on tehty joustoja varhaiskasvatukseen tuomisen tai hakemisen osalta, kuitenkin siten että pääasiallinen varhaiskasvatus tapahtuu arkipäivinä em. aikavälillä, voidaan tulkita lapsen olevan silloin normaalin varhaiskasvatuksen piirissä.

Jos varhaiskasvatussopimuksessa vuorohoidon varhaiskasvatusaika vaihtelee eri kuukausien välillä, kuinka monen kuukauden ajalta lasketaan keskimääräinen varhaiskasvatusaika viikossa (tuntia/viikossa)? Osa kunnista käyttää kolmea kuukautta ja osa neljää kuukautta.

Tärkeää on, että vuorohoidossa olevan lapsen varhaiskasvatusaika tallentuu Vardaan muodossa tuntia/viikko ja että vuorohoitotiedoksi on ko. lapsen osalta valittu ”kyllä”. Jos vuorohoidon varhaiskasvatusaika vaihtelee eri kuukausien välillä, keskimääräinen varhaiskasvatusaika voidaan laskea kolmen kuukauden ajalta.

Tarjoamme yksityisenä varhaiskasvatustoimijana varhaiskasvatusta klo 5-23. Tämä ei ole vuorohoitoa mutta täytyykö meidän eritellä ne lapset, jotka käyttävät laajennettua hoitoaikaa?
Mikäli lasten varhaiskasvatus tapahtuu pääsääntöisesti ns. normaalin varhaiskasvatusajan puitteissa, ei lasta merkitä tällöin vuorohoidon piiriin kuuluvaksi. Varhaiskasvatuksen sanastossa vuorohoidon määrittelyssä normaali varhaiskasvatusaika kuvataan klo 6.00 ja 18.00 väliseksi ajaksi maanantaista perjantaihin. Mikäli siis lapsen varhaiskasvatus tapahtuu viikonloppuisin, arkipäivisin aikavälillä 18-06 tai tässä tapauksessa etenkin aikavälillä 18-23, lapsen varhaiskasvatustietoihin merkitään tieto vuorohoidosta.
Miten tiedot varhaiskasvatusajasta tulee tallentaa Vardaan tilanteessa, jossa hoitoaikoja ilmoitetaan eri tavoin kuin tuntia viikossa?
Varhaiskasvatusajan määrittelyä ei tarvitse Vardan vuoksi muuttaa, mutta vaadittu tieto pitää pystyä tuottamaan Vardaan. Varhaiskasvatusajan muuntoa varten löytyy ohjeistus Varhaiskasvatusaika -sivulta (https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatusaika).
Jos varhaiskasvatustoimijalla ei ole käytössä tuntiperusteista hoitoajan laskutusta, miten viikottainen tuntimäärä ilmoitetaan?

Vardan vuoksi maksupäätöskäytäntöjä ei tarvitse muuttaa. Vardan kannalta keskeistä on saada tietoon lapsen varhaiskasvatusoikeuteen liittyvä varhaiskasvatusaika viikossa. Vardaan ei siis kerätä toteutuneita varhaiskasvatusaikoja. Mikäli aika on kunnassa tai yksityisen palveluntuottajan sopimuksessa ilmoitettu muulla tavoin kuin muodossa h/vko, tulee oikeus muuntaa muotoon h/vko tavalla, joka on ohjeistettu Varhaiskasvatusaika -sivulla (Varhaiskasvatusaika).

Tilapäinen varhaiskasvatus

Tallennetaanko tilapäisessä varhaiskasvatuksessa olevien lasten tiedot Vardaan?

Tutustu Tilapäinen varhaiskasvatus -sivuun sisältöön.

Pikakäsittely

Tuottaako varhaiskasvatustoimija tiedon pikakäsittelystä?

Pikakäsittelytieto muodostetaan Vardassa hakemuksen saapumisajasta sekä päätöspäivämäärästä, varhaiskasvatustoimijan tulee siis tuottaa vain nämä kaksi tietoa, jonka perusteella tieto pikakäsittelystä tuotetaan automaattisesti.

Kaksivuotinen esiopetuskokeilu

Miten kaksivuotisen esiopetuksen kokeilu vaikuttaa lapsen tietojen tallentamiseen Vardaan?*

Vardaan tallennetaan tiedot esiopetusta täydentävän varhaiskasvatuksen osalta. Esiopetustiedot tallennetaan Opetushallituksen KOSKI-palveluun ohjeistuksen mukaan. Jos lapsi on esiopetusta ennen ollut varhaiskasvatuksessa ja esiopetuksen aloittaminen vähentää lapsen varhaiskasvatuksen viikoittaista tuntimäärää tai vaikuttaa muihin Vardaan tallennettaviin varhaiskasvatustietoihin, tulee muuttuneet tiedot tallentaa Vardaan. Myös uusi maksutieto tulee tallentaa Vardaan, jos muutokset lapsen varhaiskasvatuksessa pienentävät asiakasmaksua. Vardan kannalta ei ole merkitystä, osallistuuko lapsi esiopetukseen yhden vai kahden vuoden ajan. Opetus- ja kulttuuriministeriö on koostanut kaksivuotisesta esiopetuskokeilusta Kysymyksiä ja vastauksia -sivun: https://minedu.fi/kysymyksia-ja-vastauksia-esiopetuskokeilusta.

Muut

Miten kutsumanimi merkitään Vardaan?

Kutsumanimi saa olla yksi etunimistä. Esim. "Anna-Sofia Helena", kutsumanimi saa olla "Anna-Sofia" , "Anna", "Sofia" tai "Helena". Jos nimi on Marjaliisa, kutsumanimi ei saa olla Marja.

Mistä ja miten lapsi saa oppijanumeron?

Oppijanumero muodostuu automaattisesti Opetushallituksen oppijanumerorekisterissä, kun lapsen tiedot ovat tallentuneet ensimmäisen kerran Vardaan. Sama oppijanumero seuraa lasta koko hänen oppijan polkunsa ajan ja sitä voidaan hyödyntää Opetushallituksen palveluissa kuten Vardassa ja KOSKI-palvelussa.

Mitä tehdä, kun en saa siirrettyä lasta, koska virheilmoituksen mukaan lapsi löytyy jo Vardasta?

Saman henkilön on voinut syöttää esimerkiksi toinen kunta, jolloin henkilö löytyy Vardasta. Henkilön luonnin yhteydessä tarkistetaan, täsmääkö luonnin yhteydessä syötetyt tiedot Vardassa oleviin ja mikäli täsmää palautetaan Vardan henkilön tiedot ja niitä tulee käyttää lasten tietoja syötettäessä. Järjestelmä lisää lapsen Vardan henkilön ID:llä eli POST /api/v1/lapset/ ja sisältönä henkilön Varda ID. Jos tiedot eivät täsmää henkilön voi hakea /api/v1/hae-henkilo/ rajapinnasta joko oppijanumerolla tai henkilötunnuksella.

Uppgifter om barnet

Uppgifter om en person (ett barn) förs in i Varda på följande sätt:

· Barnets uppgifter och studentnummer hämtas alltid till Varda från Utbildningsstyrelsens studentnummerregister. Källan till studentnummerregistret är Myndigheten för digitalisering och befolkningsdatas Befolkningsdatasystem.

· Processen för att föra in en person börjar med att föra in barnets förnamn, tilltalsnamn, efternamn och personbeteckning till Varda från kommunens/samkommunens/den privata serviceproducentens informationssystem för småbarnspedagogik.

· Varda kontrollerar via Utbildningsstyrelsens studentnummerregister om barnet finns där. Studentnummerregistret återställer i Varda barnets studentnummer (person-oid) samt kontaktuppgifter. Om barnet inte har ett studentnummer, skapar studentnummerregistret ett sådant.

· I fortsättningen överförs barnets uppgifter via systemintegrationer till Varda med hjälp av studentnumret.

Då barnet har förts in i Varda kan man lägga till andra uppgifter om barnet, såsom uppgifter i barnets beslut om småbarnspedagogik eller uppgifter om barnets deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet. Med barnets deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet avses barnets plats på ett visst verksamhetsställe under ett visst tidsintervall.

Då barnet inte längre deltar i småbarnspedagogisk verksamhet ska man ange ett slutdatum för barnets beslut om småbarnspedagogik och deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet. Uppgifterna får inte raderas.

Frågor och svar

Om aktören inom småbarnspedagogik har fattat beslutet att den normala vårdtiden inom småbarnspedagogik börjar klockan 5.30, ses detta ändå som skiftomsorg i Varda?

Om en aktör inom småbarnspedagogik anser att barnet omfattas av s.k. normal tid för småbarnspedagogisk verksamhet, ska man inte ange att barnet får skiftomsorg. För att definiera skiftomsorg används som tidsintervall för normal småbarnspedagogiktid 06.00–18.00. Om det förekommer lokal flexibilitet i fråga om att lämna och hämta barnen, ändå så att den huvudsakliga småbarnspedagogiken sker vardagar under ovan nämnda tidsintervall, kan man då tolka att barnet omfattas av småbarnspedagogik som ordnas mellan 6 och 18.

Förs uppgifterna för de barn som deltar i tillfällig småbarnspedagogik in i Varda?

Om uppgifter för barn som deltar i tillfällig småbarnspedagogik har förts in i småbarnspedagogiksystemet och om kommunen fattar ett beslut om småbarnspedagogik för den tillfälliga småbarnspedagogiken (vården), ska uppgifter om barn i tillfällig småbarnspedagogik föras in i Varda. Om kommunen inte fattar ett beslut om tillfällig småbarnspedagogik, ska uppgifterna om barn i tillfällig småbarnspedagogik inte föras in i Varda.

Producerar aktören inom småbarnspedagogik uppgiften om brådskande handläggning?

Uppgift om brådskande handläggning bildas i Varda utifrån det datum då ansökan anländer samt det datum då beslutet fattas. Aktören inom småbarnspedagogik ska därmed endast ange dessa två uppgifter, utifrån vilka uppgiften om brådskande handläggning automatiskt uppkommer.

Hur gör vi om datumet för barnets ansökan om småbarnspedagogik inte finns i det elektroniska systemet, utan endast i beslutet i pappersformat som troligtvis är flera år gammalt?

Från och med 1.1.2019 överför aktörer inom småbarnspedagogik uppgiften om det datum då småbarnspedagogikansökan anlänt och detta datum kan vara från tiden före 2019. Om det exakta datumet inte är känt anges ett så exakt datum som möjligt. Privata aktörer inom småbarnspedagogiken anger begynnelsedatumet för småbarnspedagogiken om det inte finns något datum för inlämnande av ansökan. Om beslutet endast finns i pappersformat och om det är flera år gammalt, ska aktören inom småbarnspedagogik antingen lämna fältet tomt eller ange som datum till exempel 1.1.2007.

Ska familjedagvårdaren föra in uppgifter om sina egna barn i Varda?

Om kommunen fattar ett beslut om småbarnspedagogik för familjedagvårdarens egna barn införs uppgifterna om barnen i Varda. Om inget beslut om småbarnspedagogik fattas utan föräldrarna får hemvårdsstöd, införs uppgifterna om de egna barnen inte i Varda. Familjedagvårdarens egna barn ska ändå alltid beaktas i dimensioneringen.

I vår kommun finns fyra alternativ för ett barns genomsnittliga timantal inom småbarnspedagogik: högst 20 h /vecka, över 20 h men högst 25 h/vecka, över 25 men mindre än 35 h/vecka och minst 35 h/vecka. Vilket timantal anges i sådana här fall i Varda?

Om timantalet inom småbarnspedagogik anges så här ska man i Varda skriva in det högsta timantalet som barnet har rätt till, det vill säga till exempel 25 h/vecka om barnet har behov av att delta i småbarnspedagogisk verksamhet minst 20 h/vecka men högst 25 h/ vecka. Närmare anvisningar om hur barnets tid inom småbarnspedagogik ska anges i Varda finns här: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatusaika#Varhaiskasvatusaika-Tiden.

Om tiden inom skiftomsorg i enlighet med beslutet om småbarnspedagogik varierar beroende på månad, utifrån hur många månader ska barnets genomsnittliga tid inom småbarnspedagogik per månad beräknas (timmar/vecka)? En del kommuner använder tre månader och andra fyra månader som beräkningsgrund.

Det viktiga är att tiden inom småbarnspedagogik för ett barn som omfattas av skiftomsorg förs in i Varda enligt formen timmar/vecka och att uppgiften om huruvida barnet deltar i skiftomsorg har bekräftats med ett ”ja” i Varda. Om barnets tid inom småbarnspedagogik som ordnas som skiftomsorg är olika under olika månader kan man beräkna den genomsnittliga tiden inom småbarnspedagogik per månad utifrån tre månader.

Hur anges tilltalsnamnet i Varda?

Tilltalsnamnet bör vara ett av barnets namn. Om namnet är t.ex. Anna-Sofias Helena kan tilltalsnamnet vara Anna-Sofia, Anna, Sofia, Helena. Om namnet är Marjaliisa, kan tilltalsnamnet inte vara Marja.

Kan tiden inom småbarnspedagogiken vara 0 timmar i veckan?

I Varda förs endast in den tid inom småbarnspedagogik som barnet har rätt till (timmar/vecka), inte de faktiska uppgifterna. Tiden inom småbarnspedagogik ska vara minst en timme per vecka.

Om en aktör ordnar småbarnspedagogik med servicesedel, för kommunen då in det datum då servicesedeln tillhandahållits i barnets uppgifter där man frågar efter datum då ansökan lämnats in? De egentliga ansökningarna skickas ju direkt till den privata aktören.

Med datum då barnets ansökan lämnats in avses den dag då barnets ansökan om småbarnspedagogik, som lett till ett beslut om småbarnspedagogik, har lämnats in (det datum då ansökan om platsen inom småbarnspedagogik har tagits emot). Det här gäller också småbarnspedagogik som ordnas med servicesedel. Med ansökan om småbarnspedagogik avses att söka en plats inom småbarnspedagogiken i enlighet med 17 § i lagen om småbarnspedagogik.

Om en aktör ordnar småbarnspedagogik med servicesedel, för kommunen då in det datum då servicesedeln tillhandahållits i barnets uppgifter där man frågar efter datum då ansökan lämnats in? De egentliga ansökningarna skickas ju direkt till den privata aktören.

Med datum då barnets ansökan lämnats in avses den dag då barnets ansökan om småbarnspedagogik, som lett till ett beslut om småbarnspedagogik, har lämnats in (det datum då ansökan om platsen inom småbarnspedagogik har tagits emot). Det här gäller också småbarnspedagogik som ordnas med servicesedel. Med ansökan om småbarnspedagogik avses att söka en plats inom småbarnspedagogiken i enlighet med 17 § i lagen om småbarnspedagogik.

Som privat aktör inom småbarnspedagogiken erbjuder vi småbarnspedagogisk verksamhet mellan klockan 5 och 23. Det är inte om frågan om skiftomsorg, men behöver vi ändå särskilja vilka barn som deltar i småbarnspedagogik utanför den normala vårdtiden?

Om småbarnspedagogiken för barnet i regel äger rum inom ramen för sk. normal tid inom småbarnspedagogiken, ska man inte ange att barnet skulle omfattas av skiftomsorg. Inom småbarnspedagogiken definieras skiftomsorgen utgående från den sk. normala tiden för småbarnspedagogik som är mellan klockan 6.00 och 18.00 från måndag till fredag. Om barnet deltar i småbarnspedagogik på veckoslut, vardagar mellan klockan 18 och 6, eller i det här fallet mellan klockan 18 och 23, ska man i barnets uppgifter om småbarnspedagogik ange att barnet omfattas av skiftomsorg.

Hur inför den privata aktören inom småbarnspedagogik uppgifterna om barnen vid ett verksamhetsställe om det vid samma verksamhetsställe ordnas småbarnspedagogik både som köpt tjänst, med servicesedel och med hjälp av stödet för privat vård av barn?

För verksamhetsstället ska alla former för anordnande av småbarnspedagogik som är i bruk sparas. Ett verksamhetsställe kan ha ett eller flera former för anordnande. Om barnet deltar i småbarnspedagogik som ordnas som köpt tjänst eller med servicesedel är det anordnaren (kommunen) som för in uppgifterna om man inte avtalat om något annat.

I avtalet anges att tiden inom småbarnspedagogik är 9 h/dag. Det reella timantalet beroende av familjesituationen. Införs i Varda ändå alltid den planerade tiden som anges i avtalet? Om en del av barnen deltar i småbarnspedagogik på deltid och delar en plats, hur inverkar timantalet på nio timmar per dag i detta?

I Varda införs tiden inom småbarnspedagogik som anges i avtalet. I Varda införs inte den faktiska tiden inom småbarnspedagogiken. Tiden inom småbarnspedagogiken (9 h/dag) ska omvandlas i formen timmar/vecka. I detta fall kan tiden omvandlas genom att multiplicera timmarna per dag med antalet dagar per vecka då barnet enligt avtalet deltar i småbarnspedagogiken. I övrigt används vid omvandlingen av timantalet anvisningarna som finns här: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatusaika#Varhaiskasvatusaika-Tiden. Utöver timantalet införs i Varda uppgifterna om ifall det är fråga om heldags- eller halvdagsverksamhet, om det är fråga småbarnspedagogik som ordnas dagligen eller en del av veckan och om det är fråga om skiftesvård.

Vilka uppgifter ska anges för beslutet om småbarnspedagogik, barnets plats inom småbarnspedagogik och avtalet om småbarnspedagogik?

I lagen om småbarnspedagogik definieras de uppgifter som aktörerna inom småbarnspedagogik ska föra in i Varda. En av uppgifterna är barnets tid inom småbarnspedagogiken. I Varda ska barnets tid inom småbarnspedagogiken anges så att det framgår hur många timmar per vecka barnet får delta i småbarnspedagogisk verksamhet. Var och hur denna information har angetts inom kommunen beror på följande faktorer:

a) Kommunen har inte begränsat rätten till småbarnspedagogik

I de här kommunerna har man i barnets beslut om småbarnspedagogik i regel inte angivit hur många timmar barnet har rätt att använda tjänster inom småbarnspedagogik. Om kommunen har avtalat eller bestämt om användningen av småbarnspedagogik i t.ex. ett avtal eller beslut om barnets deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet ska kommunen föra över den här informationen till Varda. Till exempel i ett system kan uppgiften finnas under deltagande i småbarnspedagogik och i ett annat system under något annat begrepp. Oberoende överförs uppgiften till Varda, så länge det är frågan om barnets tid inom småbarnspedagogik i timmar per vecka. Om det sker sådana ändringar i barnets tid inom småbarnspedagogik som inverkar på antalet timmar per vecka och som förs in i kommunens informationssystem, ska den uppgiften också överföras till Varda.

b) Kommunen har begränsat rätten till småbarnspedagogik

I sådana fall har kommunen angett i barnets beslut om småbarnspedagogik eller annat motsvarande beslut om hur många timmar per vecka barnet får delta i småbarnspedagogisk verksamhet. I det här fallet ska man ska se till att denna information överförs till Varda. Se också frågan: Om det görs ändringar som gäller tiden inom småbarnspedagogik, ska man alltid göra upp ett separat, överklagbart beslut?

Obs! Aktörerna inom småbarnspedagogik anger inte alltid tiden inom småbarnspedagogik med formen timmar per vecka. I sådana fall ska uppgiften omvandlas till den form som krävs för att uppgiften ska kunna föras in i Varda (timmar/vecka).

Vad gör vi om det sker ändringar i barnets deltagande i småbarnspedagogik eller i beslutet om småbarnspedagogik?

Alla de uppgifter som anges i Vardas uppgiftsförteckning ska föras in i informationsresursen. Om det till exempel sker ändringar som gäller verksamhetsstället för småbarnspedagogik och verksamhetsstället endast har angetts under beslutet om var barnet deltar i småbarnspedagogik, ska platsen uppdateras i systemet. Om barnets behov av skiftomsorg förändras och uppgiften från tidigare har angetts i informationssystemet, räcker det att uppgiften uppdateras där. Utgångspunkten är att den information som förs över till Varda motsvarar uppgifterna i uppdaterade och aktuella källsystem och handlingar.

Om det görs ändringar som gäller tiden inom småbarnspedagogik, ska man alltid göra upp ett separat, överklagbart beslut?

Uppgörandet av beslut berör inte specifikt Varda. Om kommunen har som praxis att ange en begränsad tid inom småbarnspedagogik och det sker ändringar i barnets rätt till småbarnspedagogik (till exempel från 20 timmar till 24 eller 40 timmar eller från 40 timmar till 20 timmar) ska kommunen göra upp ett nytt, överklagbart beslut om tiden inom småbarnspedagogik. I enlighet med lagen om småbarnspedagogik och förvaltningslagstiftning ska ändringar i tiden inom småbarnspedagogik och andra ärenden som inverkar på kommuninvånarnas rättigheter och skyldigheter beslutas om med en överklagbar handling. Om kommunen inte har som praxis att begränsa rätten till småbarnspedagogik, utan alla barn får ett beslut om deltagande i småbarnspedagogik och tiden inom småbarnspedagogik beslutas närmare om med vårdnadshavarna, ska kommunen själv överväga om man gör upp ett överklagbart beslut om att antalet timmar inom småbarnspedagogik ändrar.

Hur för vi in i Varda att barnets deltagande i småbarnspedagogik tillfälligt avbryts om barnet har utlovats en plats inom småbarnspedagogiken efter uppehållet (vård-/servicegaranti)?

I enlighet med lagen om småbarnspedagogik ska information om barnets deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet föras in i Varda. Den här uppgiften följs upp med hjälp av barnets beslut om småbarnspedagogik. Om det förekommer ett uppehåll ska man föra in ett slutdatum för beslutet, deltagandet i småbarnspedagogisk verksamhet och för uppgiften om avgift för den tid som avbrottet varar. Då barnet återvänder till den småbarnspedagogiska verksamheten efter uppehållet ska man föra in i Varda att barnet deltar i småbarnspedagogik igen. I praktiken kan man i Varda ta bort slutdatumet från beslutet och avgiften, om uppgifterna förblir oförändrade, men man ska alltid föra in ett nytt deltagande i småbarnspedagogik med det nya startdatumet. Man kan också föra in alla uppgifter (beslut, deltagande, avgift) som nya t.ex. om integrationen är förverkligad så att det krävs. Barnets beslut och uppgiften om huruvida barnet deltar i småbarnspedagogik eller inte används till exempel av Folkpensionsanstalten vid utbetalning av förmåner.

Hur och varifrån får barnet ett studentnummer?

Studentnumret bildas automatiskt i Utbildningsstyrelsens studentnummerregister då barnets uppgifter lagras första gången i Varda. Samma studentnummer följer barnet hela livet och det kan utnyttjas i Utbildningsstyrelsens tjänster så som Varda och KOSKI-tjänsten.

Hur ska uppgifter om vårdtid sparas i Varda i situationer där tiden för småbarnspedagogik meddelas på olika sätt i olika kommuner?

Hur tiden för småbarnspedagogik definieras behöver inte ändras i kommunerna på grund av Varda, men den uppgift som krävs ska kunna föras in i Varda. Läs mer: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatusaika#Varhaiskasvatusaika-Tiden.

Vad gör vi om vi inte brukar ange ett slutdatum i barnets beslut om småbarnspedagogik utan beslutet är i kraft tillsvidare? Ska slutdatumet ändå meddelas?

Om beslutet är i kraft tills vidare kan uppgiften om slutdatum både i fråga om beslutet och barnets deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet lämnas tom. Meningen är ändå att ett slutdatum ska anges för såväl barnets beslut som för barnets deltagande i småbarnspedagogik så fort datumet är känt. På det här sättet kan man säkerställa att det i Varda finns uppgifter om barn som till exempel redan har övergått till den grundläggande utbildningen och inte längre deltar i småbarnspedagogisk verksamhet.

Om aktören inom småbarnspedagogik inte använder timbaserad fakturering av vårdtid, hur meddelas antalet timmar per vecka?

Rutinerna för avgiftsbeslut behöver inte ändras på grund av Varda. Centralt med tanke på Varda är uppgiften om barnets tid inom småbarnspedagogiken som anknyter till barnets rätt till småbarnspedagogik. I Varda ska således inte anges den tid som barnet har deltagit i småbarnspedagogisk verksamhet. Om tiden inom småbarnspedagogik anges i kommunen på ett annat sätt än i formatet h/vecka, ska den omvandlas till formatet h/vecka enligt anvisningarna på sidan https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatusaika#Varhaiskasvatusaika-Tiden.

Vår kommun deltar i försöket med avgiftsfri småbarnspedagogik för femåringar. Förs uppgifterna för de barn som deltar i försöket in i Varda?

Om barnet deltar i undervisnings- och kulturministeriets försök med avgiftsfri småbarnspedagogik för femåringar, är det fortfarande fråga om deltagande i småbarnspedagogisk verksamhet. Då förs beslutet om småbarnspedagogik för barnet och barnets uppgifter in i Varda.

Förs uppgifter om barn inom klubb- eller eftermiddagsverksamhet in i Varda?

Endast barn med ett gällande, aktivt beslut om småbarnspedagogik förs in i Varda.

Vad ska jag göra då jag inte lyckas lägga till ett barn eftersom barnets uppgifter enligt felmeddelandet redan finns i Varda?

Det är möjligt att personen redan finns i Varda eftersom t.ex. en annan kommun fört in personen. I samband med att personen förs in i Varda kontrolleras om de överförda uppgifterna överensstämmer med de uppgifter som finns i Varda. Om personen finns i Varda, återges uppgifterna som finns i Varda och personen bör föras in i Varda med samma uppgifter. Systemet lägger till barnet med Vardas person ID dvs. med POST /api/v1/lapset/ och innehållet ska vara personens Varda ID. Om uppgifterna som överförts inte stämmer överens med de som redan finns i Varda ska man söka personen i användargränssnittet /api/v1/hae-henkilo/. Personen kan sökas antingen med studentnummer eller personbeteckning.

Vem för in uppgifterna om barnen vid ett gruppfamiljedaghem då småbarnspedagogiken anordnas med stöd för privat vård av barn?

Varje serviceproducent med eget FO-nummer registrerar sig inför ibruktagandet av Varda och sparar självständigt i Varda de uppgifter som krävs. Ifall det vid ett gruppfamiljedaghem arbetar t.ex. två privata familjedagvårdare med egna FO-nummer för båda in i Varda uppgifter om de barn för vilka de får stöd för privat vård av barn.

Försöket med tvåårig förskoleundervisning

Hur inverkar försöket med tvåårig förskoleundervisning på införandet av barnens uppgifter i Varda?*

I Varda för man in uppgifterna om småbarnspedagogik som ges utöver förskoleundervisningen. Uppgifter om förskoleundervisning förs in i Utbildningsstyrelsens KOSKI-tjänst i enlighet med anvisningarna. Om ett barn har deltagit i småbarnspedagogik innan hen börjar i förskoleundervisningen och deltagandet i förskoleundervisningen medför att timantalet per vecka inom småbarnspedagogiken minskar eller på annat sätt inverkar på uppgifterna som ska sparas i Varda om småbarnspedagogiken, ska de nya uppgifterna föras in i Varda. Även nya uppgifter om avgifter ska föras in i Varda, om ändringarna i barnets småbarnspedagogik innebär att klientavgiften minskar. När det gäller uppgifterna i Varda är det inte relevant om barnet deltar i förskoleundervisning i ett eller två års tid. Undervisnings- och kulturministeriet har samlat frågor och svar om tvåårig förskoleundervisning på sin webbplats: https://minedu.fi/sv/fragor-och-svar-om-tvaarig-forskoleundervisning.

Lisätietoja

Ytterligare information

Page tree

Lapsen tiedot