Kuten muissakin Opintopolun palveluissa koulutuksen järjestäjä vastaa KOSKI-palveluun liittyvästä käyttäjähallinnasta. Käyttäjähallintaa KOSKI-palveluun liittyen hoitavat ensisijassa KOSKI-pääkäyttäjät, jotka vastaavat palvelusta ja palvelun tiedonlaadusta kokonaisvaltaisesti.
Koulutustoimijan vastuukäyttäjillä on tällä hetkellä oikeus päästä KOSKI-palveluun tarkastelemaan tietoja sekä myöntää kaikkia KOSKI-käyttöoikeuksia. 1.11.2021 Koulutstoimijan vastuukäyttäjän oikeudet muuttuvat Opintopolun vastuukäyttäjiksi. Opintopolun vastuukäyttäjät vastaavat jatkossa ainoastaan KOSKI-pääkäyttäjäoikeuksien myöntämisestä ja KOSKI-pääkäyttäjät hallinnoivat jatkossa muiden KOSKI-käyttöoikeuksien myöntämistä. Opintopolun vastuukäyttäjillä ei ole jatkossa enää suoraan pääsyä KOSKI-palveluun, vaan jos Opintopolun vastuukäyttäjä tarvitsee työtehtäviään hoitaakseen pääsyn KOSKI-palveluun, tulee hänelle erikseen myöntää tarvittavat KOSKI-oikeudet.
Opintopolun vastuukäyttäjä on Opintopolun yleinen käyttäjähallinnan oikeus, jolla kirjallisen nimeämismenettelyn kautta koulutuksen järjestäjä nimeää henkilöt joilla on oikeus myöntää Opintopolun virkailijan eri palveluihin useita käyttöoikeuksia. Opintopolun vastauukäyttäjän ohjeet: Vastuukäyttäjän ohjeet
Jatkossa jos sama henkilö hoitaa sekä Opintopolun vastuukäyttäjän, että KOSKI-pääkäyttäjän tehtäviä, tulee henkilöllä olla erikseen sekä Opintopolun vastuukäyttäjän että KOSKI-pääkäyttäjän oikeudet.
KOSKI-käyttöoikeuksien myöntämisen tulee perustua siihen, että henkilön, jolle oikeuksia myönnetään, tarvitsee työtehtävissään käyttää oikeuksien mukana tulevia toiminnallisuuksia ja/tai koulutuksen järjestäjän KOSKI-palveluun tallentamia tietoja, ja oikeudet tulee rajata työtehtävien kannalta välttämättömälle organisaatiotasolle.
Alta löydät ohjeet siitä, miten käyttöoikeuksia lisätään Opintopolun henkilöpalvelussa sekä kuvaukset eri KOSKI-käyttäjärooleista.
KOSKI-käyttäjärooleihin liittyvissä kysymyksissä ole yhteydessä KOSKI-palveluosoitteeseen koski(at)opintopolku.fi.
Opintopolun vastuukäyttäjän liittyvissä kysymyksissä ja tukipyynnöissä olkaa yhteydessä sähköpostiosoitteeseen yhteisetpalvelut(at)opintopolku.fi.
Käyttäjähallinta
1. Käyttöoikeuksien myöntäminen virkailijoille
Virkailijalle, jolla on jo tunnukset virkailijan Opintopolkuun käyttöoikeuksien lisääminen / uusiminen:
- Käyttöoikeuden lisääminen suoraan (ilman anomusta) henkilön tietojen hallinnassa
- Käyttöoikeuden lisääminen hyväksymällä virkailijan tekemä käyttöoikeusanomus
Uusi virkailija jolla ei ole vielä tunnuksia virkailijan Opintopolkuun:
2. Myönnettävät roolit ja niiden kuvaukset
KOSKI-pääkäyttäjä
KOSKI-palvelun osalta tärkein käyttöoikeus on organisaation KOSKI-pääkäyttäjä. KOSKI-pääkäyttäjäoikeuksia voi myöntää koulutustoimijan vastuukäyttäjä tai 21.4.2021 alkaen toinen KOSKI-pääkäyttäjä. Organisaation KOSKI-pääkäyttäjän vastuulla ovat seuraavat tehtävät:
KOSKI-pääkäyttäjän roolin sisältyy KOSKI-katselijan käyttäjäoikeudet, eli pääkäyttäjä voi tarkastella oman organisaationsa opiskeluoikeustietoja katselukäyttöliittymässä ja ladata KOSKI-palvelusta raportteja. Jos koulutuksen järjestäjä luo ja hallinnoi käsin opiskeluoikeuksia KOSKI-palvelussa, tarvitsee KOSKI-pääkäyttäjä erilliset KOSKI-tallentajaoikeudet. Koulutuksen järjestäjä päättää, mille organisaation tasolle KOSKI-pääkäyttäjiä nimetään. KOSKI-pääkäyttäjän voi nimetä koulutustoimija-tasolle (esim. koko kunta) sekä oppilaitoksittain. KOSKI-pääkäyttäjäoikeuksia ei voi myöntää varhaiskasvatuksen toimipaikkoihin. HUOM! On suositeltavaa, että koulutustoimija-tasolta löytyisi vähintään kaksi KOSKI-pääkäyttäjää, jotka näkevät myös lakkautettujen oppilaitosten ja varhaistoimipaikkojen opiskeluoikeustietoja. Myös jokaisella oppilaitoksella olisi vähintään yksi KOSKI-pääkäyttäjä. |
KOSKI-katselija
KOSKI-katselijarooleja on kahden tasoisia. KOSKI-katselija (sis. erityiset henkilötiedot) oikeuksiin kuuluu nähdä hänelle myönnetylle organisaatiotasolle (oppilaitos tai koko koulutustoimija) kuuluvien oppijoiden kaikki opiskeluoikeus- ja suoritustiedot katselukäyttöliittymässä sekä ladata KOSKI-palvelun raportit-sivulta raportit. KOSKI-katselija (ei erityisiä henkilötietoja) oikeuksiin kuuluu nähdä hänelle myönnetylle organisaatiotasolle (oppilaitost tai koko koulutustoimija) kuuluvien oppijoiden opiskeluoikeus- ja suoritustiedot katselukäyttöliittymässä, mutta ei oikeuksia raportteihin tai oppijoiden tiedoissa näkyviin erityisiin henkilötietoihin. Erityisiä henkilötietoja ovat muun muassa erityiseen tukeen / tehostettuun tukeen / vammaisuuteen / pidennettyyn oppivelvollisuuteen / toiminta-alueittain opetukseen / arvioinnin yksillöllistämiseen ja mukauttamiseen liittyvät tiedot. |
KOSKI-katselija (esiopetus)
KOSKI-katselijan (esiopetus) oikeuksiin kuuluu nähdä ainoastaan organisaatioonsa kuuluvien esiopetuksen oppijoiden opiskeluoikeus- ja suoritustiedot katselukäyttöliittymässä. Oikeus myönnetään esim. silloin jos koulutustoimija/tai oppilaitostasolla halutaan rajata katseluoikeuksia niin, että virkailija voi tarkastella vain esiopetuksen opiskeluoikeuksia vaikka koulutustoimijalla/oppilaitoksella olisi myös muita opiskeluoikeusmuotoja. KOSKI-katselija (sis. erityiset henkilötiedot) oikeuksiin kuuluu nähdä hänelle myönnetylle organisaatiotasolle (oppilaitos tai koko koulutustoimija) kuuluvien oppijoiden kaikki opiskeluoikeus- ja suoritustiedot katselukäyttöliittymässä sekä ladata KOSKI-palvelun raportit-sivulta raportit. Erityisiä henkilötietoja ovat muun muassa erityiseen tukeen / tehostettuun tukeen / vammaisuuteen / pidennettyyn oppivelvollisuuteen / toiminta-alueittain opetukseen / arvioinnin yksillöllistämiseen ja mukauttamiseen liittyvät tiedot. |
KOSKI-tallentaja
KOSKI-tallentajaroolia käytetään ainoastaan tilanteissa, joissa koulutuksen järjestäjällä ei ole käytössään opintohallintojärjestelmää tai jos opintohallintojärjestelmän integraatio KOSKI-palveluun ei ole valmis. Tallentajaroolilla oleva käyttäjä voi syöttää KOSKI-käyttöliittymän kautta koulutuksen järjestäjän opiskeluoikeus- ja suoritustiedot KOSKI-palveluun. KOSKI-tallentajan roolin sisältyy tallennusoikeuden lisäksi samat oikeudet kuin KOSKI-katselijalla, jolla on oikeus nähdä erityisiä henkilötietoja, eli tallentaja voi tarkastella oman organisaationsa kaikkia opiskeluoikeustietoja katselukäyttöliittymässä sekä ladata organisaationsa opiskeluoikeusraportteja raportit-välilehdeltä. Tallntajaroolia on mahdollista myöntää myös pelkästään esiopetus-tasolle. Tällöin tallentajaroolilla voi tallentaa ja tarkastella vain organisaation esiopetuksen opiskeluoikeuksia. |
Järjestelmään asetettava käyttäjärooli: KOSKI-palvelukäyttäjä
Kun koulutuksenjärjestäjä siirtää tietoja opintohallintojärjestelmästä/varhaiskasvatusjärjestelmästä KOSKI-palveluun, tarvitaan tiedonsiirtojen onnistumiseksi KOSKI-palvelukäyttäjätunnus. KOSKI-palvelukäyttäjä on tunnus/rooli, jota käytetään tietojen siirtoon ja joka asetetaan opintohallintojärjestelmään järjestelmätoimittajan ohjeiden mukaan salasanan kanssa. HUOM! KOSKI-palvelukäyttäjäroolia ei anneta henkilölle vaan organisaatiolle. KOSKI-palvelukäyttäjätunnukseen voi liittää ainoastaan yhden organisaation. Jos koulutuksen järjestäjä tekee keskitetysti siirrot, tunnus liitetään koulutustoimija-/varhaiskasvatuksen järjestäjä-tason organisaatioon. Jos oppilaitokset/toimipisteet/toimipaikat tekevät siirrot itse, silloin jokaiselle oppilaitokselle tai varhaiskasvatuksen toimipaikalle (palvelukäyttäjäroolia ei tällä hetkellä voi myöntää toimipistetasolla) tulee tehdä omat tunnukset. Koulutustoimijan vastuukäyttäjä voi luoda palvelukäyttäjätunnuksia Opintopolun käyttöoikeuspalvelussa. Ohjeet palvelukäyttäjätunnuksen luomiseen ja hallintaan: Palvelukäyttäjien hallinta Kun koulutustoimijan vastuukäyttäjä on luonut palvelukäyttäjätunnuksen, asettanut sille oikeudet ja salasanan, palvelukäyttäjätunnus ja siihen liittyvä salasana asetetaan siirtävään opintohallintojärjestelmään/varhaiskasvatusjärjestelmään. |
3. KOSKI-käyttöoikeuksien anominen
Tietosuoja
Koulutuksen järjestäjät ja oppilaitosten ylläpitäjät ovat Opetuksen ja koulutuksen valtakunnallisen tietovarannon yhteisrekisterinpitäjiä yhdessä OPH:n kanssa.
Tietovarannon yhteisrekisterinpitäjien vastuut ja velvollisuudet on määritelty Laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) 5§:
"Tietovarannon yhteisrekisterinpitäjiä ovat koulutuksen ja opetuksen järjestäjät, oppilaitosten ylläpitäjät, 9 §:n 6 momentissa tarkoitettu toimija sekä Opetushallitus. Opetushallitus vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten.
Opetuksen ja koulutuksen järjestäjät, oppilaitosten ylläpitäjät sekä 9 §:n 6 momentissa tarkoitettu toimija vastaavat tallentamiensa tietojen luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus) annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679, jäljempänä yleinen tietosuoja-asetus, 5 artiklan 1 kohdan d alakohdassa tarkoitetusta täsmällisyydestä sekä 16 artiklan mukaisesta rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen. Opetushallitus vastaa muista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista.
Jos opetuksen tai koulutuksen järjestäjän, oppilaitoksen ylläpitäjän taikka 9 §:n 6 momentissa tarkoitetun toimijan toiminta lakkaa eivätkä kyseisen rekisterinpitäjän tehtävät siirry toiselle oikeushenkilölle, kyseisten tietovarantoon tallennettujen tietojen sekä 9 d §:ssä tarkoitettujen suostumusten osalta rekisterinpitäjänä toimii Opetushallitus."
Opetuksen ja koulutuksen järjestäjällä ja oppilaitoksen ylläpitäjällä on velvollisuus järjestää toimintansa niin, että rekisteriin tallennettavia tietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
Opetushallitus on julkaissut sivuillaan yleisen tietosuojaoppaan, johon kaikkien rekisteriin tietoja tallentavien tahojen suositellaan tutustuvan: https://www.oph.fi/fi/tietosuojaopas
Opetuksen ja koulutuksen tietovarannon tietosuojaseloste: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/koski-palvelun-tietosuojaseloste/