You are viewing an old version of this page. View the current version.

Compare with Current View Page History

« Previous Version 69 Next »

Kuten muissakin Opintopolun palveluissa koulutuksen järjestäjä vastaa KOSKI-palveluun liittyvästä käyttäjähallinnasta. Käyttäjähallintaa KOSKI-palveluun liittyen hoitavat ensisijassa KOSKI-pääkäyttäjät, jotka vastaavat palvelusta ja palvelun tiedonlaadusta kokonaisvaltaisesti.

Koulutustoimijan vastuukäyttäjillä on tällä hetkellä oikeus päästä KOSKI-palveluun tarkastelemaan tietoja sekä myöntää kaikkia KOSKI-käyttöoikeuksia.
1.11.2021 Koulutustoimijan vastuukäyttäjän oikeudet muuttuvat Opintopolun vastuukäyttäjiksi. Opintopolun vastuukäyttäjät vastaavat jatkossa ainoastaan KOSKI-pääkäyttäjäoikeuksien myöntämisestä sekä KOSKI-palvelukäyttäjätunnusten luonnista. Opintopolun vastuukäyttäjällä ei ole enää jatkossa suoraa pääsyä KOSKI-palveluun.

Opintopolun vastuukäyttäjä on Opintopolun yleinen käyttäjähallinnan oikeus, jolla kirjallisen nimeämismenettelyn kautta koulutuksen järjestäjä nimeää henkilöt joilla on oikeus myöntää Opintopolun virkailijan eri palveluihin pääkäyttäjäkäyttöoikeuksia. Opintopolun vastauukäyttäjän ohjeet: Vastuukäyttäjän ohjeet

Jokaisella KOSKI-palveluun opiskeluoikeuksia tallentavalla koulutuksen järjestäjällä tulee 1.11.2021 alkaen olla KOSKI-pääkäyttäjä.

Jos  sama henkilö hoitaa jatkossa sekä Opintopolun vastuukäyttäjän että KOSKI-pääkäyttäjän tehtäviä, tulee henkilöllä olla erikseen sekä Opintopolun vastuukäyttäjän että KOSKI-pääkäyttäjän oikeudet.

KOSKI-pääkäyttäjät hallinnoivat jatkossa muiden KOSKI-käyttöoikeuksien (KOSKI-katselijat ja KOSKI-tallentajat) myöntämistä.  KOSKI-käyttöoikeuksien myöntämisen tulee perustua siihen, että henkilön, jolle oikeuksia myönnetään, tarvitsee työtehtävissään käyttää oikeuksien mukana tulevia toiminnallisuuksia ja/tai koulutuksen järjestäjän KOSKI-palveluun tallentamia tietoja, ja oikeudet tulee rajata työtehtävien kannalta välttämättömälle organisaatiotasolle.

KOSKI-käyttäjärooleihin liittyvissä kysymyksissä ole yhteydessä KOSKI-palveluosoitteeseen koski(at)opintopolku.fi.

Opintopolun vastuukäyttäjän liittyvissä kysymyksissä ja tukipyynnöissä olkaa yhteydessä sähköpostiosoitteeseen yhteisetpalvelut(at)opintopolku.fi.

Käyttäjähallinta

1. Myönnettävät roolit ja niiden kuvaukset

Alta löydät kuvaukset eri KOSKI-käyttäjärooleista. Opintopolun vastuukäyttäjä voi myöntää KOSKI-pääkäyttäjärooleja sekä luoda palvelukäyttäjäroolin. KOSKI-pääkäyttäjä voi myöntää kaikkia alla lueteltuja käyttäjärooleja. 

HUOM! KOSKI-palvelukäyttäjäroolia ei koskaan anneta henkilölle, vaan vain organisaatiolle.

KOSKI-pääkäyttäjä

KOSKI-palvelun osalta tärkein käyttöoikeus on organisaation KOSKI-pääkäyttäjä.

KOSKI-pääkäyttäjäoikeuksia voi myöntää koulutustoimijan vastuukäyttäjä tai 21.4.2021 alkaen toinen KOSKI-pääkäyttäjä.

Organisaation KOSKI-pääkäyttäjän vastuulla ovat seuraavat tehtävät:

  • Yhteisrekisterinpitäjän tehtävät huolehtia datan laadun ajantasaisuudesta ja oikeellisuudesta, sekä havaittujen virheiden korjaaminen tai niiden raportoiminen eteenpäin henkilöille joiden tehtävä on korjata tiedot.
  • Oman organisaationsa henkilötunnuksettomien oppijoiden henkilöhallinta (henkilön ja oppijanumeron luonti sekä päivitys, yksilöinti, linkitys) Opintopolun henkilöpalvelussa. Katso lisää KOSKI-palveluun liittyvästä oppijoiden henkilöhallinnasta KOSKI-palveluun tallennettavat tiedot ja tiedonsiirto / tietojen manuaalinen tallentaminen-ohjesivun osio "3. Pakolliset henkilötiedot opiskeluoikeutta luotaessa".
  • Alemman tason KOSKI-käyttöoikeuksien (KOSKI-katselijat ja KOSKI-tallentajat) hallinta: virkailijoiden kutsuminen palvelun käyttäjiksi, tarvittavien käyttöoikeuksien myöntäminen KOSKI-palveluun, sekä käyttöoikeuksien sulkeminen kun henkilö ei enää tarvitse KOSKI-oikeuksia tehtäviensä hoitamiseen.
  • Organisaation KOSKI-asioiden yhteyshenkilö, jonka sähköpostiin lähetetään KOSKI-palveluun liittyvät viestit ja tiedotteet, sekä otetaan yhteyttä erilaisissa datan laatuun liittyvissä virhetilanteissa.
  • KOSKI-pääkäyttäjä on ainoa käyttäjä, joka voi mitätöidä KOSKI-palveluun siirrettyjä opiskeluoikeuksia. Katso lisää opiskeluoikeuden mitätöinnistä Tiedonsiirtovirheet ja niiden korjaus.

KOSKI-pääkäyttäjän roolin sisältyy KOSKI-katselijan käyttäjäoikeudet, eli pääkäyttäjä voi tarkastella oman organisaationsa opiskeluoikeustietoja katselukäyttöliittymässä ja ladata KOSKI-palvelusta raportteja. Jos koulutuksen järjestäjä luo ja hallinnoi käsin opiskeluoikeuksia KOSKI-palvelussa, tarvitsee KOSKI-pääkäyttäjä erilliset KOSKI-tallentajaoikeudet. 

Koulutuksen järjestäjä päättää, mille organisaation tasolle KOSKI-pääkäyttäjiä nimetään. KOSKI-pääkäyttäjän voi nimetä koulutustoimija-tasolle (esim. koko kunta) sekä oppilaitoksittain. KOSKI-pääkäyttäjäoikeuksia ei voi myöntää varhaiskasvatuksen toimipaikkoihin.

HUOM! On suositeltavaa, että koulutustoimija-tasolta löytyisi vähintään kaksi KOSKI-pääkäyttäjää, jotka näkevät myös lakkautettujen oppilaitosten ja varhaistoimipaikkojen opiskeluoikeustietoja. Myös jokaisella oppilaitoksella olisi vähintään yksi KOSKI-pääkäyttäjä.

KOSKI-katselija

KOSKI-katselijarooleja on kahden tasoisia.

KOSKI-katselija (sis. erityiset henkilötiedot) oikeuksiin kuuluu nähdä hänelle myönnetylle organisaatiotasolle (oppilaitos tai koko koulutustoimija) kuuluvien oppijoiden kaikki opiskeluoikeus- ja suoritustiedot katselukäyttöliittymässä sekä ladata KOSKI-palvelun raportit-sivulta raportit.

KOSKI-katselija (ei erityisiä henkilötietoja) oikeuksiin kuuluu nähdä hänelle myönnetylle organisaatiotasolle (oppilaitost tai koko koulutustoimija) kuuluvien oppijoiden opiskeluoikeus- ja suoritustiedot katselukäyttöliittymässä, mutta ei oikeuksia raportteihin tai oppijoiden tiedoissa näkyviin erityisiin henkilötietoihin. 

Erityisiä henkilötietoja ovat muun muassa erityiseen tukeen / tehostettuun tukeen / vammaisuuteen / pidennettyyn oppivelvollisuuteen / toiminta-alueittain opetukseen / arvioinnin yksillöllistämiseen ja mukauttamiseen liittyvät tiedot.

KOSKI-katselija (esiopetus)

KOSKI-katselijan (esiopetus) oikeuksiin kuuluu nähdä ainoastaan organisaatioonsa kuuluvien esiopetuksen oppijoiden opiskeluoikeus- ja suoritustiedot katselukäyttöliittymässä. Oikeus myönnetään esim. silloin jos koulutustoimija/tai oppilaitostasolla halutaan rajata katseluoikeuksia niin, että virkailija voi tarkastella vain esiopetuksen opiskeluoikeuksia vaikka koulutustoimijalla/oppilaitoksella olisi myös muita opiskeluoikeusmuotoja.

KOSKI-katselija (sis. erityiset henkilötiedot) oikeuksiin kuuluu nähdä hänelle myönnetylle organisaatiotasolle (oppilaitos tai koko koulutustoimija) kuuluvien oppijoiden kaikki opiskeluoikeus- ja suoritustiedot katselukäyttöliittymässä sekä ladata KOSKI-palvelun raportit-sivulta raportit.

Erityisiä henkilötietoja ovat muun muassa erityiseen tukeen / tehostettuun tukeen / vammaisuuteen / pidennettyyn oppivelvollisuuteen / toiminta-alueittain opetukseen / arvioinnin yksillöllistämiseen ja mukauttamiseen liittyvät tiedot.

KOSKI-tallentaja

KOSKI-tallentajaroolia käytetään ainoastaan tilanteissa, joissa koulutuksen järjestäjällä ei ole käytössään opintohallintojärjestelmää tai jos opintohallintojärjestelmän integraatio KOSKI-palveluun ei ole valmis.

Tallentajaroolilla oleva käyttäjä voi syöttää KOSKI-käyttöliittymän kautta koulutuksen järjestäjän opiskeluoikeus- ja suoritustiedot KOSKI-palveluun.

KOSKI-tallentajan roolin sisältyy tallennusoikeuden lisäksi samat oikeudet kuin KOSKI-katselijalla, jolla on oikeus nähdä erityisiä henkilötietoja, eli tallentaja voi tarkastella oman organisaationsa kaikkia opiskeluoikeustietoja katselukäyttöliittymässä sekä ladata organisaationsa opiskeluoikeusraportteja raportit-välilehdeltä.

Tallntajaroolia on mahdollista myöntää myös pelkästään esiopetus-tasolle. Tällöin tallentajaroolilla voi tallentaa ja tarkastella vain organisaation esiopetuksen opiskeluoikeuksia.

Järjestelmään asetettava käyttäjärooli: KOSKI-palvelukäyttäjä

Kun koulutuksenjärjestäjä siirtää tietoja opintohallintojärjestelmästä/varhaiskasvatusjärjestelmästä KOSKI-palveluun, tarvitaan tiedonsiirtojen onnistumiseksi KOSKI-palvelukäyttäjätunnus.

KOSKI-palvelukäyttäjä on tunnus/rooli, jota käytetään tietojen siirtoon ja joka asetetaan opintohallintojärjestelmään järjestelmätoimittajan ohjeiden mukaan salasanan kanssa. HUOM! KOSKI-palvelukäyttäjäroolia ei anneta henkilölle vaan organisaatiolle.

KOSKI-palvelukäyttäjätunnukseen voi liittää ainoastaan yhden organisaation. Jos koulutuksen järjestäjä tekee keskitetysti siirrot, tunnus liitetään koulutustoimija-/varhaiskasvatuksen järjestäjä-tason organisaatioon. Jos oppilaitokset/toimipisteet/toimipaikat tekevät siirrot itse, silloin jokaiselle oppilaitokselle tai varhaiskasvatuksen toimipaikalle (palvelukäyttäjäroolia ei tällä hetkellä voi myöntää toimipistetasolla) tulee tehdä omat tunnukset.

Koulutustoimijan vastuukäyttäjä voi luoda palvelukäyttäjätunnuksia Opintopolun käyttöoikeuspalvelussa. Ohjeet palvelukäyttäjätunnuksen luomiseen ja hallintaan: Palvelukäyttäjien hallinta

Kun koulutustoimijan vastuukäyttäjä on luonut palvelukäyttäjätunnuksen, asettanut sille oikeudet ja salasanan, palvelukäyttäjätunnus ja siihen liittyvä salasana asetetaan siirtävään opintohallintojärjestelmään/varhaiskasvatusjärjestelmään.

2.  Käyttöoikeuksien myöntäminen virkailijoille (KOSKI-pääkäyttäjän käyttäjähallinnan toiminnallisuudet)


KOSKI-pääkäyttäjä voi myöntää KOSKI-käyttöoikeuksia virkailijoille suoraan muokkaamalla virkailijan käyttöoikeuksia henkilöpalvelussa tai hyväksymällä virkailijan käyttöoikeusanomuksen sekä kutsumalla uusia virkailijoita KOSKI-käyttäjiksi. Tarkemmat ohjeet näihin toimintoihin löytyvät Opintopolun henkilöpalvelun ohjeista. Alta löytyvät suorat linkit kyseisten toimintojen ohjeisiin.

Opintopolun vastuukäyttäjä voi luoda KOSKI-palvelukäyttäjätunnuksen. Ohjeet palvelukäyttäjätunnuksen luomiseksi löytyvät tämän sivun kohdasta "2a) KOSKI-palvelukäyttäjä".

Virkailijalle, jolla on jo tunnukset virkailijan Opintopolkuun käyttöoikeuksien lisääminen / uusiminen:

Uusi virkailija jolla ei ole vielä tunnuksia virkailijan Opintopolkuun:

3. KOSKI-käyttöoikeuksien anominen itselleen

Jos sinulla on jo virkailijatunnus mutta ei tarvittaa KOSKI-käyttöroolia, voit myös anoa niitä Opintopolun henkilöpalvelussa. Koulutustoimijasi vastuukäyttäjä Opintopolussa voi myöntää sinulle KOSKI-pääkäyttäjän, KOSKI-katselijan sekä KOSKI-tallentajan oikeudet. KOSKI-pääkäyttäjä voi myöntää KOSKI-katselijan ja KOSKI-tallentajan oikeudet. Sinun ei tarvitse määrittää, kuka anomuksesi käsittelee, vaan se näkyy kaikkien organisaatiosi vastuukäyttäjien ja KOSKI-pääkäyttäjien käyttöoikeusanomusten listalla. Alta löydät ohjeet, kuinka anoa KOSKI-käyttäjäroolia.

Ollessasi kirjautunut Opintopolkuun, klikkaa nimeäsi näytön oikeassa ylälaidassa päästäksesi muokkaamaan henkilötietojasi.

Varmista, että sinulla on "Yhteystiedot"-osiossa sähköpostiosoite. Jos näin ei ole (kuten kuvassa), klikkaa "Muokkaa"-painiketta.


Syötä sähköpostiosoite "Sähköposti"-kenttään ja paina "Tallenna"-painiketta.


Alimpana henkilötietojen muokkaussivulla löytyy "Uuden käyttöoikeuden anominen"-osio, jota kautta voit lähettää anomuksen haluaamasi KOSKI-käyttäjärooliin. Syötä haluamasi organisaatio "Organisaatio tai ryhmä"-kentään. Syöttämällä vähintään kolme ensimmäistä merkkiä saat näkyviin listauksen organisaatioista, joiden nimien alkukirjaimet vastaavat syöttämiäsi merkkejä.


Valittuasi oikean organisaation "Valitse käyttöoikeus"-painike aktivoituu. Klikkaa painiketta.


Painikkeen klikkaaminen avaa ponnahdusikkunan haettavan käyttöoikeuden/haettavien käyttöoikeuksien valitsemiseksi. Rajaa käyttöoikeuslistausta kirjoittamalla hakukenttään haettavan käyttöoikeuden nimen ensimmäisiä merkkejä. Valitse haettava käyttöoikeus ja paina "Lisää haettaviin käyttöoikeuksiin"-painiketta. Toista toimenpide, jos haet useampia käyttöoikeuksia. Lisättyäsi haettavat käyttöoikeudet klikkaa ponnahdusikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa raksia sulkeaksesi ikkunan.

Kirjoita halutessasi perustelut käyttöoikeuden hakemiselle tai kuvaa käyttöoikeuteen liittyvät työtehtäväsi ja paina lopulta "Hae käyttöoikeutta"-painiketta.


Tietosuoja

Koulutuksen järjestäjät ja oppilaitosten ylläpitäjät ovat Opetuksen ja koulutuksen valtakunnallisen tietovarannon yhteisrekisterinpitäjiä yhdessä OPH:n kanssa.

Tietovarannon yhteisrekisterinpitäjien vastuut ja velvollisuudet on määritelty Laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) 5§: 

"Tietovarannon yhteisrekisterinpitäjiä ovat koulutuksen ja opetuksen järjestäjät, oppilaitosten ylläpitäjät, 9 §:n 6 momentissa tarkoitettu toimija sekä Opetushallitus. Opetushallitus vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten.

Opetuksen ja koulutuksen järjestäjät, oppilaitosten ylläpitäjät sekä 9 §:n 6 momentissa tarkoitettu toimija vastaavat tallentamiensa tietojen luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus) annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679, jäljempänä yleinen tietosuoja-asetus, 5 artiklan 1 kohdan d alakohdassa tarkoitetusta täsmällisyydestä sekä 16 artiklan mukaisesta rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen. Opetushallitus vastaa muista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista.

Jos opetuksen tai koulutuksen järjestäjän, oppilaitoksen ylläpitäjän taikka 9 §:n 6 momentissa tarkoitetun toimijan toiminta lakkaa eivätkä kyseisen rekisterinpitäjän tehtävät siirry toiselle oikeushenkilölle, kyseisten tietovarantoon tallennettujen tietojen sekä 9 d §:ssä tarkoitettujen suostumusten osalta rekisterinpitäjänä toimii Opetushallitus."

Opetuksen ja koulutuksen järjestäjällä ja oppilaitoksen ylläpitäjällä on velvollisuus järjestää toimintansa niin, että rekisteriin tallennettavia tietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti. 

Opetushallitus on julkaissut sivuillaan yleisen tietosuojaoppaan, johon kaikkien rekisteriin tietoja tallentavien tahojen suositellaan tutustuvan: https://www.oph.fi/fi/tietosuojaopas

Opetuksen ja koulutuksen tietovarannon tietosuojaseloste: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/koski-palvelun-tietosuojaseloste/



  • No labels