Kuten muissakin Opintopolun palveluissa koulutuksen järjestäjä vastaa KOSKI-palveluun liittyvästä käyttäjähallinnasta. Käyttäjähallintaa KOSKI-palveluun liittyen hoitavat ensisijassa KOSKI-pääkäyttäjät, jotka vastaavat palvelusta ja palvelun tiedonlaadusta kokonaisvaltaisesti.
Koulutustoimijan vastuukäyttäjillä on tällä hetkellä oikeus päästä KOSKI-palveluun tarkastelemaan tietoja sekä myöntää kaikkia KOSKI-käyttöoikeuksia.
1.11.2021 Koulutustoimijan vastuukäyttäjän oikeudet muuttuvat Opintopolun vastuukäyttäjiksi. Opintopolun vastuukäyttäjät vastaavat jatkossa ainoastaan KOSKI-pääkäyttäjäoikeuksien myöntämisestä sekä KOSKI-palvelukäyttäjätunnusten luonnista. Opintopolun vastuukäyttäjällä ei ole enää jatkossa suoraa pääsyä KOSKI-palveluun.
Opintopolun vastuukäyttäjä on Opintopolun yleinen käyttäjähallinnan oikeus, jolla kirjallisen nimeämismenettelyn kautta koulutuksen järjestäjä nimeää henkilöt joilla on oikeus myöntää Opintopolun virkailijan eri palveluihin pääkäyttäjäkäyttöoikeuksia. Opintopolun vastauukäyttäjän ohjeet: Vastuukäyttäjän ohjeet
Jokaisella KOSKI-palveluun opiskeluoikeuksia tallentavalla koulutuksen järjestäjällä tulee 1.11.2021 alkaen olla KOSKI-pääkäyttäjä.
Jos sama henkilö hoitaa jatkossa sekä Opintopolun vastuukäyttäjän että KOSKI-pääkäyttäjän tehtäviä, tulee henkilöllä olla erikseen sekä Opintopolun vastuukäyttäjän että KOSKI-pääkäyttäjän oikeudet.
KOSKI-pääkäyttäjät hallinnoivat jatkossa muiden KOSKI-käyttöoikeuksien (KOSKI-katselijat ja KOSKI-tallentajat) myöntämistä. KOSKI-käyttöoikeuksien myöntämisen tulee perustua siihen, että henkilön, jolle oikeuksia myönnetään, tarvitsee työtehtävissään käyttää oikeuksien mukana tulevia toiminnallisuuksia ja/tai koulutuksen järjestäjän KOSKI-palveluun tallentamia tietoja, ja oikeudet tulee rajata työtehtävien kannalta välttämättömälle organisaatiotasolle.
KOSKI-käyttäjärooleihin liittyvissä kysymyksissä ole yhteydessä KOSKI-palveluosoitteeseen koski(at)opintopolku.fi.
Opintopolun vastuukäyttäjän liittyvissä kysymyksissä ja tukipyynnöissä olkaa yhteydessä sähköpostiosoitteeseen yhteisetpalvelut(at)opintopolku.fi.
Käyttäjähallinta
1. Myönnettävät roolit ja niiden kuvaukset
KOSKI-pääkäyttäjä
KOSKI-katselija (sisältää erityiset henkilötiedot)
KOSKI-katselija (ei sisällä erityisiä henkilötietoja)
KOSKI-katselija (esiopetus) (sisältää erityiset henkilötiedot)
|
KOSKI-tallentaja on KOSKI-palvelun peruskäyttäjä, jolla ei oikeuksia myöntää käyttöoikeuksia. KOSKI-tallentajalla on oikeus mitätöidä opiskeluoikeuksia sekä muokata käsin luotuja opiskeluoikeuksia KOSKI-palvelun käyttöliittymässä. KOSKI-tallentajaoikeutta käytetään ainoastaan tilanteissa, joissa koulutuksen järjestäjällä ei ole käytössään opintohallintojärjestelmää, jos opintohallintojärjestelmän integraatio KOSKI-palveluun ei ole valmis, tai opintohallintojärjestelmästä ei ole mahdollista siirtää tietyn tyyppisiä opiskeluoikeuksia. Tallentajaoikeudella käyttäjä voi luoda ja muokata KOSKI-käyttöliittymän kautta koulutuksen järjestäjän opiskeluoikeus- ja suoritustiedot KOSKI-palveluun. KOSKI-tallentajan oikeuteen sisältyy tallennusoikeuden lisäksi samat oikeudet kuin KOSKI-katselijalla, jolla on oikeus nähdä erityisiä henkilötietoja, eli tallentaja voi tarkastella oman organisaationsa kaikkia opiskeluoikeustietoja katselukäyttöliittymässä sekä ladata organisaationsa opiskeluoikeusraportteja raportit-välilehdeltä. KOSKI-tallentajaoikeuksia voi myöntää joko koulutustoimija-tasolle (esim. koko kunta), oppilaitoksittain tai varhaiskasvatuksen toimipaikoittain. Käyttöoikeuden organisaatiotaso tulee valita tietojen minimointiperiaatteen mukaisesti sille tasolle, jolla virkailijan on tarpeen käsitellä tietoja. |
KOSKI-tallentaja (esiopetus)
KOSKI-katselijan (esiopetus) oikeuksilla voi luoda ja muokata ainoastaan organisaatioonsa kuuluvien esiopetuksen oppijoiden opiskeluoikeus- ja suoritustietoja KOSKI-palvelun käyttöliittymässä. Oikeus myönnetään esim. silloin jos koulutustoimija tai oppilaitostasolla halutaan rajata tallentajaoikeuksia niin, että virkailija voi luoda ja tarkastella vain esiopetuksen opiskeluoikeuksia vaikka koulutustoimijalla tai oppilaitoksella olisi myös muita opiskeluoikeusmuotoja. KOSKI-tallentaja on KOSKI-palvelun peruskäyttäjä, jolla ei oikeuksia myöntää käyttöoikeuksia. KOSKI-tallentajalla on oikeus mitätöidä opiskeluoikeuksia sekä muokata käsin luotuja opiskeluoikeuksia KOSKI-palvelun käyttöliittymässä. KOSKI-tallentajaoikeutta käytetään ainoastaan tilanteissa, joissa koulutuksen järjestäjällä ei ole käytössään opintohallintojärjestelmää, jos opintohallintojärjestelmän integraatio KOSKI-palveluun ei ole valmis, tai opintohallintojärjestelmästä ei ole mahdollista siirtää tietyn tyyppisiä opiskeluoikeuksia. Tallentajaoikeudella käyttäjä voi luoda ja muokata KOSKI-käyttöliittymän kautta koulutuksen järjestäjän opiskeluoikeus- ja suoritustiedot KOSKI-palveluun. KOSKI-tallentajan oikeuteen sisältyy tallennusoikeuden lisäksi samat oikeudet kuin KOSKI-katselijalla, jolla on oikeus nähdä erityisiä henkilötietoja, eli tallentaja voi tarkastella oman organisaationsa kaikkia opiskeluoikeustietoja katselukäyttöliittymässä sekä ladata organisaationsa opiskeluoikeusraportteja raportit-välilehdeltä. KOSKI-tallentajaoikeuksia voi myöntää joko koulutustoimija-tasolle (esim. koko kunta), oppilaitoksittain tai varhaiskasvatuksen toimipaikoittain. Käyttöoikeuden organisaatiotaso tulee valita tietojen minimointiperiaatteen mukaisesti sille tasolle, jolla virkailijan on tarpeen käsitellä tietoja. |
Järjestelmään asetettava käyttöoikeus: KOSKI-palvelukäyttäjä
Kun koulutuksenjärjestäjä siirtää tietoja opintohallintojärjestelmästä/varhaiskasvatusjärjestelmästä KOSKI-palveluun, tarvitaan tiedonsiirtojen onnistumiseksi KOSKI-palvelukäyttäjätunnus. KOSKI-palvelukäyttäjä on tunnus/rooli, jota käytetään tietojen siirtoon ja joka asetetaan opintohallintojärjestelmään järjestelmätoimittajan ohjeiden mukaan salasanan kanssa. HUOM! KOSKI-palvelukäyttäjäoikeutta ei anneta henkilölle vaan organisaatiolle. KOSKI-palvelukäyttäjätunnukseen voi liittää ainoastaan yhden organisaation. Jos koulutuksen järjestäjä tekee keskitetysti siirrot, tunnus liitetään koulutustoimija-/varhaiskasvatuksen järjestäjä-tason organisaatioon. Jos oppilaitokset tai varhaiskasvatuksen toimipaikat tekevät siirrot itse, silloin jokaiselle oppilaitokselle tai varhaiskasvatuksen toimipaikalle voi tehdä omat tunnukset ja käyttöoikeudet. KOSKI-käyttöoikeutta ei voi antaa toimiste-tasolle. Opintopolun vastuukäyttäjä voi luoda palvelukäyttäjätunnuksia Opintopolun käyttöoikeuspalvelussa. Ohjeet palvelukäyttäjätunnuksen luomiseen ja hallintaan: Palvelukäyttäjien hallinta Kun Opintopolun vastuukäyttäjä on luonut palvelukäyttäjätunnuksen, asettanut sille oikeudet ja salasanan, palvelukäyttäjätunnus ja siihen liittyvä salasana asetetaan siirtävään opintohallintojärjestelmään tai varhaiskasvatusjärjestelmään. |
2. Käyttöoikeuksien myöntäminen virkailijoille (KOSKI-pääkäyttäjän käyttäjähallinnan toiminnallisuudet)
Virkailijalle, jolla on jo tunnukset virkailijan Opintopolkuun käyttöoikeuksien lisääminen / uusiminen: Uusi virkailija jolla ei ole vielä tunnuksia virkailijan Opintopolkuun: |
3. KOSKI-käyttöoikeuksien anominen itselleen
Jos sinulla on jo virkailijatunnus mutta ei tarvittaa KOSKI-käyttöroolia, voit myös anoa niitä Opintopolun henkilöpalvelussa. Koulutustoimijasi vastuukäyttäjä Opintopolussa voi myöntää sinulle KOSKI-pääkäyttäjän, KOSKI-katselijan sekä KOSKI-tallentajan oikeudet. KOSKI-pääkäyttäjä voi myöntää KOSKI-katselijan ja KOSKI-tallentajan oikeudet. Sinun ei tarvitse määrittää, kuka anomuksesi käsittelee, vaan se näkyy kaikkien organisaatiosi vastuukäyttäjien ja KOSKI-pääkäyttäjien käyttöoikeusanomusten listalla. Alta löydät ohjeet, kuinka anoa KOSKI-käyttäjäroolia. |
Tietosuoja
Koulutuksen järjestäjät ja oppilaitosten ylläpitäjät ovat Opetuksen ja koulutuksen valtakunnallisen tietovarannon yhteisrekisterinpitäjiä yhdessä OPH:n kanssa. Tietovarannon yhteisrekisterinpitäjien vastuut ja velvollisuudet on määritelty Laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) 5§: "Tietovarannon yhteisrekisterinpitäjiä ovat koulutuksen ja opetuksen järjestäjät, oppilaitosten ylläpitäjät, 9 §:n 6 momentissa tarkoitettu toimija sekä Opetushallitus. Opetushallitus vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten. Opetuksen ja koulutuksen järjestäjät, oppilaitosten ylläpitäjät sekä 9 §:n 6 momentissa tarkoitettu toimija vastaavat tallentamiensa tietojen luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus) annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679, jäljempänä yleinen tietosuoja-asetus, 5 artiklan 1 kohdan d alakohdassa tarkoitetusta täsmällisyydestä sekä 16 artiklan mukaisesta rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen. Opetushallitus vastaa muista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista. Jos opetuksen tai koulutuksen järjestäjän, oppilaitoksen ylläpitäjän taikka 9 §:n 6 momentissa tarkoitetun toimijan toiminta lakkaa eivätkä kyseisen rekisterinpitäjän tehtävät siirry toiselle oikeushenkilölle, kyseisten tietovarantoon tallennettujen tietojen sekä 9 d §:ssä tarkoitettujen suostumusten osalta rekisterinpitäjänä toimii Opetushallitus." Opetuksen ja koulutuksen järjestäjällä ja oppilaitoksen ylläpitäjällä on velvollisuus järjestää toimintansa niin, että rekisteriin tallennettavia tietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Opetushallitus on julkaissut sivuillaan yleisen tietosuojaoppaan, johon kaikkien rekisteriin tietoja tallentavien tahojen suositellaan tutustuvan: https://www.oph.fi/fi/tietosuojaopas Opetuksen ja koulutuksen tietovarannon tietosuojaseloste: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/koski-palvelun-tietosuojaseloste/ |