Kuten muissakin Opintopolun palveluissa, koulutuksen järjestäjä vastaa KOSKI-palveluun liittyvästä käyttäjähallinnasta. KOSKI-käyttöoikeuksien myöntämisen tulee perustua siihen, että henkilön, jolle oikeuksia myönnetään, tarvitsee työtehtävissään käyttää oikeuksien mukana tulevia toiminnallisuuksia ja/tai koulutuksen järjestäjän KOSKI-palveluun tallentamia tietoja, ja oikeudet tulee rajata työtehtävien kannalta välttämättömälle organisaatiotasolle.
Käyttäjähallintaa KOSKI-palveluun liittyen hoitavat ensisijassa KOSKI-pääkäyttäjät, jotka vastaavat palvelusta ja palvelun tiedonlaadusta kokonaisvaltaisesti. Jokaisella KOSKI-palveluun opiskeluoikeuksia tallentavalla koulutuksen järjestäjällä tulee olla vähintään yksi KOSKI-pääkäyttäjä. Käyttöoikeuksia ei ole mahdollista myöntää eikä uusia itselleen, joten koulutuksen järjestäjille suositellaan vähintään kahden tai tarvittaessa useamman KOSKI-pääkäyttäjän nimeämistä. KOSKI-pääkäyttäjät hallinnoivat organisaatiossaan muiden KOSKI-käyttöoikeuksien (KOSKI-katselijat ja KOSKI-tallentajat) myöntämistä. Opetushallitus ei myönnä uusille koulutuksen järjestäjien virkailijoille KOSKI-palvelun käyttöoikeuksia eikä hyväksy koulutuksen järjestäjien virkailijoiden käyttöoikeuksien uusinta-anomuksia.
Ennen KOSKI-pääkäyttäjän nimeämistä:
Opintopolun vastuukäyttäjä on Opintopolun yleinen käyttäjähallinnan oikeus, jolla kirjallisen nimeämismenettelyn kautta koulutuksen järjestäjä nimeää henkilöt, joilla on oikeus myöntää Opintopolun virkailijan eri palveluihin (ml. KOSKI) pääkäyttäjäkäyttöoikeuksia. Opintopolun vastuukäyttäjät vastaavat KOSKI-pääkäyttäjäoikeuksien myöntämisestä sekä tiedonsiirroissa tarvittavien KOSKI-palvelukäyttäjätunnusten luonnista. Opintopolun vastuukäyttäjä -käyttöoikeusrooliin ei sisälly erillistä käyttöoikeutta KOSKI-palveluun. Jos sama henkilö hoitaa sekä Opintopolun vastuukäyttäjän, että KOSKI-pääkäyttäjän tehtäviä, tulee henkilöllä olla erikseen sekä Opintopolun vastuukäyttäjän että KOSKI-pääkäyttäjän oikeudet.
Katso Opintopolun vastuukäyttäjän nimeämiseen liittyvä ohjeistus täältä: Opintopolun vastuukäyttäjän ohjeet
Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksen hankintana rahoittamaa, muuta kuin säänneltyä koulutusta järjestäville koulutustoimijoille, jotka rekisteröityvät Organisaatioiden rekisteröintipalvelun kautta Opintopolun palvelukokonaisuuteen (mm. yritykset, korkeakoulujen tytäryhtiöt) nimeävät rekisteröityessään Jotpa-pääkäyttäjän, joka vastaa organisaatiossaan tarvittavien KOSKI-pääkäyttäjäoikeuksien myöntämisestä muille henkilöille. Muuta kuin säänneltyä koulutusta järjestävien korkeakoulujen virkailijat voivat anoa Jotpa-pääkäyttäjä -käyttöoikeusroolia oman organisaationsa Pääkäyttäjä (kk) -käyttöoikeuden omaavalta virkailijalta. Nämä koulutustoimijat eivät siis aloita KOSKI-palvelun käyttäjähallinnan ja prosessia nimeämällä Opintopolun vastuukäyttäjää, vaan Jotpa-pääkäyttäjän, joka vastaa organisaatiossaan muiden KOSKI-käyttöoikeuksien hallinnasta. Jotpa-pääkäyttäjä voi myöntää oman organisaationsa muille virkailijoille KOSKI-pääkäyttäjän ja/tai muut tarvittavat KOSKI-käyttöoikeudet.
Katso Jotpa-pääkäyttäjän nimeämiseen liittyvä ohjeistus täältä: Jatkuvan oppimisen ja työllisyyden palvelukeskuksen (JOTPA) rahoitusta saavien koulutuksen järjestäjien ohjeet
Neuvontaa käyttäjähallintaan liittyen:
KOSKI-käyttäjärooleihin tai Jotpa-pääkäyttäjärooliin liittyvissä kysymyksissä ole yhteydessä KOSKI-palveluosoitteeseen koski(at)opintopolku.fi.
Opintopolun vastuukäyttäjään liittyvissä kysymyksissä ja tukipyynnöissä olkaa yhteydessä sähköpostiosoitteeseen yhteisetpalvelut(at)opintopolku.fi.
Tietosuoja
Koulutuksen järjestäjät ja oppilaitosten ylläpitäjät ovat Opetuksen ja koulutuksen valtakunnallisen tietovarannon (jatkossa KOSKI-palvelu) yhteisrekisterinpitäjiä yhdessä OPH:n kanssa. Tietovarannon yhteisrekisterinpitäjien vastuut ja velvollisuudet on määritelty Laissa valtakunnallisista opinto- ja tutkintorekistereistä (884/2017) 5§: "Tietovarannon yhteisrekisterinpitäjiä ovat koulutuksen ja opetuksen järjestäjät, oppilaitosten ylläpitäjät, 9 §:n 6 momentissa tarkoitettu toimija sekä Opetushallitus. Opetushallitus vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta sekä teknisestä käyttöyhteydestä tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten. Opetuksen ja koulutuksen järjestäjät, oppilaitosten ylläpitäjät sekä 9 §:n 6 momentissa tarkoitettu toimija vastaavat tallentamiensa tietojen luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (yleinen tietosuoja-asetus) annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/679, jäljempänä yleinen tietosuoja-asetus, 5 artiklan 1 kohdan d alakohdassa tarkoitetusta täsmällisyydestä sekä 16 artiklan mukaisesta rekisteröidyn oikeudesta tietojen oikaisemiseen. Opetushallitus vastaa muista yleisessä tietosuoja-asetuksessa rekisterinpitäjälle säädetyistä velvollisuuksista. Jos opetuksen tai koulutuksen järjestäjän, oppilaitoksen ylläpitäjän taikka 9 §:n 6 momentissa tarkoitetun toimijan toiminta lakkaa eivätkä kyseisen rekisterinpitäjän tehtävät siirry toiselle oikeushenkilölle, kyseisten tietovarantoon tallennettujen tietojen sekä 9 d §:ssä tarkoitettujen suostumusten osalta rekisterinpitäjänä toimii Opetushallitus." Käyttäjäoikeuksia KOSKI-palveluun tulee myöntää vain sellaisille virkailijoille, joiden työtehtävien hoitamisen kannalta on tarpeellista käsitellä rekisteriin tallennettavia tietoja rekisterinpitäjän tehtävien hoitamiseksi: tietojen tallentamiseksi ja tietojen oikeellisuuden tarkastamiseksi ja ylläpitämiseksi. Opetuksen ja koulutuksen järjestäjällä ja oppilaitoksen ylläpitäjällä on velvollisuus järjestää toimintansa niin, että rekisteriin tallennettavia tietoja käsitellään tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Opetushallitus on julkaissut sivuillaan yleisen tietosuojaoppaan, johon kaikkien rekisteriin tietoja tallentavien tahojen suositellaan tutustuvan: https://www.oph.fi/fi/tietosuojaopas Opetuksen ja koulutuksen tietovarannon tietosuojaseloste: https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/koski-palvelun-tietosuojaseloste/ |
Käyttäjähallinta
1.Käyttäjähallinnan periaatteet
Käyttöoikeuksien myöntämisen järjestysKäyttäjähallinnan hierarkia on kuvattu alla olevassa kuviossa. Opetushallitus myöntää kirjallisen nimeämismenettelyn kautta Opintopolun vastuukäyttäjän oikeudet koulutuksen järjestäjän nimeämille vastuuhenkilöille. Opintopolun vastuukäyttäjän ohjeet: Vastuukäyttäjän ohjeet Opintopolun vastuukäyttäjät eivät ole automaattisesti KOSKI-käyttäjiä, vaan vastuukäyttäjät myöntävät ja sulkevat virkailijan opintopolun palvelukokonaisuudessa olevien eri Opintopolun vastuukäyttäjät myöntävät KOSKI-pääkäyttäjäoikeudet organisaatiossaan niille henkilöille, jotka ovat päävastuullisia KOSKI-palvelun hallinnoijia (ks. lisää alempaa KOSKI-pääkäyttäjän kuvauksesta). Kun ensimmäiset KOSKI-pääkäyttäjäoikeudet on myönnetty, voivat KOSKI-pääkäyttäjät jatkossa myöntää sekä alemman tason KOSKI-käyttöoikeuksia sekä myös KOSKI-pääkäyttäjäoikeuksia. KOSKI-palvelun peruskäyttäjillä ei ole oikeutta myöntää käyttöoikeuksia.
Organisaatiotasot, joille käyttöoikeuksia voi myöntääKOSKI käyttää taustapalvelunaan virkailijan opintopolun organisaatiopalvelua. Organisaatiopalvelun organisaatiohierarkia on kolmitasoinen:
2. Oppilaitokset, oppisopimustoimistot, varhaiskasvatuksen toimipaikat (Hallinnollinen yksikkö, kuten koulu, ammattikorkeakoulu, yliopisto, opisto, oppilaitos, opinto- tai koulutuskeskus, neuvontajärjestö, tutkimusyksikkö tai avoin yliopisto, oppisopimusasioita hoitava hallinnollinen toimija) 3. Toimipisteet (konkreettiset opetuksenjärjestämispaikat, opetuspiste, viipalekoulu, toimipiste, kampus, yksikkö, laitos tai osasto). Oppilaitoksella ei välttämättä ole toimipisteitä, jos opetus järjestetään vain yhdessä paikassa. Varhaiskasvatuksen toimipaikalla ei voi olla toimipistettä. KOSKI-palvelun käyttöoikeuksia voidaan myöntää organisaatiohierarkian tasoille 1 ja 2. Jos KOSKI-käyttöoikeus on myönnetty koulutustoimija-tasolle, kyseinen virkailija näkee kaikki koulutustoimijan alaisten oppilaitosten, oppisopimustoimistojen ja varhaiskasvatuksen toimipaikkojen opiskeluoikeudet. Koulutustoimija-tason KOSKI-pääkäyttäjä pystyy myöntämään KOSKI-käyttöoikeuksia sekä koulutustoimija-tasolle että kaikkiin oppilaitoksiin, oppisopimustoimistoihin, ja varhaiskasvatuksen toimipaikkoihin. Jos KOSKI-käyttöoikeus on myönnetty oppilaitokseen, oppisopimustoimistoon tai varhaiskasvatuksen toimipaikkaan, kyseinen virkailija näkee vain kyseisen oppilaitoksen, oppisopimustoimiston tai toimipaikan opiskeluoikeudet. Oppilaitos/oppisopimustoimisto-tason KOSKI-pääkäyttäjä pystyy myöntämään toisia KOSKI-käyttöoikeuksia vain kyseiseen oppilaitokseen tai oppisopimustoimistoon. KOSKI-pääkäyttäjäoikeuksia ei voida myöntää yksittäiseen varhaiskasvatuksen toimipaikkaan. Esiopetustietojen tallentamisen ja tarkastamisen varmistamiseksi Varda-pääkäyttäjät voivat myöntää KOSKI-tallentaja (esiopetus) ja KOSKI-katselija (esiopetus) oikeuksia yksittäisiin varhaiskasvatuksen toimipaikkoihin. |
2. Myönnettävät roolit ja niiden kuvaukset
KOSKI-pääkäyttäjä
KOSKI-katselija (sisältää erityiset henkilötiedot)
KOSKI-katselija (ei sisällä erityisiä henkilötietoja)
KOSKI-katselija (esiopetus) (sisältää erityiset henkilötiedot)
|
KOSKI-tallentaja on KOSKI-palvelun peruskäyttäjä, jolla ei oikeuksia myöntää käyttöoikeuksia. KOSKI-tallentajalla on oikeus mitätöidä opiskeluoikeuksia sekä muokata käsin luotuja opiskeluoikeuksia KOSKI-palvelun käyttöliittymässä. Katso lisää opiskeluoikeuden mitätöinnistä Tiedonsiirtovirheet ja niiden korjaus. KOSKI-tallentajaoikeutta käytetään ainoastaan tilanteissa, joissa koulutuksen järjestäjällä ei ole käytössään opintohallintojärjestelmää, jos opintohallintojärjestelmän integraatio KOSKI-palveluun ei ole valmis, tai opintohallintojärjestelmästä ei ole mahdollista siirtää tietyn tyyppisiä opiskeluoikeuksia. Tallentajaoikeudella käyttäjä voi luoda ja muokata KOSKI-käyttöliittymän kautta koulutuksen järjestäjän opiskeluoikeus- ja suoritustiedot KOSKI-palveluun. KOSKI-tallentajan oikeuteen sisältyy tallennusoikeuden lisäksi samat oikeudet kuin KOSKI-katselijalla, jolla on oikeus nähdä erityisiä henkilötietoja, eli tallentaja voi tarkastella oman organisaationsa kaikkia opiskeluoikeustietoja katselukäyttöliittymässä sekä ladata organisaationsa opiskeluoikeusraportteja raportit-välilehdeltä. KOSKI-tallentajaoikeuksia voi myöntää joko koulutustoimija-tasolle (esim. koko kunta), oppilaitoksittain tai varhaiskasvatuksen toimipaikoittain. Käyttöoikeuden organisaatiotaso tulee valita tietojen minimointiperiaatteen mukaisesti sille tasolle, jolla virkailijan on tarpeen käsitellä tietoja. |
KOSKI-tallentaja (esiopetus)
KOSKI-tallentaja (esiopetus) oikeuksia voi KOSKI-pääkäyttäjän lisäksi myöntää kunnan Varda-pääkäyttäjä. KOSKI-tallentajan (esiopetus) oikeuksilla voi luoda ja muokata ainoastaan organisaatioonsa kuuluvien esiopetuksen oppijoiden opiskeluoikeus- ja suoritustietoja KOSKI-palvelun käyttöliittymässä. KOSKI-tallentaja on KOSKI-palvelun peruskäyttäjä, jolla ei oikeuksia myöntää käyttöoikeuksia. KOSKI-tallentajalla on oikeus mitätöidä opiskeluoikeuksia sekä muokata käsin luotuja opiskeluoikeuksia KOSKI-palvelun käyttöliittymässä. Katso lisää opiskeluoikeuden mitätöinnistä Tiedonsiirtovirheet ja niiden korjaus. KOSKI-tallentajaoikeutta käytetään ainoastaan tilanteissa, joissa koulutuksen järjestäjällä ei ole käytössään opintohallintojärjestelmää, jos opintohallintojärjestelmän integraatio KOSKI-palveluun ei ole valmis, tai opintohallintojärjestelmästä ei ole mahdollista siirtää tietyn tyyppisiä opiskeluoikeuksia. Tallentajaoikeudella käyttäjä voi luoda ja muokata KOSKI-käyttöliittymän kautta koulutuksen järjestäjän opiskeluoikeus- ja suoritustiedot KOSKI-palveluun. KOSKI-tallentajan oikeuteen sisältyy tallennusoikeuden lisäksi samat oikeudet kuin KOSKI-katselijalla, jolla on oikeus nähdä erityisiä henkilötietoja, eli tallentaja voi tarkastella oman organisaationsa kaikkia opiskeluoikeustietoja katselukäyttöliittymässä sekä ladata organisaationsa opiskeluoikeusraportteja raportit-välilehdeltä. KOSKI-tallentajaoikeuksia voi myöntää joko koulutustoimija-tasolle (esim. koko kunta), oppilaitoksittain tai varhaiskasvatuksen toimipaikoittain. Käyttöoikeuden organisaatiotaso tulee valita tietojen minimointiperiaatteen mukaisesti sille tasolle, jolla virkailijan on tarpeen käsitellä tietoja. |
Järjestelmään asetettava käyttöoikeus: KOSKI-palvelukäyttäjä
Kun koulutuksenjärjestäjä siirtää tietoja opintohallintojärjestelmästä/varhaiskasvatusjärjestelmästä KOSKI-palveluun, tarvitaan tiedonsiirtojen onnistumiseksi KOSKI-palvelukäyttäjätunnus. KOSKI-palvelukäyttäjä on tunnus/rooli, jota käytetään tietojen siirtoon ja joka asetetaan opintohallintojärjestelmään järjestelmätoimittajan ohjeiden mukaan salasanan kanssa. HUOM! KOSKI-palvelukäyttäjäoikeutta ei anneta henkilölle vaan organisaatiolle. KOSKI-palvelukäyttäjätunnukseen voi liittää ainoastaan yhden organisaation. Jos koulutuksen järjestäjä tekee keskitetysti siirrot, tunnus liitetään koulutustoimija-/varhaiskasvatuksen järjestäjä-tason organisaatioon. Jos oppilaitokset tai varhaiskasvatuksen toimipaikat tekevät siirrot itse, silloin jokaiselle oppilaitokselle tai varhaiskasvatuksen toimipaikalle voi tehdä omat tunnukset ja käyttöoikeudet. KOSKI-käyttöoikeutta ei voi antaa toimipiste-tasolle. Opintopolun vastuukäyttäjä voi luoda palvelukäyttäjätunnuksia Opintopolun käyttöoikeuspalvelussa. Ohjeet palvelukäyttäjätunnuksen luomiseen ja hallintaan: Palvelukäyttäjien hallinta Kun Opintopolun vastuukäyttäjä on luonut palvelukäyttäjätunnuksen, asettanut sille oikeudet ja salasanan, palvelukäyttäjätunnus ja siihen liittyvä salasana asetetaan siirtävään opintohallintojärjestelmään tai varhaiskasvatusjärjestelmään. |
3. Käyttöoikeuksien myöntäminen virkailijoille (KOSKI-pääkäyttäjän käyttäjähallinnan toiminnallisuudet)
Virkailijalle, jolla on jo tunnukset virkailijan Opintopolkuun käyttöoikeuksien lisääminen / uusiminen: Uusi virkailija jolla ei ole vielä tunnuksia virkailijan Opintopolkuun: |
4. KOSKI-käyttöoikeuksien anominen itselleen
Jos sinulla on jo virkailijatunnus mutta ei tarvittavaa KOSKI-käyttöroolia, voit myös anoa niitä Opintopolun henkilöpalvelussa. Koulutustoimijasi vastuukäyttäjä Opintopolussa voi myöntää sinulle KOSKI-pääkäyttäjän, KOSKI-katselijan sekä KOSKI-tallentajan oikeudet. KOSKI-pääkäyttäjä voi myöntää KOSKI-pääkäyttäjän, KOSKI-katselijan ja KOSKI-tallentajan oikeudet. Sinun ei tarvitse määrittää, kuka anomuksesi käsittelee, vaan se näkyy kaikkien organisaatiosi vastuukäyttäjien ja KOSKI-pääkäyttäjien käyttöoikeusanomusten listalla. Alta löydät ohjeet, kuinka anoa KOSKI-käyttäjäroolia.
|
Usein kysyttyjä kysymyksiä käyttäjähallinnasta
Kysymys: Miksi KOSKI-pääkäyttäjäoikeuksia ei voi myöntää varhaiskasvatuksen toimipaikkoihin? Vastaus: KOSKI-pääkäyttäjä on järjestämisluvalla toimivan esiopetuksen järjestäjän tiedoista ja tietojen oikein tallentamisesta sekä käyttöoikeuksien myöntämisestä vastaava henkilö. KOSKI-pääkäyttäjillä on laaja pääsy Opintopolun henkilöhallintapalveluun kutsumaan uusia käyttäjiä, myöntämään käyttöoikeuksia sekä oppijanumerorekisteriin luomaan oppijoita ja yksilöimään oppijoita. Tämän asteen oikeuksia ei voida myöntää yksittäisiin toimipaikkoihin, koska toimipaikka-tasolla ei kyetä erottamaan järjestämisluvalla toimivia että järjestämisluvattomia yksityisiä varhaiskasvatuksen järjestäjiä. KOSKI-palvelun käyttöoikeudet määritetään Opintopolun yhteisessä käyttäjähallintapalvelussa, ja käyttöoikeusroolien määrittelyssä ei ole mahdollista tarkistaa tietoa siitä, onko varhaiskasvatustoimipaikka-tasolla taustallaan järjestämisluvalla toimivaa koulutuksen järjestäjää vai ei. KOSKI-pääkäyttäjäoikeuden salliminen varhaiskasvatuksen toimipaikka-tasolla johtaisi siihen, että käyttöoikeutta voitaisiin erehdyksessä myöntää sellaisiin yksityisiin toimipaikkoihin, joilla ei ole tosiasiassa velvollisuutta eikä oikeutta tallentaa KOSKI-palveluun tietoja. Tällaisen virheen sattuessa kyseessä olisi mahdollisesti vakava tietosuojaloukkaus. Jos koulutuksen järjestäjällä ilmenee kysymyksiä tai tarpeita koskien KOSKI-käyttöoikeuksia ehdotuksista voi olla suoraan yhteydessä osoitteeseen koski(at)opintopolku.fi |