Klinikkakohtaiset kysymykset ja vastaukset

Varda-klinikka 8.12.2023

Varda-klinikka 10.11.2023

Varda-klinikka 13.10.2023

Varda-klinikka 8.9.2023

Varda-klinikka 13.10.2023

Varda-klinikka 12.5.2023

Varda-klinikka 14.4.2023

Varda-klinikka 10.3.2023

Varda-klinikka 10.2.2023

Varda-klinikka 13.1.2023

Varda-klinikka 9.12.2022

Varda-klinikka 11.11.2022

Varda-klinikka 14.10.2022

Varda-klinikka 9.9.2022

Varda-klinikka 13.5.2022

Varda-klinikka 8.4.2022

Varda-klinikka 11.3.2022

Varda-klinikka 11.2.2022

Varda-klinikka 14.1.2022

Vuoden 2021 Varda-klinikoiden kysymykset ja vastaukset

Vuoden 2020 Varda-klinikoiden kysymykset ja vastaukset

Vuoden 2019 Varda-klinikoiden kysymykset ja vastaukset

Kysymys: Miksi tammikuussa 2024 luomani  ei tule näkyviin Vardassa?

Vastaus: Todennäköisesti jokin pakollinen tietokenttä on jäänyt täyttämättä.  Vuoden 2024 alussa Vardassa tuli pakolliseksi lisätä toimipaikan kielipainotukselle kielipainotuksen tyyppi. Jos tyyppi puuttuu, ei toimipaikka siirry Vardaan. https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Toimintakieli+%28ent.+asiointikieli%29+ja+kielipainotus

Kysymys: Kumoaako Vardan vuorohoitotieto kokopäiväinen tiedon?

Vastaus: Kyllä, ne ovat toisensa poissulkevia tietoja. Jos vuorohoito on valittu, ei kokopäiväinen-tietoa pysty tallentamaan.

Kysymys: Kuntamme ostaa päiväkotipaikan toisesta kunnasta, me kirjaamme lapsen tiedot Vardaan. Onhan näin  oikein?

Vastaus: Kyllä näin toimitaan.

-

Kysymys: Olen kysynyt järjestelmätoimittajalta tuen tietojen siirrosta ja sieltä vastattiin, että tiedot tulisi tallentaa Vardaan käyttöliittymän kautta. Miten käyttöliittymän avaaminen tulee onnistumaan?

Vastaus: Tuen tietojen kokonaisuuteen tulee omat erilliset käyttöoikeutensa eivätkä tuen tiedot ole nykyisten tietokokonaisuuksien yhteydessä. Tietojen tallentajalla tulee olla siis erilliset tallentajan käyttöoikeudet ja muiden käyttöoikeuksien tapaan oman organisaation Varda-pääkäyttäjä myöntää oikeudet. Todennäköisesti valtaosa varhaiskasvatustoimijoista tulee tallentamaan alkuvaiheessa tuen tiedot Vardaan käyttöliittymän kautta, eikä järjestelmätoimittajilla ole vielä integraatiototeutusta valmiina.

Kysymys: Voiko henkilöstöraporteilla valita esimerkiksi tietyn kunnan alaiset päiväkodit?

Vastaus: Raporteilla on erilaisia suodatusmahdollisuuksia. Osa suodattimista löytyy raporttien vasemmasta laidasta ja lisäksi pivotoinnin kautta on mahdollista tehdä muutoksia raporttiin. Osassa henkilöstöraporteissa on myös valittavina suodattimiksi ”Toimipaikan kunta” sekä ”Toimintamuoto”, jotka mahdollistavat kysytyn kaltaisen valinnan raportille.

Kysymys: Miksi tilastointipäivät eivät voi olla samat kuin opetuksen puolella?

Vastaus: Hyvä kysymys. Tilastointipäivämäärät varmistuvat, kun esitetty lakimuutos astuu voimaan. Hallituksen esityksen etenemistä voi seurata tarkemmin täällä.

Tilastointipäivämäärien osalta on käyty keskusteluja monesta näkökulmasta ja ne nousivat myös lakiesityksen lausunnoissa esiin. Tuen tietojen osalta toiveena on ollut saada tietoa useammin kuin kerran vuodessa. Tämän pohjalta lakiesityksessä nostetut tilastointipäivämäärät on haluttu mahdollisimman yhdenmukaiseksi muun varhaiskasvatuksesta tehtävän raportoinnin sekä Vardan muiden tallennusajankohtien kanssa (mm. Vipusessa ja Tilastokeskuksessa varhaiskasvatustietojen tilastointipäivämäärä on 31.12.). Toisaalta keskusteluja on käyty myös siitä näkökulmasta, että jos esimerkiksi esiopetuksessa annettavan tuen tietoja ja varhaiskasvatuksessa annettavan tuen tietoja halutaan yhdistellä ja vertailla, eri tilastointipäivämäärät eivät tätä kovinkaan hyvin mahdollista.

Kysymys: Henkilöstötietoihin liittyvä kysymys: Voitaisiinko puutteellisten henkilötietojen raporttia kehittää siten, että se voitaisiin ajaa tietyltä päivältä tai jaksolta?  

Vastaus: Puutteelliset tiedot -raportti pitää sisällään hyvin erityyppisiä virheviestejä ja Varda validoi virheitä Vardaan tallentuneiden tietojen pohjalta. Läheskään kaikille virheviesteille ei ole mahdollista määritellä tiettyä ajankohtaa tai ajanjaksoa. Esimerkkinä virheviesti TU004 Työntekijällä pitää olla vähintään yksi tutkinto. Jos työntekijälle on Vardaan tallentunut vain henkilötiedot (henkilötunnus, nimitiedot), Varda ei voi tietää, että onko kyseessä esimerkiksi jo työskentelynsä päättänyt työntekijä tai milloin työntekijän työsuhde on päättynyt. Vaihtoehtoinen toteutustapa voisi olla nostaa aikaleimat tallennettuihin tietoihin, jotta varhaiskasvatustoimijoiden olisi mahdollista nähdä milloin jotain tietoa on viimeksi päivitetty ja sitä kautta paremmin erotella vanhat virheviestit uusista. Opetushallitus selvittää mahdollisuuksia osana Puutteelliset tiedot -raportin suunnitteilla olevia muutoksia (mm. virheviestien suodattaminen).

Kysymys: Jos päiväkodissa on yksi kielikylpyryhmä, miten merkitsen kielipainotustiedot Vardaan?

Vastaus: Vardassa toimipaikan toimintakieleksi pystyy lisäämään tarvittaessa useampia kieliä. Toimintakieli on se kieli, jolla varhaiskasvatusta järjestetään ja tuotetaan. Yksittäisellä lapsiryhmällä voi olla vain yksi toimintakieli. Toimipaikassa voi olla useampi toimintakieli, mikäli toimipaikassa on useampi lapsiryhmä, jolla on eri toimintakieli.

Kielipainotuksella tarkoitetaan varhaiskasvatuksen toimipaikassa järjestettävää säännöllistä ja suunnitelmallista kaksikielistä varhaiskasvatusta; kielikylpyä, laajamittaista kaksikielistä varhaiskasvatusta tai kielirikasteista varhaiskasvatusta. Toimipaikassa voi olla yksi tai useita kielipainotuksia.

Toimipaikalle lisätään siis tieto kielipainotuksesta ja kielipainotuksen tyypistä, vaikka ainoastaan yhdessä ryhmässä on kielikylpytoimintaa. Esimerkiksi jos suomenkielisessä päiväkodissa on yksi ruotsin kielikylpyryhmä, kyseisen päiväkodin toimintakieli on suomi, kielipainotuksena on ruotsi ja kielipainotuksen tyyppi on kielikylpy.

Kysymys: Vardassa on virhekoodi MA021 Maksutiedon palvelusetelin arvo ei voi olla 0e, jos lapsen varhaiskasvatus järjestetään palvelusetelillä (JM03). Korjaa lapsen maksutiedot ja/tai varhaiskasvatuksen järjestämismuoto. Lapset ovat siirtyneet jo kouluun, emmekä pysty enää korjaamaan virhettä.

Vastaus: Uusi virheilmoitus liittyy Vipusessa julkaistaviin varhaiskasvatuksen asiakasmaksutietojen raportteihin, joiden Vardasta poimituissa aineistoissa on havaittu tiedon laatuun liittyviä ongelmia.  Virhe nousee Vardassa, vaikka lapsen varhaiskasvatus- ja maksutiedot olisi päätetty eikä näihin olisi tullut muutoksia. Lähtökohtaisesti korjaukset tehdään käytössä olevalla tallennustavalla, eli jos käytössä on integraatio lähdejärjestelmästä Vardaan varhaiskasvatustietojen osalta, myös maksutietojen korjaukset tulisi siirtää tiedonsiirrolla. Asiakasmaksujen osalta Vardassa ei voi muuttaa pelkästään palvelusetelin arvoa, vaan koko maksutieto tulisi poistaa ja siirtää/tallentaa uusi korjattu tieto tilalle. Jos tiedonsiirroilla korjaukset eivät kuitenkaan onnistu, lähetä korjattavat tiedot Vardan asiakastukeen, ja korjaamme tiedot Vardaan täältä käsin.

MA021-virheisiin liittyen on havaittu ongelma, jossa virhe nousee myös lapsille, jotka ovat kunnan järjestämässä varhaiskasvatuksessa. Heidän maksutiedoissaan ei ole tarvetta palvelusetelin arvon korjaukselle, vaan OPH tarkistaa ja korjaa virheilmoituksen päättelyn. Korjaus palvelusetelin arvoon tehdään siis silloin, kun lapsi on tai on ollut palvelusetelillä varhaiskasvatuksessa ja hänellä on maksutiedoissa palvelusetelin arvoksi merkitty 0.

Kysymys: Palvelusetelillä tuotetaan ainoastaan esiopetusta ja palvelusetelimaksu tässä tapauksessa 0€, miten tallennan tiedot?

Vastaus: Vardaan ei tallenneta esiopetuksen tietoja. Jos Vardaan tallennettu maksutieto koskee siis esiopetusta, se tulisi poistaa Vardasta.

Kysymys: Työntekijän pidempi poissaolo: onko tässä jokin vähimmäispituus? Entä tuleeko kaikkien "pidempien" poissaolojen siirtyä (sairausloma, vanhempainvapaat, vuorotteluvapaat...)?

Vastaus: Pidempi poissaolo pitää sisällään kokoaikaiset ja yhtäjaksoiset 60 päivää tai pidemmät samasta syystä johtuvat poissaolot: esim. sairauspoissaolot, äitiys-, isyys- ja vanhempainvapaat. Ohjesivuillamme löytyy tarkempia tietoja: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Palvelussuhde+ja+poissaolot

Kysymys: Jos työntekijän sähköpostiosoite jostain syystä puuttuu Vardasta eikä sitä saada lisättyä (selvittämätön ongelmatilanne), onko Valsiin kyselyä mahdollista lähettää työntekijälle muulla tavalla?

Vastaus: Jos työntekijällä ei ole työsähköpostiosoitetta Vardassa, hän ei voi osallistua Valssilla tehtävään tiedonkeruuseen. Päiväkodin johtaja voi kuitenkin lähettää hänelle kyselyn pdf-tulosteena ja työntekijä voi osallistua arviointiprosessin muihin vaiheisiin.

Kysymys: Saisiko vielä koostettuna ne kaikki tiedot, mitkä Vardassa pitää olla syötettynä, jotta Valssin lomakkeen voi lähettää?  

Vastaus: Työntekijöiden osalta Vardaan tallennettavat tutkinto-, palvelussuhde-, työskentelypaikka- ja kelpoisuustiedot tulisi olla kunnossa ja työsähköpostiosoite tallennettuna. Kun varhaiskasvatustoimija käynnistää arviointitiedonkeruun Valssilla, järjestelmä hakee Vardasta arvioinnin toteuttavan järjestäjän tai palveluntuottajan organisaatiota koskevia taustatietoja sekä arviointiin vastaavan henkilöstön henkilötietoja.

Varhaiskasvatustoimijasta siirtyy Valssiin seuraavia tietoja:

• Organisaatio-OID, Kuntakoodi
• Toimipaikan OID, Toimipaikan nimi, Toimipaikan postinumero
• Toimipaikan järjestämis- ja toimintamuoto
• summatasoisia tietoja: toimipaikkojen lukumäärät toimintamuodoittain, toimipaikkojen lukumäärät järjestämismuodoittain, henkilöstön lukumäärä tehtävänimikkeittäin, kelpoisen henkilöstön määrä ja varhaiskasvatuksessa olevien lasten määrä
• työntekijän täydennyskoulutusta koskevia tietoja: täydennyskoulutuksessa olleiden työntekijöiden määrä tehtävänimikkeittäin ja koulutuspäivien määrä

Työntekijästä siirtyy Valssiin seuraavia tietoja:

• kutsumanimi ja sukunimi, työntekijä-id ja työsähköpostiosoite
• toimipaikka, jossa arviointi toteutetaan
• tehtävänimike, tutkinnot ja kelpoisuus työtehtävään

Lisää tietoa Valssista Karvin kotisivuilta: https://karvi.fi/varhaiskasvatus/valssi-valssi-varhaiskasvatuksen-laadunarviointijarjestelma/ 

Sekä Valssi-wikistä: https://wiki.eduuni.fi/display/Valssi/Valssi

Kysymys: Onko niin, että Vardan pääkäyttäjän kuuluisi täyttää sähköpostiosoite vai mistä se "siirtyy" Vardaan?

Vastaus: Työntekijän sähköpostiosoite pitäisi tallentaa Vardaan muiden työntekijätietojen mukana ja samalla tavalla. Jos on integraatio käytössä, sähköposti tallennetaan lähdejärjestelmään ja siirretään Vardaan. Tarvittaessa tulisi varmistaa järjestelmätoimittajalta, että työsähköpostiosoitteen tiedonsiirto Vardaan onnistuu. Jos henkilöstötiedot tallennetaan käyttöliittymällä, silloin Vardaan pitää erikseen käydä tallentamassa käyttöliittymän kautta myös työntekijöiden sähköpostitiedot.

Kysymys: Miten kiertävät työntekijät? Pitääkö heille laittaa joku työskentelypaikka vai miten? Varahenkilöt, kveot..

Vastaus: Kiertävien työntekijöiden osalta Vardaan ei tallenneta työskentelypaikkaa. Kiertävät työntekijät eivät yleensä osallistu Valssilla toteutettuun arviointiin. Lomakkeet ohjaavat arvioimaan ryhmän toimintaa ja toimintakulttuuria. MIkäli kiertävällä työntekijällä ei ole omaa ryhmää, hänen on haastavaa arvioida ryhmän toimintakulttuuria.

Kysymys: Kiertävät työntekijät eivät siis osallistu Valssi-arviointeihin?

Vastaus: He eivät osallistu Valssilla tehtävään tiedonkeruuseen, mutta voivat osallistua prosessin muihin vaiheisiin, kuten päiväkodin yhteiseen arviointikeskusteluun. He voivat lisäksi tarkastella lomakkeita kevyemmin.

Kysymys: Pitääkö siis palkkatietokin olla Vardassa oikein, jotta Valssia voi käyttää?

Vastaus: Vardaan ei tallenneta työntekijöiden palkkatietoja. Työntekijöiden osalta siis Vardaan tallennettavat tutkinto-, palvelussuhde-, työskentelypaikka- ja kelpoisuustiedot tulisi olla kunnossa ja työsähköpostiosoite tallennettuna.

Kysymys: Saisiko vielä sen syksyn Varda-Valssi-webinaarin linkin tänne?

Vastaus: Ilmoittautuminen webinaariin tästä linkistä: https://link.webropolsurveys.com/S/E18A59593BF8EB93 ja webinaarin sivu: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Webinaari+10.8.2023+klo+13-14

Kysymys: Vuokratusta henkilöstöstä kysymys: Minulla on vuokratun henkilöstön tallennusoikeus, mutta Vardassa en pääse käsiksi vuokrattu henkilöstö -sivun lukumäärätietoihin. En pysty syöttämään sinne mitään. Muutoin henkilöstötiedot siirtyvät meillä integraatiolla. Tulisiko kuitenkin päästä syöttämään nuo vuokratun henkilöstön määrät suoraan Vardaan?

Vastaus: Vuokratun henkilöstön tietoja ei voi tallentaa, jos integraatiossa on päällä tiedonsiirto myös vuokratun henkilöstön osalta, eli se pitäisi tarkistaa tässä tapauksessa. Ole siis yhteydessä Vardan asiakastukeen varda@opintopolku.fi niin tarkistamme toimijan integraatiot ja käyttöoikeutesi.

Kysymys: Tallenetaanko Vardaan myös työllistämistuella palkatut henkilöt?

Vastaus: Vardaan tallennettava henkilö voi työskennellä kyseisissä tehtävissä myös TE-toimiston myöntämällä palkkatuella, eli tallennetaan, jos henkilö työskentelee kasvatus-, opetus- ja hoitotehtävissä.

Kysymys: Tulin myöhässä klinikkaan, onko tallenne saatavilla?

Vastaus: Klinikoita ei valitettavasti tallenneta, mutta esitysdiat ja kysymykset vastauksineen kootaan tälle sivulle.

Kysymys: Olemme Valssi-pilotissa mukana. Jos integraatiolla ei saada kaikkia työntekijätietoja siirtymään Vardaan, voiko Opetushallitusta pyytää lisäämään tiedot Vardaan?

Vastaus: Kannattaa olla tästä yhteydessä Vardan asiakastukeen niin katsomme mitä asialle voisi tehdä.

Kysymys:  Mistä johtuu, että raporttiexcelissä haettaessa osa päiväkodeista nousee exceliin kahdelle riville?

Vastaus: Jos toimipaikalla on useampi painotus, jokainen toimipaikan painotus muodostaa oma rivinsä.

Kysymys: Miten Excel -raporttiin saadaan Maksutiedot -välilehti, itselläni näkyy vain Varhaiskasvatus-välilehti?

Vastaus: Raportti voimassa olevista varhaiskasvatustiedoista tulee luoda kaikkien toimipaikkojen tiedoilla. Toimipaikkakohtainen raportti ei sisällä maksutietoja, jotka ovat varhaiskasvatustoimijatasoinen tieto (tiedoston maksutiedot-välilehti on silloin tyhjä). Maksutietovälilehdelle tulostuvat Varhaiskasvatus-välilehdellä olevien lasten huoltaja- ja maksutiedot huoltajakohtaisesti, jos ne on tallennettu Vardaan ja maksutiedot ovat voimassa tarkasteluhetkellä.

Kysymys: Meillä näkyy toimipaikka-virheraportissa ostopalveluyksiköt ja niissä virheenä on, että yksikössä ei ole yhtään työntekijää. Miten nämä saa korjattua?

Vastaus: Jos kyseessä on ostopalveluna hankittu varhaiskasvatus, toimipaikan työntekijätiedot tallentaa palveluntuottaja eikä virhe näy varhaiskasvatuksen järjestäjän puutteellisten tietojen raporteilla. Jos raporteilla näkyy virheellistä tietoa, siitä kannattaa olla yhteydessä Vardan asiakaspalveluun, niin selvitämme, mistä virhe johtuu.

Kysymys: Meillä perhepäivähoitajat, jotka hoitavat lapsia omassa kodissaan, näkyvät niin, että yksikössä ei ole yhtään työntekijää. Aiemmin saimme ohjeen, että perhepäivähoitajasta ei tarvitse tehdä toimintayksikköä.

Vastaus: Vardan ohjeistuksen mukaan perhepäivähoitajan toimipaikkatiedot, varhaiskasvatuksessa olevat lapset ja työntekijätiedot tulee tallentaa Vardaan. Jos Vardaan on tuotu ainoastaan perhepäivähoitajan toimipaikka, mutta ei työntekijän tietoja, silloin puutteellisten raportille tulee virheviesti: Voimassaoleva toimipaikka ei ole yhdenkään työntekijän työskentelypaikka. Lisää toimipaikkaan vähintään yksi työntekijä tai lisää toimipaikalle päättymispäivämäärä. (TP023). PPH-ongelmiin rautalankaversio ratkaisun saavuttamiseksi on seuraava: 1) Perhepäivähoitopaikka pitää viedä Vardaan toimipaikkana 2) Perhepäivähoitaja pitää viedä Vardaan työntekijänä sijoitettuna omaan toimipaikkaansa.

Kysymys: Toimijalla ei ole vuokrattua henkilöstöä-kohta on harmaana, en pysty laittamaan rastia. Olen kunnan Varda-pääkäyttäjä. Pitikö olla joku muu oikeus?

Vastaus: Kyllä, kunnan Varda-pääkäyttäjä tarvitsee erillisen Varda-henkilöstö-vuokratun henkilöstön tallentaja -käyttöoikeuden, jonka voi anoa omista tiedoista: https://virkailija.opintopolku.fi/henkilo-ui/omattiedot kohdassa Uuden käyttöoikeuden anominen. Käyttöoikeusanomus lähtee käsiteltäväksi oman organisaation sisälle, toiselle kunnan Varda-pääkäyttäjälle.

Kysymys: Mihin sijaiset merkittiin?

Vastaus: Jos sijainen on palvelussuhteessa suoraan varhaiskasvatustoimijaan (esim. kunta), sijaiset tallennetaan Vardaan samalla tavalla kuin muutkin työntekijät. Jos taas sijainen on hankittu henkilöstöpalveluyrityksestä, sijaisten summatiedot merkitään Vardan Vuokrattu henkilöstö -osioon.

Kysymys: Jos kunnassa on yksityinen perhepäivähoitaja, jolla lapset ovat yksityisen hoidon tuella, onko tämän hoitajan syötettävä tiedot Vardaan? Näkeekö kunnan Varda-pääkäyttäjä silloin ollenkaan tämän yksityisen hoitajan tietoja lapsista? Näkyykö ko. hoitaja kunnan perhepäivähoitajana?

Vastaus: Kyllä, tällöin yksityinen toimija syöttää itse lasten tiedot Vardaan ja toimii rekisterinpitäjänä. Kunta ei näe näitä lapsia eikä yksityisiä perhepäivähoitajia näy myöskään kunnan työntekijöissä.

Kysymys: Milloin laadinnassa oleva ohjeistus Vardan käytöstä ja toiminnasta ilmestyy? Sille olisi suuri tarve.

Vastaus: Pyritään julkaisemaan alkuvuodesta, viimeistään helmikuussa.

Kysymys: Jos perhe palkkaa työntekijän omaan kotiin hoitamaan lapsia, onko kyse yksityisen hoidon tuesta ja työntekijä yksityinen perhepäivähoitaja?

Vastaus: Vardaan ei tallenneta tietoja työsuhteisen hoitajan palkkaamisesta kotiin yksityisen hoidon tuella tai kotihoidon tuella, sillä tämä ei ole varhaiskasvatuslain mukaista varhaiskasvatusta eivätkä palkatut henkilöt ole varhaiskasvatustoimijoita.

Kysymys: Kuka tallentaa tiedot Vardaan, jos lapsi on sijoitettu lastensuojelun tukitoimena toiseen kuntaan ja osallistuu varhaiskasvatukseen siinä kunnassa? Tuleeko tällöin huolehtia PAOS-hallinnasta?

Vastaus: Jos kunta sijoittaa lastensuojelun tukitoimena lapsen toiseen kuntaan ja lapsi on tässä kunnassa varhaiskasvatuksessa, tietojen tallennusvastuu Vardaan on tämän lapsen varhaiskasvatusta järjestävällä kunnalla, mutta kunnat voivat myös sopia keskenään vastuusta. Tällöin PAOS-hallintaa ei tarvita.

Kysymys: Mistä löytyy lisätietoa Vardan AWS-siirrosta?

Vastaus: Kootusti kysymyksiä ja vastauksia Vardan AWS-siirrosta löytyy tältä sivulta: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Vardan+AWS-siirron+UKK

Voiko henkilöstön tietoja vielä korjata 31.12 jälkeen jos huomataan vuosiraportin oton jälkeen, että niissä on vielä puutteita?

Kyllä voi. Henkilöstötietojen osalta julkaisu on suunniteltu syyskuulle 2023. Varhaiskasvatustoimijoilla on siis aikaa elokuun 2023 loppuun asti tehdä korjauksia henkilöstötietojen osalta. Opetushallitus ilmoittaa jäädytyspäivämäärän myöhemmin. Jäädytyspäivämäärä on siis se päivämäärä, jonka jälkeen Vardaan tehdyt korjaukset eivät enää siirry vuosiraportille. Tutustu tarkemmin vuoden 2022 tietojen julkaisun aikatauluihin täällä.

Valssi: Jos kunnallisella perhepäivähoitajalla ei ole erikseen ns. työsähköpostia, ilmoitetaanko heiltä oma yksityinen sp-osoite?

Valssi-toteutusta ei ole vielä tehty perhepäivähoitajien osalta. Valssin käyttöönotto aloitetaan päiväkodeista. Tarkoitus kuitenkin on, että perhepäivähoitajat otetaan myöhemmin mukaan. Kun heidät otetaan mukaan, niin heillä tulisi olla työsähköpostiosoite tallennettuna Vardaan. Jo tällä hetkellä esimerkiksi toimipaikan tiedoissa käytetään perhepäivähoitajan yhteystietona mahdollista perhepäivähoitajan henkilökohtaista sähköpostiosoitetta, joita he käyttävät työsähköpostin tapaan. Perhepäivähoitajien kohdalla tullaan ohjeistamaan myöhemmin lisää, kun Valssin käyttö tulee ajankohtaiseksi heidän osaltaan.

Valssi: Onko Valssissa mukana myös yksityiset palveluntuottajat?

Valssissa on mukana myös yksityiset palveluntuottajat.

Valssi: Onko lyhytaikaisten sijaistenkin (esim. 1-2 pv töissä) työsähköpostiosoitteet tallennettava?

Näin lyhytaikaisten sijaisten työsähköpostia ei ole tarpeen tallentaa Vardaan, sillä näin lyhytaikaisissa sijaisuuksissa heidän on lähes mahdotonta toteuttaa arviointia, joka liittyy kys. toimipaikan varhaiskasvatustoimintaan.

Valssi: Onko järjestelmätoimittajia informoitu. Vai pitääkö varhaiskasvatuksen järjestäjän erikseen pyytää tätä siirtoa.

Opetushallitus on informoinut järjestelmätoimittajia uudesta kentästä ja Valssiin liittyvistä aikatauluista. Lisäksi Opetushallitus osaltaan on selvittänyt Valssi-pilottiin osallistuvien varhaiskasvatustoimijoiden järjestelmätoimittajilta mahdollisuuksia uuden tietokentän lisäämiselle Vardaan esitetyssä aikataulussa. Varhaiskasvatustoimijoiden on kuitenkin hyvä olla yhteydessä omaan järjestelmätoimittajaan, sillä järjestelmätoimittajilla on vaihtelevia käytänteitä liittyen uuden tietokentän mahdollistamiseen asiakkailleen. Mikäli varhaiskasvatustoimijan on tarkoitus osallistua 1.3. alkavaan Valssi-pilottiin tai ottaa Valssi käyttöön 1.8.2023 alkaen, tulee omalta järjestelmätoimittajalta varmistaa, että millä aikataululla heidän on mahdollista lisätä työntekijän sähköpostiosoite osaksi Varda-integraatiota.

Valssi: Mikä merkitys työntekijän työsähköpostilla on tässä Valssissa?

Karvi saa henkilökohtaisiin arviointeihin tarvittavat taustatiedot Vardasta. Arviointilomakkeet lähetetään työntekijöiden työsähköposteihin.

Kysymys: Lapsella on kaksi sijoitusta, toinen päiväryhmässä/-yksikössä ja toinen rinnakkainen sijoitus vuorohoitoryhmässä/-yksikössä. Miten Varda-tiedot kirjataan ja kirjataanko ne molempiin sijoituksiin? Kirjataanko tunnit molempiin omanaan vai kirjataanko ne vain jompaankumpaan? Tunnit on lisätty lähdejärjestelmässä ns. pääsijoitukseen.

Vastaus: Jos lapsi on samaan aikaan kahdessa toimipaikassa ja toisessa vuorohoidossa, lapsella tulisi olla Vardassa kaksi varhaiskasvatuspäätöstä voimassa samaan aikaan. Varhaiskasvatuspäätöksen alla on varhaiskasvatussuhde toimipaikkaan, jota päätös koskee. Varhaiskasvatuspäätöksiin merkitään niitä koskevat merkinnät (esim. vuorohoitoa koskevassa päätöksessä merkintä Vuorohoito: Kyllä) ja tuntimäärät viikossa.

Kysymys: Edelliseen kysymykseen liittyen: Mutta silloinhan lapselle lähtisi kaksi hoitomaksua - molemmista paikoista, ei niin voi olla.

Vastaus: Aiempi vastaus liittyy siihen, miten tietojen tulisi näkyä Vardassa. Lähdejärjestelmissä on erilaisia ratkaisuja siihen, miten varhaiskasvatustiedot on mahdollista merkitä. Vardan näkökulmasta kuitenkin tällaisessa tilanteessa tulisi olla uusi varhaiskasvatuspäätös vuorohoidolle. Ole tarvittaessa yhteydessä omaan järjestelmätoimittajaan siitä, miten tiedot on mahdollista merkitä.

Kysymys: Kuinka saan sijaisena toimineelle työntekijälle oppijanumeron? Työntekijä ollut töissä vuosina -21 ja -22. Työntekijä ei tallennu Vardaan.

Vastaus: Lähtökohtaisesti työntekijä saa oppijanumeron, kun hänen tietonsa siirretään Vardaan ensimmäistä kertaa. Oppijanumero palautuu lähdejärjestelmään ensimmäisessä tiedonsiirrossa. Jos lähdejärjestelmässä ei näy työntekijän oppijanumeroa, oletettavasti hänen tietojaan ei ole siirretty Vardaan. Lähetä tarvittaessa Vardan asiakaspalveluun varda@opintopolku.fi turvapostilla työntekijätiedot, niin Varda-tiimi tarkistaa tiedot Vardasta. Jos työntekijän tietoja ei ole siirtynyt Vardaan, ole yhteydessä järjestelmätoimittajaan, joka voi tarkistaa onko jotain syytä, miksi tieto ei ole siirtynyt.

Kysymys: Pitäisikö Opintopolussa näkyä huoltajanäkymässä huollettavan tiedoissa lapsen varhaiskasvatuspaikka? Itse en saa näkymään kuin maksupäätöstietoja oman lapseni osalta, vaikka Varda-siirrot pitäisi olla kunnossa järjestelmätasolla.

Vastaus: Valinta siitä, mitä tietoja kansalaisnäkymän kautta katsellaan Vardasta tehdään ennen tunnistautumista. Jos valitsee "Omien tietojen katselu", näytetään käytännössä vain maksutiedot. Lapsen varhaiskasvatustiedot saa näkyviin, kun valitsee "Kirjaudu huoltajana".

Kysymys: Valssia varten on ilmeisesti Vardaan tulossa työntekijän tietoihin sähköpostikenttä?

Vastaus: Kyllä, uusi vapaaehtoinen kenttä työntekijän työsähköpostiosoitteelle on tulossa Vardaan. Lisää tietoja tästä on tulossa joulukuun ajankohtaisviestissä. Teemme myös järjestelmätoimittajien kanssa yhteistyötä aiheesta, jotta sähköpostiosoitteen lisäys on mahdollista myös integraation kautta. Työntekijän työsähköposti tarvitaan, jos Valssin arviointitoiminnot halutaan ottaa käyttöön.

Kysymys: Voikohan Valssissa Vardan puitteissa olla mukana myös yksityiset päiväkodit/henkilöstö?

Vastaus: Kyllä, on tarkoitus, että myös yksityiset päiväkodit ovat mukana.

Kysymys: Minkä ajankohdan tiedot näkyvät Vardassa Katsele tietoja - yhteenvetosivulla?

Vastaus: Sivulla näkyvät voimassa olevat tiedot. Tilapäisen henkilöstön osalta tiedot näkyvät kuluvan kauden (esim. syksy) osalta. Käyttöliittymän yhteenvetonäkymässä on kysymysmerkin takana määritelty tarkemmin, mitä kullakin rivillä tarkoitetaan.

Kysymys: Mikä on ylipäätään tietojen päivittymisen aikasykli?

Vastaus: Jos tiedot siirretään Vardaan integraatiolla, ne tulevat yleensä yön aikana. Käyttöliittymän kautta tehdyt tallennukset tallentuvat heti. Vardan käyttöliittymän eri välilehdillä on oletuksena valittuna tietyt hakuehdot, joita voi muokata. Oletuksena näkyvät voimassaolevat tiedot. Päättyneet tiedot saa näkyviin poistamalla rajaukset.

Kysymys: Onko Vardan raporteissa jonkinlainen viive? Jos tietoja korjataan, päivittyvätkö korjaukset raporteille viiveellä?

Vastaus: Jos korjaus tehdään lähdejärjestelmään ja tiedonsiirto tapahtuu yöllä, korjaus näkyy tiedonsiirron jälkeen Vardassa, puutteellisten raporteilla ja excel-raporteilla yleensä viimeistään seuraavana päivänä.  Jos korjaus tehdään käyttöliittymällä, muutos tallentuu heti Vardaan ja muutos päivittyy heti myös puutteellisten raporteille ja excel-raporteille. Huomaa kuitenkin, että jos korjataan epäonnistuneet tiedonsiirrot -sivulla oleva virhe järjestelmän kautta taikka käyttöliittymällä, virheilmoitus ei poistu automaattisesti. Mikäli tiedonsiirron virhe korjaantuu, tallentuu siitä uusi ilmoitus "Onnistuneet" tiedonsiirrot sivulle.

Kysymys: Kuntamme varhaiskasvatus on maksutonta kaikille asiakkaille, myös palveluseteliasiakkaille. Teemmekö turhaan kaikille lapsille 0-maksupäätöksen? Täytyykö maksupäätös tehdä aina Vardan takia, esim. aina kun lapsi vaihtaa päiväkotia, ryhmää tai tuntimäärä muuttuu?

Vastaus: Vardaan tallennetaan lapselle huoltaja- ja maksutiedot myös silloin, kun kunta tarjoaa yleisesti maksutonta varhaiskasvatusta. Jos varhaiskasvatus on maksutonta kunnan yleisellä päätöksellä, tällöin Vardaan tallennetaan maksun perusteeksi yleinen maksuttomuus (MP01) eikä asiakasmaksun määrää tallenneta Vardaan. Maksutieto ei ole suoraan kytköksissä varhaiskasvatuspäätökseen, eli jos esimerkiksi varhaiskasvatuksen tuntimäärä muuttuu, mutta varhaiskasvatus on edelleen yleisesti maksutonta, Vardaan ei tarvitse tallentaa uutta maksutietoa. Uusi maksutieto tulee tallentaa vain, jos maksutietoon tulee muutoksia, esimerkiksi jos asiakasmaksun määrä muuttuu. Tällöin tulee muistaa merkitä päättymispäivä aiempaan maksutietoon.

Kysymys: Miten merkitään Vardaan yleinen maksuttomuus integraatiolla tietoja siirrettäessä?

Vastaus: Lähdejärjestelmässä pitäisi olla toteutettuna kohta, johon tämän koodin voi merkitä.

Kysymys: Tuleeko webinaareista 2.11. ja 2.12. tallenteet?

Vastaus: Kyllä, mutta viiveellä, koska tallenteet tekstitetään. Webinaarien materiaalit saadaan lisättyä nopeammin webinaarin sivulle.

Kysymys: Maksupäätös on mitätöity lähdejärjestelmässä ja tehty tilalle uusi. Vardaan on tallentunut ensimmäiseksi tehty päätös. Pitääkö nämä ilmoittaa asiakaspalveluun?

Vastaus: Virheelliset maksutiedot tulee poistaa lähdejärjestelmästä, josta poistettu tieto siirtyy Vardaan. Lähdejärjestelmässä tulee olla toteutettuna poistotoiminnallisuus. Jos kyseessä on vanha tieto, jota ei voi enää käsitellä lähdejärjestelmässä, voi olla yhteydessä Vardan asiakastukeen. Jos maksutiedot ovat oikein Vardassa, niitä ei saa poistaa. Kannattaa aina tarkistaa maksutietojen tallennustilanne Vardan käyttöliittymästä.

Kysymys: Ovatko henkilöstötiedot mukana 31.12. tilastointipäivänä?

Vastaus: Kyllä, myös henkilöstötietojen tilastointipäivä on 31.12. Opetushallitus tulee ilmoittamaan Varda-pääkäyttäjille tarkan päivämäärän, jolloin tiedot poimitaan vuosiraportille ajankohdalta 31.12. Esim. tietojen poimintapäivämäärä voi olla 3.4., jolloin poimitaan sen hetkinen vuoden lopun tilanne.

Kysymys: Vardassa on eri määrä lapsia, joilla varhaiskasvatuspäätös ja varhaiskasvatussuhde aktiivinen. Tuleeko varhaiskasvatuspäätös päättää, jos ei ole varhaiskasvatussuhdetta?

Vastaus: Kyllä, kun lapsi lopettaa varhaiskasvatustoimijalla ja varhaiskasvatussuhde päätetään, myös varhaiskasvatuspäätös tulee päättää.

Kysymys: Kysymys tunnisteista. Ensin avataan perustiedot Pro Consonan, josta tiedot siirtyvät Vardaan. Sielläkö Varda-id:t luodaan? Mistä järjestäjän Varda-id löytyy PAOS-hallintaa varten?

Vastaus: Varda muodostaa id:t jotka näytetään Vardan käyttöliittymässä. Järjestäjän id löytyy PAOS-hallinnan näkymästä (https://virkailija.opintopolku.fi/varda/paos-hallinta).

Kysymys: Järjestelmässä päättyneillä toimipaikoilla on saakka-päivä, mutta Vardassa herjaa, ettei kyseisessä toimipaikassa ole yhtään voimassa olevaa palvelussuhdetta. Onko järjestelmätoimittajan kanssa hoidettava asia vai ilmoitanko tiedot teille?

Vastaus: Todennäköisesti toimipaikan päättymispäivämäärä ei ole siirtynyt Vardaan, jolloin tieto toimipaikasta puuttuvista työntekijöistä siirtyy Vardassa puutteellisten listalle. Tarkista siis, että Vardaan on siirtynyt toimipaikan päättymispäivämäärä. Voit tarvittaessa olla yhteydessä Vardan asiakaspalveluun, jos asia ei selviä tällä.

Kysymys: Yksikkö on lopetettu, mutta kielipainoitteisuus näkyy edelleen. Miten en voi poistaa?

Vastaus: Kielipainotukselle on lisättävä erikseen päättymispäivämäärä, jos se päättyy. Sama koskee myös toiminnallisia painotuksia. Toimipaikan päättymispäivämärä ei vielä päätä painotuksia. Integraatiotilanteissa päättymispäivämäärä lisätään lähdejärjestelmään, manuaalitallennuksessa suoraan Vardaan. Laita tarvittaessa viestiä Vardan asiakaspalveluun, jos kenttää ei löydy.

Kysymys: Jos virhelistalla Vardassa on lapsi, joka on jäänyt pois jo kauan sitten ja henkilötunnus puuttuu, voiko silloin lapsen vain poistaa? Henkilötunnusta ei välttämättä tiedetä.

Vastaus: Jos henkilötunnus on tiedossa, sen voi ilmoittaa turvapostilla. Jos ei ole tiedossa, virhe voi olla Vardassa puutteellisten listalla.

Kysymys: En saa siirrettyä maksutietoa Vardaan, kun henkilötunnus tai huoltajan henkilötunnus puuttuu. Jos lapsi on jo lopettanut, pitääkö virhe silti korjata takautuvasti?

Vastaus: Jos lapsella ei ole henkilötunnusta, maksutietoa ei voi siirtää Vardaan. Ole yhteydessä Vardan asiakaspalveluun, niin voimme tutkia asiaa tarkemmin.

Kysymys: Vaikka vanhemmalla olisi suomalainen hetu, antaa Daisyssä virheilmoituksen ettei huoltajaa löydy, koska sitä ei löydy väestöstä. Lapsella on suomalainen hetu ja se on siirtynyt.

Vastaus: Nämä tilanteet kannattaa aina ilmoittaa turvapostilla Vardan asiakaspalveluun, niin voimme tutkia niitä tarkemmin. Jos huoltajaa ei löydy Vardasta, Vardan asiakaspalvelu voi tarkistaa manuaalisesti, löytyykö huoltajatieto Väestötietojärjestelmästä. Jos huoltajatietoa ei löydy Väestötietojärjestelmästä, maksutietoa ei voi tallentaa Vardaan.

Kysymys: Tallennetaanko myös yksittäisenä päivänä olleet sijaiset?

Vastaus: Kyllä, tiedot tallennetaan Vardaan riippumatta sijaisen tekemästä tuntimäärästä viikossa.

Kysymys: Kuinka väärän tutkintotiedon saa poistettua Vardasta? Ei ole onnistunut integraation kautta.

Vastaus: Virheellisen tutkintotiedon saa poistettua Vardasta, mikäli tutkinto ei ole liitettynä mihinkään työntekijän palvelussuhteeseen tai kyseessä ei ole työntekijän tiedoissa oleva ainoa tutkinto. Lisää siis ensin oikea tutkintotieto työntekijälle ja varmista, ettei työntekijän palvelussuhteelle ole lisättynä tämä virheellinen tutkinto. Jos palvelussuhteella on virheellinen tutkinto, tulee palvelussuhteelle korjata oikea tutkintotieto. Tämän jälkeen väärän tutkintotiedon poisto pitäisi onnistua.

Kysymys: En pystynyt tallentamaan sijaista. Hän tekee yksittäisiä päiviä tarvittaessa meille suoraan, mutta ei ole henkilöstövahvuudessamme?

Vastaus: Käyttöliittymällä tietoja tallentaessa tallenna työntekijä Syötä tietoja -näkymässä kohdassa +Lisää työntekijä. Kun olet lisännyt työntekijän perustiedot, voit lisätä työntekijälle aina uuden palvelussuhteen ja työskentelypaikan sitä mukaan, kun työntekijä tekee sijaisuuksia. Eli esim. jos työntekijä tekee tänään sijaisuuden, tallennetaan hänelle Vardaan yhden päivän palvelussuhde ajalle 11.4.2022-11.4.2022 sekä työskentelypaikka sen mukaan, missä toimipaikassa hän sijaisti.

Kysymys: Käytkö vielä läpi kiertävät työntekijät, joilla useita toimipaikkoja. Koskeeko tallennusvastuu myös konsultoivia varhaiskasvatuksen erityisopettajia? Tällä hetkellä meillä osa KVEO:sta on Vardassa ja osa ei.

Vastaus: Työntekijällä voi olla enintään kolme yhtäaikaisesti voimassa olevaa työskentelypaikkatietoa. Jos työskentelypaikkoja on enemmän, työntekijä tulee tallentaa kiertäväksi työntekijäksi. Henkilö on kiertävä työntekijä, jos hän toimii varhaiskasvatuslain mukaisissa työtehtävissä eikä kuulu yhdenkään toimipaikan kiinteään henkilökuntaan eikä työskentele pääsääntöisesti yhdessäkään toimipaikassa. Kiertäväksi työntekijäksi voi siirtyä joko työskentelypaikasta tai henkilö voidaan palkata kiertäväksi työntekijäksi.

Vardaan ei tallenneta konsultoivia varhaiskasvatuksen erityisopettajia.

Kysymys: Kuinka paljon taaksepäin pitää kirjata yhden päivän sijaisia, tähän asti ne on laitettu tilapäisiksi tekijöiksi? Aloitettu kirjaukset syyskuussa 2020.

Vastaus: Kunnan, kuntayhtymän ja yksityisen palvelujentuottajan on tallennettava henkilöstöä koskevat tiedot varhaiskasvatuksen tietovarantoon (Varda) 1.9.2020 lähtien. Tämä koskee myös tietoja sijaisista.

Kysymys: Mikä on näiden lyhyiden sijaisuuksien kirjaamisten tarkoitus? Usein kyse tänä päivänä myös epäpätevistä sijaisista. Miksi henkilöstöpalveluyrityksen kautta hankittujen sijaisten kohdalla riittää pelkkä nuppiluku?

Vastaus: Sijaisten tiedot tallennetaan Vardaan, jotta saataisiin mahdollisimman tarkasti tietoa varhaiskasvatuksessa työskentelevästä henkilöstöstä. Henkilöstöpalveluyritysten kautta hankituista henkilöistä henkilöstöpalveluyrityksellä on tarkat tiedot työntekijän henkilötiedoista, tutkinnoista yms. eli ei voitu edellyttää, että varhaiskasvatustoimija saa näistä työntekijöistä näin tarkat tiedot henkilöstöpalveluyrityksestä, sillä nämä työntekijät eivät ole työsuhteessa varhaiskasvatustoimijaan, vaan henkilöstöpalveluyritykseen. Varhaiskasvatustoimijoilta rekisterinpitäjinä ei voi siis edellyttää tarkan tason tiedon tallennusta Vardaan henkilöistä, joiden tietoja eivät käsittele työnantajan ominaisuudessa.

Kysymys: Tallennan henkilöstön Vardan käyttöliittymällä. Olisiko vinkkejä, kuinka muistaisi tallentaa jonkun aikaa osa-aikaisena olevat henkilöt uudelleen Vardaan, kun palaavat kokoaikaisiksi? Monesti ei välttämättä tiedä yksikköä mihin menee esim. vuoden päästä, jos osa-aikaisuus esim. vuoden?

Vastaus: Tiedot on hyvä tuoda Vardaan siinä kohtaa, kun tieto muodostuu toimijan omaan rekisteriin/järjestelmään, jossa näitä tietoja hallinnoidaan. Jos omassa järjestelmässä/rekisterissä ei ole saatavilla tietoa työntekijän tietoihin tehdyistä muutoksista, tilanne on hieman haastavampi. Excel-taulukon ylläpitäminen tai muu itselle toimiva tapa, voisi näissä tilanteissa toimia muistin tukena.

Kysymys: Meillä samassa osoitteessa kaksi erillistä yksikköä (suom.kiel ja ruotsinkiel. päiväkodit) Ovatko nämä Vardan mukaisesti yksi toimipaikka?

Vastaus: Kyllä. Vardan määritelmän mukaan varhaiskasvatuksen toimipaikka on päiväkoti, perhepäiväkoti tai ryhmäperhepäiväkoti, joka sijaitsee yhdessä katuosoitteessa.

Kysymys: Meidän kunnassamme tiedot siirtyvät integraation kautta. Kuitenkin vardavirheitä meillä aika paljon, emmekä ole saanut niitä korjattua. Integraatiokin vielä ontuu. Voiko Vardan asiakaspalvelusta saada apua näihin? 

Vastaus: Ensisijaisesti tiedonsiirron ongelmissa on hyvä olla yhteydessä omaan järjestelmätoimittajaan, mutta virheistä voi olla yhteydessä myös Vardan asiakaspalveluun varda@opintopolku.fi. Selvitämme sitten, mitkä virheistä me voimme korjata ja miten virheiden kohdalla on järkevintä edetä. Jos virheitä on paljon eikä niitä saada korjattua lähdejärjestelmän kautta, voi paras tapa edetä olla väliaikainen käyttöliittymäkäyttö, jolloin korjaukset on mahdollista tehdä suoraan Vardan käyttöliittymässä. Väliaikainen käyttöliittymäkäyttö tulee kuitenkin aina sopia oman järjestelmätoimittajan kanssa, jotta tiedonsiirrot eivät häiriinny.

Kysymys: Jos vanhoja tilapäisiä aloittaa nyt syöttää niin onko syöttöjärjestyksellä väliä, eli jos aloitan uusimmasta ja päädyn sitten esim. johonkin päivään 2021

Vastaus: Järjestyksellä ei ole väliä.

Kysymys: Meilläkin siirtyy integraation kautta ja osa esim. työsuhdetiedoista näyttää olevan Vardassa tuplana. Omassa järjestelmässä tiedot ovat vain yhden kerran, kuten kuuluukin. Näissä tapauksissa meillä ei ole mitään keinoa saada tuplatieto Vardasta pois.

Vastaus: Tuplatiedoista voi olla yhteydessä Vardan asiakaspalveluun varda@opintopolku.fi. Keskeistä on kuitenkin se, ettei tuplatietoja pääse syntymään edelleen lähdejärjestelmän kautta Vardaan. Tämän vuoksi tuplatiedoista on hyvä olla yhteydessä myös omaan järjestelmätoimittajaan, jotta voidaan varmistua siitä, ettei järjestelmä muodosta tiedonsiirroissa Vardaan tuplia.

Kysymys: Varhaiskasvatuksen henkilöstötiedot siirtyvät integraationa Vardaan. Onko Vardassa jokin toiminto, jonka kautta voi tarkistaa, ns. "virheelliset siirrot", vai pitääkö tarkastaminen tehdä jokaisen henkilön osalta yksilöllisesti.

Vastaus: Vardan raporteissa on saatavilla Tiedonsiirrot -raportti (https://virkailija.opintopolku.fi/varda/raportit/tiedonsiirrot/yhteenveto), jossa on mahdollista erikseen tarkastella sekä onnistuneita että epäonnistuneita tiedonsiirtoja. Epäonnistuneet tiedonsiirrot -raportti näyttää syyn sille miksi jokin tiedonsiirto on jäänyt virheeseen. Raportti on käytettävissä Varda-pääkäyttäjäoikeudella. Tiedonsiirrot -raportilla näkyy tiedonsiirrot 90 päivän ajalta, jonka jälkeen tiedonsiirrot poistuvat raportilta. On hyvä huomioida, että jos tieto on jäänyt epäonnistuneiden raportille, mutta onkin myöhemmin siirtynyt Vardaan onnistuneesti, tiedonsiirto ei poistu epäonnistuneista tiedonsiirroista. Epäonnistuneet tiedonsiirrot-raportti ei siis päivity sitä mukaan, kun tiedot ovat onnistuneesti siirtyneet Vardaan ja virhe on poistunut. Täältä löydät tarkemmat ohjeet Tiedonsiirrot-raportin käyttöön.

Kysymys: Joko on tietoa, milloin henkilöstötiedot tulevat mukaan vuosiraporttiin?

Vastaus: Varhaiskasvatushenkilöstön osalta Vipuseen tulevan raportoinnin määrittelytyö on vasta lähdössä käyntiin ja tiedot lisätään Vipuseen myöhemmin, alustavan suunnitelman mukaan vuonna 2023. Eli ensimmäisessä vaiheessa Vardan vuosiraportti sisältää tietoja kunnallisista ja yksityisistä varhaiskasvatustoimijoista (yksityiset päiväkodit, perhepäivähoitajat ja ryhmäperhepäiväkodit), toimipaikoista, varhaiskasvatuksessa olevista lapsista sekä varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista.

Kysymys: Milloin poimintapäivä tilastoon on?

Vastaus: Jäädytysajankohtaa ei ole vielä päätetty. Olemme antaneet tiedon laatutyölle ja korjauksille aikaa maaliskuun loppuun asti, jonka jälkeen OPH tekee katsauksen Vardan tiedon laatuun. Jäädytyspäivämäärä pyritään vahvistamaan mahdollisimman pian, jonka jälkeen OPH tulee viestimään siitä varhaiskasvatustoimijoita. Selkeyden vuoksi vielä vuosiraporttiin liittyvät päivämäärät ovat avattuna alla:

Tilastointipäivämäärä 31.12.2021. Vuosiraportille nousee tilastointipäivänä 31.12.2021 voimassa olevat tiedot.

Poimintapäivämäärä päivämäärä, jonka aikaisesta tallennustilanteesta vuosiraportti luodaan. Eli esim. ensimmäinen poiminta tehtiin 14.2.2022, jolloin voit vuosiraportilla tarkastella tuolta ajankohdalta Vardan vuosiraportille poimittuja tietoja tilastointipäivänä.

Jäädytyspäivämäärä päivämäärä, jonka jälkeen Vardan vuosiraportti jäädytetään eikä sen tietoihin tule muutoksia, vaikka Vardassa oleviin tietoihin tehtäisiin korjauksia. Eli tietoja on mahdollista edelleen muokata Vardassa, mutta tehdyt muutokset eivät jäädytysajankohdan jälkeen enää päivity vuosiraportille. Sen vuoksi on tärkeää, että tiedot ovat Vardassa vuoden 2021 osalta mahdollisimman oikein jäädytysajankohtana.

Kysymys: Mikä "järki" on siinä, että epäonnistuneet ei poistu Epäonnistuneet tiedonsiirrot -raportilta? Vai ymmärsinkö väärin? Ei poistu korjauksen jälkeenkään vai?

Vastaus: Ymmärsit aivan oikein. Epäonnistuneet tiedonsiirrot -raportti ei päivity sitä mukaan, kun tieto on korjattu ja se on siirtynyt Vardaan oikein. Kun olet korjannut tiedot lähdejärjestelmääsi ja tiedot on lähetetty uudestaan Vardaan, tarkista JSON-hakukentän ja tieto-objektiin viittaavan hakusanan avulla löytyykö sama virhe edelleen uusimmista tiedonsiirron tapahtumista. Jos tieto on siirtynyt onnistuneesti myöhemmin, löytyy tiedonsiirto "Onnistuneet" välilehdeltä.

Kysymys: Miksi Vardaan on tullut nyt virheilmoituksia lapsista, joiden hoitosuhde on päättynyt jo vuonna 2019 ja heillä ei ole maksutietoja, koska lapsella ei ole alunperin ollut hetun loppuosaa, vaan on tallennettu oppijanumerolla? Hetua ei voi enää lisätä, koska lapsi on muuttanut takaisin kotimaahansa eikä hänellä ole suomalaista hetun loppuosaa ollutkaan?

Vastaus: Kyseessä on maaliskuun alussa tuotantoon viety uusi virhekoodi HE017 Henkilön nimi ja/tai henkilötunnus eivät täsmää VTJ:ssä oleviin tietoihin. Poista ensin kaikki henkilöön liittyvät tiedot Vardasta, tarkista henkilötunnus sekä nimitiedot ja syötä tiedot uudelleen. Virheeseen nousee tällä hetkellä ne henkilöt, joiden VTJ-yksilöinti on epäonnistunut sekä ne henkilöt, jotka on tallennettu Vardaan oppijanumerolla. Tulemme tarkentamaan virheviestiä näiden henkilöiden osalta, joilla ei ole henkilötunnusta ja jotka on Vardaan tallennettu tämän vuoksi oppijanumerolla. Virheen voi toistaiseksi siis näiden henkilöiden osalta sivuuttaa. Jos kuitenkin oppijanumerolla Vardaan lisätty henkilö on saanut henkilötunnuksen ja se on teillä tiedossa, voitte lähettää henkilötunnuksen asiakaspalveluumme tietoturvallisesti, niin lisäämme sen henkilön tietoihin.

Kysymys: Miltä Vardan tiedon laadun tilanne näyttää kokonaisuutena?

Vastaus: Tilanne näyttää kokonaisuutena varsin hyvältä. Varhaiskasvatustoimijat ovat aktiivisesti tehneet tiedon laadun tarkistamista - iso kiitos siitä! OPH on myös selvittänyt ja edelleen selvittää tiedossa olevia, laajempia tiedon laadun ongelmia yhteistyössä järjestelmätoimittajien kanssa. Lisäksi Vardan tietojen pohjalta on tehty vertailua aiempien varhaiskasvatustilastojen lukumäärien kanssa ja tilanne näyttää hyvältä näiden suhteen.

Kysymys: Vuosiraportille siirtyneistä, ei taida saada muuta listaa, kuin tuon määrän? Esim. nimet ketkä siirtyneet?

Vastaus: Tiedon laatutyössä voi hyödyntää myös Excel-raportteja. Excel-raportit ovat käytettävissä Varda-pääkäyttäjän käyttöoikeudella. Saatavilla on esimerkiksi Voimassa olevat varhaiskasvatustiedot -raportti, johon haetaan varhaiskasvatustiedot niistä lapsista, joilla on voimassa olevia varhaiskasvatussuhteita tarkasteluhetkenä. Tiedostoon tulostuvia rivejä per lapsi on niin monta, kun lapsella on voimassa olevia varhaiskasvatustietoja valittuna päivänä.  Tiedoston toiselle välilehdelle tulostuvat näiden lasten huoltaja- ja maksutiedot huoltajakohtaisesti, jos ne on tallennettu Vardaan. Tarkastelupäivämääräksi on valittava tässä tapauksessa vuosiraportin tilastointipäivä eli 31.12.2021, jotta voidaan tarkastella tuona ajankohtana voimassa olevia varhaiskasvatustietoja ja tehdä vertailua oman lähdejärjestelmän tietoihin.

Kysymys: Mitä voi tehdä, kun palvelutuottaja palveluseteli toimija ei nouse kaikki sinne sijoitetut lapset ovat virheessä?

Vastaus: Tämä voi johtua siitä, että toimija on tehnyt rekisteröitymisen Vardaa varten, mutta ei ole aloittanut Vardan käyttöä eli esimerkiksi toimipaikkaa ei ole tallennettu tai toimipaikalla ei ole oikeat järjestämismuodot, jotta yksityisen toimijan toimipaikka olisi mahdollista hakea PAOS-hallinnassa. Ilmoita meille toimijan tiedot, niin tarkistamme asian.

Kysymys: Väännätkö vielä rautalangasta, mikä ero on puutteellisten tietojen raportilla ja tiedonsiirrossa puutteellisilla tiedonsiirroilla? Tähän asti olen seurannut vaan tuota puutteellisten tietojen raporttia. Nyt kun katsoin niin eiliseltä näyttää tulevan 1192 epäonnistunutta henkilöstötiedoissa

Vastaus: Puutteelliset tiedot kertovat Vardaan siirtyneistä tiedoista, joissa on jokin Vardan tunnistama puute. Epäonnistuneissa tiedonsiirroissa taas näkyy tiedonsiirrot, jotka eivät ole siirtyneet Vardaan. Kannattaa huomioida, että epäonnistuneet tiedonsiirrot näkyvät raportilla 90 vuorokautta, vaikka tieto olisi myöhemmin siirtynyt onnistuneesti. Onnistuneesti siirtynyt tieto ei siis poisto automaattisesti Epäonnistuneista tiedonsiirroista. Puutteellisten raportilta puute taas poistuu heti, kun tieto on korjattu kuntoon.

Kysymys: Täydennyskoulutustietojen siirtyminen Populuksesta Vardaan: onko jo tietoa, miten saadaan siirtymään?

Vastaus: CGI:n mukaan täydennyskoulutustiedot on mahdollista siirtää Vardaan takautuvasti. Varhaiskasvatustoimijan kannattaa tehdä tukipyyntö Populuksen tukeen, jolloin CGI voi ohjeistaa tarkemmin, miten pääsette asiassa eteenpäin. Ilmoittakaa viestissä, onko täydennyskoulutukset ennestään jo olemassa Populuksessa ja millä keskeytyskoodeilla vai aloitatteko takautuvasti niiden tallentamisen Populukseen ja millä tavalla.

Kysymys: Työntekijöiden toimipaikkatietojen virheviesti on meillä usealla työntekijällä, vaikka järjestelmässä toimipaikkatiedot ovat oikein. Miten korjataan?

Vastaus: Yleensä jos tieto ei ole siirtynyt ja jos kyseessä on tiedonsiirron ongelma, kannattaa olla yhteydessä järjestelmätoimittajaan. Omalla järjestelmätoimittajalla on paras tietämys käytössänne olevasta järjestelmästä ja sen toiminnallisuuksista. Virhettä voi yrittää selvittää myös Vardassa olevalla Epäonnistuneet tiedonsiirrot-raportilla.

Kysymys: Tarkistukseen liittyen; pitääkö jokaisella lapsella olla maksupäätös, jos hänelle on tehty sijoituspäätös? Meillä on esim. eskarilaisia varhaiskasvatuksessa koulujen lomaviikoilla ja laskutus yhdistetään eskarikerhomaksuun, jottei vanhemmille tule kahta laskua. Käytännössä teemme kuitenkin sijoituspäätöksen noille lapsille varhaiskasvatuksen puolelle, jotta vanhemmat voivat ilmoittaa hoitoaikojaan sähköisesti.

Vastaus: Varhaiskasvatuslain mukaan Vardaan tallennetaan tieto lapsen asiakasmaksusta, jos huoltaja maksaa varhaiskasvatuksen. Jos päätöstä asiakasmaksusta ei tehdä, tietoa ei tallenneta Vardaan. Kaikilla lapsilla ei ole Vardassa maksutietoa eikä sitä vaadita pakollisena tietona.

Kysymys: Perhepäivähoitajan työntekijätiedot eivät siirry Vardaan.

Vastaus: Muiden työntekijöiden tapaan myös perhepäivähoitajille tulee tallentaa työntekijätiedot Vardaan ja lisätä työskentelypaikkatietoon heidän oma toimipaikkansa. Osalla järjestelmistä ollut ongelmia perhepäivähoitajien tietojen siirroissa. On hyvä selvittää ongelmaa oman järjestelmätoimittajan kanssa, jotta tiedot saataisiin siirtymään lähdejärjestelmästä Vardaan.

Kysymys: Kun 7.2.2022 on vuosiraportin poimintapäivä, kuinka kauan varhaiskasvatustoimijoilla on aikaa tarkastaa tietoja?

Vastaus: Laatutyö (Varda-tietojen päivittäminen/korjaaminen/lisääminen) on hyvä pitää jatkuvana toimintana. Vuosiraportin poimintapäivämäärä koskee varhaiskasvatustietoja (toimijat, toimipaikat, lapset, asiakasmaksut), ei henkilöstökokonaisuuden tietoja. Kyseessä on ns. ennakkopoiminta, jonka jälkeen varhaiskasvatustoimijat saavat raportin poiminnassa mukana olevista tiedoista ja heillä on aikaa tietojen tarkastamiseen ja korjaamiseen. Tarkkaa jäädytysajankohtaa (eli ajankohtaa, jonka jälkeen tietojen korjaaminen ei ole enää mahdollista) ei ole vielä sovittu. Todennäköisesti se on kuitenkin maalis-huhtikuussa.

Kysymys: Käytössämme on tietojen siirto integraation kautta. Pitääkö siis perhepäivähoitoryhmän toiminnan päättyminen ilmoittaa teille erikseen?

Vastaus: Toiminnan päättymisen ilmoitusprosessi koskee koko varhaiskasvatustoiminnan päättymistä. Kun toimijan yksittäinen toimipaikka päättyy, kaikki toimipaikkaan liittyvät tiedot tulee päättää Vardassa (lasten varhaiskasvatussuhteet, työntekijän työskentelypaikat, toimipaikalle tulee lisätä päättymispäivämäärä, lisäksi mahdollisille toimipaikan kieli- ja toimintapainotuksille tulee asettaa päättymispäivämäärät). Kun varhaiskasvatustiedot tuodaan integraatiolla Vardaan, myös tietojen päättäminen tulee tehdä omassa lähdejärjestelmässä, josta tiedot päivittyvät Vardaan.

Kysymys: Lapsi, Henkilö, Hoitosuhde, varhaiskasvatussuhde, varhaiskasvatuspäätös. Missä kohtaa ns. kulloinenkin tiedon tyyppi muodostuu siirroissa? Missä järjestyksessä? Mitä sääntöjä näiden päivittämiseen / järjestykseen on? Voi tulla virheitä, että ”ei voi siirtää, koska hoitosuhde puuttuu” tms., mistä virhe johtuu.

Vastaus: Ensin luodaan henkilö ja sen jälkeen henkilöön liittyvät tiedot. Henkilön tallentamisprosessi alkaa, kun kunnan/kuntayhtymän/yksityisen palveluntuottajan varhaiskasvatusjärjestelmästä siirretään tai Vardan käyttöliittymän kautta tallennetaan Vardaan lapsen etunimet, kutsumanimi, sukunimi ja henkilötunnus. Vardaan integroiduissa lähdejärjestelmissä voi olla eroja tietokenttien kohdalla (esim. mikä tietokenttä vastaa Vardan varhaiskasvatuspäätöstä tai -suhdetta). Vardan näkökulmasta varhaiskasvatuspäätös on luotava ennen varhaiskasvatussuhdetta, sillä varhaiskasvatussuhde liittyy päätökseen. Vardaan ei voi tuoda irrallista varhaiskasvatussuhdetta tai maksutietoa.

Kysymys: Hei, olisin tiedustellut lasten Varda virheistä. Virheitä löytyy menneisyydestä, joissa syynä on, ettei ole ollut tietoa siitä, että sijoituspäätös tulee tehdä myös tuntirajavalinnan muutoksen myötä. Kuinka niiden osalta tulisi toimia? Korjaaminen lähdejärjestelmässä ei ole mahdollista kaikkien osalta. Tietojen korjaaminen takautuvasti on hyvin hankalaa, ellei mahdotonta. Kyseessä usean sadan lapsen tiedot, sama ongelma muillakin lähdejärjestelmäkäyttäjillä.

Vastaus: Poikkeustilanteissa on mahdollista avata väliaikaisesti käyttöliittymätallennus tietojen korjaamiseksi, mutta tästä on aina sovittava erikseen myös järjestelmätoimittajan kanssa eikä tätä suositella, jos se aiheuttaa ongelmia tiedonsiirroissa. Lisäksi tietojen korjaaminen manuaalisesti työllistää varhaiskasvatustoimijaa, jos kyse on sadoista tai jopa tuhansista korjattavista tiedoista, jotka tulisi yksitellen korjata. OPH tekee yhteistyötä järjestelmätoimittajien kanssa, mutta asiakkuus on aina varhaiskasvatustoimijoilla järjestelmätoimittajaan. Jos kyseessä on ongelma, joka koskee kaikkia (tai useita) järjestelmän käyttäjiä, on hyvä laittaa asia tiedoksi järjestelmätoimittajalle.

Kysymys: Miten toimitaan ostopalvelulasten osalta kirjauksissa? Meillä Vardassa näkyvissä näiden lasten osalta useampia samalle ajanjaksolle olevia varhaiskasvatuspäätöksiä ja suhteita.

Vastaus: Tiedoilla on todennäköisesti eri Varda-ID:t. Tuplatiedot pitäisi saada poistettua hakemalla Vardan käyttöliittymästä Katsele tietoja -näkymästä poistettavien tietojen Varda-ID:t ja poistamalla ko. tiedot lähdejärjestelmän kautta. Järjestelmätoimittaja osaa parhaiten auttaa lähdejärjestelmässä tehtävien poistojen kanssa. Jos poisto ei onnistu järjestelmän kautta, kannattaa olla yhteydessä Vardan asiakaspalveluun.

Kysymys: Käyttäjähallintaan liittyen: Kun salasana unohtuu: vaihtaako pääkäyttäjä salasanan Vardan käyttäjähallinnassa siinä kohdassa Aseta salasana vai onko henkilö itse yhteydessä Varda-tiimiin?

Vastaus: Käyttäjä voi kirjautua palveluun tunnistautumalla vahvasti kirjautumissivulla (https://virkailija.opintopolku.fi/) suomi.fi:llä ja vaihtaa sen jälkeen salasanan omissa tiedoissaan. Vaihtoehtoisesti pää- tai vastuukäyttäjä voi vaihtaa salasanan. Salasana vaihdetaan Aseta salasana -toiminnolla.

Kysymys: Varda ilmoittaa, että pph toimipaikat eivät ole yhdenkään työntekijän työskentelypaikkoja, ja niille pitäisi lisätä työntekijä. Missä mahtaa olla vika?

Vastaus: Perhepäivähoitajilla on Vardassa omat toimipaikkansa, joihin perhepäivähoitajat lisätään Vardaan työntekijöiksi. Kun molemmat tiedot on lisätty, virhe poistuu puutteellisten tietojen listalta.

Kysymys: Millä tavalla tieto Vardassa poimitaan varhaiskasvatuspäätöksen ja hoitosuhteen osalta, jos esim. joku varhaiskasvatuspäätös olisi virheellisesti siirtynyt kaksi kertaa samalle ajalle, miten se vaikuttaa tietojen käyttöön? Mistä tiedosta poimitaan, jos halutaan tietää montako lasta on kunnan varhaiskasvatuksesta? Tuleeko se varhaiskasvatuspäätöksestä, hoitosuhteesta, lapsi vai henkilö -tiedosta?

Vastaus: Poiminta tehdään Lapsi-ID:n perusteella, ja lapsella pitää olla voimassa oleva varhaiskasvatussuhde.

Kysymys: Pitääkö siis olla enemmän huolissaan Vardan tietokannassa olevista virheistä kuin niistä, joista Varda lähettää lähdejärjestelmään?

Vastaus: On hyvä seurata sekä Vardan raportteja että oman lähdejärjestelmän virhelogeja.  Vardan Tiedonsiirrot -raportilta Varda-pääkäyttäjä voi tarkistaa, jos jokin tieto ei ole lainkaan siirtynyt Vardaan. Puutteellisten raportilta voi tarkistaa, jos jokin tieto on Vardan tietomallin mukaan puutteellinen, esim. varhaiskasvatuspäätös on siirtynyt, mutta varhaiskasvatussuhde puuttuu. Puutteellisten tietojen raportilta ei voi tarkistaa, jos jokin tieto puuttuu kokonaan tai jos tiedoissa on jokin sisällöllinen virhe (esim. virheellinen varhaiskasvatuspäätöksen aloituspäivämäärä tai tieto kokopäiväisestä varhaiskasvatuksesta, vaikka lapsi todellisuudessa onkin osapäiväisessä varhaiskasvatuksessa tms.), joten sisällöllisesti tiedon laadun tarkastaminen jää varhaiskasvatustoimijalle. OPH ei voi ottaa tarkemmin kantaa järjestelmätoimittajien omiin raportteihin.

Varda-klinikka 21.5.2021, teemana esiopetus

Kysymys: 2015 syntyneiden pidennetyn oppivelvollisuuden esioppilaat eivät syksyllä siirtyneet integraatiolla Koskeen, ja siksi tiedot tallennettiin käsin Koski-tiimin ohjeiden mukaan Opintopolussa. Kun esiopetus 31.5. päättyy, tallennetaanko päättyminen sekä erityisen tuen jakso ja lisätieto vammaisuudesta samalla tavalla käsin muokkaa-toiminnon kautta, koska tieto ei muutoin siirry?

Vastaus: Kyllä, tiedot tallennetaan muokkaustoiminnallisuudella käyttöliittymässä. Jos lapset jatkavat samassa toimipaikassa, niin riittää että opiskeluoikeus päätetään vasta seuraavan kauden lopussa. Erityisentuen päätöksiä ei tarvitse kesänajaksi myöskään päättää erikseen.

Kysymys: Meillä on esikoulu (yksityinen työnantaja) mutta ei Koskea käytössä. Kunnat ostavat esikoulupalvelun meiltä. Tarvitseeko meidän huolehtia tietojen tallentamisesta Koski-palveluun vai hoitaako kuntaa sen?

Vastaus: Kunta hoitaa tietojen tallentamisen teidän puolesta. Yksityinen toimija voi halutessaan katsella omien lastensa tietoja, jotka kunta on tallentanut Koskeen. Tietojen katseluun virkailija.opintopolku.fi -käyttöliittymässä tarvitaan Koski katselija -käyttöoikeus ja sen voi myöntää toinen toimijan Varda-pääkäyttäjä.

Kysymys: Voitteko lyhyesti kommentoida Vardan 1.9.2021 määräystä, mikä on muuttunut?

Vastaus: Uudesta määräyksestä on poistettu käyttöönottoihin liittyvää materiaalia ja tuotu enemmän esille tiedon laatuun liittyviä näkökulmia. Lisäksi otettu mukaan tieto huoltajien ja omien tietojen -katselunäkymä Varddaan rekisteröityjen tietojen katseluun.

Varda-klinikka 7.5.2021, teemana miten annan tallentamilleni tiedoille päättymispäivämäärät: varhaiskasvatuskauden päättyessä lasten, asiakasmaksujen, työntekijöiden sekä toimipaikan päättäminen

Kysymys: Vaikka tiedot normaalisti siirtyy integraatiolla, joskus olisi helpompi käydä lisäämässä päättymispäivämäärä suoraan Vardaan, jos sitä ei jostakin syystä integraatiolla saa tietoa siirrettyä. Onko tämä ehdottomasti kielletty, vai voisiko joskus tehdä tässä poikkeuksen?

Vastaus: Lähtökohta on se, että jokainen Vardan tietokokonaisuus voidaan tallentaa Vardaan joko integraatiolla tai käyttöliittymän kautta, ei molemmilla yhtäaikaisesti. Ainoan poikkeuksen muodostaa toimijan yhteystietojen päivitys, jonka voi tehdä käyttöliittymän kautta, vaikka tiedot muuten siirtyisivät integraatiolla.

Vardan tietokokonaisuuksilla tarkoitetaan tässä yhteydessä seuraavia:

1. Varhaiskasvatus- ja huoltajatiedot
2. Työntekijätiedot
3. Täydennyskoulutustiedot
4. Tilapäisen henkilöstön tiedot

Integraatiotilanteissa myös tarvittavat korjaukset tulee tehdä omaan lähdejärjestelmään, josta ne siirtyvät Vardaan. Käyttöliittymäkäyttö voidaan mahdollistaa harkinnanvaraisesti esimerkiksi tilanteissa, joissa järjestelmä on vaihtunut ja uudessa järjestelmässä ei päästä käsiksi vanhan järjestelmän aikana syntyneisiin virheisiin. Asiasta tulee kuitenkin keskustella aina etukäteen oman järjestelmätoimittajan kanssa, sillä väliaikainen käyttöliittymäkäyttö voi sekoittaa integraatiotiedonsiirtoja.

Kysymys: Meillä siirtyy tiedot integraation kautta Primuksesta Vardaan. Mistä johtuu, että vakasuhteen päättymispäivät eivät millään meinaa siirtyä? Sijoituksen päättymispäivät siirtyvät hyvin. Onko vika Vardassa vai lähdejärjestelmässä? Tulee vain koodi GE013_tietokentän muuttaminen ei ole sallittu.

Vastaus: Virhe liittyy siihen, että samassa yhteydessä, kun Vardaan yritetään päätökselle päivittää päättymispäivämäärä, lapsen varhaiskasvatuspäätökseen liittyvistä tiedoista yritetään päivittää jotain muuta tietokenttää. Vardassa varhaiskasvatuspäätöksen tiedoissa ei pysty päivittämään kuin päivämäärätietoja. 

Esimerkiksi virheraportilla näkyy seuraava kuvaus ”GE013 kokopaivainen_vaka_kytkin Tietokentän muuttaminen ei ole sallittu.”. Tässä esimerkissä lapselle on tallennettu Vardaan päätös, jossa on tieto vuorohoidosta. Sen jälkeen päivitetään päättymispäivämäärä ja samassa yhteydessä tallennetaan muut päätökseen liittyvät tiedot. Mutta koska päätöksellä ei alun perin ollut tietoa, että lapsi on kokopäiväisessä varhaiskasvatuksessa, tätä tietoa ei voida päättymispäivän yhteydessä muuttaa päätöksen tietoihin. Siksi Vardassa tulee yllä mainittu virhe. Varhaiskasvatustoimijan on tarkistettava, että päättymispäivämäärän yhteydessä ei yritetä päivittää muita lapsen varhaiskasvatuspäätöksen tietoja. Mikäli jokin tieto päätöksellä on muuttunut (poislukien päivämäärät), pitää lapselle tuoda uusi varhaiskasvatuspäätös ja päättää aiemmin tallennettu varhaiskasvatuspäätös.

Varda-klinikka 23.4.2021, teemana tiedon laadun testauksen periaatteet ja käytännöt

Kysymys: Ovatko muut huomanneet, että raporttisivun tiedot eivät päivity vaan ilmoittaa virheestä?
Vastaus: Raportit-osion lataus on välillä hidasta ja päättyy ”Odottamaton virhe” -virheeseen, etenkin suurempien listojen kohdalla. Sivun päivitys yleensä auttaa asiaan. Raportit-osion hakutoimintojen parantaminen ja lataamisen sujuvoittaminen ovat Vardan kehittämisjonossa.

Kysymys: Kun menen epäonnistuneet tiedonsiirrot -kohtaan, tulee vain, että tietoja ei löydy?
Vastaus: Tiedonsiirrot-raportilla epäonnistuneissa ja onnistuneissa tiedonsiirroissa näkyy oletuksena kyseisen päivän tiedonsiirrot. Aikaleima-kohdassa (suurennuslasi) pystyy rajaamaan tiedonsiirtojen tarkastelun haluamalleen ajankohdalle. Lue lisää Tiedonsiirrot-raportin toiminnoista ja käytöstä: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613595#K%C3%A4ytt%C3%B6liittym%C3%A4nk%C3%A4ytt%C3%B6ohje-4.2.Tiedonsiirrot-raportti. Mahdollista on myös, että varhaiskasvatustoimijalla ei ole epäonnistuneita tiedonsiirtoja, jolloin tänä päivänä siirretyissä tiedoissa ei ole sisältöä.

Kysymys: Yksityiset toimijat eivät ole rekisteröityneet Vardaan ja huolehtineet tarvittavista tietojen lisäyksestä (PAOS) ja lapsi on nyt jo siirtynyt kunnalliseen varhaiskasvatukseen. Kyse on siis jo lopettaneista perhepäivähoitajista, joilla osalla ei ole ollut vuoteen lapsia hoidossa.
Vastaus: Varhaiskasvatuslain mukaan kunta valvoo alueellaan toimivia yksityisiä palveluntuottajia. Valvontatehtävään liittyen kunta voi tarkistaa, onko yksityinen palveluntuottaja rekisteröitynyt Vardaa varten ja tehnyt tarvittavan ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinnoinnin.

Jotta järjestäjäkunta voi huolehtia lakisääteisestä tallennusvastuustaan ja lisätä ostopalvelulla ja palvelusetelillä varhaiskasvatuksessa olevat lapset Vardaan, tulee yksityisen toimijan rekisteröityä Vardaa varten (https://virkailija.opintopolku.fi/varda-rekisterointi/) ja huolehtia toimipaikkatietojen tallentamisesta sekä osaltaan ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinnoinnista, ks. ohjeistus: https://virkailija.opintopolku.fi/varda/paos-hallinta, ohje yksityisille varhaiskasvatustoimijoille: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Ohje+yksityisille+varhaiskasvatustoimijoille ja ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinnoinnin ohje varhaiskasvatuksen järjestäjälle ja palveluntuottajalle: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613595#K%C3%A4ytt%C3%B6liittym%C3%A4nk%C3%A4ytt%C3%B6ohje-PAOShallinta2.1.3Ostopalvelu-japalvelusetelitoiminnanhallinta.

Jo toimintansa lopettaneen yksityisen palveluntuottajan tulee tallentaa tiedot takautuvasti siltä osin, kun toimintaa on Vardaan tallentamisvelvollisuuden aikana ollut. Esim., jos toiminta on päättynyt 31.1.2021, tulee tiedot tallentaa toimijan, toimipaikan ja lasten/ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinnoinnin osalta tallentaa 1.1.2020-31.1.2021 ja henkilöstötietojen sekä tarvittaessa huoltaja- ja maksutietojen osalta 1.9.2020-31.1.2021.

Mikäli yksityinen palveluntuottaja ei lukuisista kunnan kehotuksista huolimatta ole huolehtinut lakisääteisten tietojen tallentamisesta, on hyvä olla yhteydessä Vardan asiakaspalveluun varda@opintopolku.fi.

Kysymys: Miksi meillä näkyy Vardan sivuilla onnistuneet ja epäonnistuneet teksteillä: kostaa ja olento? pitääkö jotenkin päivittää että tulee selvällä suomen kielellä?
Vastaus: Vardaan kirjautuessa selain saattaa kysyä, halutaanko sivusto kääntää automaattisesti. Klikatessa kyllä, Vardassa näkyy erikoisia kielenkäännöksiä. Kyseessä ei siis ole varsinaisesti Vardan toiminnallisuus ja automaattisen kääntäjän saa pois päältä oman selaimen asetuksista.

Kysymys: Tiedonsiirrot -raportti näkyy vain pääkäyttäjillä?
Vastaus: Kyllä, Tiedonsiirrot-raportti on käytettävissä Varda-pääkäyttäjän käyttöoikeudella.

Kysymys: Miten ne eskarilaisten valmistumispäivät, saiko ne laittaa vasta valmistumispäivän jälkeen?
Vastaus: KOSKI-palveluun liittyvissä kysymyksissä on hyvä olla yhteydessä KOSKI-palvelun asiakaspalveluun koski@opintopolku.fi. Lisäksi KOSKI-palvelun asiantuntija on mukana kevään viimeisessä Varda-klinikassa perjantaina 21.5. klo 13-14. Tällöin teemana on esiopetustietojen tallentaminen KOSKI-palveluun.

Kysymys: Kävin Vardan virhelistaa läpi ja kaikki virheet näyttäisi olevan lapsilla, jotka on sijoitettu perhepäivähoitajille, joilla on toimipaikan Varda Id -tieto Vardassa eri kuin meillä lähtöjärjestelmässä, ja toimipaikkatieto on kaksi kertaa Vardassa. Lähdejärjestelmässä tieto on avattu vain kerran, jonka jälkeen toimipaikan nimeä on muokattu. Mistä voi johtua, että Vardassa on toimipaikka muodostunut 2 kertaa?
Vastaus: Asiassa on hyvä olla yhteydessä omaan järjestelmätoimittajaan. Olisi hyvä varmistaa järjestelmätoimittajalta, toimiiko järjestelmän tietojen muokkaustoiminnot kuten kuuluu. Tietojen muokkaaminen ei saa muodostaa Vardaan uutta toimipaikkaa. Jos Vardaan jää ylimääräisiä ja siten virheellisiä toimipaikkoja, varhaiskasvatustoimijan tulee olla yhteydessä Vardan asiakaspalveluun. Opetushallitus poistaa tarvittaessa Vardasta virheelliset toimipaikat. Ennen virheellisen toimipaikan poistoa varhaiskasvatustoimijan tulee poistaa kaikki toimipaikkaan tallennetut tiedot.

Varda-klinikka 9.4.2021, teemana vuosiraportti

Kysymys: Miksi tilapäisen henkilöstön tietoja ei tallenneta toimipaikkakohtaisesti? Luulisi sen olevan hyödyllisempää tietoa?

Vastaus: Tilapäinen henkilöstö ilmoitetaan Vardaan toimijatasolla. Tilapäisen henkilöstön kohdalla ollaan kiinnostuneita siitä, kuinka paljon varhaiskasvatustoimijatasolla on henkilöstöpalveluyrityksen kautta hankittua kasvatus- opetus- ja hoitotehtävissä työskentelevää henkilöstöä kuukausitasolla ja mikä on näiden muualta hankittujen työntekijöiden yhteenlaskettu tuntimäärä kuukaudessa. Vardan määrittelyissä toimipaikkatasolta kerättävää tietoa tilapäisestä henkilöstöstä ei ole nähty tarpeellisena raportoinnin näkökulmasta.

Kysymys: Vardaan tallennetaan sijaisista suunniteltua ei toteutunutta tietoa, meillä vaikea erotella, kun usein sijaiset tulee lyhyellä varoituksella, esim. saman päivän aikana? Meillä järjestelmään merkitään toteutumatietoa eikä suunniteltua tietoa saada oikein mitenkään kerättyä.

Vastaus: Varhaiskasvatustoimijaan palvelusuhteessa olevista sijaisista Vardaan tallennetaan tiedot sijaisuuden ajalta vastaavasti kuin muusta varhaiskasvatustoimijalla työskentelevästä kasvatus-, opetus- ja hoitohenkilöstöstä ja avustajista, sillä kyseessä on varhaiskasvatustoimijaan määräaikaisessa tai toistaiseksi voimassa olevassa palvelussuhteessa oleva sijainen. Eli tässä tapauksessa Vardaan tallennetaan tiedot sijaisista sen suunnitellun tiedon pohjalta, joka toimijalla on saatavissa. Lisäksi Vardaan tallennetaan summatason tiedot seuraavista varhaiskasvatuksen parissa työskentelevistä työntekijöistä: varhaiskasvatustoimijan tilapäinen henkilöstöpalveluyrityksen kautta hankkima kasvatus- opetus- ja hoitotehtävissä työskentelevä henkilöstö.

Kysymys: Oletteko yhteydessä kaksivuotisen esiopetuksen tiimoilta järjestelmäntoimittajiin tai koskitiimi? Meillä tulee järjestelmästä se oph:n 2014 vuoden diaarinumero Koskeen ja nyt pitäisi saada tästä kaksivuotisesta eri diaarinumero oph-486-2021 tallentumaan Koskeen?

Vastaus: Vardaan tallennetaan tiedot vain esiopetusta täydentävän varhaiskasvatuksen osalta. KOSKI-palveluun liittyvissä asioissa on hyvä olla yhteydessä KOSKI-palvelun omaan asiakaspalveluun: koski@opintopolku.fi

Kysymys: Jos varhaiskasvatus on päätetty varhaiskasvatusohjemassa esim. 30.4. näkyykö tieto Kelassa jo nyt vai vasta 30.4. jälkeen?

Vastaus: Kelaan luovutetaan tietoja viikoittain aina tiistaisin, joten päättymispäivämäärä pitäisi näkyä myös Kelassa muutostiedon tallentamisesta seuraavana tiistaina.

Kysymys: Onko Kelan saama tieto luotettavaa jos Vardan/lähdejärjestelmän virhelista on niin pitkä, kuin se välillä on?

Vastaus: Kela on tarvittaessa yhteydessä varhaiskasvatustoimijaan epäselvissä tilanteissa tai jos varhaiskasvatustiedot eivät ole ajan tasalla. On hyvä muistaa, että Kela hyödyntää vain osaa Vardaan tallennetuista tiedoista. Tarkempaa tietoa Kelalle luovutettavista tietosisällöistä löydät täältä: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613234. On kuitenkin hyvä huolehtia puutteellisten tietojen korjaamisesta mahdollisimman pikaisesti, sillä on asiakkaan sekä kunnan edun mukaista, että lasten varhaiskasvatustiedot ovat ajan tasalla ja Kela maksaa etuuden oikealta ajalta ja oikean suuruisena.

Kysymys: Mistähän mahtaisi seuraava ongelma johtua: Henkilöstöhallinnon ohjemassa näkyy työntekijällä Varda-välilehdellä tehtävänimikkeen koodi 84724 vk lastenhoitaja. Vardassa samalla henkilöllä näkyy, että  tehtävä olisi varhaiskasvatuksen opettaja.

Vastaus: Vaikuttaa siltä, että tiedonsiirroissa on tullut jonkinlainen virhe. Voisit lähettää tarkemmat tiedot Vardan asiakaspalveluun, niin selvitämme asiaa. On myös hyvä olla yhteydessä omaan järjestelmätoimittajaan.

Kysymys: Ennen on tilastoitu myös läsnäolopäivien lkm THL:n tilastoon, nytkö läsnäolopäiviä ei enää tarvitse tilastoida?

Vastaus: Tiedot jäävät pois, sillä niitä ei tallenneta Vardaan. Vardan tiedoilla julkaistaan ensimmäinen vuosiraportti vuonna 2022, vuoden 2021 tiedoista (31.12. tilanteen pohjalta).

Varda-klinikka 26.3.2021, teemana Palveluseteli- ja ostopalvelutoiminnan hallinta

Kysymys: Yksityisenä toimijana näen useita virheilmoituksia liittyen lasten varhaiskasvatuspäätöksiin. Kuka ne korjaa? Tarvitseeko minun reagoida niihin?

Vastaus: Jos tuotat varhaiskasvatusta palvelusetelillä/ostopalveluna, tiedot lapsista tallentaa oletuksena järjestäjäkunta. Tällöin virheilmoituksiin lasten tietojen osalta ei tarvitse reagoida, vaan tiedot Vardaan tallentanut järjestäjäkunta myös huolehtii tietojen korjaamisesta. On toki hyvä olla yhteydessä kuntaan, jos huomaat lasten tiedoissa puutteita.

Kysymys: Mitä kaikkea yksityinen varhaiskasvatustoimija ja kunta näkevät PAOS-lapsesta?

Vastaus: Sekä kunta että yksityinen toimija näkevät lapsen tiedot, jos molemmat ovat huolehtineet ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinnoinnista osaltaan. Lapsen maksu- ja huoltajatiedot näkee vain järjestäjä.

Kysymys: Jos tiedot tuodaan integraationa, voiko silloin käsin korjata?

Vastaus: Mikäli tiedot tuodaan Vardaan omasta lähdejärjestelmästä integraation kautta, käyttöliittymällä tallentaminen/korjaaminen ei ole mahdollista. Tällöin tarvittavat muutokset tulee tehdä omaan järjestelmään, josta ne sitten siirtyvät Vardaan. Poislukien toimijan tiedot, kunkin tietokokonaisuuden kohdalla voi olla käytössä samanaikaisesti vain yksi tallennustapa eli joko käyttöliittymätallennus tai integraatiotallennus. Toimijan tietoja on mahdollista myös integraatiotilanteessa muokata Vardan käyttöliittymässä. 

Vardan tietokokonaisuudet:

1. Varhaiskasvatus- ja huoltajatiedot
2. Työntekijätiedot
3. Täydennyskoulutustiedot
4. Tilapäisen henkilöstön tiedot

Kysymys: Ohjelmassa ei ole vielä kohtaa mihin laittaa tarvittavat yksityisten tunnisteet.

Vastaus: Olemme aiemmin linjanneet, että järjestelmätoimittaja ei saa olla este tietojen tallentamiselle. Myös ne järjestelmätoimittajat, joilla aiemmin ei ole ollut PAOS-toimintoa, ovat nyt priorisoineet sen rakentamista järjestelmään, jotta tarvittavat tiedot saadaan tallennettua Vardaan.

Kysymys: Virheilmoituksiin liittyen. Meillä eräällä pph:lla näkyy myös sellaisten lapsien virheilmoituksia raporteissa, jotka eivät ole hänellä hoidossa. Mistä johtuu?

Vastaus: Asia luultavasti liittyy siihen, että varhaiskasvatusta järjestävän kunnan tiedonsiirroissa on tullut virheellisiä lapsia palvelusetelillä toimivalle palveluntuottajalle. On hyvä laittaa asiasta tarkemmin asiakaspalveluumme varda@opintopolku.fi ja lisätä mukaan tieto kenestä perhepäivähoitajasta on kyse, jotta voimme tarkastaa asian.

Kysymys: Olisi kiva saada rautalankamalli, mitä pitää tehdä, kun me kuntana myymme toiselle kunnalle varhaiskasvatuspaikan. Mitä tuolle lapselle pitää nyt meidän järjestelmässä/Varda-siirrossa tehdä?

Vastaus: Molempien kuntien tulee huolehtia ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinnoinnista Vardan käyttöliittymässä samaan tapaan kuin yksityisen palveluntuottajan kohdalla. Täältä löydät kuvalliset ohjeet PAOS-hallinnan tekemiseen, kun kunta/kuntayhtymä toimii palveluntuottajana: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613595#K%C3%A4ytt%C3%B6liittym%C3%A4nk%C3%A4ytt%C3%B6ohje-2.1.3.3Kuntataikuntayhtym%C3%A4palveluntuottajana

Kysymys: Mitä tarkoittaa seuraava virheilmoitus: Commune 0858 varda id not found Kyseessä siis yksityisen hoidontuella olevat lapset, jotka yritetään siirtää integraation kautta.

Vastaus: Virhe ei näytä Vardan koodilta, joten virhekoodi tulee mitä luultavimmin omasta ohjelmasta. Asia on hyvä selvittää oman järjestelmätoimittajan kanssa. Varda id not found vaikuttaa viittaavan siihen, että yritetään tallentaa tietoa ID:lla, jota ei ole olemassa.

Kysymys: Vardan virheraporttiin liittyen: Excel-raportin voi luoda vain lasten tiedoista? eikä vaihtoehtona ole muuta kuin voimassa olevat varhaiskasvatustiedot. Olisi myös kätevää, jos virheilmoitukset saisi Exceliin? Oliko vastaavaa Excel raporttia tulossa henkilöstön tietoihin?

Vastaus: Vardan Raportit-osiota ollaan kehittämässä, joten Excel-raportteja on tulossa lisää. Tarkempaa aikataulua ei kuitenkaan toistaiseksi ole tiedossa.

Kysymys: Yksityiset perhepäivähoitajat eivät meillä näy lainkaan Vardassa, koska ei ole ostopalvelua eikä palvelusetelitoimintaa. Pitäisikö näkyä? Olisi kyllä kätevää, että näkyisivät, koska valvonta on kuitenkin kunnalla.

Vastaus: Lainsäädännön vuoksi Vardan käyttö kuntien valvontajärjestelmänä ei ole mahdollinen, sillä yksityiset perhepäivähoitajat (ja muut yksityiset toimijat) ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä Vardan näkökulmasta.

Kysymys: Olen vieläkin tarkistelemassa henkilökunnan tiedot niin että kaikki on varmasti oikein. Olenko ymmärtänyt oikein, etten enää pääse muokkamaan syksyn tiedot 31.3. jälkeen?

Vastaus: Henkilöstöä koskevat tiedot piti Opetushallituksen määräyksen mukaan tallentaa Vardaan ensimmäistä kertaa 28.2.2021 mennessä. Tietoja saa ja pitääkin muokata myös tämän määräajan jälkeen eli toisin sanoen huolehtia paitsi tarvittavien tietojen tallentamisesta, niin myös niiden oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta.

Kysymys: CGI:ltä tulossa ohjelmankorjaus koskien virhekoodia MI013, tästä ei ole vielä aikataulua tiedossa. Miten on henkilöstön tietojen testausten kanssa, onko mahdollista tehdä niitä sitten kun ohjelmankorjaus on tehty? (onko järkevää tehdä tiedon laadun testaus nyt?)

Vastaus: Lähdejärjestelmätunnistetta voi käyttää Vardassa Varda-IDn tai oppijanumeron tavoin tieto-objektin yksilöimiseen. Virhe MI013 tulee silloin, kun uutta tietoa yritetään luoda jo käytössä olevalla lähdejärjestelmätunnisteella. Työntekijän lähdejärjestelmätunnisteen pitää olla uniikki per tallentava lähdejärjestelmä. Samalla lailla kun lapsen/työntekijän Varda-ID on per vaka-järjestäjä. Samaa tunnistetta voi kyllä käyttää kunhan lähdejärjestelmä on eri, mutta samassa lähdejärjestelmässä ei voi käyttää eri varhaiskasvatuksen järjestäjillä samaa työntekijän lähdejärjestelmätunnistetta, vaan tunnisteen pitää olla uniikki lähdejärjestelmässä. Tiedon laadun testaus kannattaa tehdä vasta, kun virhe on saatu korjattua järjestelmätoimittajan toimesta.

Kysymys: Pitääkö virhetietoja seurata vain Vardan virhelistalta vai myös Hr-järjestelmän virhelistalta?

Vastaus: Virhetietoja on hyvä seurata molemmista. Vardan virhelistalle virheet nousevat vasta silloin, kun tieto on siirtynyt Vardaan.

Kysymys: Tuleeko käyttöliittymään kohta henkilöstön tietojen tallentaminen, vaikka olemme ilmoittaneet tallentavanamme integraatiotallennuksella.

Vastaus: Käyttöliittymässä ei pitäisi näkyä Lisää työntekijä-painiketta, jos tiedot ollaan siirtämässä tiedonsiirrolla eikä tallentaja-käyttöoikeuksia tule anoa/myöntää, jos tiedot siirretään integraatiolla. Tiedonsiirtojen alkaessa niin sanottu integraatioflägi aktivoituu niiden tietosisältöjen osalta, joiden osalta palvelukäyttäjätunnukselle on myönnetty käyttöoikeuksia. Esimerkiksi jos palvelukäyttäjätunnukselle on myönnetty seuraava käyttöoikeus: Varda-henkilöstö-kaikkien henkilöstötietojen palvelukäyttäjä, niin mahdollisuus käyttöliittymätallennukseen poistuu niin työntekijätietojen, täydennyskoulutustietojen kuin tilapäisen henkilöstönkin osalta, kun ensimmäinen tiedonsiirto on Vardaan tehty.

Kysymys: Kyselin jo sähköpostitse henkilöstön täydennyskoulutusten osalta tarkennusta ja sainkin asiaan vastauksen. Edelleen mietityttää verkkokoulutukset, jotka voivat olla 5 opintopisteen arvoisia, mutta koska ne ovat omatoimisia, niitä ei voi laittaa Vardaan. Samaan aikaan voit laittaa 3 tunnin mittaisen koulutuksen, joka on yhtäjaksoinen. Eli tärkeää verkkokoulutusta ei saa Vardaan, kun voit tehdä sen omassa tahdissa, vaikka se olisi kuinka laaja. Olenko ymmärtänyt oikein?

Vastaus: Olemme päivittäneet etäkoulutuksena suoritetun täydennyskoulutuksen ohjeistusta. Katso myös opintopisteitä koskeva ohjeistus täällä: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613024

Puolipäiväinen etäkoulutus (0,5päivää) voi koostua vähintään 2 tuntia (120 min) kestävistä etäkoulutuksista, jotka muodostavat yhteenlaskettuna yli kolme tuntia mutta alle kuusi tuntia kestävän koulutuskokonaisuuden. Kokopäiväinen etäkoulutus (1 päivä) voi koostua vähintään 2 tuntia (120 min) kestävistä etäkoulutuksista, jotka muodostavat yhteenlaskettuna vähintään kuusi tuntia kestävän koulutuskokonaisuuden.

Varda-klinikka 12.3., teemana miten varhaiskasvatustoimijana ylläpidän tallentamiani tietoja Vardassa

Kysymys: Meillä Pro Consona/CGI vieläkin tutkii, miten voivat korjata ohjelman virheellisesti useampaan otteeseen Vardaan siirtämät lasten sijoitukset.
Vastaus: Tietojen tallentaminen ja tallennettujen tietojen oikeellisuus ja ajantasaisuus ovat rekisterinpitäjänä toimivan varhaiskasvatustoimijan vastuulla. Järjestelmätoimittaja ei saa olla este rekisterinpitäjän tehtävien toteuttamiselle. Mikäli Vardaan on tallentunut virheellisesti tietoja useampaan kertaan, virheellisesti tallennetut tiedot tulee poistaa Vardasta.

Kysymys: Ymmärtääkö tämä Varda jos tänään suljen päätöksen tähän päivään ja teen heti samantien huomisesta uuden voimaan vai pitääkö odottaa edellisen siirto ensin?
Vastaus: Integraatiolla tietoja siirretään Vardaan kerran päivässä. Käytännössä siirto näiden molempien osalta tehtäisiin seuraavan vuorokauden aikana.

Kysymys: Kuinka usein tietoja tulee tallentaa käyttöliittymällä Vardaan?
Vastaus: Tietoja tallennetaan Vardaan Opetushallituksen määräyksen mukaan kaksi kertaa kuukaudessa, kuukauden 15. päivään ja viimeiseen päivään mennessä. Jos toimijalla ei ole uusia tai muuttuneita tietoja tallennettavaksi Vardaan, käyttöliittymää ei tuolloin tarvitse käyttää tallentamiseen. Tietoja voi Vardan käyttöliittymässä katsella tarvittaessa. Vardaan tallennetaan suunniteltua tietoa, tilapäisen henkilöstön kohdalla toteumatietoa.

Kysymys: Henkilöstön osalta integraatiossa siirtyi suuri määrä "väärääkin henkilöstöä" Visma mukaan henkilöstön tiedot saadaan poistettua (ei vielä ole poistettu) , mutta henkilö jää Vardaan. Mitenkähän heidät saa sitten poistettua?
Vastaus: Tiedot poistetaan samalla tavalla kuin ne on tallennettukin. Jos siirrätte tietoja Vardaan integraatiolla, tietoja siirtävän järjestelmän tulee poistaa myös henkilöt Vardasta. Järjestelmätoimittajan tulee toteuttaa henkilön poistaminen Vardaan integroituun järjestelmään.

Kysymys: Puutteelliset tiedot raportti olisi hyvä saada Exceliin. Kosken puolella raportointi toimii paremmin. Milloin saadaan Vardaan?
Vastaus: Opetushallitus tulee lähiaikoina julkaisemaan Vardan käyttöliittymässä Excelin latausmahdollisuuden Vardassa voimassa olevista tiedoista. Käsittelemme tarpeen puutteellisten tietojen Excelistä Opetushallituksessa.

Kysymys: Missä voi olla vika, kun virhelistallamme näkyy, että varhaiskasvatuspäätökseltä puuttuu varhaiskasvatussuhde? En löydä virhettä järjestelmästämme?
Vastaus: Tiedonsiirroissa Vardaan on syntynyt syystä tai toisesta duplikaatteja. Tällaisen puutteellinen tiedon (tässä tapauksessa päätöksen) ID pitää kaivaa esiin ja ID:llä poistaa virheellinen tieto Vardasta. Katsele tietoja -näkymässä näkee jokaisen tiedon ID:n. ID:n perusteella tuplana siirtyneisiin varhaiskasvatuspäätöksiin pitäisi päästä käsiksi lähdejärjestelmässä. Suosittelemme olemaan yhteydessä järjestelmätoimittajaan, jotta voidaan varmistaa, että Vardasta poistetaan oikea tieto.

Kysymys: Onko mahdollista poistaa vanhentuneita tietoja puutteellisten tietojen listalta? Lapsi on jäänyt jo pois varhaiskasvatuksesta, emmekä voi korjata tietoja.
Vastaus: Tässä tapauksessa puutteellisten tietojen listaus näyttää tiedot siihen saakka, että niiden varhaiskasvatuslain mukainen säilytysaika Vardassa päättyy.

Kysymys: Tiedonsiirron raporttia tulisi muuttaa niin, että siinä näkyisi vain nykyiset virheet, ei 3 kk ajalta. Helpottaisi tietojen tarkistamista / pitämistä ajantasalla.
Vastaus: Kiitos kehittämisehdotuksesta, käsittelemme sen Opetushallituksessa.

Kysymys: Virhelistauksia on hankala tulkita. Saako niitä selkeämmiksi?
Vastaus: Opetushallitus on uudistanut virheviestejä vuoden 2020 lopussa. Tuolloin mm. sisältöjä muokattiin yleiskielisemmiksi. Henkilöstökokonaisuus on kaikille uusi kokonaisuus, ja kyseiseen kokonaisuuteen virheviestien opettelu on varmasti kaikilla vielä meneillään. 

Kysymys: Saisiko virheraportille lisätietona onko kyse palveluseteli, ostopalvelulapsesta ja mitä vuotta koskee, jotta listalta olisi helpompi löytää ne lapset, joiden tietoja voisi korjata ja jättää "roikkumaan" ne joille ei voi enää tehdä mitään.
Vastaus: Kiitos kehittämisehdotuksesta, käsittelemme sen Opetushallituksessa.

Kysymys: Itse olen kokenut Pro Consonassa hyväksi, että katson Vardan virhelistan Pro Consonassa päivittäin ja korjaan virheet heti, jos niitä on. Nyt Pro Consona-virhelistaa on mahdollista muokata korjauksia tehdessä ja se on helpottanut tosi paljon korjauksia, kun ns. väärän tiedon voi ottaa pois ennen kuin se siirtyy Vardaan. Vardassa olevaan raporttiin ei ole enää tullut virheitä sen jälkeen, kun otin tämän toimintamallin käyttöön.
Vastaus: Hienoa, että Vardan Raportit-osiosta on hyötyä varhaiskasvatustoimijan arjessa ja että oman toimintatavan muutoksella on saatu Vardaan tallennettavan tiedon laatua parannettua.

Kysymys: Onko 31.3.2021 viimeinen päivä, jolloin henkilöstötietoja tulisi siirtää? Tuleeko kaikki siirtää kerralla?
Vastaus: Henkilöstön tiedot tuli tallentaa Vardaan ensimmäistä kertaa viimeistään 28.2.2021. Mikäli varhaiskasvatustoimija aloittaa henkilöstötietojen tallentamisen integraation kautta varmuudella Vardaan maaliskuussa 2021, 28.2.2021 mennessä tuli tallentaa kuitenkin tiedot tilapäisen henkilöstön tiedot. Mikäli toimijalla ei ole tilapäistä henkilöstöä, tulee myös tämä tieto tallentaa Vardaan. Se, siirretäänkö kaikki kerralla, riippuu järjestelmätoimittajan integraation toteutuksesta.

Kysymys: Miten laitan osa-aikaisten henkilöiden lisätyö Vardaan? Esim jos 60% osa-aikainen työntekijä tekee joskus lisätöitä, miten ne tunnit laitetaan?
Vastaus: Jos lisätyö on suunniteltua, tulee tiedot tallentaa Vardaan. Tällöin päätetään nykyinen palvelussuhde ja tallennetaan uudet tiedot Vardaan. Jos lisätyö on toteumaa, tietoa ei tallenneta Vardaan.

Kysymys: Onko tullut vastaus, miten tuntipalkkalaisien sijaisten viikkotyöaikaa laitetaan? (Esim jos määräaikainen työsopimus kestää vain yhden päivän)
Vastaus: Valitettavasti vastausta ei vielä ole, Opetushallitus palaa asiaan mahdollisimman pian.

Kysymys: Minua olisi kiinnostanut, miten kunnat ovat myöntäneet henkilöstötietojen katselijaoikeuksia Vardaan? siis kenelle? Onko päiväkodin johtajille annettu oman päiväkodin osalta? Palkka-asiantuntijalle? Vai pääkäyttäjälle?
Vastaus: Varhaiskasvatustoimijan on mahdollista myöntää käyttöoikeuksia omassa organisaatiossaan niille henkilöille, jotka tarvitsevat työssään Vardaan tallennettuja tietoja. Käyttöoikeuksia voidaan henkilöstökokonaisuudessa myöntää joko koko toimijan tai toimipaikan tasolle. Varda-pääkäyttäjällä on automaattisesti katseluoikeudet kaikkeen Vardaan tallennettuun tietoon.

Kysymys: Jos tilapäinen henkilöstö ei tule henkilöstöpalveluyrityksen kautta, miten tiedot tallennetaan?
Vastaus: Tässä tilanteessa tiedot tallennetaan Vardaan organisaation työntekijöinä henkilötietotasolla.

Varda-klinikka 26.2., teemana tiedon laadun testaus

Kysymys: Asikkalassa Populuksen kautta siirretty juuri tällä viikolla tietoja. Jotain Vardassa nyt näkyy mutta tsekkausta ei ole tehty.
Vastaus: Kun tiedot ovat siirtyneet Vardaan, tulee seuraavaksi tehdä tiedon laadun testaus. Tiedon laadun testausta voi tehdä osissa. Testaus tulee tehdä 28.2.2021 mennessä tai sen jälkeen, kun tiedot on ensimmäistä kertaa siirretty. Tutustu henkilöstötietojen tiedon laadun testauksen ohjeistukseen ja testitehtäviin: Henkilöstötietojen sekä huoltaja- ja maksutietojen laadun testaus

Kysymys: Meillä palkkahallinto on ulkoistettu, kenen vastuulla on tiedon laadun testaus tällaisessa tilanteessa?
Vastaus: Vaikka tallentamistehtävän siirtäisi sopimuksella, tietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta vastaa viime kädessä varhaiskasvatustoimija. Lisätietoja tallentamistehtävän siirrosta löytyy sivulta https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613164.

Kysymys: Käynkö tiedon laadun testauksen testitehtävien listan läpi kohta kohdalta ja valitsen itse, kenen työntekijän tiedoista tämän tarkistan?
Vastaus: Kyllä, juuri näin. Kannattaa valita sellainen henkilö, jolta löytyy tietoja mahdollisimman kattavasti.

Kysymys: Jos siirtyneistä tiedoista löytyy virheitä, onko tässä takarajaa, milloin tietojen pitää ehdottomasti olla oikein?
Vastaus: Varhaiskasvatuslain mukaan varhaiskasvatustoimija vastaa tietojen tallentamisesta sekä tietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta. Vardasta luovutetaan tietoja eri ajankohdilta, minkä vuoksi tietojen tulee olla nyt ja takautuvasti oikein ja ajantasaisia. Puutteellisten tietojen korjaamisen apuna voi käyttää käyttöliittymästä löytyvää Raportit-osiota sekä Katsele tietoja -näkymää.

Kysymys: Olemme huolehtineet Populus-järjestelmään kuntoon tiedot, mutta järjestelmä ei siirrä edelleenkään tietoja ja Varda näyttää henkilöstötietojen kohdalla nollaa. Mitä meidän tulee tehdä?
Vastaus: Varhaiskasvatustoimijan tulee huolehtia, että tietoja siirtävä palvelukäyttäjätunnus on myönnetty oikein ja varmistaa järjestelmätoimittajalta, että IP-avaukset on tehty. Ohjeistus palvelukäyttäjätunnuksiin löytyy sivulta https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612679#Vardank%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4hallinta-Vardanpalveluk%C3%A4ytt%C3%A4jientiedonsiirtotunnukset. Lisäksi tiedonsiirrot raportti on käytettävissä Varda-pääkäyttäjä -käyttöoikeuksilla Vardan käyttöliittymässä. Tarkempi ohjeistus sen hyödyntämiseen virhetilanteiden selvittelyssä löytyy sivulta: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613595#K%C3%A4ytt%C3%B6liittym%C3%A4nk%C3%A4ytt%C3%B6ohje-4.2.Tiedonsiirrot-raportti

Kysymys: Miten saan tilapäisen henkilöstön tallennuksen päälle käyttöliittymän kautta, kun kaikki muut meidän tiedot menevät järjestelmäintegraation kautta? Eihän käyttöliittymän aktivointi sotke integraatiota? Näin kävi lasten tietojen osalta, ainakin järjestelmätoimittajamme näkökulmasta.
Vastaus: Tilapäisen henkilöstön tietojen tallentamiseen on Vardassa oma käyttöoikeus. Tutustu käyttöoikeuteen: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612679#Vardank%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4hallinta-9.Varda-henkil%C3%B6st%C3%B6-tilap%C3%A4isenhenkil%C3%B6st%C3%B6ntallentaja(vaintoimijoille,jotkatallentavattiedotVardaank%C3%A4ytt%C3%B6liittym%C3%A4nkautta). Käyttöoikeuden voi myöntää organisaation Varda-pääkäyttäjä.

Käyttöliittymän käyttö ei sotke tallentamista, mikäli käyttöoikeudet on myönnetty oikein. Lasten tietojen kohdalla tiedot voivat mennä sekaisin, kun varhaiskasvatustoimija vaihtaa käytössään olevaa varhaiskasvatusjärjestelmää. Järjestelmän vaihtotilanteissa tulee olla erityisen huolellinen Varda ID:eiden kanssa eli niiden tulee pysyä samoina kuin aiemmassa järjestelmässä. Järjestelmävaihdostilanteissa voi olla mahdollista Vardan käyttöliittymäkäyttö, vaikka varhaiskasvatustoimija muutoin siirtäisi tietoja integraatiolla. Tutustu tallentamistavan vaihtamisen ohjeistukseen: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Tallentamistavan+vaihtaminen.

Kysymys: Oikeudet tilapäisen henkilöstön tallentamiseen on myönnetty vasta tänään, ovatko heti voimassa? Muut tiedot siirtyvät integraatiolla, jonka Visma hoitaa nyt viikonloppuna.
Vastaus: Käyttöoikeuksien pitäisi tulla voimaan heti, parin viime viikon aikana niissä on ollut viivettä osalla varhaiskasvatustoimijoita. Mikäli käyttöoikeudet eivät aktivoidu, pyydämme ottamaan yhteyttä Vardan asiakaspalveluun. Opetushallitus ottaa yhteyttä tiettyihin järjestelmätoimittajiin ja kysyy tiedon siirron käynnistymisistä.

Kysymys: Tilapäinen työntekijäkö on vain, jos käytämme henkilöstöpalveluyritystä? meillä on eri pituisia määräaikaisuuksia, emme käytä henkilöstöpalveluyritystä, joten meilläkö ei ole tilapäistä henkilöstöä, jos oikein ymmärsin ohjetta.
Vastaus: Tällaisessa tilanteessa kyse on varhaiskasvatustoimijan määräaikaisissa ja toistaiseksi voimassa olevassa palvelussuhteissa olevista työntekijöistä, joiden tiedot tallennetaan henkilötietotasolla Vardaan.

Kysymys: Olen Varda-pääkäyttäjä ja näen tilapäisen henkilöstön tiedot harmaalla käyttöliittymässä, en pääse tallentamaan vaadittuja tietoja. Mitä teen?
Vastaus: Varda-pääkäyttäjällä on katseluoikeus tilapäisen henkilöstön tietoihin. Mikäli Varda-pääkäyttäjän tulee päästä tallentamaan tilapäisen henkilöstön tietoja Vardan käyttöliittymässä, tarvitsee hän siihen käyttöoikeuden. Tutustu tilapäisen henkilöstön tallentajan käyttöoikeuteen: Vardan käyttäjähallinta#9.Varda-henkil%C3%B6st%C3%B6-tilap%C3%A4isenhenkil%C3%B6st%C3%B6ntallentaja(vaintoimijoille,jotkatallentavattiedotVardaank%C3%A4ytt%C3%B6liittym%C3%A4nkautta). Vaaditun käyttöoikeuden voi myöntää organisaation toinen Varda-pääkäyttäjä. Kunnalla ja yksityisellä päiväkodilla tulee olla vähintään kaksi Varda-pääkäyttäjää.

Kysymys: Miten sijaisten tiedot tallennetaan Vardaan?
Vastaus: Mikäli työntekijä on määräaikaisessa tai toistaiseksi voimassa olevassa palvelussuhteessa, tallennetaan tiedot henkilötietotasolla Vardaan. Henkilöstöpalveluyrityksen kautta henkilöstöä hankittaessa tiedot tallennetaan tilapäinen henkilöstö -kohdassa.

Kysymys: Miten saadaan perustettua kaksi uutta toimipaikkaa Vardaan, joita siellä ei nyt vielä ole? Näille olisi tallennettava vielä työntekijätietoja.
Vastaus: Toimipaikkatiedot siirretään Vardaan varhaiskasvatusjärjestelmästä. Henkilöstötietoja Vardaan siirtävään järjestelmään tallennetaan ennen työskentelypaikkatietojen siirtämistä toimipaikan OID-tunnus.

Kysymys: Meillä on kahden työntekijöiden kanssa seuraava virhe: "Henkilö on tallennettu Vardaan jo lapsena (lapsi-objekti löytyy). (TY003)"
Vastaus: Vardan asiakaspalvelu selvittää tilanteen. Pyydämme lähettämään asiasta viestiä osoitteella varda@opintopolku.fi.

Kysymys: Kevalla on varhaiskasvatuksen lastenhoitajalle kaksi koodia, 83608 ja 84724. Meillä on Populuksessa käytetty 83608, nyt kävi ilmi, että ilmeisesti 84724 on se, joka Populuksessa pitäisikin olla.
Vastaus: Varda käyttää varhaiskasvatuksen lastenhoitajan koodina pelkästään koodiarvoa 84724, ks. tehtävänimikekoodisto: https://virkailija.opintopolku.fi/varda/julkinen/koodistot/vardatehtavanimike.

Kysymys: Miten kirjataan Vardaan työntekijän määräaikainen osa-aikainen työsuhde? Jos on vakituinen työntekijä.
Vastaus: Sivulla https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Palvelussuhde+ja+poissaolot on kerrottu esimerkkejä vastaavista tallentamistilanteista. Ensin tallennetaan toistaiseksi voimassaolevan palvelussuhteen tiedot, ne päätetään, kun määräaikainen osa-aikainen palvelussuhde alkaa. Määräaikaiselle palvelussuhteelle annetaan päättymispäivämäärä, mistä lähtien tallennetaan jälleen toistaiseksi voimassaolevan palvelussuhteen tiedot Vardaan.

Kysymys: Poissaolo ilmoitetaan jokaiselle palvelussuhteelle samoilla alku- ja loppupvm:llä?
Vastaus: Kyllä, poissaolojen tallentamisesta on esimerkkejä sivulla https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Palvelussuhde+ja+poissaolot.

Varda-klinikka 12.2.2021, teemana kysymyksiä ja vastauksia henkilöstökokonaisuuden tietojen tallentamiseen

Kysymys: Mitä eri käyttöoikeuksia tai rooleja Vardassa voi olla? Käyttöoikeudet tai roolit on kuvattu Vardan käyttäjähallinnan sivulla: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612679.
Vastaus: linkki käyttöoikeuksien kuvauksiin löytyy sivulta https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612679. Vardan viestintäkokonaisuus on muuttanut confluence-alkuisesta osoitteesta uuteen osoitteeseen. Tallennathan selaimeesi osoitteen https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatuksen+tietovaranto.

​Kysymys: Mistä johtuu, että en onnistu tallentamaan työntekijän työsuhdetta 1.10.1987?

Vastaus: Jos työntekijän palvelussuhde on edelleen voimassa 1.9.2020, tulee tiedot tallentaa Vardaan 1.10.1987 lähtien. Mikäli tallentaminen ei onnistu, olethan yhteydessä Vardan asiakaspalveluun osoitteella varda@opintopolku.fi.

Kysymys: Olen laittanut kyselyä perushoitajan tutkinnon suorittaneesta, ei löydy perushoitajan nimikettä. Mitä laitan tutkinnoksi?
Vastaus: Koska perushoitajan tutkintoa tai opintoja ei erikseen mainita varhaiskasvatuslaissa, eikä myöskään varhaiskasvatusasetuksessa, perushoitajan tutkinto ei nykylainsäädännön nojalla tuo kelpoisuutta toimia varhaiskasvatuksessa lastenhoitajana. Eri asia voi kuitenkin olla se, jos kyseinen henkilö on työskennellyt varhaiskasvatuksen lastenhoitajana ajalla 1.9.2013 - 1.9.2018 (eli 5 vuoden aikana ennen uuden varhaiskasvatuslain voimaantuloa) ja työnantaja on tänä aikana katsonut hänet kelpoiseksi varhaiskasvatuksen lastenhoitajan tehtävään. Silloin hän voi saada kelpoisuuden varhaiskasvatuksen lastenhoitajan tehtäviin varhaiskasvatuslain 75.4 §:n siirtymäsäännöksen perusteella, vaikka muutoin hänen perushoitajan tutkintonsa ei enää annakaan kelpoisuutta lastenhoitajaksi. Kelpoisuudeksi henkilölle merkitään kyllä/tai riippuen siitä, onko henkilö työskennellyt varhaiskasvatuksen lastenhoitajana ajalla 1.9.2013-1.9.2018 ja onko työnantaja katsonut hänet kelpoiseksi varhaiskasvatuksen lastenhoitajan tehtävään. Henkilön tutkinnoksi tallennetaan muu varhaiskasvatusalan tutkinto tai koulutus.

Kysymys: Miten on helpointa Vardan tiedonsiirtoraporttien kautta päästä kiinni virheellisiin tietoihin Efficassa?
Vastaus: Vardan käyttöliittymästä löytyy Toimijan tiedot -kohdassa Raportit, josta löytyy edelleen Puutteelliset tiedot ja Tiedonsiirrot. Tiedonsiirrot-kohdassa näkyy epäonnistuneet ja onnistuneet tiedonsiirrot. Tiedonsiirrot-raporteilla säilytetään kaikki tiedonsiirtojen tapahtumat 3 kuukautta. Tiedonsiirron onnistumista voi seurata yksittäisen tiedonsiirron ajankohdan kautta.

​Kysymys: Voiko toimipaikalle laittaa päättymispäivän "muokkaa tietoja" kohdassa?

Vastaus: Kyllä voi ja juuri näin pitää menetellä silloin, kun toimipaikan toiminta päättyy. Vardasta ei saa poistaa tietoja, jos tiedot on tallennettu oikein. Mikäli tietoja siirretään Vardaan integraation kautta omasta lähdejärjestelmästä, silloin tarvittavat muutokset tulee tehdä omaan järjestelmään, josta ne siirtyvät Vardaan.

​

Kysymys: Vakituinen lastenhoitaja on tullut työhön esim. 20.7.2005 ja aloittanut määräaikaisena vakan opettajan työt 15.7.2019 mikä loppuu 30.7.2021. Kirjataanko nämä tiedot samalle henkilölle eri kahdelle eri toimipaikoille (toimipaikka ei muutu) ja kelpoisuuteen lastenhoitajan pätevyys tuolle lastenhoitajajaksolle ja opettajan jaksolle ei kelpoinen?

Vastaus: Henkilöstötietoja päivitetään samalla logiikalla kuin varhaiskasvatustietoja (lasten ja huoltajien tietoja sekä maksutietoja). Eli kun palvelussuhteeseen tulee muutos, palvelussuhde päätetään ja tallennetaan uusi. Mikäli kyseessä on kaksi eri palvelussuhdetta, Vardaan tallennetaan kaksi palvelussuhdetta seuraavasti: ajalle 20.7.2005-14.7.2019 ja henkilön kelpoisuus on ”kelpoinen” sekä 15.7.2019-30.7.2021 ja henkilön kelpoisuus on ”ei-kelpoinen”.

​

Kysymys: Meillä ollaan juuri ottamassa Populus-palkkaohjelma käyttöön, joten tiedot menevät sitten integraation kautta, mutta nyt palkanlaskijat kaipaavat oikeuksia Vardaan. Mitä oikeuksia annan heille, kun siellä on ainoastaan käyttöliittymän kautta annettavia (eli Varda-henkilöstö-työntekijätietojen tallentaja). Eli mitä oikeuksia heille kuuluu antaa?

Vastaus: Mikäli tiedot siirtyvät Vardaan integraation kautta, henkilöille ei tule myöntää henkilöstökokonaisuuden tallentajaoikeuksia, sillä ne on tarkoitettu käyttöliittymäkäyttäjille. Tässä tapauksessa palkanlaskijoille voidaan myöntää rajatusti henkilöstökokonaisuuden katselijaoikeuksia sen mukaan, mitä tietoja heidän tulee päästä katselemaan Vardassa työnsä tekemisen kannalta. Esimerkiksi Varda-henkilöstö-työntekijätietojen katselija -käyttöoikeudella voi Vardan käyttöliittymässä katsella seuraavia oman organisaation tai oman toimipaikan työntekijätietoja: perustiedot, palvelussuhteet, pääasialliset työskentelypaikat, pidemmät poissaolot. Täällä pääset tutustumaan tarkemmin henkilöstökokonaisuuden käyttöoikeuksiin: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612679#Vardank%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4hallinta-Vardanhenkil%C3%B6st%C3%B6kokonaisuudenk%C3%A4ytt%C3%B6oikeudet.

Kysymys: Jos määräaikaisen työntekijän työsopimus loppuu perjantaihin ja alkaa uudelleen maanantaina ja toimipaikka ei muutu, niin kirjataanko tämä yhtenä tietona keskeytymättömänä ajanjaksona vai kahtena eri tietona?

Vastaus: Tämän kysymyksen pohjalta kuulostaisi siltä, että kyseessä on kaksi eri palvelussuhdetta, jotka tallennetaan myös kahtena eri palvelussuhteena Vardaan.

​Kysymys: Meillä siirtyvät integraatiolla henkilöstön tiedot Vardaan. Meiltä kysyttiin: Varda-tiedonsiirtoa varten tulee olla avattuna tiedonsiirtotunnukset. Mitä meidän tulee tehdä?
Vastaus: Integraatiolla tapahtuvia tiedonsiirtoja varten varhaiskasvatustoimija luo tietoja siirtävälle järjestelmälle palvelukäyttäjätunnuksen. Varda-pääkäyttäjä luo organisaation palvelukäyttäjätunnukset. Jokaiselle Vardaan integroitavalle järjestelmälle on luotava oma palvelukäyttäjätunnus. Palvelukäyttäjätunnukselle myönnetään tarvittavat käyttöoikeudet sen mukaan, mitä henkilöstökokonaisuuden tietoja siirretään Vardaan kyseisestä järjestelmästä. Esimerkiksi jos työntekijä- ja täydennyskoulutustiedot siirretään henkilöstöjärjestelmästä Vardaan integraatiolla, tulee palvelukäyttäjätunnukselle myöntää seuraavat käyttöoikeudet: Varda-henkilöstö-työntekijätietojen palvelukäyttäjä + Varda-henkilöstö-täydennyskoulutustietojen palvelukäyttäjä. Palvelukäyttäjätunnus luodaan seuraavan ohjeen mukaisesti: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612679&preview=/190612679/190617185/20200709%20Varda%20palveluk%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4n%20luonti%20Opintopolkuun.pdf#Vardank%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4hallinta-Vardanpalveluk%C3%A4ytt%C3%A4jientiedonsiirtotunnukset

Tarkemman nimeämisen ohjeen löydät täältä: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612679#Vardank%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4hallinta-Vardanpalveluk%C3%A4ytt%C3%A4jientiedonsiirtotunnukset

​Kysymys: Meillä varhaiserityisopettaja on ostettu ostopalveluna muutaman päivän kuukaudessa. Pitääkö tästä tallentaa jotain?

Vastaus: Jos kyseessä on ostopalvelu esimerkiksi henkilöstöpalveluyritykseltä, tallennetaan henkilön tiedot Vardaan kohdassa Tilapäinen henkilöstö. Jos henkilö työskentelee varhaiskasvatustoimijalla määräaikaisessa palvelussuhteessa, tallennetaan henkilön tiedot henkilötietotasolla.

​

Kysymys: Kunnassa on otettu uusi henkilöstöhallinnon ohjelma käyttöön ja integraatio Vardaan on vielä alkutekijöissä. Onko tuo 28.2. ehdoton takaraja?

Vastaus: Vardan käyttöönotosta on säädetty varhaiskasvatuslaissa (540/2018). Alkuperäinen Vardan henkilöstökokonaisuuden käyttöönotto kunnissa piti tapahtua 1.9.2019. Käyttöönottoa siirrettiin vuodella eteenpäin siten, että kaikki varhaiskasvatustoimijat aloittavat tietojen tallentamisen Vardaan 1.9.2020. Opetushallituksen henkilöstökokonaisuuden sisältävä määräys Vardasta annettiin toukokuussa 2020. Määräyksen mukaan henkilöstötietojen tallentaminen tulee aloittaa Vardaan 1.9.2020 ja ensimmäistä kertaa tiedot on tallennettava Vardaan viimeistään 28.2.2021. Opetushallituksen näkökulmasta varhaiskasvatustoimijoilla on ollut aikaa valmistautua Vardan henkilöstökokonaisuuden käyttöönottoon ja huomioida ensimmäisen tallentamiskerran määräaika 28.2.2021. Mikäli järjestelmätoimittajan integraatio ei ole valmis 28.2.2021, tulee varhaiskasvatustoimijan tallentaa tiedot Vardaan käyttöliittymän kautta. Lue lisää, mikäli integraatio varmuudella valmistuu maaliskuussa 2021: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Usein+kysytyt+kysymykset#Useinkysytytkysymykset-Varhaiskasvatustoimijoidentietoj%C3%A4rjestelm%C3%A4t kohdasta: ”Henkilöstötietojen tallentaminen Vardaan on velvoittanut varhaiskasvatustoimijoita tallentamaan vaaditut tiedot Vardaan 1.9.2020 lähtien, mutta järjestelmätoimittajamme ei vielä ole saanut järjestelmäintegraatiota Vardaan tehtyä. Onko meidän nyt järkevintä alkaa tallentaa henkilöstötietoja Vardaan käsin käyttöliittymän kautta?”

​Kysymys: Olenko myöntänyt palvelukäyttäjän oikeudet oikein? Integraation toimittaja ilmoittaa, ettei oikeuksia ole riittävästi, vaikka olen myöntänyt sekä tämän että täydennyskoulutus-tallentajan -oikeuden. (Koulutustoimija, VARHAISKASVATUKSEN_JARJESTAJA) Varda-henkilöstö-työntekijätietojen tallentaja)

Vastaus: Näyttää siltä, että palvelukäyttäjätunnukselle on myönnetty henkilöille kuuluvia käyttöoikeuksia. Palvelukäyttäjätunnus tehdään järjestelmälle, joten sille tulee myöntää järjestelmälle tarkoitettuja käyttöoikeuksia, jotka tunnistaa käyttöoikeusvalikossa ’palvelukäyttäjä’-nimikkeestä sekä käyttöoikeuden lopussa olevasta (ei henkilöille) -maininnasta. Tässä tapauksessa palvelukäyttäjätunnukselle tulisi lisätä seuraavat käyttöoikeudet: Varda-henkilöstö-työntekijätietojen palvelukäyttäjä (ei henkilöille) + Varda-henkilöstö-täydennyskoulutustietojen palvelukäyttäjä (ei henkilöille) sekä poistaa oikeudet, jotka kuuluvat pelkästään henkilöille.

​

​Kysymys: Työntekijän tutkinnosta ei ole tietoa, mutta työsuhde on olemassa. Miten toimitaan?

Vastaus: Varhaiskasvatustoimijan tulee huolehtia siitä, että Vardaan tallennettavat tiedot on tallennettu varhaiskasvatustoimijalle 1.9.2020 lähtien. Varhaiskasvatustoimijalla on Vardaan liittyvä lakisääteinen tehtävä tallentaa vaaditut tiedot Vardaan ja tähän liittyen oikeus kerätä Vardan vaatimat tiedot työntekijöiltä.

Kysymys: Kuka tallentaa henkilöstötietoja Vardaan ja kenen tietoja Vardaan tallennetaan?
Vastaus: ks. https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613029 Vardaan tallennetaan tiedot seuraavista varhaiskasvatuksen parissa työskentelevistä työntekijöistä, jotka ovat vakituisessa tai määräaikaisessa virka- tai työsuhteessa varhaiskasvatustoimijaan:

• päiväkodin johtajat
• kasvatus-, opetus- ja hoitotehtävissä työskentelevä henkilöstö
• varhaiskasvatuksen opettajat
• varhaiskasvatuksen erityisopettajat
• varhaiskasvatuksen sosionomit
• varhaiskasvatuksen lastenhoitajat
• perhepäivähoitajat
• steinerpedagogiset varhaiskasvattajat
• kasvatukseen ja hoitoon osallistuvat lapsi- tai lapsiryhmäkohtaiset avustajat

Jokainen varhaiskasvatustoimija tallentaa omat henkilöstötiedot Vardaan. Myös yksityiset perhepäivähoitajat ja muut varhaiskasvatusalan yrittäjät tallentavat omat tietonsa Vardaan työntekijätietoina, jos työskentelevät yrityksessä jossain edellä mainitussa työtehtävässä. Eli esimeriksi kaikki yksityiset perhepäivähoitajat tallentavat tietonsa Vardaan. Yrittäjille ei ole omaa termiä Vardassa, vaan kaikki työntekijätiedot tallennetaan työntekijätietoina, käyttöliittymässä tämä tapahtuu Työntekijä-kohdassa. Jos työskentely yrittäjänä on puhtaasti hallinnollista, tietoja ei tallenneta Vardaan.

Kysymys: Varhaiskasvatuksessamme työskentelee kaksi kieli- ja kulttuuriopettajaa, tallennetaanko heidän tietonsa Vardaan?
Vastaus: Vardaan tallennetaan vain työntekijät, jotka työskentelevät varhaiskasvatuslaissa kuvatussa työtehtävässä. Jos esimerkiksi kielenopettaja toimii varhaiskasvatuksessa pelkästään kielenopettajan työtehtävässä, työntekijää ei tallenneta Vardaan. Jos kielenopettaja toimii lisäksi pääasiallisesti jossain Vardaan tallennettavassa työtehtävässä, kuten varhaiskasvatuksen opettajana, hänen tietonsa tallennetaan Vardaan.

Kysymys: Mikä on koulutus, kun perhepäivähoitajan ammattitutkinnon jälkeen on suoritettu Varhaiskasvatuksen pedagogisen toiminnan toteuttamisen 30 osp. ja on kelpoinen varhaiskasvatuksen lastenhoitajan tehtävään?
Vastaus: Tutkinnoksi merkitään henkilön ylin varhaiskasvatusalan tutkinto eli tässä tapauksessa Tutkintokoodi 374114 Perhepäivähoitajan ammattitutkinto. Tehtävänimikkeeksi varhaiskasvatuksen lastenhoitaja ja kelpoisuudeksi kyllä. Sivulta https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Kelpoisuus löytyy taulukko, jossa ohjeistetaan, milloin varhaiskasvatustoimija voi tallentaa kelpoisuuden tietyssä varhaiskasvatuksen tehtävässä työskentelevälle työntekijälle.

Kysymys: Meillä työskentelee sosionomin tutkinnon suorittanut varhaiskasvatuksen opettajana, mutta hänellä ei ole suoritettuna varhaiskasvatukseen ja sosiaalipedagogiikkaan suuntautuneita opintoja (60 op) eikä hän näin ollen ole kelpoinen tehtävään. Minkä merkitsemme hänen tutkinnokseen?
Vastaus: Vardaan tallennetaan erikseen tutkintotieto, eli henkilön suorittama ylin varhaiskasvatusalan tutkinto, ja kelpoisuustieto, eli työntekijän tutkinnon tai koulutuksen tuoma kelpoisuus varhaiskasvatuksen työtehtävään. Tutkintotiedon voi tallentaa Vardaan näissä tapauksissa seuraavalla tavalla: Jos suoritettuna ei ole mainittua tutkintoa ylempää tutkintoa, sosiaali- ja terveysalan ammattikorkeakoulututkinnon suorittaneelle tutkintotiedoksi tallennetaan 671201 Sosionomi (AMK), sosiaaliala, sillä kyseisen tutkinnon alle kirjataan kaikki tutkinnon suorittaneet (ei pelkästään 60 opintopisteen varhaiskasvatukseen ja sosiaalipedagogiikkaan suuntautuneet opinnot suorittaneet). Vardaan tallennettava tutkintotieto ei ota kantaa siihen, voiko henkilö olla kelpoinen esimerkiksi varhaiskasvatuksen opettajan tehtävään, vaan kelpoisuustieto tallennetaan tehtävänimikekohtaisesti erikseen. Kelpoisuuteen vaikuttaa siis sekä tutkinto että tehtävänimike.

Kysymys: Työskentelen kunnassa ja tarvitsen pääsyn henkilöstökokonaisuuteen tallentamaan täydennyskoulutustietoja. Miten saan tunnukset?
Vastaus: Kunnan Varda-pääkäyttäjä voi kutsua sinut Opintopolun käyttäjäksi ja lisätä tarvittavat käyttöoikeudet Vardaan. Täydennyskoulutustietojen tallentamiseksi tarvitset Varda-henkilöstö-täydennyskoulutustietojen tallentaja -käyttöoikeuden. Virkailijan kutsuminen Opintopolkuun tapahtuu sivulla https://virkailija.opintopolku.fi/virkailijan-tyopoyta/ > kohdassa Käytönhallinta > Henkilötietojen ja käyttäjäoikeuksien hallinta > Virkailijan kutsuminen Opintopolkuun. ks. tarkempi ohje: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Virkailijan+kutsuminen

Kysymys: Lisäsin työntekijöitä, mutta tietojen tallentaminen jäi kesken. Miten saan täydennettyä työntekijöiden tietoja?
Vastaus: Jos tallentamistasi työntekijöistä jäi puuttumaan tietoa, puutteelliset tallennukset löytyvät kohdasta Syötä tietoja > valitse Toimipaikat -kohdasta ”kaikki toimipaikat” > Työntekijät -kohdassa näet työntekijät ja palvelu ilmoittaa, jos työntekijän tiedoissa on puutteita (”Tietoja puuttuu!”). Puutteelliset tiedot löydät myös Raportit-osiosta (Toimijan tiedot > Raportit > Puutteelliset tiedot > Työntekijät https://virkailija.opintopolku.fi/varda/raportit#tyontekijat). Klikkaamalla työntekijän nimeä pääset jatkamaan tietojen tallennusta.

Kysymys: Meillä on useita lyhytaikaisia sijaisia. Miten sijaisten tiedot tallennetaan Vardaan?

Vastaus: Vardaan tallennetaan henkilötasolla tiedot kaikista varhaiskasvatustoimijaan (kunta, kuntayhtymä tai yksityinen varhaiskasvatustoimija) palvelussuhteessa olevista varhaiskasvatuksen työntekijöistä. Tämä sisältää myös varhaiskasvatustoimijaan määräaikaisessa tai toistaiseksi voimassa olevassa palvelussuhteessa olevien sijaisten tiedot. Tiedot tallennetaan Vardaan riippumatta sijaisen tekemästä tuntimäärästä viikossa. Jos sijainen työskentelee esimerkiksi henkilöstöpalveluyrityksen kautta varhaiskasvatustoimijalla, varhaiskasvatustoimija tallentaa tiedot summatasolla tilapäisen henkilöstön tietoihin. Varhaiskasvatustoimija voi tehdä sopimuksen henkilöstöpalveluyrityksen kanssa tallentamistehtävän siirrosta niin, että yritys tallentaa tilapäisen henkilöstön tiedot Vardaan. Myös yksityisten perhepäivähoitajien sijaistiedot tallennetaan Vardaan tilapäisenä henkilöstönä. Tilapäisestä henkilöstöstä tallennettavat tiedot on kuvattu osiossa Tilapäinen henkilöstö. Sijaisista on tullut paljon kysymyksiä Vardan asiakaspalveluun ja Opetushallitus on tarkentamassa toivottavasti jo lähiaikoina sijaisista kertovaa kokonaisuutta. Pyydämme siis kärsivällisyyttä sijaisten tallentamisen ohjeistamisessa.

Kysymys: Mistä näen, olenko tallentanut työntekijän tiedot oikein? Entä miten saan mitätöityä virheellisesti lisätyn työntekijän tiedot?
Vastaus: Vardaan tallennettuja tietoja voi katsella Vardassa kohdasta Katsele tietoja. Voit erikseen tarkastella toimipaikoista, lapsista ja työntekijöistä lisättyjä tietoja Katsele tietoja-näkymässä. Yhteenvetonäkymä näyttää summatasoisen raportin varhaiskasvatustoimijan Vardaan tallentamista tiedoista. Työntekijätietojen katselu onnistuu osoitteessa: https://virkailija.opintopolku.fi/varda/tietojen-katselu/tyontekijat > klikkaamalla tarkasteltavan työntekijän nimeä, näet hänestä Vardaan tallennetut tiedot. Lisäksi Vardan puutteelliset tiedot -raportti kokoaa varhaiskasvatustoimijan tallentamien tietojen puutteet yhteen paikkaan. Puutteet on listattu lapsia ja työntekijöitä koskeviin puutteisiin, jotka näet riippuen Vardan käyttöoikeuksistasi. Jokaisen puutteen kohdalta avautuu henkilön tietoja koskeva lomake. Lomakkeella näytetään, missä puute sijaitsee ja kuvaus, miten puute pitäisi korjata. Mikäli haluat poistaa kaikki tiedot työntekijästä, tiedot täytyy poistaa (mitätöidä) seuraavassa järjestyksessä: mitätöi täydennyskoulutukset, mitätöi poissaolot, mitätöi työskentelypaikat, mitätöi palvelussuhteet, mitätöi tutkinnot, jonka jälkeen pääset valitsemaan Poista työntekijä. Poiston jälkeen työntekijän kaikki tiedot katoavat Vardasta eikä niitä voi palauttaa. HUOM! Työntekijän saa poistaa Vardasta vain, jos hänet on virheellisesti lisätty. Ohje: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613595#K%C3%A4ytt%C3%B6liittym%C3%A4nk%C3%A4ytt%C3%B6ohje-2.5.4.7Poistaty%C3%B6ntekij%C3%A4kokonaan

Varda-klinikka 29.1.2021, teemana Vardan käyttöoikeudet ja käyttöoikeuksien muutokset

Kysymys: Meidän pitää nyt syöttää henkilöstön tiedot ja täydennyskoulutukset käyttöliittymän kautta.  Kuitenkin kun järjestelmä saadaan käyttöön, pitäisi tiedot tulla integraation kautta. Miten siinä kohtaa tulee menetellä? Onko asiasta olemassa ohjetta?

Vastaus: Henkilöstökokonaisuuden tiedot tulee tallentaa Vardaan 1.9.2020 lähtien ja ensimmäisen kerran viimeistään 28.2.2021. Aikataulu on herättänyt kysymyksiä varhaiskasvatustoimijoilla. Tähän liittyen Opetushallitus on ohjeistanut varhaiskasvatustoimijoita tallentamaan tietoja Vardan käyttöliittymässä, mikäli Vardaan varhaiskasvatustoimijan käyttämästä järjestelmästä työn alla oleva integraatio uhkaa myöhästyä Opetushallituksen määräyksen mukaisesta aikataulusta. Koska tallennustavan vaihtaminen aiheuttaa huomattavaakin lisätyötä varhaiskasvatustoimijalla, voidaan tallennusvelvollisuus katsoa aloitetuksi aikataulussa, jos varhaiskasvatustoimija tallentaa Vardan käyttöliittymässä tilapäisen henkilöstön tiedot 28.2.2021 mennessä ja pystyy varmuudella aloittamaan tietojen tallentamisen integraatiolla Vardaan maaliskuussa 2021. Mikäli integraation toteuttaminen menee 2021 jälkeiselle ajalle, tulee varhaiskasvatustoimijan tallentaa kaikki henkilöstötiedot Vardaan käyttöliittymällä ja siirtyä sen jälkeen mahdollisimman pian tietojen tallentamiseen järjestelmäintegraatiolla. Tässä tilanteessa Vardaan integroitavaan järjestelmään tulee hakea Vardaan tallennettujen tietojen tunnisteet, joiden avulla Vardaan jo tallennettuja tietoja pystytään ylläpitämään myös uuden järjestelmän kautta eikä samoja tietoja tallenneta kahteen kertaan. Tietoa tallennustavan vaihtamisesta löytyy sivulta https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612352.

Opetushallitus seuraa tietojen tallennusta, muistuttaa varhaiskasvatustoimijoita tallennusvelvollisuudesta sekä pyytää tarvittaessa selvitystä, mikäli varhaiskasvatustoimija ei huolehdi tallennusvelvollisuudestaan.

Kysymys: Onko palvelukäyttäjätunnukselle asetettava päättymispäivämäärä?

Vastaus: Käyttöoikeuksien lisääminen palvelukäyttäjätunnukselle vaatii päättymispäivämäärän. Olemme ohjeistaneet asettamaan palvelukäyttäjätunnuksen käyttöoikeudet voimaan kymmeneksi vuodeksi eteenpäin.

Kysymys: Meillä ohjelmantoimittaja ohjeistanut eri tavalla palvelukäyttäjätunnuksen nimeämisessä kuin Varda.

Vastaus: Tästä ei ole haittaa. Palvelukäyttäjätunnuksen nimeämisessä oleellista on sen yksilöiminen eli minkä toimijan palvelukäyttäjä on kyseessä ja mihin kokonaisuuteen se on tarkoitettu, jotta toimija, järjestelmätoimittaja ja Opetushallitus tunnistavat sen.

Kysymys: Hyväksyin palvelukäyttäjätunnuksen käyttöoikeuksien päättymispäivän vuoden päähän, voiko sitä muuttaa ennen kuin päättymispäivämäärä tulee vastaan?

Vastaus: Päivämäärää pystyy muokkaamaan. Muokkaus onnistuu palvelukäyttäjätunnuksen tiedoissa kohdassa Voimassaolevat käyttöoikeudet > Myönnä jatkoaikaa - uusi päättymispäivämäärä > lisää valittu päivämäärä ja klikkaa tallenna.

Kysymys: Jäin pohtimaan, kun mainitsitte mahdollisimman suppeat oikeudet, mutta meillä on myönnetty paljon eri käyttöoikeuksia palvelukäyttäjätunnukselle?

Vastaus: Palvelukäyttäjätunnukseen tulee liittää Vardan tietokokonaisuuksia vastaava ja mahdollisimman suppea palvelukäyttäjäoikeus eli toisin sanoen palvelukäyttäjätunnukselle annetaan vain ne käyttöoikeudet, jotka tarvitaan tietojen siirtämiseksi. Esimerkiksi jos kaikki henkilöstötiedot (työntekijä-, täydennyskoulutus, ja tilapäisen henkilöstön tiedot) siirtyvät yhdestä järjestelmästä, tulee palvelukäyttäjätunnukselle lisätä vain Varda-henkilöstö-kaikkien henkilöstötietojen palvelukäyttäjä -käyttöoikeus. Jos taas esimerkiksi vain työntekijätiedot siirtyvät järjestelmästä, niin tulee palvelukäyttäjätunnukselle lisätä seuraava käyttöoikeus: Varda-henkilöstö-työntekijätietojen palvelukäyttäjä. Ks. https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612679#Vardank%C3%A4ytt%C3%A4j%C3%A4hallinta-Vardanpalveluk%C3%A4ytt%C3%A4jientiedonsiirtotunnukset

Kysymys: Miten Vardan tiedoissa olevia puutteita ja tallentamattomia tietoja valvotaan?

Vastaus: Opetushallitus tekee Vardan käyttöönottoihin ja tiedon laatuun liittyen säännöllistä tietojen seurantaa. Ensisijaisesti Opetushallitus seuraa tietojen tallentamista ja muistuttaa tietojen tallentamisesta kuntien Varda-vastaaville sekä suoraan yksityisille toimijoille sähköpostiviestinnällä. Mikäli varhaiskasvatustoimija ei ole tallentanut tietojaan Vardaan, tallennetuissa tiedoissa tai niiden laadussa on puutteita/virheitä tai varhaiskasvatustoimija ei ole kehotuksista huolimatta osoittanut tekevänsä tarvittavia toimenpiteitä tietojen tallentamiseksi/korjaamiseksi, varhaiskasvatuksen valvontaviranomainen (aluehallintovirasto tai Valvira) voi aloittaa asian käsittelyn valvonta-asiana Opetushallituksen ilmoituksesta tai jos valvontaviranomainen saa asian tietoonsa muuta kautta. 

Lue lisää tietojen oikeellisuuden valvonnasta täällä: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Vardan+tietojen+oikeellisuuden+valvonta

Kysymys: Maksutietojen muistutusviesti – millä perusteella toimijoita muistutetaan tallentamisesta?

Vastaus: Kuntien velvollisuus tallentaa huoltaja- ja maksutietoja Vardaan on alkanut 1.9.2019. Olemme Opetushallituksessa tietoisia siitä, että maksupäätökset tehdään usein viiveellä, jonka vuoksi toimijoilla on maksutiedoissa Vardan osalta puutteita. Muistutusviestin yhteydessä olemme pyytäneet selvitystä varhaiskasvatustoimijoilta siitä, miksi tietoja ei ole tallennettu. Mikäli maksutietojen tallennus on viivästynyt siksi, ettei maksutietoa ole saatavilla, riittää, että selvityspyyntöön vastataan ja tiedot tallennetaan heti, kun ne ovat saatavilla. Olemme lähettäneet maksutietojen muistutusviestin kuntiin seuraavalla otannalla: ero pienemmissä summissa min. n. 30 ja suuremmissa n. 100 varhaiskasvatustietojen ja maksutietojen välillä. Lisäksi muistutimme huoltaja- ja maksutietojen tallentamisesta niitä yksityisiä palveluntuottajia, jotka järjestävät varhaiskasvatusta yksityisen hoidon tuella ja ilman yksityisen hoidon tukea ja jotka eivät olleet tallentaneet vaadittuja tietoja 31.12.2020 mennessä Vardaan.

Varda-klinikka 15.1.2021, teemana Vardan käyttöliittymän Raportit-osio

Kysymys: Hei! Heti laitan kysymyksen, kun juuri "siivoan" Vardaa. Meiltä meni aiemmasta järjestelmästä lasten maksupäätöksiä alku- ja loppupäivämäärineen. Kun siirryimme uuteen järjestelmään, järjestelmätoimittaja ohjeisti tekemään uudet maksupäätökset, jotta ne ovat voimassa myös uudessa järjestelmässä. Nyt Vardassa on päällekkäin kaksi maksupäätöstä yhdelle sijoitukselle. Alkupäivämäärä saattaa olla eri. Onko tästä haittaa?

Vastaus: Tuplatiedot tulee poistaa Vardasta. Järjestelmän vaihtotilanteissa on hyvä tarkistaa jo etukäteen, ennen tietojen siirtämistä Vardaan, ettei päällekkäisiä maksutietoja syntyisi. Tällaisissa tilanteissa, joissa järjestelmä on vaihtunut, voidaan hetkellisesti mahdollistaa käyttöliittymän käyttö, jotta päästään käsiksi aiemman järjestelmän maksupäätöksiin ja päättymispäivämäärät voidaan tallentaa.

Kysymys: Jos lapsi täyttää 8 vuotta tammikuussa ja on edelleen vuorohoidossa heinäkuun loppuun, miten toimitaan?

Vastaus: Tieto nousee Puutteelliset tiedot -raportille. Tämä ei kuitenkaan varsinaisesti ole virhe tai puute eikä tietojen tallentamista Vardaan ole estetty. Varhaiskasvatustiedot tulee vain päättää tavalliseen tapaan, kun lapsen varhaiskasvatus päättyy.

Kysymys: Samalle varhaiskasvatuspäätökselle voi jostain syystä myös tallentua jopa kolme varhaiskasvatussuhdetta. Tuo lapsen virheraportille. Mikähän tässä syynä?

Vastaus: Kyseessä on tiedon duplikaattiongelma, jossa lapsen varhaiskasvatussuhteet ovat siirtyneet lähdejärjestelmästä tuplana syystä tai toisesta. Kaksi virheellistä varhaiskasvatussuhdetta tulee poistaa. Katsele tietoja -näkymässä näkee jokaisen tiedon ID:n. ID:n perusteella tuplana siirtyneisiin varhaiskasvatussuhteisiin pitäisi päästä käsiksi lähdejärjestelmässä. Suosittelemme olemaan yhteydessä järjestelmätoimittajaan, jotta voidaan varmistaa, että Vardasta poistetaan oikea tieto. Olemme Opetushallituksessa aktiivisesti yhteydessä järjestelmäntoimittajiin ja teemme heidän kanssaan yhteistyössä, jotta toimijoille saataisiin pikkuhiljaa tarvittavia ominaisuuksia virheellisten tietojen poistamiseen.

Kysymys: Miten toimitaan varhaiskasvatuksessa olevien koululaisten (1. ja 2. luokkalaisilla on meillä mahdollista saada vuorohoitoa) kirjaamisten kanssa, siirretäänkö heidän yli 8 v siis lainkaan hoitosuhteita Vardaan? Vuorohoidosta tehdään varhaiskasvatuspäätös.

Vastaus: Tiedot siirretään Vardaan , jos kunta on tehnyt päätöksen, että yli 8-vuotiaan lapsen on mahdollista saada vuorohoitoa ja lapselle tehdään kunnassa varhaiskasvatuspäätös. Vardan näkökulmasta yli 8-vuotiaan lapsen tallentamiselle ei ole mitään varsinaista teknistä estettä. Tässä tapauksessa lapsen tiedot päätetään sitten kun lapsi lopettaa varhaiskasvatuksessa.

Kysymys: Minullakin herjaa joillakin lapsilla montaa samaa varhaiskasvatussuhdetta, integraatiolla siirretty. Pro Consonassa kaikki ok. Voiko tässä tilanteessa poistaa ylimääräiset käyttöliittymän kautta?

Vastaus: Tiedot tulee korjata samalla tavalla kuin ne on tallennettu Vardaan. Eli integraatiolla Vardaan siirretyt tiedot, tulee korjata omaan lähdejärjestelmään. Jos tieto on lähdejärjestelmässä väärin, käyttöliittymä ei varsinaisesti ratkaise ongelmaa, sillä järjestelmä saattaa seuraavan yön aikana siirtää saman virheellisen tiedon uudelleen Vardaan. Käyttöliittymäkäytön hetkellinen mahdollistaminen tulee tarpeelliseksi lähinnä järjestelmänvaihtotilanteissa, jossa aiemman järjestelmän tietoihin ei ole enää mahdollista päästä uudesta järjestelmästä käsin.

Kysymys: Meillä on virhelistalla monta uutta lasta, jotka eivät ole edes vielä aloittaneet, alkupvm esim. 1.2. Miksi ne näkyvät virheenä? Virhe "Lapsella pitää olla väh. yksi varhaiskasvatuspäätös"

Vastaus: Pelkkä lapsitieto on siirtynyt Vardaan ja varhaiskasvatuspäätös siirtyy vasta, kun päätös astuu voimaan. Jos lapsen varhaiskasvatustiedot siirtyvät myöhemmin järjestelmästä, ei kyseessä ole varsinainen virhe. Kun varhaiskasvatustiedot siirtyvät, virhe häviää puutteellisista tiedoista.

Kysymys: Miten sellainen lapsi, jolla on varhaiskasvatuspäätös kunnalliseen varhaiskasvatukseen ja siirtyy palvelusetelipäiväkotiin, kuuluu näkyä Vardassa? Yhtenä vai kahtena?

Vastaus: Näissä tapauksissa se näkyy kahtena, niin sanottuna kunnan omana lapsena ja palveluseteli-lapsena.

Kysymys: Hei, miten menikään sellaisen lapsen tiedot, jolla ei ole vakituista hetua? eli meillä menee ohjelman kautta suoraan Vardaan tiedot.

Vastaus: Mikäli lapsella ei ole suomalaista henkilötunnusta, hänet lisätään Vardaan oppijanumerolla. Kunnan Varda-pääkäyttäjä lisää lapsen tiedot ensin Oppijanumerorekisteriin ja yksilöi hänet. Lapselle muodostuu oppijanumero, jolla hänet lisätään Vardaan. Lue lisää henkilötunnuksettoman henkilön luomisesta https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612160 & henkilötunnuksettoman henkilön yksilöinnistä https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612248

Varda-klinikka 18.12.2020

Kysymys: Haluisin kysyä, että pitääkö perhepäivähoitajan sijaisella olla Vardassa oma toimipaikka ID? Kysymys koskee tietenkin sekä käyttöliittymä- että integraatiotallentajia. Nämä perhepäivähoitajan sijaiset ovat meillä herättäneet kysymyksiä, kun jos heillä pitää oma ID olla, niin heille pitäisi myös varh.kasv.järjestelmään luoda oma toimipaikka, vaikka tosiasiassa sijaistavat jo olemassa olevaa toimipaikkaa. Perhepäivähoidossa kun hoitaja itse on oma toimipaikkansa, niin hänen ID:lle tuskin voi lisätä toista henkilöä, vai kuinka tulisi toimia?  Eli jos Pirkko on kipeä ja Veikko tulee sijaistamaan, niin henkilöstöhallinnon järjestelmään voidaan laittaa Varda-välilehdelle Veikon tietoihin Pirkon toimipaikka ID?

Vastaus: Vardan näkökulmasta henkilölle tulee valita tosiasiallinen toimipaikka työskentelypaikaksi. Lue lisää tältä sivulta: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Toimijan+ja+toimipaikkojen+tunnisteet+rajapintasiirroissa. Se, miten tämä toteutuu oman järjestelmän näkökulmasta, on hyvä selvittää omalta järjestelmätoimittajalta. Sijaisiin liittyen olemme tekemässä tarkennusta tämänhetkisiin ohjeisiin.

Kysymys: Miten henkilöstötietoja voi korjata käyttöliittymässä?

Vastaus: Aiemmista tietosisällöistä poiketen suurinta osaa henkilöstötiedoista voidaan muokata tarvittaessa. Ohje työntekijän tietojen muokkaamiseen: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613595#K%C3%A4ytt%C3%B6liittym%C3%A4nk%C3%A4ytt%C3%B6ohje-2.5.3Muokkaaty%C3%B6ntekij%C3%A4ntietoja Muokkaustoimintoa käytetään kuitenkin VAIN virheiden korjaamiseen, esim. uutta palvelussuhdetta ei muokata päättyvän palvelussuhteen tilalle, vaan lisätään uusi palvelussuhde. Tutustu tarkemmin henkilöstötietojen muokkaamiseen ja poistamiseen täällä: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613595#K%C3%A4ytt%C3%B6liittym%C3%A4nk%C3%A4ytt%C3%B6ohje-2.5.4Poistaty%C3%B6ntekij%C3%A4ntietoja

Kysymys: Jos on koulutus koko henkilöstölle, niin voiko sen laittaa kaikille yhdellä kertaa?

Vastaus: Vardassa on toiminnallisuus, jolla saman täydennyskoulutuksen voi tallentaa käyttöliittymän kautta usealle työntekijälle kerralla täydennyskoulutusten hallinta -toiminnolla. Jotta täydennyskoulutuksen tallentaminen usealle osallistujalle kerralla olisi mahdollista, täytyy täydennyskoulutuksen tietojen eli nimen, suorituspäivämäärän ja täydennyskoulutuspäivien määrän olla samat kaikille osallistujille. Samaan täydennyskoulutukseen osallistuneiden osallistujien suorituspäivämäärissä voi olla esimerkiksi eroja, jos täydennyskoulutuksen suorittaminen vaatii lopputehtävän palautusta eikä palautukselle ole asetettu tarkkaa määräaikaa. Täydennyskoulutuksen voi tallentaa koko osallistujajoukolle kerralla täydennyskoulutusten hallinta -toimintoa hyödyntäen, jos ensimmäisen suorituspäivämäärän ja viimeisen suorituspäivämäärän väli on lyhyt, esimerkiksi alle kuukausi. Tässä tilanteessa täydennyskoulutuksen suorituspäivämääränä voidaan käyttää viimeisen täydennyskoulutuksen suorittaneen henkilön suorituspäivämäärää.

Kysymys: Tuleeko esimerkiksi sijainen, joka toimii kerran kuussa yhden päivän ajan tallentaa Vardaan? Kaupungilla ei resurssit riitä kaikkien lyhytaikaisten sijaisten tallentamiseen. Voiko näitä tapauksia kirjata tilapäiseen henkilöstöön?

Vastaus: Perusohje on, että jos sijainen on työsuhteessa, tulee hänestä tallentaa samat työntekijätiedot kuin muistakin työntekijöistä, riippumatta työsuhteen pituudesta. Olemme kuitenkin päivittämässä tämänhetkisiä ohjeistuksia sijaisiin liittyen.

Kysymys: Meillä ei ole vielä aloitettu kirjaamisia. Kysyisin, jos henkilö on ollut jo kauan kunnan palveluksessa, niin täytyykö aloituspäiväksi kirjata päivä, jolloin on alun perin aloittanut toimijalla vai se päivä, kun on aloittanut tietyssä yksikössä, jossa nyt on vakituisena?

Vastaus: Vardaan tallennetaan tiedot henkilöstöstä 1.9.2020 lähtien. Sellaiset henkilöt, jotka ovat olleet kyseisenä päivänä määräaikaisessa tai toistaiseksi voimassa olevassa palvelusuhteessa, tallennetaan Vardaan. Jos henkilöllä on jo aiemmin päättynyt palvelusuhde, tietoa ei tallenneta. Jos 1.9.2020 voimassaoleva suhde on alkanut esimerkiksi 1.2.1989 tulee Vardaan tallentaa tämä aloituspäivä.

Kysymys: Jos tiedot siirretään integraatiolla, tuleeko myös virheiden korjaus sitä kautta, vai voiko niitä muuttaa Vardassa ?

Vastaus: Vardaan ei voi käydä käyttöliittymällä lisäämässä tietoja, mikäli tiedot tuodaan integraatiolla, sillä toimijaa, toimipaikkoja, lapsia ja huoltaja- ja maksutietoja koskevat tiedot tulee tallentaa joko tiedonsiirrolla tai käyttöliittymän kautta. Virheelliset tiedot integraatiotilanteessa korjataan omaan lähdejärjestelmään, josta korjatut tiedot siirtyvät Vardaan.

Kysymys: Palvelussuhteen muuttaminen liittyen OPH:n ajankohtaiseen viestintään?

Vastaus: Jos työntekijälle tallennetussa tiedossa on virhe, tieto tulee korjata muokkaustoiminnolla. Jos työntekijän palvelussuhteella ja/tai työskentelypaikalla olevat tiedot muuttuvat, Vardaan tallennetaan uusi tieto ja lisätään aiemmin tallennetuille tiedoille päättymispäivämäärä. Tärkeää muutostietojen käsittelyssä on, että vaikka muutostiedot tallennetaan Vardaan uusina palvelussuhteina, ei lähdejärjestelmissä varhaiskasvatustoimijoita pakoteta tekemään keinotekoisesti uusia palvelussuhteita. Lue lisää henkilöstötietojen muokkaamisesta ja poistamisesta.

Kysymys: Voiko täydennyskoulutuksia syöttää Vardaan, vaikka ei ole vielä siirretty henkilöstötietoja?

Vastaus: Täydennyskoulutustiedot on sidottu työntekijään, joten täydennyskoulutusten tallentaminen ei onnistu ennen kuin työntekijän tiedot on tallennettu.

Varda-klinikka 4.12.2020, teemana kertausta Vardan käyttöön uusille käyttäjille

Kysymys: Kun meillä on palvelusetelilapsia, ja sitten muita KELA-korvauksilla, onko niin, että jokainen kunta vastaa palvelusetelilasten rekisteröinnistä Vardaan?

Vastaus: Lähtökohtaisesti kunta on varhaiskasvatuksen järjestäjä, jolloin kunta tallentaa tiedot lapsesta Vardaan. Kunta voi kuitenkin tehdä sopimuksen palvelutuottajan kanssa. Jos ei ole olemassa erikseen tehtyä sopimusta, tällöin järjestäjä tallentaa tiedot. Lisätietoja varhaiskasvatustoimijoiden tallennusvastuista: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatustoimijoiden+tallennusvastuut Tallennustehtävän siirto: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613164

Kysymys: Meillä on naapurikunnan lapsia varhaiskasvatuksessa, Olen ymmärtänyt, ettei kunta ole onnistunut lapsia siirtämään, koska meiltä uupuu jokin?

Vastaus: Kun kunta toimii palveluntuottajana toiselle kunnalle, toimitaan vastaavalla tavalla, kuin silloin, kun yksityinen palveluntuottaja tuottaa varhaiskasvatuksen. Tällöin kuntien tulee tehdä palveluseteli- ja ostopalvelutoiminnan hallinta, jotta lasten tiedot voidaan tallentaa tosiasialliseen toimipaikkaan. Mikäli palveluntuottajakunta tekee päätöksen varhaiskasvatuksesta ja asiakasmaksusta, voidaan tulkita, että kyseessä on kunnan järjestämä varhaiskasvatus (jm01) eikä palveluseteli- ja ostopalvelutominnan hallintaa tarvitse tehdä. Tietojen tallentamisesta vastaa tässä tapauksessa se kunta, joka määrää lapsen varhaiskasvatuksen asiakasmaksun. Lapsen varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista määrääminen on julkisen vallan käyttöä, jonka voidaan katsoa kuuluvan varhaiskasvatusta järjestävälle toimijalle. Kuntien tulee yhdessä varmistaa, että lapsen tiedot tallentuvat Vardaan oikeasta kunnasta. Kahdesti lapsia ei saa tallentaa Vardaan. Tarkempi ohjeistus löytyy täältä: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=97604113.

Kysymys: Tallennetaanko päiväkodin keittiö- ja siivoushenkilöstö myös Vardaan?

Vastaus: Heidän tietojaan ei tallenneta, mikäli he työskentelevät puhtaasti näissä tehtävissä (keittiö- ja siivoustehtävät).  Jos he toimivat näiden tehtävien lisäksi esimerkiksi kasvatus- ja hoitotehtävissä lapsi- tai ryhmäkohtaisina avustajina, niin tulee heidän tietonsa tallentaa Vardaan. Lisätietoja Vardaan tallennettavista työntekijöistä: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613029

Kysymys: Oliko niin, että jos on lapsi on sijoitettu toiseen kuntaan lastensuojelutoimenpiteenä, päätöksen varhaiskasvatukseen tekee toinen kunta ja sijoittaa lapsen omaan järjestelmään > toinen kunta siirtää myös lapsen tiedot vardaan?

Vastaus: Kyllä juuri näin. Lisäksi mikäli varhaiskasvatuksen asiakasmaksun maksaa muu kuin huoltaja, ei lapselle tallenneta lainkaan huoltaja- ja maksutietoa Vardaan.

Kysymys: Palvelusetelilapset eivät näy yhteenvetosivulla?

Vastaus: Asia vaatii tarkempaa selvitystä. Palataan kysymykseen henkilökohtaisesti.

Kysymys: Järjestelmä ei anna kirjata kaksosista toisen lapsen tietoja?

Vastaus: Jos lapsi on aluksi tallennettu väärin (esimerkiksi väärällä nimellä), niin saattaa olla, ettei taustajärjestelmä anna tallentaa uutta lasta samalla henkilötunnuksella. Kaksosuuden ei pitäisi olla ongelma, sillä lapsilla on eri nimet ja henkilötunnukset.

Kysymys: Henkilöstötietojen virheiden korjauksesta: siirrämme tiedot integraatiolla Vardaan. Tehdäänkö mahdollisten virheiden korjaus myös Vardaan vai menevätkö korjaukset Vardaan, kun ne korjataan lähdejärjestelmään?

Vastaus: Tiedot korjataan omaan lähdejärjestelmään, josta korjatut tiedot siirtyvät Vardaan.

Varda-klinikka 6.11.2020, teemana esiopetustietojen tallentaminen KOSKI-palveluun

Kysymys: Julkaistaanko klinikalla esitetty materiaali esiopetuksen tallentamisesta KOSKI-palveluun jossain?
Vastaus: Materiaali on julkaistu tämän klinikkavastauksen yhteydessä. Tutustu esitykseen Varda-klinikka KOSKI-esiopetus_6_11_2020.pdf.

Kysymys: Jos esiopetuksessa olevan lapsen äidinkieli on joku muu kuin suomi, tarvitaanko sitä tietoa Koskessa ja mistä ko. tieto tulee, pitääkö se merkitä varhaiskasvatusjärjestelmään?
Vastaus: Äidinkielitietoa käytetään KOSKI-palvelussa, mutta tieto ei ole osa KOSKI-palveluun tallennettavaa tietosisältöä vaan tieto tulee Opintopolun Oppijanumerorekisterissä. Oppija tallennetaan KOSKI-palveluun henkilötunnuksella. Muut henkilötiedot, joista yksi on äidinkieli, tulevat KOSKI-palveluun Opintopolun Oppijanumerorekisteristä, jonne tiedot on saatu väestötietojärjestelmästä (VTJ). Koulutuksen järjestäjä tallentaa oppijanumeroa luodessaan itse äidinkielen sellaiselle oppijalle, jolla ei ole henkilötunnusta Opintopolun Oppijanumerorekisterissä.

Kysymys: Miten mitätöidään lapsen virheellisesti siirtyneen esiopetuksen tiedot Koskessa? Tietojärjestelmässä on virhe ja korjauksen aikataulu ei ole selvillä, joten korjausta ei pysty tekemään järjestelmän kautta. Näin ollen ohjelmistotoimittaja ohjeisti mitätöimään yksittäiset lapset suoraan Koski-palvelussa.
Vastaus: Mitätöimistä tehdään KOSKI-palvelussa vain, kun tiedoissa on perinpohjaisella tavalla virhe, jota ei pystytä korjaamaan tiedonsiirrolla. Mitätöinti tarkoittaa opiskeluoikeuden kokonaan poistamista KOSKI-palvelusta. Tällaisia tilanteita ovat esimerkiksi, jos koulutuksen järjestäjä on vahingossa luonut kaksi samaa opiskeluoikeutta, kun oppijalla pitäisi olla vain yksi opiskeluoikeus, tai kun lapsi ei tosiallisesti aloita esiopetusta tai koulutuksen järjestäjä on vahingossa siirtänyt vääräntyyppisen opiskeluoikeuden kuten perusopetuksen oikeuden esiopetuksen sijaan. KOSKI-pääkäyttäjä voi mitätöidä väärin tallennetut tiedot. Mitätöinti tapahtuu käyttöliittymässä. Lapsi haetaan KOSKI-palvelussa esiin ja opiskeluoikeus mitätöidään. KOSKI-ohjeet mitätöintiin: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Tiedonsiirtovirheet+ja+niiden+korjaus à 2. Virheenkorjaus KOSKI-palvelussa à Opiskeluoikeuden yksilöivät tiedot ovat väärin / opiskeluoikeuden mitätöinti

Kysymys: Toimiiko Koski eri tavoin kuin Varda?
Vastaus: KOSKI ja Varda ovat kaksi eri Opetushallituksen ylläpitämää tietovarantoa, joihin tallennetaan eri tietoja. Käytännön toiminnallisuuksia eroavaisuuksia ovat esimerkiksi se, että Vardassa ylläpidetään varhaiskasvatuksen toimipaikkoja, jotka siirtyvät myös Opetushallituksen Organisaatiopalveluun. KOSKI-palvelu taas vain käyttää organisaatio- ja toimipaikkatietoja Organisaatiopalvelusta, niitä ei ylläpidetä KOSKI-palvelussa. Toinen eroavaisuus liittyy esim. siihen, että mikäli KOSKI-palveluun siirtää tietoja integraatiolla, voi siirrettyjä tietoja mitätöidä kuitenkin käyttöliittymässä. Vardassa integraatiokäyttö tarkoittaa myös tietojen mitätöintiä integraatiolla. KOSKI-palvelussa voi integraation sijasta tallentaa yksittäisiä esiopetuksen opiskeluoikeuksia käyttöliittymässä, vaikka opiskeluoikeuksien siirtoon käytettäisiin yleisesti integraatiota. Tässä tulee kuitenkin huomioida, että samaa opiskeluoikeutta ei voi KOSKI-palveluun sekä siirtää integraatiolla että muokata syöttökäyttöliittymässä.

Kysymys: Kun 5v. lapsi otetaan pidennetyn oppivelvollisuuden piiriin 1.8.2020, mutta pidennetty oppivelvollisuus alkaa 1.8.2021, tallennetaanko ko. tieto Koskeen syksyllä 2020 vai syksyllä 2021?
Vastaus: Esiopetuksen opiskeluoikeus luodaan ja lisätieto tulevaisuudessa alkavasta pidennetystä oppivelvollisuudesta tallennetaan syksyllä 2020, jos oppilas osallistuu pidennetyn oppivelvollisuuden 5-vuotiaille tarkoitettuun vapaaehtoiseen esiopetukseen. Lisätietojakson ”pidennetty oppivelvollisuus” alkupäivämääräksi merkitään todellinen pidennetyn oppivelvollisuuden alkupäivämäärä. Pidennetty oppivelvollisuus alkaa sinä syksynä, kun oppija täyttää 6 vuotta. Mukaan tulee aina liittää vammaisuusaste tietoja KOSKEen tallennettaessa, sillä tämä tieto on aina sidottu pidennettyyn oppivelvollisuuteen. Valtionosuuslaskennassa otetaan esiopetuksessa huomioon myös ne opiskeluoikeudet, joissa pidennetty oppivelvollisuusjakso on merkitty alkavaksi tulevaisuudessa. KOSKI-palvelun ohjeet: Esiopetuksen opiskeluoikeudet: opiskeluoikeuden lisätiedot: pidennetty oppivelvollisuus.

Kysymys: Pidennetystä oppivelvollisuudesta kysymys rahoituksen kannalta: Toiselle varhaiskasvatusyksikössä olevalle eskarille merkitään pidennettyyn oppivelvollisuuteen pelkkä aloituspäivämäärä, ja toiselle esim. 11.8.20-3.6.21. Mitä tapahtuu/pitäisi tapahtua, kun aloittavat koulun? Pitääkö molemmille/ei kummallekaan/toiselle lähettää koulun tietojärjestelmästä jotain tietoa pidennettyyn liittyen?
Vastaus: Esiopetus on aina oma opiskeluoikeutensa ja päättyy, kun oppija suorittaa esiopetuksen loppuun siirtyäkseen perusopetukseen (valmistunut) tai lopettaa esiopetuksen (eroaa). Esiopetuksen kohdalla pidennetyn oppivelvollisuuden voi tallentaa ilman päättymispäivämäärää, sillä päättymispäivä viittaa siihen, että päätös pidennetystä oppivelvollisuudesta on purettu. Opiskeluoikeuksien tilat (valmistunut, eronnut) päättävät aina opiskeluoikeuden ja lisätietojaksoja ei tarvitse erikseen päättää koska opiskeluoikeuden tila ns. päättää sen opiskeluoikeuden kohdalta myös kaikki lisätiedot. Perusopetusta varten oppilaalle luodaan uusi opiskeluoikeus, jolle pitää tallentaa erikseen lisätietoihin pidennetyn oppivelvollisuuden jakso.  

Kysymys: Miten kesken esiopetusvuoden muuttaneen esiopetustiedot? ProConsonassa voi laittaa vain esiopetuksen suorituspäivämäärän. Jos esimerkiksi lapsi lopettaa esiopetuksen meillä 16.10., laitetaanko tämä valmistumispäiväksi? Muuten jää esiopetus keskeneräisenä roikkumaan.
Vastaus: KOSKI-palveluun tällaiset opiskeluoikeudet pitäisi päättää tilaan ”eronnut”. Tila ”valmistunut” tallennetaan vain, kun esiopetus on suoritettu ja lapsi siirtyy perusopetukseen. Jos lapsi lopettaa kesken esiopetusvuoden, tällöin tallennetaan ”eronnut”. Jos tätä ei voi tehdä omassa järjestelmässä, tulee omaan järjestelmätoimittajaan ottaa yhteyttä.

Kysymys: Miten saan haettua Pöytyän kunta - Kyrön varhaiskasvatusyksikön, jotta saan toimipaikan OID:n?
Vastaus: Kysyjä ilmeisesti tarkoittaa kuinka hakea toimipaikan tiedot jonkin muun toimijan kuin oman organisaation alaisesta toimipaikasta. Koskessa on mahdollista myös hankinta toiselta kunnalta tai yksityiseltä. Toimipaikka on oltava tiedossa kysymällä toiselta esiopetuksen järjestäjältä tai tarkistamalla Vardasta. Tärkeää on huolehtia toimipaikan OID tietoon, ei järjestäjätason OIDa. Jos tallentaa järjestäjätason OID:n, seuraa virheilmoitus. Vardassa tiedot näkee ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinnasta. Apuna voi käyttää hakutoimintoa, jolloin saa näkyviin toimijan ja toimipaikan. Edellytyksenä on, että toimipaikalle on merkitty järjestämismuodoksi ostopalvelu tai palveluseteli.

Kysymys: Vaikuttaako valtionosuusrahoituksen laskentaan seuraava tapaus: Lapsi on eronnut ja pvm näkyy oikein Koskessa Tila-kentässä. Tietojärjestelmän virheen vuoksi näkyy virheellisesti ”Suoritus valmis” vaikka pitäisi olla ”Suoritus kesken”. Tämänkään korjauksen aikataulu ei ole selvillä.
Vastaus: Tämä ei vaikuta valtionosuusrahoituksen laskentaan. Tehty tallennus täytyy kuitenkin jollain aikataululla korjata. Jos viimeinen opiskeluoikeuden tila on ”eronnut”, pitäisi suorituksen näkyä ”suoritus kesken” eikä ”suoritus valmis”. Tässä tilanteessa täytyy odottaa järjestelmätoimittajan korjausta tilanteessa ja kun järjestelmätoimittaja on ilmoittanut korjauksesta, tehdä oppilaan tietojen siirto uudestaan KOSKI-palveluun.

Kysymys: Voiko eronnut -tilan käydä lisäämässä Koskessa, jos tiedot muuten siirtyy integraation kautta?
Vastaus: Tätä ei pysty tekemään KOSKEssa. Jos opiskeluoikeuden tiedot siirretään integraatiolla, täytyy tiedot korjata aina integraatiolla (poikkeuksena opiskeluoikeuden kokonaan mitätöinti).  Eronnut tila täytyy korjata ensin lähdejärjestelmään ja tehdä sen jälkeen uusi KOSKI-siirto.

Kysymys: Osaatteko vastata, mihin Pro Consonassa merkitään pidennetyn oppivelvollisuuden kohdalla se, että lapsi on varsinaisessa pidennetyssä vasta vuoden päästä syksyllä eikä vielä silloin kun varsinainen pidennetyn oppivelvollisuuden päätös on tehty? Vai merkitäänkö se Kosken puolella?
Vastaus: Jos opiskeluoikeus siirtyy toimijan käytössä olevasta varhaiskasvatusjärjestelmästä, pitää tämä tieto tallentaa varhaiskasvatusjärjestelmään, sitä ei voi lisätä suoraan KOSKI-palveluun käyttöliittymällä. Tilanteessa täytyy olla yhteydessä järjestelmätoimittajaan.

Kysymys: Eikö pidennetty oppivelvollisuus voi alkaa myös 5 vuotiaana, kun lapsi käy kaksi vuotta eskaria. Meillä on päätös, jossa lapsella alkaa pidennetty oppivelvollisuus nyt tänä elokuussa ja hän on 5 vuotias.
Vastaus: Pidennetty oppivelvollisuus alkaa 1.8. sinä syksynä, jolloin lapsi täyttää 6 vuotta. Kyseessä voi olla 5-vuotias 1.8.2020, jos lapsi täyttää loppuvuoden aikana 6 vuotta. Jos lapsi täyttää 6 vuotta vasta 2021, tällöin pidennetty oppivelvollisuus alkaa vuonna 2021. OPH:n sivuilta: ”[Pidennetyn oppivelvollisuuden] Päätös tulee tehdä pääsääntöisesti ennen oppivelvollisuuden alkua, jo 5-vuotiaana. Silloin oikeus oppivelvollisuutta edeltävään, maksuttomaan esiopetukseen voi toteutua sen vuoden syksystä, jolloin lapsi täyttää 5 vuotta eli vuotta ennen hänen oppivelvollisuutensa alkua. Kun päätös tehdään 5-vuotiaana, merkitään päätökseen, että pidennetty oppivelvollisuus alkaa 1.8. sinä vuonna, kun lapsi täyttää kuusi vuotta. Jos huoltaja päättää, että lapsi aloittaa oppivelvollisuutta edeltävässä esiopetuksessa 5-vuotiaana, annetaan hänelle heti erityistä tukea, ja hänelle on laadittava henkilökohtainen opetuksen järjestämistä koskeva suunnitelma (HOJKS)”. Lapsi, jolla on pidennetyn oppivelvollisuuden päätös, voi siis osallistua vapaaehtoiseen esiopetukseen jo 5-vuotiaana.  KOSKI-ohjeet pidennetyn oppivelvollisuuden tietojen merkitsemisestä opiskeluoikeudelle: Esiopetuksen opiskeluoikeudet: opiskeluoikeuden lisätiedot: pidennetty oppivelvollisuus.

Kysymys: Mielestäni ProConsonassa siirtyy eskaritiedot sinne Koskeen, muut menee Vardaan. Ei taida siis onnistua 5-vuotiaiden pidennetyn oppivelvollisuuden vienti Koskeen.
Vastaus: Tässä tapauksessa yksittäisiä opiskeluoikeuksia voi luoda käsin KOSKI-palveluun syöttökäyttöliittymässä. Tämä tarkoittaa sitä, että koulutuksenjärjestäjän tulee myöntää tarpeellisille henkilöille KOSKI-tallentajaoikeudet, joilla opiskeluoikeuksia luodaan ja muokataan syöttökäyttöliittymässä. Varhaiskasvatusjärjestelmästä siirtyneet opiskeluoikeudet pitää tässä tapauksessa mitätöidä ja merkitä omassa lähdejärjestelmässä niin, että ko. opiskeluoikeuksien tietoja ei siirretä KOSKI-palveluun, ettei synny tuplaopiskeluoikeuksia. Jos opiskeluoikeuksia luodaan suoraan käyttöliittymässä, niitä lähtökohtaisesti hallinnoidaan syöttökäyttöliittymässä. Järjestelmätoimittajaan kannattaa olla yhteydessä, milloin tiedonsiirrot saadaan tämän asian osalta kuntoon. Kun järjestelmätoimittaja ilmoittaa, että tiedonsiirrot on korjattu, olkaa KOSKI-palvelun palveluosoitteeseen yhteydessä (koski(at)opintopolku.fi) kuinka syöttökäyttöliittymässä luodut opiskeluoikeudet voidaan siirtää integraation kautta päivitettäviksi.

Kysymys: Meillä varhennetussa esiopetuksessa olevat lapset (vuonna 2015 syntyneet), joilla pidennetty oppivelvollisuus alkaa tulevaisuudessa eivät siirry tällä hetkellä integraation välityksellä Koskeen.  Eli tiedot pitää viedä käsin Koskeen, miten tämä tehdään?
Vastaus: Syöttökäyttöliittymän kautta opiskeluoikeuksia tallentavalla virkailijalla tulee olla KOSKI-tallentaja -käyttöoikeus. Käyttöoikeuksia myöntävät oman organisaation Koski-pääkäyttäjä tai koulutustoimijan vastuukäyttäjä tai tarvittaessa Opetushallituksen KOSKI-asiakaspalvelu: koski@opintopolku.fi. Kun Koski-tallentaja -käyttöoikeus on kunnossa, ensimmäiseksi mitätöidään varhaiskasvatusjärjestelmän siirtämät väärin tallentuneet tiedot ja merkitä omassa lähdejärjestelmässä opiskeluoikeustiedot niin, että ko. opiskeluoikeuksien tietoja ei siirretä KOSKI-palveluun, ettei synny tuplaopiskeluoikeuksia. Tämän jälkeen KOSKI-palvelun syöttökäyttöliittymään syötetään oppijan tiedot, luodaan esiopetuksen opiskeluoikeus ja merkitään opiskeluoikeudelle tarvittavat lisätiedot. KOSKI-ohjeet syöttökäyttöliittymään käyttöön: Opiskeluoikeustietojen manuaalinen tallentaminen KOSKI-käyttöliittymässä. Jos opiskeluoikeuksia luodaan suoraan käyttöliittymässä, niitä lähtökohtaisesti hallinnoidaan syöttökäyttöliittymässä. Järjestelmätoimittajaan kannattaa olla yhteydessä, milloin tiedonsiirrot saadaan tämän asian osalta kuntoon. Kun järjestelmätoimittaja ilmoittaa, että tiedonsiirrot on korjattu, olkaa KOSKI-palvelun palveluosoitteeseen yhteydessä (koski(at)opintopolku.fi) kuinka syöttökäyttöliittymässä luodut opiskeluoikeudet voidaan siirtää integraation kautta päivitettäviksi.

Kysymys: Osaatteko vastata, mistä voi johtua, että yksityisen toimijan esioppilaat (ostopalvelu) eivät näy Koski-palvelussa vaikka ne meillä Pro Consonassa näkyvät siirtyneinä Koski- tietoina? Yksityinen toimipaikka näkyy kyllä, mutta sen alla ei ole yhtään esioppilasta, vaikka siis tiedot ovat Pro Consonan mukaan siirtyneet.
Vastaus: Ensin tulee selvittää, ovatko käyttöoikeudet KOSKI-palveluun kunnossa. Ostopalvelu-opiskeluoikeuksien kanssa on ollut haasteita ja pyydämmekin tässä tapauksessa ottamaan yhteyttä KOSKI-asiakaspalveluun osoitteella koski@opintopolku.fi ja kuvaamaan tilanteen sähköpostissa.

Kysymys: Pro Consonassa voi esiopetuspäätökseen (6-vuotiaan osalta) merkitä pidennetyn oppivelvollisuuden. Mutta entä 5- vuotiaan osalta, miten merkitään se vuoden myöhäisempi aloitus pidennetyssä Pro Consonassa?
Vastaus: Ongelma koskee 5-vuotiaita, 6-vuotiaiden kohdalla ilmeisesti siirtyy oikein. Kannattaa harkita siirrettyjen opiskeluoikeuksien mitätöintiä ja tallentaa 5-vuotiaiden pidennetyn oppivelvollisuuden oppilaitten opiskeluoikeudet suoraan KOSKI-palvelun syöttökäyttöliittymässä, jos järjestelmätoimittaja ei pysty korjaamaan toiminnallisuutta toimimaan oikein 15.11.2020 mennessä.

Kysymys: Anteeksi mutta en ymmärtänyt täydentävän varhaiskasvatusaikaa. Onko siitä lisätietoja jossain.
Vastaus: Lisätietoja täydentävästä varhaiskasvatuksesta löytyy sivulla https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Usein+kysytyt+kysymykset: ”Jos lapsi on sekä esiopetuksessa perusopetuksen alla, että päiväkodissa päivähoidossa vaikka iltapäivisin, kumpaan tiedot laitetaan Vardaan vai KOSKI-palveluun? Esiopetuksen osalta tiedot tallennetaan KOSKI-palveluun ja täydentävän varhaiskasvatuksen osalta Vardaan.”

Kysymys: Entä jos esiopetuksessa lapsi on lisäksi vuorohoidossa esim. öitä ja viikonloppuja?
Vastaus: Nämä tiedot tallennetaan varhaiskasvatustietoina Vardaan.

Kysymys: Mutta onhan näilläkin eskareilla siihen 40 tuntiin varhaiskasvatukseen oikeus, sen laajuisena päätös on annettu ja esim. loma-aikoina heillä on kyllä siihen oikeus.
Vastaus: Tämä varmaankin liittyy siihen, tekeekö kunta päätöksiä perusopetukseen vai esiopetukseen saakka. Vardaan tallennetaan vain varhaiskasvatuksen tiedot, ei esiopetustietoja. Esiopetuksen tiedot tallennetaan KOSKI-palveluun.

Kysymys: Varda henkilöstötietojen tutkinnoista kysymyksiä. Mitä tutkintokoodia käytetään, jos työntekijällä on pph-kurssi käytynä, ei muuta koulutusta? Entä mitä tutkintokoodia käytetään, jos on ulkomailla suoritettu tutkinto, esim. lastentarhanopettajan tutkinto Virossa tai Venäjällä?
Vastaus: Työntekijän tutkintoon liittyvistä asioista on ohjeistettu sivulla https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613807. Perhepäivähoitajien kohdalla tutustu kohtaan Muu varhaiskasvatusalan tutkinto tai koulutus ja ulkomailla suoritettujen tutkintojen kohdalla kohtaan Opetushallituksen päätöksellä kelpoisuuden antava ulkomailla suoritettu koulutus.

Kysymys: saako kysyä Varda henkilöstöosiosta? Siirtyykö työllistetyt Vardaan?
Vastaus: Vardaan tallennettava henkilö voi työskennellä varhaiskasvatuksessa TE-toimiston myöntämällä palkkatuella. Jos henkilö työskentelee varhaiskasvatuksessa harjoittelijana ja oppisopimuskoulutuksessa, työvoimakoulutuksessa tai työkokeilussa, tällöin hänen tietojaan ei tallenneta Vardaan. Vardaan tallennettavista henkilöistä on kerrottu sivulla https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613029.

Varda-klinikka 23.10.2020

Kysymys: Jos on kiertävä työntekijä, pitääkö hänelle kuitenkin valita joku työskentelypaikka, ns. kotipesä?

Vastaus: Ei tarvitse. Kun työntekijä on kiertävä, valitaan kiertävä true/kyllä, jolloin työntekijän työskentelypaikan tiedoissa lukee toimipaikan sijaan ”Kiertävä”.

Kysymys: Jos vakituisen työntekijän normaali toimipaikka on päiväkoti, mutta hän on määräaikaisesti kiertävänä hoitajana esim. 31.7.2021 asti, miten tiedot pitää näkyä Vardassa?

Vastaus: Silloin palvelussuhteen tietoihin lisätään pidempi poissaolo esim. 1.1.2021-31.7.2021 ja tallennetaan toinen määräaikainen palvelussuhde ja sen alle määräaikainen työskentelypaikka, jossa työskentelypaikan tietoihin lisätään ko. tieto siitä, että työntekijä on kiertävä (true/kyllä) ja tehtävänimike on esim. varhaiskasvatuksen lastenhoitaja.

Kysymys: Oliko kuitenkin tarkoitus, että varahenkilöt merkitään kiertäviksi työntekijöiksi, vaikka olisi vain kaksi toimipaikkaa?

Vastaus: Vardan määritelmän mukaan henkilö on kiertävä työntekijä, jos hän toimii varhaiskasvatuslain mukaisissa työtehtävissä eikä kuulu yhdenkään toimipaikan kiinteään henkilökuntaan eikä työskentele pääsääntöisesti yhdessäkään toimipaikassa. Jos henkilöllä on enemmän kuin kolme pääasiallista työskentelypaikkaa, hänet merkitään aina kiertäväksi, mutta myös toimijalla, jolla on kaksi toimipaikkaa, työntekijä voi olla kiertävä, jos hän ei kuulu toimipaikan kiinteään henkilökuntaan.

Kysymys: Onko tämä siis kuntien määriteltävissä, onko työntekijä kiertävä tai ei? Käytäntö esim. meillä on, että kiertävä työntekijä on jonkun esimiehisyyden (varhaiskasvatusyksikön johtajan) alaisuudessa ja periaatteessa hänellä on ko. johtajan yksiköt työskentelypaikkoina, mutta toisaalta hän on myös koko kunnan käytettävissä tarvittaessa.

Vastaus: Vardan määritelmän mukaan henkilö on kiertävä työntekijä, jos hän toimii varhaiskasvatuslain mukaisissa työtehtävissä eikä kuulu yhdenkään toimipaikan kiinteään henkilökuntaan eikä työskentele pääsääntöisesti yhdessäkään toimipaikassa. Tällöin hänen työntekijätietonsa näkyvät toimijatasolla, ei yksittäiseen toimipaikkaan liitettyinä.

Kysymys: Kun tallennetaan työntekijän tietoja ja työntekijä on aloittanut 15 v sitten. Laitetaanko se 15 v aloituspäivä sitten? Vai vasta 1.9 alkaen?

Vastaus: Tässä tapauksessa Vardaan tallennetaan palvelussuhteen ja työskentelypaikan aloituspäivämääräksi tosiasiallinen aloituspäivämäärä (esim. 1.8.1999), jos palvelussuhde on ollut voimassa 1.9.2020.

Kysymys: Onko äitiysloma poissaolo ?

Vastaus: Äitiysloma on poissaolo, jos se jatkuu yhtäjaksoisena vähintään 60 kalenteripäivää

Kysymys: Jos vakituinen työntekijä on pitkän sairasloman jälkeen Kevan työkokeilussa omassa toimipaikassaan, kuinka nämä merkitään. Merkitäänkö poissaoloksi tämä työkokeiluaika?

Vastaus: Vardan ohjeistuksen mukaan, työkokeilussa olevia henkilön tietoja ei tallenneta Vardaan. Henkilön palvelussuhteen tietoihin lisätään pidempi poissaolo, jonka päättymispäivämääräksi tallennetaan se päivämäärä, jolloin poissaolo päättyy ja työntekijä palaa palvelussuhteen tiedoissa oleviin tehtäviin.

Kysymys: Aina ei poissaolon loppuminen ole tiedossa, esim. sairausloma, joka voi jatkua vaikkapa kuukausi kerrallaan yli 60 päivää. Miten merkitään? 

Vastaus: Poissaolo tallennetaan Vardaan tarvittaessa takautuvasti, kun poissaolo on jatkunut samasta syystä vähintään 60 kalenteripäivää yhtäjaksoisesti. Päättymispäivämäärää voi muokata, jos poissaolo jatkuu samasta syystä pidempään.

Kysymys: Osaatteko sanoa, menevätkö nämä kaikki poikkeusjutut integraatioiden myötä Vardaan oikein? Esim. tuo sairasloman jatkuminen.

Vastaus: Järjestelmätoimittajan pitää ottaa huomioon Vardan määritelmät poissaololoille integraation toteutuksessa. Poissaolojen osalta olemme täsmentäneet ohjeistusta siten, että kun poissaolon syy muuttuu, tallennetaan uusi poissaolo. Tämän pitäisi osaltaan edesauttaa integraation toteutusta.

Kysymys: Meidän järjestelmässämme on sairaslomassa pakko olla jokin loppumispäivämäärä, vaikka se välttämättä ei olisikaan varma. Jos sairasloma jatkuu, sitten tehdään uusi päätös. Näkyykö nämä Vardassa keskeytyksenä, jos syy on sama, vai näkyykö samalla tavalla eri jaksoina, kuten meillä omassa järjestelmässä?

Vastaus: Tämä riippunee siitä, miten järjestelmätoimittaja toteuttaa integraation. Vardan ohjeistuksen mukaan samalla syyllä oleva vähintään 60 kalenteripäivää yhtäjaksoisesti jatkuva poissaolo merkitään yhtenä poissaolona. Poissaolon tallentaminen Vardaan edellyttää aina päättymispäivämäärän tallentamisen. Toisaalta Vardan näkökulmasta poissaoloa voidaan Vardassa jatkaa, jos poissaolo on edelleen vähintään 60 kalenteripäivää ja poissaolon syy säilyy samana.

Kysymys: Jos työntekijä suoritta työsuhteensa aikana aiempaa tutkintoaan ylemmän varhaiskasvatuksen tutkinnon, täytyykö tämä tieto tallentaa vardaan?

Vastaus: Vardaan tulee tallentaa henkilön ylin varhaiskasvatusalan tutkinto. Jos suoritetun tutkinnon myötä työntekijän kanssa tehdään uusi palvelussuhde, edellinen palvelussuhde merkitään päättyneeksi ja työntekijälle tallennetaan uusi palvelussuhde ja työskentelypaikka. Jos palvelussuhde pysyy samana, mutta suoritetulla tutkinnolla on vaikutusta kelpoisuuteen, työskentelypaikka merkitään päättyneeksi ja työntekijälle tallennetaan uusi työskentelypaikka ajantasaisilla tiedoilla.

Kysymys: Jos tiedot tulee integraatiolla ja joku tieto jostain syystä puuttuu, voiko sen lisätä itse tallentamalla vai pitääkö puuttuvan tiedon tulla aina integraation kautta?

Vastaus: Samaan tietosisältöryhmään kuuluvaa tietoa ei voi tallentaa käyttöliittymän kautta, jos muut samaan ryhmään kuuluvat tiedot tallennetaan integraatiolla.

Kysymys: Tämä kysymys liittyy Vardan yleiseen toimintaan: voiko omaa käyttäjätunnusta mitenkään vaihtaa vai onko se aina se, minkä on kerran ko. kohtaan antanut?

Vastaus: Käyttäjätunnusta voi muokata itse, jos rekisteröityy uudelleen (edellyttää pääkäyttäjän lähettämää kutsua). Myös joillakin pääkäyttäjätason oikeuksilla voi muokata toisen käyttäjän käyttäjätunnusta hakemalla käyttäjän tiedot henkilöhaun (https://virkailija.opintopolku.fi/henkilo-ui/henkilohaku) kautta muokattaviksi.

Kysymys: Jos teemme integraatiolla, niin palkkajärjestelmästä pitää tulla siis tutkintotieto?

Vastaus: kyllä, juuri näin.

Kysymys: Päiväkodin johtajat johtavat usein useampaa yksikköä. Merkitäänkö heille tämän perusteella myös useampi toimipaikka, joissa toimivat?

Vastaus: Kyllä, heille merkitään ne työskentelypaikat, joissa he pääasiallisesti toimivat. Mikäli päiväkodin johtaja toimii useamman kuin kolmen päiväkodin johtajana, hänet merkitään kiertäväksi työntekijäksi.

Kysymys: Miten kirjaan työntekijän, joka on vakinaisessa työsuhteessa päiväkodin ryhmäavustajana, mutta tekee parin päivän sairasloman sijaisuuden lastenhoitajana?

Vastaus: Jos palvelussuhteen tiedot pysyvät ennallaan ja kyseessä on kahden päivän pituinen määräaikainen sijaisuus ilman uutta palvelussuhdetta, kyseinen sijaisuus merkitään Vardaan määräaikaisena työskentelypaikkana (kaksi päivää) aiemmin tallennetun palvelussuhteen alle. Jos tehdään erillinen palvelussuhde, henkilölle lisätään määräaikainen palvelussuhde ja työskentelypaikka sijaisuuden tiedoilla.

Kysymys: voisiko pitää lyhyen kertauksen koko Vardan alueelta. On tullut uusia työtekijöitä ym.

Vastaus: Hyvä idea, otamme asian harkintaan ja palaamme asiaan.

Kysymys: Onko HR-ohjelmatoimittajien kanssa asiat mitenkään edistyneet? Ymmärsin, että OPH käy keskustelua näiden toimittajien kanssa.

Vastaus: Järjestelmätoimittajien kanssa pidetään säännöllisiä testauspalavereja, joissa käydään läpi henkilöstökokonaisuuden integraation toteutusta.

Varda-klinikka 9.10.2020

Kysymys: Miten perhepäiväkotien työntekijöiden OID-koodeja pitäisi merkitä, kun kunnan järjestelmässä on vain yksi yhteinen kustannuspaikka ja Vardassa kullakin toimipaikalla on oma OID-koodi

Vastaus: Toimipaikat on tallennettu varhaiskasvatustietojen yhteydessä. Samoja tunnisteita käytetään työntekijöiden pääasiallisten työskentelypaikkojen tallentamiseen. Tunnisteet pitää saada siirrettyä henkilöstötietoja Vardaan siirtävään järjestelmään, tietoja ei voi tuoda niputettuna[BK1] . Vardasta ei saa valmista toimipaikkojen tunnisteet sisältävää tiedostoa. Tunnisteet löytää käyttöliittymän kautta ja ne voi hakea rajapinnan kautta palvelukäyttäjätunnuksella, jos järjestelmä mahdollistaa haun.

Kysymys: Jos henkilöstökokonaisuuden järjestelmäintegraatio myöhästyy, pitääkö meidän aloittaa tietojen tallennus käyttöliittymän kautta?

Vastaus: Tietojen tallennus täytyy aloittaa Opetushallituksen määräyksen mukaan 28.2.2021 mennessä ja tiedot tulee tallentaa takautuvasti 1.9.2020 lähtien. Tallennustavan vaihtamiseen liittyy lisätyötä, joten mikäli mahdollista, tietojen tallennusta käyttöliittymällä ei kannata aloittaa, jos integraatiotallennus saadaan alkamaan ajallaan.

Kysymys: Miten työntekijä saa oppijanumeron?

Vastaus: Oppijanumero muodostuu automaattisesti, kun henkilö lisätään Vardaan suomalaisella henkilötunnuksella. Jos työntekijällä ei ole suomalaista henkilötunnusta, hänen perustietonsa pitää ensin lisätä Oppijanumerorekisteriin ja hänet pitää yksilöidä manuaalisesti. Tämän jälkeen hänet lisätään Vardaan oppijanumerolla. Ohjeistus löytyy täältä: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612659.

Kysymys: Tallennetaanko palvelussuhteet koko työhistorian ajalta?

Vastaus: Vardaan tallennetaan vain ne palvelussuhteet, jotka ovat olleet voimassa 1.9.2020 tai sen jälkeen. Jos palvelussuhde on alkanut esim. 1.1.2000 ja se on ollut voimassa 1.9.2020, palvelussuhde tallennetaan Vardaan. Jos palvelussuhde on päättynyt ennen tallennusvelvollisuuden alkua esim. 31.8.2020, sitä ei tallenneta Vardaan.

Kysymys: Mitä tehdä, jos työntekijätietojen tallennus on jäänyt kesken käyttöliittymätallennuksessa?

Vastaus: Jos käyttäjällä on käyttöoikeudet kaikkiin toimijan toimipaikkoihin, valitse Syötä tietoja -näkymässä Toimipaikat > Kaikki toimipaikat. Työntekijä näytetään listalla ja puuttuvat tiedot voi lisätä.

Jos käyttäjällä ei ole käyttöoikeuksia kaikkiin toimijan toimipaikkoihin, valitse Syötä tietoja -näkymässä Lisää työntekijä ja syötä henkilötunnus ja nimitiedot. Varda hakee näytölle aiemmin tallennetut tiedot, joihin käyttäjällä on käyttöoikeudet.

Pakollisia tietoja työntekijästä ovat perustiedot, ylin suoritettu varhaiskasvatusalan tutkinto, palvelussuhteen tiedot, pääasiallisen työskentelypaikan tiedot, mahdolliset pidemmät poissaolot sekä suoritetut täydennyskoulutukset.

Ohje sijaisten tallentamisesta Vardaan:

-          Mikäli sijainen työskentelee varhaiskasvatustoimijalla määräaikaisena työntekijänä, Vardaan tallennetaan vaaditut tiedot henkilötasolla.

-          Mikäli sijainen työskentelee esimerkiksi henkilöstöpalveluyrityksen kautta varhaiskasvatustoimijalla, tallennetaan tiedot summatasolla kohdassa tilapäinen henkilöstö.

-          Yksityinen perhepäivähoitaja tallentaa tiedon sijaisesta tilapäisen henkilöstön tietoihin. Näin toimitaan, esimerkiksi jos yksityinen perhepäivähoitaja sopii sijaisjärjestelyistä toisen perhepäivähoitajan kanssa tai hankkii sijaiseksi hoitajan muuta kautta, kuten MLL:n tai kunnan kautta

Kysymys: Mitä tehdä, jos toimijalla on eri tehtävänimike kuin varhaiskasvatuslaissa määritetty tehtävänimike?

Vastaus: Muuntotaulukko löytyy osoitteesta https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190612956#Teht%C3%A4v%C3%A4nimike-Teht%C3%A4v%C3%A4nimikkeidenmuunto. Jos työntekijän työnkuva ei vastaa yhtäkään Vardaan tallennettavaa tehtävänimikettä, työntekijän tietoja ei tallenneta Vardaan. Esim. kun musiikinopetus on puhtaasti musiikinopetusta, työntekijän tietoja ei tallenneta Vardaan. Jos henkilö työskentee sekä varhaiskasvatuksessa esim. varhaiskasvatuksen opettajana että musiikinopettajana, hänen tietonsa voi tallentaa Vardaan varhaiskasvatuksen opettajana.

Kysymys: Aiomme hoitaa henkilöstön siirron integraatiolla, mutta henkilöstöhallinnon ohjelma on vaihtumassa. Onko siis ainoa, jota voi tässä vaiheessa tehdä ottaa ne toimipaikkojen tunnisteet ylös varda id ja organisaatio oid?

Vastaus: Jos uusi järjestelmä otetaan käyttöön käyttöönoton siirtymäaikana, kannattaa aloittaa keskustelut järjestelmätoimittajan kanssa siitä, mitä tunnistetietoja tarvitsette uuteen järjestelmään.

Jos tallennus aloitetaan käyttöliittymätallennuksella ja siirrytään integraatioon myöhemmin, tarvittavat tunnisteet on lisättävä Vardasta henkilöstötietojen siirtävään järjestelmään. Käyttöliittymätallennusta ei kannata aloittaa, jos järjestelmäintegraatio toteutetaan henkilöstökokonaisuuden käyttöönoton siirtymäajan sisällä.

Kysymys: Tuoko esim. perushoitajan tai lähihoitajan koulutus pätevyyden toimia ryhmäavustajana tai päivähoitajana (eli varhaiskasvatuksen lastenhoitajana)?

Vastaus: Avustajille ei ole kelpoisuuskuvausta varhaiskasvatuslaissa. Avustajana voi siis työskennellä esimerkiksi sosiaali- ja terveysalan perustutkinnon suorittanut henkilö, jonka tutkintonimike on lähihoitaja.

Varhaiskasvatuksen lastenhoitajan kelpoisuusvaatimukset on kuvattu kelpoisuus -sivulla (https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Kelpoisuus). Sosiaali- ja terveysalan perustutkintoa koskeva kelpoisuusvaatimus on kuvattu kohdassa 26 kyseisellä sivulla.

Kysymys: Olisin kysynyt virhelistasta, joka lähetettiin. Olen alkanut katsomaan sitä läpi, mutta en ole vielä löytänyt mitään virheitä, en ohjelmasta enkä Vardasta. Kuitenkin meille on lähetetty 44 riviä virheitä

Vastaus: Jos virheitä ei ole löytynyt Vardan käyttöliittymässä, tiedot ovat korjaantuneet sen jälkeen, kun poiminta on tehty eikä teidän tarvitse tehdä mitään. Tärkeintä on tarkistaa omasta järjestelmästä, että tiedot ovat oikein.

Kysymys: En löydä lapsia toimitetulla lapsi-id:llä tai OID:lla omasta järjestelmästämme, miten voin tarkistaa tiedot?

Vastaus: Tiedot on toimitettu mahdollisimman vähäisillä henkilötiedoilla tietosuojasyistä. Lapsen nimen voi hakea Vardan käyttöliittymän kautta tunnisteella eli Varda-id:llä tai oppijanumero-oid:lla. Katsele tietoja -näkymästä voi hakea lapset siten, että poistaa rajaukset ja syöttää lapsen oppijanumeron (OID:n).

Kysymys: Onko kaikille kunnille lähetetty tällainen virhelista?

Vastaus: Ainoastaan niille on lähetetty viestiä, joilla on puutteita tiedoissa.

Kysymys: Virheiden korjaaminen on tosi vaikeaa ja aikaa vievää. Kyllä kannattaisi siellä Vardassa tehdä enemmän yhteistyötä integraatioliittymien kanssa, että virheilmoitus tulisi jo siinä vaiheessa, kun toimitaan esim. Daisyssä.

Vastaus: Osa järjestelmätoimittajista on tehnyt virhenäkymän, toiset eivät ole. Vardaan on myös tulossa virhelistausnäkymä tämän syksyn aikana. Tiedotamme varhaiskasvatustoimijoita ja järjestelmätoimittajia, kun näkymä on tuotannossa.

Varda-klinikka 25.9.2020

Kysymys: 1)Työntekijätiedot (henkilötiedot, tutkinto, työntekijän tiedot, palvelussuhteen tiedot, pääasialliset työskentelypaikat ja pidempi poissaolo). 2) Työntekijän täydennyskoulutus 3) Tilapäinen kasvatus-, opetus-ja hoitohenkilöstö. Pystyykö yksittäistä tietosisältöryhmän tietoa, kuten työntekijätiedoissa tutkintotietoa, tallentamaan eri tavalla kuin muita ryhmän tietoja?

Vastaus: Vardaan pystyy tallentamaan henkilöstökokonaisuuden osalta ja tietosisältöryhmittäin korkeintaan kolmesta eri tietojärjestelmästä integraatiolla tiedot. Eli työntekijätietojen osalta ei voi tuoda tutkintotietoa järjestelmästä A ja loppuja työntekijän tietoja järjestelmästä B. Ainoana ratkaisuna tähän voisi olla, että työntekijän tiedot ensin koottaisiin kahdesta eri järjestelmästä  tiedot yhdistävälle alustalle tai järjestelmään, jotta työntekijätiedot voidaan lähettää yhdestä järjestelmästä Vardaan. Apua teknisiin ratkaisuihin tai vaihtoehtoisiin siirtotapoihin kannattaa kysyä omalta järjestelmätoimittajaltanne.

Palaute: Integraatiokunnille "Syötä tietoja" -sivun oletuksena avautuminen on hieman hämäävä, koska mehän emme syötä tietoja käsin. Voisiko sivulla lukea, että sivu on tarkoitettu vain käsin tietoja syöttäville toimijoille. Voisiko sivulla lisäksi lukea, että sivulla näkyy kaikki toimijan tallentamat lapset Vardan käynnistymispäivästä lähtien.

Vastaus: Tällä hetkellä Vardan käyttöliittymässä ei erotella käyttöoikeuden tai tallennustavan mukaan Vardan aloitussivua. Syötä tietoja -osiossa pystyy kaikki Vardan käyttäjät myös katsomaan Vardaan tallennettuja tietoja.

Kysymys: Eli voivatko integraatiokunnat täyttää täydennyskoulutuksia henkilöstölle sekä integraatiolla että käsin?

Vastaus: Tietoja ei voi Vardassa ylläpitää molemmilla tallennustavoilla samaan aikaan. Tietosisältöryhmittäin tiedot voi tallentaa joko käyttölittymän kautta tai automaattisella tiedonsiirrolla.

Kommentti täydennyskoulutustietojen massasyöttöön: Meillä ainakin esihenkilöt seuraavat työntekijöiden koulutustietoja muusta järjestelmästä, koska Vardahan ei tule sisältämään henkilöstön kaikkea koulutusta ja esihenkilölle on oleellista nähdä kuitenkin kaikki koulutustiedot eikä vain osaa.

Varda-klinikassa 11.9.2020 esitetty kysymys:  Vardaan ei tallenneta oppisopimuskoulutuksessa olevaa henkilöä, mutta tallennetaan TE-toimiston palkkatuella oleva henkilö. Meillä on oppisopimuskoulutuksessa oleva henkilö, joka työskentelee TE-toimiston palkkatuella. Tallennetaanko hänet Vardaan?

Vastaus on tallennettu tänne: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Klinikkakohtaiset+kysymykset+ja+vastaukset

Varda-klinikka 11.9.2020 

Kysymys: Vardaan ei tallenneta oppisopimuskoulutuksessa olevaa henkilöä, mutta tallennetaan TE-toimiston palkkatuella oleva henkilö. Meillä on oppisopimuskoulutuksessa oleva henkilö, joka työskentelee TE-toimiston palkkatuella. Tallennetaanko hänet Vardaan?

Vastaus: Oppisopimuskoulutuksessa olevia työntekijöitä ei pääsääntöisesti tallenneta Vardaan, sillä Vardaan ei tallenneta tietoja myöskään harjoittelijoista, työvoimakoulutuksessa tai työkokeilussa olevista henkilöistä.

Oppisopimuskoulutuksessa oleva työntekijä tallennetaan kuitenkin Vardaan seuraavassa poikkeustapauksessa:
•    kun oppisopimuskoulutuksessa oleva henkilö työskentelee jossain Vardaan tallennettavassa varhaiskasvatuksen työtehtävässä enintään vuoden kestävässä määräaikaisessa työsuhteessa varhaiskasvatuslain 33 §:n nojalla. Tämä edellyttää, että kyseiseen tehtävään ei ole saatu avoimen rekrytoinnin kautta kelpoisuusvaatimukset täyttäviä henkilöitä.

Palkkatuki ei ole itsessään peruste tietojen tallentamiselle, eli jos oppisopimuskoulutuksessa oleva henkilö saa palkkatukea ja täyttää ylläolevan ehdon, niin henkilö voidaan tallennetaan Vardaan.

Kysymys: Olisipa hyvä, jos saisi nuo demoesitykset tallenteena. Voisi tarvittaessa katsoa.

Vastaus: Webinaareista löytyy tallenteet webinaarisivuilta, klinikoita emme ole tallentaneet.

Kysymys: Meillä on useampipäiväinen täydennyskoulutus. Siitä on käyty elokuussa kaksi päivää ja yksi nyt syyskuussa. Tallennetaanko Vardaan vain syyskuun päivä?

Vastaus: Ensinnäkin on tarkistettava, kestävätkö yksittäiset koulutuspäivät yhtäjaksoisesti vähintään kolme tai kuusi tuntia, jolloin ne voi merkitä Vardaan. Jos useita 0,5 päivän tai 1 päivän pituisia koulutuksia on suoritettu osana samaa täydennyskoulutuskokonaisuutta, joka on suoritettu valmiiksi syyskuun puolella, myös elokuussa pidetyt koulutuspäivät voi lisätä samalle täydennyskoulutuskokonaisuudelle, kun Vardaan tallennetaan 1.9.2020 tai sen jälkeen suoritettu täydennyskoulutus. Lisätietoja: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613024.

Varda-klinikka 14.8.2020 

Kysymys: Meillä ei näy Vardassa Toimijan tiedot -kohdassa lainkaan sähköpostiosoitetta, vaikka se on kyllä ilmoitettu alunperin.
Vastaus: Vardan käyttöliittymässä on kohta Toimijan tiedot (https://virkailija.opintopolku.fi/varda/vakatoimija), jossa varhaiskasvatustoimijan tulee tallentaa sähköpostiosoitteensa. Mikäli tietoa ei ole tallennettu, tarkista, että tieto on tallennettu omaan järjestelmääsi. Jos tieto löytyy käytössä olevasta järjestelmästänne, mutta se ei ole siirtynyt integraatiolla Vardaan, ota yhteys järjestelmätoimittajaasi asian selvittämiseksi.

Varda-klinikka 15.5.2020 

Kysymys: Lapsen päätös on virhetilassa, koska huoltajatietoja ei löydy Vardaan VTJ:Stä, vaikka heillä on hetut? Mitä teen?

Vastaus: Voit lähettää lapsen tiedot Vardan asiakaspalveluun osoitteeseen varda@opintopolku.fi, niin selvitämme asian.

Kysymys: Intergaatiolla siirrettävien palvelusetelin ja ostopalvelujen osalta maksupäätöksen ei pitänyt siirtyä Vardaan, vaan tiedon piti mennä Muu päätös-kohdasta. Nyt kuitenkin herjaa virhettä maksupäätöksen osalta. Onko virhe lähtöpään ohjelmassa vai Vardassa? Sijoituspäätös, maksupäätös ja Muu päätös on katkaistu 31.12.2019 ja uudet tehty 1.1.2020 alkaen ohjeiden mukaan.

Vastaus: Jos ohjeiden mukaan on toimittu, seuraavaksi kannattaa olla yhteydessä järjestelmätoimittajaan ja selvittää yhdessä heidän kanssaan, että mistä virhe tiedonsiirrossa johtuu.

Kysymys: Rekisteröinnit ja niiden hyväksymiset ovat ok, mutta osalla on ollut vaikeuksia toimipaikkojen tallentamisessa. Vieläkin osalla toimipaikkatiedot puuttuvat. 

Vastaus: Tuottajaa, toimipaikkaa ja lapsia koskevat tiedot tuli tallentaa 31.4.2020 mennessä Vardaan. Kunnan on siis hyvä olla yhteydessä niihin yksityisiin palvelutuottajiin, jotka eivät ole vielä tietojaan tallentaneet. Toimipaikkojen tallentamisvaikeudet usein liittyvät siihen, että käyttäjällä ei ole Varda-varhaiskasvatustietojen tallentaja -oikeutta, jota yksityisten päiväkotien Varda-pääkäyttäjien tulee erikseen anoa. Tämän vuoksi suosittelemme, että organisaatiossa olisi kaksi pääkäyttäjää, jotka voisivat tarvittaessa myöntää tarvittavia käyttöoikeuksia toisilleen.

Kysymys: Ongelmia kuntien välisessä ostopalvelussa, emme ole osanneet tehdä sitä.

Vastaus: Kuntien välinen ostopalvelu vaatii samanlaisen, molemminpuolisen PAOS-linkityksen kuin kunta-yksityinen. Ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinta tapahtuu Vardassa osoitteessa: https://virkailija.opintopolku.fi/varda/paos-hallinta. Lisäksi kannattaa tarkistaa, että toimipaikan tietoihin on lisätty ostopalvelu, jotta toimipaikka tulee näkyviin PAOS-hallintaan. Onnistuneesta linkityksestä kertoo kaksisuuntainen punainen nuoli. Lisätietoja ostopalvelu- ja palvelusetelitoimintaan löytyy https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613330 ja https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613595#K%C3%A4ytt%C3%B6liittym%C3%A4nk%C3%A4ytt%C3%B6ohje-PAOShallinta2.1.3Ostopalvelu-japalvelusetelitoiminnanhallinta.

Kysymys: Järjestelmässä ei ole mahdollista valita ostopalvelua. Vain yksi vaihtoehto eli kunnan järjestämä. Siirränkö yksikön kaksi kertaa Vardaan kunnallisena että ostopalveluna?

Vastaus: Tällaisessa tilanteessa, jossa integroitava järjestelmä ei mahdollista useampaa järjestämismuotoa, tulee olla yhteydessä järjestelmätoimittajaan. Yksi toimipaikka tulee lisätä Vardaan vain kerran.

Kysymys: Voiko myyjäkunta (palveluntuottaja) ilmoittaa lapsen Vardaan?

Vastaus: Tallennustehtävän siirto on mahdollinen. Lisää ohjeistusta varhaiskasvatustietojen tallennusvastuusta kuntien välillä: https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Tallentamisvastuut+tietokokonaisuuksittain. Ohje tallennustehtävän siirrosta: https://wiki.eduuni.fi/pages/viewpage.action?pageId=190613164

Kysymys: Meneekö Vardasta mitään viestejä esim. yksityisille perhepäivähoitajille vai kuuluuko viestintävastuu kunnalle, jos tulee jotain muutoksia tms?

Vastaus: Vardasta viestitään säännöllisesti sekä kuntiin että yksityisille palveluntuottajille. On olemassa yhteystietolistaus, johon yksityiset palveluntuottajat ovat voineet ilmoittaa yhteystietojaan ja lisäksi jo Vardassa oleville palveluntuottajille on mahdollista viestiä suoraan. Näissä listauksissa ei ole kuitenkaan mukana kaikki yksityiset palveluntuottajat, jos yhteystietoja ei ole meille ilmoitettu. Olisi siis hyvä, että myös kunta viestii yksityisille palveluntuottajille, jotta tavoitetaan myös ne palveluntuottajat, joita meidän viestintämme ei toistaiseksi tavoita.

Kysymys: Onko haittaa, jos varhaiskasvatuksen hallinnossa on kolme tai neljä pääkäyttäjää? Meillä on vastuut jaettu niin, että palvelujohtaja vastaa yksityisten tiedoista, toinen suunnittelija henkilöstökokonaisuudesta ja toinen suunnittelija seuraa kaikkien kokonaisuuksien edistymistä, testauksista yms.

Vastaus: Ei ole haittaa. On hyvä, että organisaatiossa on useampia pääkäyttäjiä ja vastuut selkeästi jaettu. Näin ollen myönnetyt käyttöoikeudet ovat perusteltuja. On kuitenkin hyvä miettiä, että onko kaikilla tarpeen olla pääkäyttäjäoikeudet vai olisiko esimerkiksi katselijaoikeudet riittävät työtehtävien toteuttamiseksi.

Kysymys: Meillä siirtyy esiopetus kokonaisuudessaan varhaiskasvatuksen alle. Kuinka lapsen tiedot nyt sitten siirretään esikoulun ja lisäksi tarvittavan varhaiskasvatuksen osalta? Tähän asti siirtyneet Koskesta ja meiltä, mutta nyt hallintokin siirtyy varhaiskasvatukseen niin ajattelin, että pitääkö muuttaa systeemiä?

Vastaus: Esiopetuksessa olevien lasten tiedot tallennetaan Koskeen ja täydentävän varhaiskasvatuksen osalta tiedot tallennetaan Vardaan. Tällaisessa tilanteessa ei siis välttämättä ole tarvetta systeemin muuttamiselle.

Varda-klinikka 17.4.2020

Kysymys: Kertoisitteko yleiskuvaa, missä mennään Vardassa? Kun on ollut niin paljon muuta työtä tässä keväällä, että ei enää ole varma, onko Varda-tiedot ajan tasalla omassa päässä?

Vastaus: Korona-tilanteen takia Vardan ajankohtaisista asioista tiedottamista on vähennetty. Opetushallituksessa on linjattu, että tällä hetkellä keskitytään Korona-kriisistä ja sen tukitoimista viestimiseen.

Vardan ajankohtaisia asioita kuitenkin päivitetään ja niitä voi seurata viestintäsivuillamme: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Ajankohtaista

Tiivistetysti Vardassa valmistaudutaan jo syksyn 2020 käyttöönottoihin. 1.9.2020 kunnat, kuntayhtymät ja yksityiset palveluntuottajat alkavat tallentaa henkilöstöstään tietoja. Lisäksi yksityiset palveluntuottajat tallentavat vanhempia ja muita huoltajia koskevia tietoja.

Lisää syyskuun käyttöönotoista: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=93028511 ja Vardan koulutuksista: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Webinaarit+ja+koulutukset

Kysymys: Kertoisitteko vielä lisää PAOS-lasten osalta tilanteesta?

Vastaus: Tällä hetkellä Karvin tiedon mukaan Suomessa on 2100 yksityistä palveluntuottajaa, joista 1400 ovat aloittaneet Vardan käytön. Eli myös yksityiset palveluntuottajat ovat aktiivisesti rekisteröityneet ja aloittaneet tietojen tallentamisen Vardaan.

Yleisesti ostopalvelu- ja palvelusetelitilanteessa kunta tai kunnan kanssa tehtävällä sopimuksella palveluntuottaja, tallentaa lapsen tiedot toimipaikkaan, joka tuottaa varhaiskasvatusta ostopalveluna ja/tai palvelusetelillä.

Tietojen tallentaminen palveluntuottajan toimipaikkaan onnistuu vain, jos sekä kunta että ostopalveluna ja/tai palvelusetelillä varhaiskasvatusta tuottava ovat huolehtineet ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan hallinnoinnin Vardan käyttöliittymässä. Lisätietoa tiedon tallentamisesta ostopalvelu- ja palvelusetelitilanteessa: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Lapsen+tietojen+tallentaminen+ostopalvelu-+ja+palvelusetelitilanteessa

Kysymys: Effica ei ole tiedonsiirtoon valmis?

Vastaus: Järjestelmän toimittaja ei voi olla este tallentaa tietoja Vardaan. Mutta voi olla, että koronatilanne hidastaa järjestelmän toimittajien kehittämistyötä poikkeustilanteessa.

Kysymys: Alamme syyskuussa ostamaan esiopetusta myös yksityiseltä. Miten se merkitään Koski-palveluun?

Vastaus: Koski-palvelun asiakaspalvelu auttaa esiopetuksen tietojen tallentamisessa koski@opintopolku.fi . Vardaan tallennetaan tiedot, kun lapsi osallistuu täydentävään varhaiskasvatukseen esiopetuksen lisäksi.

Kysymys: Jos henkilöstöön liittyviä tietoja lähetetään esimerkiksi kahdesta eri järjestelmästä ja tiedot yhdistetään integraatioalustalla, niin voiko Varda poimia ne sieltä?

Vastaus: Henkilöstön tietojen osalta tietoja voi tallentaa käyttöliittymällä, integraatiolla tai näiden yhdistelmällä. Integraatiolla tietoja voi tallentaa enintään kolmesta eri järjestelmästä. Esimerkiksi yhdestä järjestelmästä voidaan tallentaa työntekijöiden tiedot ja toisesta järjestelmästä täydennyskoulutukseen liittyvät tiedot. Kunta tekee päätöksen tavasta ja järjestelmistä, miten tietoa tallennetaan Vardaan.

Lisätietoa käyttöönottoihin valmistautumisesta löytyy täältä: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=85043864

Kysymys: Eikö kenelläkään muulla ole käytössä mitään ipaasia tai saasia jonka kautta näitä henkiötietoja Vardaan siirretään?

Vastaus: Opetushallituksella ei ole tietoa näistä järjestelmistä tai integraatioalustoista. Listaa eri järjestelmän toimittajista on kerätty viestintäsivustollemme: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=85037066

Vardan asiakaspalveluun varda@opintopolku.fi voi halutessaan ilmoittaa järjestelmän toimittajan, jota ei ole vielä tällä listalla mainittu.

Varda-klinikka 3.4.2020

Kysymys: Jos järjestelmästä X lähetetään Vardaan tietoa henkilöstöstä ja näiden tietojen mukana on muutakin kuin Vardan tarvitsemaa tietoa, niin osaako Varda suodattaa/ottaa vastaan vain tarvitsemansa tiedot?

Vastaus: Kyllä. Varda ottaa vastaan vain tietomalliin ja integraatioon mallinnetut tiedot. Vardaan tallennettavat henkilöstöön liittyvät tiedot on löydettävissä henkilöstöosuuteen liittyvästä tietoluettelosta. (https://wiki.eduuni.fi/display/OPHPALV/Vardan+tietoluettelo+v.1.2)

Kysymys: Päivähoito-ohjelmamme virhelogissa näkyy Varda-virheinä muutama lapsi, jotka eivät ole enää varhaiskasvatuksen piirissä emmekä tiedä, miten saisimme heidät sieltä pois. Herjaa yleensä sijoituksen ja hoidon tarpeen päivämäärien ristiriitaa. Voisiko jossakin vaiheessa poistua vanhat virheet?

Vastaus: Asia kannattaa selvittää järjestelmätoimittajan kanssa.

Kysymys: Onko Monetra Oy Oulu mukana tässä henkilöstön tietojen siirron osalta, koska henkilöstön tiedot siirtyivät kunnassamme Monetran järjestelmiin?

Vastaus: Kyllä. Monetra on Vardan henkilöstökokonaisuuden integraatioiden suunnittelussa mukana oleva järjestelmätoimittaja.

Kysymys: Jos henkilöstön tiedot saadaan lähetettyä järjestelmästä A ja sieltä puuttuu vaikkapa tutkintotieto, joka lähetettäisiin järjestelmästä B, niin millä tavalla Varda yhdistää tiedon oikeaan henkilöön? Käyttääkö se henkilötunnusta vai aina oppijanumeroa?

Vastaus: Vardaan voi tallentaa tiedonsiirrolla tai käyttöliittymän kautta henkilöstökokonaisuudesta tietoja kolmessa eri kokonaisuudessa:

1. Työntekijän henkilötiedot, tutkinto, työntekijän palvelussuhteen tiedot, työntekijän pääasialliset työskentelypaikat ja työntekijän pidempi poissaolo
2. Työntekijän täydennyskoulutus
3. Tilapäinen kasvatus-, opetus- ja hoitohenkilöstö

Tietokokonaisuudet tulee siis syöttää kokonaisena. Palvelussuhteen tapauksessa ei voi siis tehdä niin, että syöttäisi palvelussuhteen tiedoista osan toisesta järjestelmästä ja osan toisesta. Mikäli tutkintotieto sijaitsee eri järjestelmässä kuin muut työntekijätiedot (kohta a), siitä kannattaa käydä keskusteluja järjestelmätoimittajien kanssa hyvissä ajoin.

Kysymys: Miten kunta toimii yksityisessä perhepäivähoidossa (yksityisen hoidon tuella, joka tulee Kelasta ja kuntalisällä, joka tulee kunnasta) olevien lasten tietojen osalta? Syöttääkö tiedot Vardaan kunta vai yksityinen perhepäivähoitaja?

Vastaus: Perhepäivähoitaja vastaa kaikesta tiedon tallennuksesta (järjestäjää, toimipaikkaa ja lasta koskevat tiedot) silloin, kun järjestämismuoto on yksityisen hoidon tuella järjestetty varhaiskasvatus. Tarkemmat ohjeistukset varhaiskasvatustoimijoiden tallennusvastuista: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatustoimijoiden+tallennusvastuut

Kysymys: Onko henkilöstöosuuden siirtymäaika 31.12. asti vai tuleeko siihen jatkoaikaa?

Vastaus: Varmuudella voidaan sanoa, että siirtymäaika on ja se on vähintäänkin miniminä ollut 4kk, jota tähänkin asti on noudatettu aiempien osuuksien (järjestäjän, toimipaikan ja lasten tiedot, huoltaja- ja maksutiedot) kohdalla. Siirtymäaika ilmoitetaan Opetushallituksen keväällä 2020 annettavan määräyksen yhteydessä.

Varda-klinikka 20.3.2020

Kysymys: Jos lapsi ei osallistu varhaiskasvatukseen kuukauden ajan koronaviruksen leviämiseen varautumisen takia, tallennetaanko tieto Vardaan?

Vastaus: Jos lapsen oikeus varhaiskasvatukseen ei pääty, lapsen varhaiskasvatuspäätöstietoja Vardassa ei tarvitse päättää. Jos huoltaja sopii varhaiskasvatuksen järjestäjän kanssa, että lapsi ei enää osallistu varhaiskasvatukseen esimerkiksi koska huoltaja haluaa hakea Kelalta kotihoidon tukea, lapsen varhaiskasvatuspäätöstieto Vardassa tulee päättää.

Kysymys: Miten tulee toimia, jos kehotuksista huolimatta yksityinen toimija ei rekisteröidy Vardaan tai ei luo yksiköstä toimipaikka?

Vastaus: Kyseessä on lakisääteinen velvollisuus, joka koskee myös yksityisiä palveluntuottajia. Vardaan kirjautuneille yksityisille toimijoille Opetushallitus pystyy viestimään suoraan mm. koronatilanteen vaikutuksista varhaiskasvatukseen. Myös Kelalla on tarkoitus hyödyntää Vardan tietoja tulevaisuudessa omassa toiminnassaan. Lisäksi kunta ei pysty tallentamaan ostopalveluna ja palvelusetelillä järjestetyssä varhaiskasvatuksessa olevien lasten tietoja Vardaan eli huolehtimaan omasta lakisääteisestä tallentamisvelvollisuudestaan Vardaan, mikäli palveluntuottaja ei ensin tallenna vaadittuja tietoja Vardaan. Näitä seikkoja on hyvä korostaa keskusteluissa yksityisen toimijoiden kanssa.

Kysymys: Tiedonsiirto palvelusetelissä ei onnistu, jos yksikkö ei rekisteröidy Vardaan. Kenen vastuulla tämä silloin on?

Vastaus: Hyvä myös muistuttaa yksityistä toimijaa siitä, että kunta ei tässä tapauksessa pysty hoitamaan lakisääteistä toimintaansa ja toimijan tulee tallentaa toimipaikan tiedot Vardaan. Katso edellinen kysymys ja vastaus.

Kysymys: Kun punaiset nuolet molempiin suuntiin puuttuvat toimipaikan osalta, pitääkö tehdä jotain? 

Vastaus: Punaiset nuolet tarkoittavat että ostopalvelu- ja palvelusetelin hallinta on molemmilla osapuolilla tehty.  Kunta voi muistuttaa ostopalvelu- ja palvelusetelikokonaisuuden hallinnoinnista yksityistä palveluntuottajaa.

Kysymys: Miltä näyttää, onko HR-ohjelmistotoimittajilla mahdollisuus syksyn aikana tarjota kuntien käyttämiin ohjelmiin nuo Vardan vaatimat tietosisällöt?

Vastaus: Kuntien olisi nyt päätettävä miten henkilöstön tietoja tallennetaan Vardaan. Isot järjestelmätoimittajat ovat tietoisia Vardan vaatimista sisällöistä ja toimivat tällä hetkellä yhteistyössä Opetushallituksen kanssa.

Kysymys: Henkilöstökokonaisuuteen kysymys, pitääkö OID saada palautettua myös siihen järjestelmään mistä tieto tulee vai miten Varda tunnistaa henkilön organisaation?

Vastaus: Varhaiskasvatustoimijan toimipaikka on saanut OID:n silloin, kun tietosisältö on tallennettu ensimmäistä kertaa Vardaan ja edelleen Opetushallituksen Organisaatiopalveluun. Tämä jo olemassa oleva OID täytyy saada myös sen varhaiskasvatustoimijan käytössä olevan järjestelmän käyttöön, josta henkilöstökokonaisuuden tietoja siirretään Vardaan. Opetushallitus tiedottaa myöhemmin OID:eihin liittyvistä toimintatavoista.

Kysymys: Milloin tämä uusin henkilöstökokonaisuus -osio on lähetetty?

Vastaus: Varda-vastaaville on lähetetty tietoa 16.3.2020. 1.9.2020 käyttöönotto.

Kysymys: Olikos raportointi jo mahdollista Vardassa?

Vastaus: Tietojen katseluun on tulossa parannusta käyttöliittymään lähitulevaisuudessa. esim päivämäärällä rajaaminen.

Kysymys: Mistä näen nyt perhepäivähoitajien OID-koodit?

Vastaus: Tiedot löytyvät Vardan-käyttöliittymässä tietojen katselu- osiosta. Tietojen katseluun täytyy olla katseluun tarkoitetut käyttöoikeudet.

Kysymys: Kuinka kustannukset näissä HR-integraatio asioissa? Tuleeko kaikki kustannukset kunnan maksettavaksi?

Vastaus: Kyseessä on lakisääteinen velvollisuus, josta syntyvät kustannukset tulevat kunnille.  

Varda-klinikka 6.3.2020

Kysymys: Kaupungissamme kasvatus- ja opetustoimen henkilöstön sähköpostit muuttivat muotoaan. Vardassa on siis nyt vanhat osoitteet, jotka pitäisi muuttaa päiväkodin johtajien osalta uusiksi. Kysyin järjestelmätoimittajalta muuttamisesta ja ymmärsin, että muutos tulisi tehdä teille. Joten laitammeko uudet osoitteet asiakaspalveluunne päivitettäväksi Vardaan? Toimipaikan sähköposti siis on päiväkodin johtajan sähköposti.
Vastaus: Vardassa toimijan tiedot ovat muokattavia tietoja eli kun tietoja päivittää omaan järjestelmään, yhteystietojen pitäisi päivittyä Vardaan. Järjestelmätoimittajalle voi tarvittaessa viestiä, että toimipaikan nimen päivitys onnistuu Vardassa nykyisin ja tietojen päivityksen voi mahdollistaa.

Kysymys: Millä käyttöoikeudella tietoja voi muokata Vardassa? Pääkäyttäjä ilmeisesti ainakin? Tiedot tulee integraatiolla. Onko tilanne muuttunut, kun aikaisemmin ei voinut muokata?
Vastaus: Tilanne ei ole muuttunut. Kun tietoja siirretään integraatiolla Vardaan, käyttöliittymässä ei voi muokata tietoja. Varhaiskasvatustoimija, joka tallentaa tiedot käyttöliittymällä, tarvitsee tietojen tallentamiseen tallentaja-käyttöoikeuden.

Kysymys: Yksityinen perhepäivähoitaja on kysynyt, miten lapsen osoite vaihdetaan Vardaan käyttöliittymällä?
Vastaus: Perheen tulee tehdä virallinen osoitteenmuutos. Osoite päivittyy väestötietojärjestelmästä suoraan Vardaan.

Kysymys: Henkilöstön työsopimuksia tulee välillä viiveellä järjestelmään, halutaanko Vardaan nämäkin? Onko viiveestä jotain haittaa?
Vastaus: Vardaan tallennetaan tiedot Opetushallituksen määräyksen ja ohjeen mukaan. Käyttöliittymällä tiedot tallennetaan kuukauden 15. ja viimeiseen päivään mennessä ja integraatiolla kerran vuorokaudessa. Toiveena, että tiedot saadaan mahdollisimman ajantasaisesti, eikä viiveitä synny.

Kysymys: Tarkoitettiin myös menneitä työsuhdetietoja eli vaikka sijainen joka on ollut 2 päivää töissä ja sijaisuus on jo ehtinyt päättyä ennen kuin jakso tallennetaan hr-järjestelmään.
Vastaus: Ennen 1.9.2020 päättyneiden työsuhteiden osalta tietoja ei tallenneta Vardaan. Jos henkilö on 1.9.2020 lähtien toiminut määräaikainen työntekijänä varhaiskasvatustoimijalla, tiedot henkilöstä tallennetaan Vardaan määräaikaisen työsuhteen pituudesta riippumatta. Mikäli henkilö työskentelee varhaiskasvatustoimijalla esim. henkilöstöpalveluyrityksen kautta, tallennetaan tieto Tilapäinen henkilöstö -kohtaan toteuman mukaan.

Kysymys: Hae ja muokkaa varhaiskasvatus- ja maksutietoja -osiossa minulla on maksutiedot harmaana eikä sitä voi valita, voimassaoleva käyttöoikeus minulla on kuitenkin Varda -huoltajatietojen katselija ja pääkäyttäjä.
Vastaus: Harmaalla näkyvä maksutieto tulee aktiivisesti, kun valitsee ei-maksutietoja. Toteutukseen on tulossa parannus eli jatkossa valinta toimii samalla logiikalla kuin varhaiskasvatustietojen tarkastelussa.

Kysymys: onko tiedossa mitkä HR-järjestelmät tekevät yhteistyötä? UKK:ssa luki, että vuoden 2020 aikana ilmoitetaan.
Vastaus: Varhaiskasvatustoimijoiden kanssa työskentelevistä järjestelmätoimittajista suurimmat ovat jo mukana yhteistyössä. Mikäli varhaiskasvatustoimija huomaa puutteita listauksessa, yhteistyötarpeesta voi ilmoittaa Vardan asiakaspalveluun (varda@opintopolku.fi). Opetushallitus lisää listauksen järjestelmätoimittajista, joiden kanssa yhteistyötä henkilöstökokonaisuudesta tehdään, sivun https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=85037066 yhteyteen.

Kysymys: Kainuun kunnissa kaikissa on vaihtunut henkilöstöhallinnon ohjelma ja nyt se on Personec ESS7, onko siitä teillä tietoa?
Vastaus: Kyseisen järjestelmän toimittajan kanssa tehdään yhteistyötä.

Kysymys: Pitääkö meidän ilmoittaa, että meillä muuttu HR-järjestelmä? Molemmat kylläkin CGI:n
Vastaus: Kyllä, siitä on apua Vardan asiakaspalvelussa esimerkiksi ongelmatilanteiden selvittämisessä.

Kysymys: Näkyykö Vardassa jo henkilöstön osuus? Onko sinne mahdollista saada tunnukset? Kiinnostaisi jo käydä katsomassa.
Vastaus: Vardan käyttöliittymän protoa henkilöstökokonaisuuden osalta on tehty alkuvuodesta 2020. Vapaaehtoiset varhaiskasvatustoimijat ovat käytettävyystestanneet protoa jo. Käyttöoikeuksia henkilöstökokonaisuuteen ei vielä saa. Opetushallitus kouluttaa henkilöstökokonaisuudesta elokuussa 2020, jolloin käydään viimeistään läpi myös Vardan käyttöliittymää. Tietoa koulutuksista löytyy sivun https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Webinaarit+2020 kautta.

Kysymys: Miksi yksityiselle perhepäivähoitajalle ei ole tullut oid numeroa?
Vastaus: OID:lla tarkoitetaan automaattisesti tallentuvaa numerotunnusta, jonka sekä toimija että toimipaikka saavat. Mikäli toimipaikan toimintamuoto on tällä hetkellä perhepäivähoito tai ryhmäperhepäiväkoti, toimipaikka ei tällä hetkellä saa OID:a. Jatkossa myös nämä saavat OID:t. Opetushallitus tiedottaa varhaiskasvatustoimijoille tilanteesta. Jos OID olisi tässä vaiheessa tarpeen ostopalvelu- ja palvelusetelitoimintaan, käytössä on Varda-id.

Kysymys: Onko OPH:lla tiedossa, että muutamalla isolla ketjulla on jostakin syystä haasteita saada lisättyä kaikki toimipaikat Vardaan? Missähän vika?
Vastaus: Osa isoista yksityisistä varhaiskasvatuksen palveluntuottajista siirtää tiedot Vardaan integraatiolla. Osa palveluntuottajista ei ole aloittanut tiedonsiirtoa integraatioiden kautta. Osalla toimijoista toimipaikkojen tallentaminen Vardaan on alkanut, mutta voi olla vielä kesken.

Kysymys: Onko haittaa, että järjestelmätoimittaja on keskeyttänyt tiedonsiirron ostopalveluna ja palvelusetelillä varhaiskasvatuksessa olevien lasten osalta?
Vastaus: Tiedot tulee tallentaa Vardaan takautuvasti. Ongelmia voi aiheuttaa maksutiedon tallentaminen huoltajalle, mikäli huoltajuus ei ole tallennushetkellä voimassa.

Kysymys: Milloin tilastot saadaan Vardasta?
Vastaus: Vardan tietojen pohjalta tuotetaan jatkossa varhaiskasvatuksen vuositilasto. Ensimmäistä kertaa tiedot tuotetaan Vardan pohjalta vuonna 2021 vuoden 2020 tiedoista. Aluksi vuositilaston sisältöinä ovat toimijan, toimipaikkojen ja lasten tiedot. Vardan kautta ei saa tietoa varhaiskasvatuksen läsnäolopäivistä.

Kysymys: Kuopion Touhulan yksikköjen osalta on painettu painiketta Lisää toimipaikka. Ohjeen mukaan tämän jälkeen kohdassa Toimipaikat, joissa järjestämme varhaiskasvatusta näkyy lisätyt toimipaikat. Ne eivät näy.
Vastaus: Opetushallitus selvittää tilannetta kysyjän kanssa.

Varda-klinikka 21.2.2020

Kysymys: Kysyn yksityisten toimipaikkojen rekisteröitymisestä ja heidän toimipaikkojensa "ilmestymisestä " opintopolkuun. Meillä toimipaikat näkyvät jo, muttei niitä ei voi lisätä.

Vastaus: Uskoisin että tässä tapauksessa toimipaikan tietoja ei ole vielä tallennettu Vardaan, vaan näkyvissä on yksityisen toimijan toimijantiedot. Tämän lisäksi yksityisen varhaiskasvatustoimijan tulee tallentaa erikseen myös toimipaikan tiedot Vardaan.

Kysymys: Jos yksityisen toimijan kutsulinkki on vanhentunut, kuka sen voi lähettää uudelleen?

Vastaus: Jos kunta on hyväksynyt yksityisen varhaiskasvatustoimijan mutta kutsulinkki tunnusten luontiin Vardaan on vanhentunut, pyynnön uudesta linkistä voi lähettää Vardan asiakaspalveluun varda@opintopolku.fi

Varda-klinikka 24.1.2020

Varda-klinikka pidettiin Educa-messuilla, kysymyksiä ja vastauksia ei kirjattu. 

Varda-klinikka 10.1.2020

Kysymys: Minkä hetken tilanne näkyy Vardassa päiväkodin kohdalla? Onko avautuvassa listassa kaikki lapset, joilla on tänään aktiivinen sijoitus? Miten päiväkodin johtaja pääsee tarkistamaan joulukuun tilanteen, että kaikki silloin heillä olleet lapset ovat menneet Vardaan oikein?

Vastaus: Tietojen katselussa näytetään ajantasainen tieto. Tietojen katselussa ei ole rajauksia, vaan siellä näytetään kaikki tallennetut tiedot. Hae ja muokkaa-näkymässä voi hakea tietoja rajauksella ”voimassa olevat”. Tietojen katseluun ollaan lisäämässä rajaavia hakuehtoja tämän vuoden aikana.

Kysymys: Kun lapsi vaihtaa päiväkodin sisällä paikkaa ryhmästä toiseen, niin olemme päättäneet lapsen nykyisen sijoituspäätöksen ja tehneet lapselle uuden, oikealla ryhmätiedolla. Pitääkö Vardan puolesta tällöin myös maksupäätös/palvelusetelipäätös uusia, vaikka muita muutoksia ei ole tullut kuin ryhmän nimi?

Vastaus: Vardaan ei kerätä tietoa ryhmästä, ainoastaan päiväkodista. Maksupäätös-tietoa muutetaan vain, jos maksuun tulee muutos.

Kysymys: Voisiko päiväkodin lasten tiedot saada näkymään listana, jossa jokainen lapsi näkyisi omana rivinään excel-tyyppisesti ja listalla näkisi viikkotuntimäärät, päätöksen ja sijoituksen päivämäärät jne tiedot. Tällöin tilanteen tarkistaminen helpottuisi huomattavasti.

Vastaus: Kirjaamme kehitysehdotuksen muistiin, kiitos siitä.

Kysymys: Perhepäivähoitoryhmän koko voi olla lain mukaan 4,5. Miten perhepäivähoitaja merkitsee lapsen, joka käyttää paikkaa esim. kaksi/kolme päivää viikossa ja jakaa yhden paikan toisen lapsen kanssa? Samaan aikaan läsnäolevien lasten määrä on enintään neljä, mutta ryhmässä on kirjoilla viisi lasta. Selviääkö tämä siis viikoittaisen tuntimäärän perusteella?Webinaarissa 9.1.2020 näytti olevan mahdollista tallentaa tuntimäärä viikossa ja vaihtoehdot päivittäinen ja kokoaikainen. Yksityinen perhepäivähoitaja ei tee varhaiskasvatuspäätöstä, mutta tekee hoito/ palvelusopimuksen asiakasperheen kanssa. Onko ajateltu, että tuo sopimuksen allekirjoituspäivämäärä on verrattavissa hakemus-ja/ tai varhaiskasvatuspäätöspäivämäärään.  

Vastaus: Lapsen tiedoissa ilmoitetaan varhaiskasvatusaika sekä se, onko kyseessä kokoviikkoinen ja/tai kokopäiväinen varhaiskasvatus. Varhaiskasvatuspaikkojen määrä lisätään toimipaikan tietoihin. Se on maksimaalinen lukumäärä lapsia, jotka voivat samanaikaisesti olla toimipaikassa (ohjeistus: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=79078771). Tässä tapauksessa lapsia on toimipaikassa samanaikaisesti neljä, kaikki viisi lasta tallennetaan toimipaikan alle ja heille tallennetaan varhaiskasvatusaika sekä tieto siitä, onko kyseessä kokopäiväinen ja/tai kokoviikkoinen varhaiskasvatus. Hakemuspäivämääräksi voi laittaa sopimuksen allekirjoituspäivämäärän, jos erillistä hakemuspäivämäärä ei ole tiedossa.

Kysymys: Milloin perhepäivähoitajiin saadaan käyttöoikeus, jotta päiväkodin johtajat pääsevät tarkistamaan myös heidän osalta lasten päätösten ja sijoitusten tietojen oikeellisuuden Vardassa?

Vastaus: Lähiaikoina, heti kun perhepäivähoitajien ja ryhmäperhepäivähoitajien toimipaikoille on lisätty organisaatio-OID.

Kysymys: Miten/mistä voin tarkistaa muissa kunnissa toimivien yksityisten varhaiskasvatusyksiköiden rekisteröitymisen?

Vastaus: Rekisteröitymisten käsittely -näkymässä näytetään vain omaan kuntaan saapuneet rekisteröitymiset. Vardaan rekisteröityneet toimijat voi hakea Toimijan tiedot, Ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminta -näytöllä olevasta hausta, ja ne löytyvät sieltä, kun yksityiset palveluntuottajat ovat rekisteröityneet Vardaa varten ja kirjautuneet sisään Vardaan. Kunta voi lisätä yksityiset toimipaikat tuottajiksi sen jälkeen, kun yksityiset palveluntuottajat ovat tallentaneet toimipaikkansa Vardaan.

Kysymys: Onko jossain olemassa sopimuspohja Tallentamistehtävän siirtoa varten (https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=94572489)? 

Vastaus: Erillistä sopimuspohjaa ei ole, sisällöt on kerrottu sivulla: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=94572489  

Kysymys: Tarkistaisin ohjeistusta, miten yksityinen perhepäivähoitaja tallentaa tiedot lapsiryhmästään, kun hänellä on ryhmässä oma/omia lapsia. Tilanne on aika tyypillinen. Yksityiseksi perhepäivähoitajaksi ryhdytään usein silloin, kun omat lapset ovat pieniä. Usein kysytyissä- palstalla on ohjeistettu, että perhepäivähoitaja ilmoittaa oman lapsen ryhmään ja tuo tiedot Vardaan, jos paikasta on tehty varhaiskasvatuspäätös. Yksityisellä puolella varhaiskasvatuspäätöstä ei tehdä. Ko. kohdassa on ohjeistettu, että omaa/omia lapsia ei merkittäisi Vardaan. Eikö tuo ohje jätä jotkut lapset tarpeettomasti Vardan ulkopuolelle? Jos lapset kuuluvat lapsiryhmään ja saavat varhaiskasvatusta yksityisen perhepäivähoitajan ryhmässä, miksi heidän tietonsa pitäisi jättää tuomatta Vardaan.

Vastaus: Jos oma lapsi saa varhaiskasvatusta ryhmässä ja on tasavertainen muiden ryhmässä olevien lasten kanssa, myös omien lasten tiedot tallennetaan Vardaan. Nykyinen UKK:ssa oleva vastaus vastaa ainoastaan kuntien tilanteeseen ja vastausta tullaan täydentämään lähiaikoina.

Varda-klinikka 20.12.2019

Kysymys: Pitääkö yrittäjien puhelinnumerot olla +358XXXXXXXXX muodossa?

Vastaus: Rekisteröintipalvelussa  puhelinnumero voi ilmoittaa ilman etuliitettä. Vardan puolelle puhelinnumeroon vaaditaan etuliite.

Kysymys: Jos käsittelen yksityisen rekisteröinnin Vardassa, niin näenkö hyväksyttyjen tiedot jostakin vai  pitääkö itse pitää kirjaa hyväksytyistä yksityisistä palvelutuottajista?

Vastaus: Tieto hyväksytyistä yksityisistä toimijoista siirtyy Hyväksytyt-välilehdelle.

Kysymys: Saako yksityinen palveluntuottaja vielä ilmoituksen sähköpostiinsa, kun hyväksyntä on tehty?

Vastaus: Kyllä saavat. Ilmoitus menee niihin sähköposteihin, jotka ilmoitettu rekisteröitymisen yhteydessä.

Kysymys: Tuleeko pakollisena tietona oleva lapsen oppijanumero noihin tietosisältöihin jotenkin automaattisesti Oph:lta vai mistä perhepäivähoitaja tämän tiedon voi saada?

Vastaus: Oppijanumero syntyy automaattisesti lapselle, kun hänen tietonsa tallennetaan Vardaan. Poikkeuksena ovat  lapset, joilla ei ole suomalaista henkilötunnusta. Ennen kuin henkilötunnuksettoman lapsen tiedot voi viedä Vardaan, varhaiskasvatustoimijan pitää tallentaa henkilön perustiedot Opintopolun oppijanumerorekisteriin, ja yksilöidä henkilö käsin Opintopolun käyttöliittymässä.

Varda-klinikka 13.12.2019

Kysymys: Onko Varda-yksityisten toimijoiden käsittelijä-käyttöoikeutta mahdollista hakea kunnan opintopolun vastuukäyttäjältä ? Ainakaan ei meillä vielä toiminut. Tästähän oli aikaisemmin klinikalla tieto, että vain Varda pääkäyttäjä voi myöntää tämän käyttöoikeuden.
Vastaus: Päädyimme lisäämään kuntien Varda-pääkäyttäjille oikeuden käsitellä yksityisten rekisteröitymisiä. Varda-yksityisten toimijoiden käsittelijä -käyttöoikeuden voi myöntää Varda-pääkäyttäjä. Käyttöoikeutta kunta tarvitsee yksityisten tekemän rekisteröitymisen käsittelyyn.

Kysymys: Kuka hyväksyy yksityisen pph:n rekisteröitymisen vardaan?
Vastaus: Kunta hyväksyy yksityisten palveluntuottajien eli myös perhepäivähoitajan rekisteröitymisen Vardaa varten. Yksityinen perhepäivähoitaja valitsee itse kunnan, joka käsittelee rekisteröitymisen. Palveluntuottaja voi valita yhden tai useamman kunnan rekisteröitymisen käsittelijäksi, mutta riittää, että yksi kunta käsittelee rekisteröitymisen.

Kysymys: Onko yksityisille perhepäivähoitajille ja ryhmiksille toimitettu sitä A4 Varda-ohjeistusta , josta oli jossain vaiheessa puhetta?
Vastaus: Yksityisille palveluntuottajille, joiden yhteystiedot ovat Opetushallituksen käytössä, ei ole toimitettu erikseen Vardan pikaohjetta. Näille palveluntuottajille on tiedotettu Vardasta laajemmin. Kunnat voivat hyödyntää pikaohjetta sellaisten palveluntuottajien kanssa, joille Varda on vielä uusi asia. Pikaohje usealla eri kielellä löytyy sivulta https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=80905240.

Kysymys: Kuka on Vardan integraatioyhdyshenkilö henkilöstöosiossa?
Vastaus: Vardan henkilöstökokonaisuuteen liittyvät sisältökysymykset voi lähettää osoitteella varda@opintopolku.fi ja tekniset kysymykset osoitteella varda@csc.fi.

Kysymys: Milloin yksityinen palveluntuottaja voi rekisteröityä Vardaan? Joulukuussa oli tieto, jota olemme jakaneet. Muutama ryhmäperhepäiväkoti on yrittänyt rekisteröityä, mutta eivät ole onnistuneet.
Vastaus: Rekisteröityminen Vardaa varten on tarkoitus avata joulukuussa 2019. Palvelu ei vielä ole avoinna (tilanne 13.12.2019). Opetushallitus tiedottaa kuntia ja yksityisiä palveluntuottajia, kun palvelu avautuu.

Kysymys: kun Vardassa 'katsele tietoja' kautta hakee lapset toimipaikkahaun kautta, tulee listalle myös kaikki lopettaneet lapset. Kun lasten tiedot näkyvät Vardassa viisi vuotta, olisi hyvä, jos tuossa näkymässä voisi hakea erikseen ne lapset, joiden hoitosuhde on voimassa ja erikseen lopettaneet.
Vastaus: Vardassa ei tällä hetkellä ole toteutettu tietojen katseluun hakua päivämäärien mukaan. Tämä käyttötarve on tiedossa. Käyttöliittymää on nyt kehitetty siten, että kaikki lapsen tiedot löytyvät yhdeltä kortilta.

Kysymys: Yksityiset ryhmäperhepäiväkodit toimivat monenlaisella yhtiömuodolla, myös esim. kaksi yksityistä perhepäivähoitajaa omilla y-tunnuksilla. Toivottavasti tämä on huomioitu tietojen tallennusvaihtoehdoissa.
Vastaus: Jokainen y-tunnustason toimija rekisteröityy erikseen Vardaa varten ja tallentaa tiedot itsenäisesti.

Kysymys: Jos yksityinen tallentaa käsin ja vielä hieman "laiskasti", voi tulla tilanne, että maksutieto on olemassa kunnan päässä, mutta sitä ei saada vietyä Vardaan, koska koko lasta ei ole olemassa Vardassa.
Vastaus: Tämä on realistinen skenaario. Tällaisessa tilanteessa kunta voi hoputtaa palveluntuottajaa tallentamaan tiedot, jotta voi huolehtia lakisääteisistä velvollisuuksistaan. Kunta järjestäjänä näkee Vardan käyttöliittymässä ostopalvelussa ja palvelusetelillä tuotetussa varhaiskasvatuksessa palveluntuottajalla olevien lasten tiedot. Kunta ei näe yksityisen hoidon tuella yksityisellä palveluntuottajalla varhaiskasvatuksessa olevien lasten tietoja Vardassa.

Kysymys: Osa-aikaista poissaoloa ei kirjata Vardaan. Meillä viedään poissaolojen kautta esim. osa-aikaisuudet järjestelmään.
Vastaus: Tätä asiaa ei vielä määritelty tarkemmin Vardaan.

Kysymys: Virheilmoituksista on luvattu, että ne tulisivat kunnalle. Missä vaiheessa tämän asian hoitaminen on? Milloin näemme virheilmoitukset käyttöliittymän kautta?
Vastaus: Tämä asia on mukana käyttöliittymän kehittämissuunnitelmissa. Toteutusaikataulu on vuonna 2020.

Varda-klinikka 29.11.2019

Kysymys: Onko Vardaan tulossa käyttöoikeusrooli, jolla esimerkiksi perhepäivähoidon ohjaaja voisi tarkastella yksityisten perhepäivähoitajien Vardaan syöttämiä tietoja? Vai onko hänelle annettava laajemmat oikeudet?
Vastaus: Yksityisen perhepäivähoitajat tallentavat itsenäisesti tiedot Vardaan. Jos perhepäivähoitaja toimii palvelusetelillä ja tallentaa tiedot itse, niin kunnalla on velvollisuus tallentaa lasten tiedot Vardaan, mikäli ei tee tallentamisesta sopimusta yksityisen kanssa. Kunnalla on aina katseluoikeus Vardaan tallennettujen lasten tietoihin, jos varhaiskasvatus toteutetaan palvelusetelillä ja ostopalveluna. Jos taas kyseessä on yksityisen hoidon tuella toimiva hoitaja, niin silloin kunnalla ei ole katseluoikeutta Vardaan tallennettuihin tietoihin.

Kysymys: Mikä sopimus kunnan täytyy tehdä yksityisen palvelutuottajan kanssa?
Vastaus: Jos kunta haluaa, että yksityinen palveluntuottaja tallentaa Vardaan myös lasten tiedot, niin siitä tehdään oma sopimus kunnan ja yksityisen toimijan välille.  Lisäämme ohjeistusta sivullehttps://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=94572489

Kysymys: Säilyykö nykyinen PAOS-toimipaikka vai miten toiminta jatkuu vuoden vaihteen jälkeen?
Vastaus: Nykyinen PAOS-toimipaikka on väliaikainen ratkaisu. Vuoden 2019 lopussa lasten varhaiskasvatustiedot PAOS-toimipaikassa merkitään päättyneeksi, ja näiden lasten tiedot tallennetaan yksityisen palveluntuottajien toimipaikkoihin todellisen tilanteen mukaan 1.1.2020 lähtien. Ohjeistamme tästä tarkemmin ennen vuodenvaihdetta 2020.

Kysymys: Tehdäänkö näin myös, jos lasten tiedot siirtyvät 1.1.2020 alkaen edelleen kunnan toimesta?
Vastaus: Näin toimitaan myös tässä tapauksessa.

Kysymys: Meillä hyväksytään palvelusetelituottajaksi ulkopaikkakuntalaisia yksiköitä, miten näiden kanssa toimitaan?
Vastaus: Tällä ei ole merkitystä Vardan kannalta, esim. isot palveluntuottajat toimivat usean kunnan alueella.

Kysymys: Mitä tapahtuu, jos yksityinen perhepäivähoitaja ei rekisteröidy ja ala syöttämään tietoja Vardaan? Mihin asti annetaan aikaa korjata tilanne?
Vastaus: Toivomme tässä kunnan tukea koska meillä ei välttämättä ole tietoa kaikista toimijoista. Opetushallituksen antamassa määräyksessä siirtymäaika on 30.4.2020 asti.

Kysymys: Jos kunta tekee sopimuksen tallennusvelvollisuuden siirrosta, pitääkö kunnan sitten tehdä mitään?
Vastaus: Sopimuksella sovitaan ainoastaan lasten tietojen tallentamisesta Vardaan palveluseteli- ja ostopalvelutilanteissa. Kunnalla säilyy velvollisuus tallentaa muut Vardan vaatimat tiedot, kuten huoltaja- ja maksutiedot (540/2018 70§ 4mom).

Kysymys: Voiko yksityinen perhepäivähoitaja lähettää teille yhteystietonsa yhteydenpitoa varten?
Vastaus: Kyllä voi. Osoite on varda@opintopolku.fi

Kysymys: Toimipaikat on tällä hetkellä merkitty vain ”ostopalvelu”, tuleeko näistä kaikista muodostaa oma toimipaikka Vardaan?
Vastaus: Kyllä, Vardan näkökulmasta varhaiskasvatuksen toimipaikka on päiväkoti, perhepäiväkoti tai ryhmäperhepäiväkoti, joka sijaitsee omassa osoitteessaan.

Kysymys: Tulisiko myös yksityisten tuoda eri katuosoitteissa toimivat ryhmät Vardaan omina toimipaikkoinaan?
Vastaus: Kukin yksityinen tallentaa toimipaikat Vardaan samalla tavalla kuin kunnat/kuntayhtymät.

Kysymys: Jos ostamme päiväkodista yhden paikan ja päiväkodissa on 30 paikkaa, mikä merkitään toimipaikan varhaiskasvatuspaikkamääräksi?
Vastaus: Yksityinen tallentaa toimipaikan kaikki tiedot. Kuntien välisessä ostopalvelussa on sama tilanne.

Kysymys: Meillä toimii samassa osoitteessa toimipaikka, jossa on palveluselillä ja ostopalvelulla olevia lapsia. Järjestelmään on tallennettu kuitenkin kaksi yksikköä eri nimellä. Onko näin ok?
Vastaus: Vardan näkökulmasta kyseessä on yksi toimipaikka, jolle lisätään useampi toimintamuoto.

Kysymys: Eikö ole selkeämpi, että kuntien välisessä ostopalvelussa se kunta, missä kunnassa lapsi oikeasti käy varhaiskasvatuksessa, tekee tiedonsiirron? Heillä se yksikkö on jo siirretty Vardaan ja heillä on muutenkin parempi tieto lapsesta.
Vastaus: Lähtökohtaisesti järjestämisvastuussa oleva kunta tallentaa lapsen tiedot. Jos kuitenkin järjestämisvelvollisuus muuttuu esim. lapsi muuttaa ostopalvelua järjestävään kuntaan, niin silloin tallentamisvastuu muuttuu.
Katso myös kysymys-vastaus klinikka 23.8 https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Klinikkakohtaiset+kysymykset+ja+vastaukset#Klinikkakohtaisetkysymyksetjavastaukset-230819 ja usein kysytyt kysymykset https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Usein+kysytyt+kysymykset#Useinkysytytkysymykset-Tietosis%C3%A4lt%C3%B6;ostopalvelu,palveluseteli

Varda-klinikka 22.11.2019

Kysymys: Kysyin 8.11. klinikalla käyttäjäoikeuksista: "Tuleeko Varda-pääkäyttäjärooliin automaattisesti huoltaja- ja maksutiedot. Vastaus oli , että pitää lisätä erikseen käyttäjätunnukselle?" Anoin käyttäjäoikeutta huoltaja- ja maksutietoihin, mutta ainakin minulla tieto "käyttäjätietojen päivitys ei onnistunut" Toimiiko muilla ? Mitä kautta selvitän tätä?

Vastaus: Ole yhteydessä Vardan asiakaspalveluun, niin voimme tutkia tilannetta tarkemmin.

Varda-klinikka 15.11.2019

Kysymys: Meillä yksityiset toimijat ovat kyselleet, että mitä hyötyä heille on Vardasta?

Vastaus: Vardan käyttötarkoitus löytyy Varhaiskasvatuslaista (66§). Käyttötarkoitus on:

• varhaiskasvatustietojen tietoturvallinen ja keskitetty sähköinen kokoaminen, käsittely ja luovuttaminen henkilön itsensä tai tämän laillisen edustajan ja tietoja tarvitsevien virnaomaisten ja tutkijoiden käytettäväksi
• turvata varhaiskasvatustietojen yhdenmukaisuus ja luotettavuus sekä tehostaa hallinnon toimintaa
• edistää oikeaan ja riittävään tietoon perustuvaa varhaiskasvatuksen kehittämistä ja päätöksentekoa
• tietoja voidaan hyödyntää viranomaistehtävien hoitamiseen, arvioinnissa, tilastoinnissa, seurannassa ja tutkimuksessa

Yksityisille toimijoille konkreettinen hyöty voisi olla, että Kela saa jatkossa tiedot viranomaistarpeitaan varten Vardasta, jolloin erilliskyselyiden määrä vähenee. Varda myös lisää näkymää omaan toimintaan erityisesti niille toimijoille, joiden tiedot eivät ole sähköisessä muodossa. Varda myös lisää näkyvyyttä palveluseteli- ja ostopalvelutoimintaan kunnan kanssa.

Kysymys: Vardan tietojen päivittämiseen vastuunjakoon liittyen kysymys: tuleeko yksityisen varh. kasv. palveluntuottajan (päiväkodin) lisätä Vardaan vaan toimipaikan tiedot ja kunnat päivittävät lasten ja huoltajien tiedot?

Vastaus: Jos yksityinen päiväkoti tuottaa varhaiskasvatusta palvelusetelillä ja/tai ostopalvelutoimintana kunnalle, päiväkoti tallentaa tiedot toimijasta ja toimipaikasta (päiväkodista). Kunta tallentaa oletuksena aina tiedot lapsista ja huoltajista, joista kunnalla on järjestämisvastuu. Kunta voi sopimuksella siirtää yksityisille palveluntuottajille tehtävän tallentaa tiedot lapsista. Kunta tallentaa kuitenkin aina tiedot huoltajista. Tallennusvastuut-sivulla (https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatustoimijoiden+tallennusvastuut) on kerrottu tarkemmin tallennusvastuista. Rekisteröityminen Vardaa varten on esiehto sille, että yksityinen toimija voi tallentaa Vardaan tiedot toimijasta ja toimipaikasta. Toimijan tietoihin yksityisen toimijan tulee päivittää tieto kunnista, joille se tuottaa varhaiskasvatusta.

Kysymys: Onko Sympa HR:Stä tai Tikonin palkanlaskennasta mahdollista tuoda tietoja VARDAan?

Vastaus: Uusia järjestelmiä on mahdollista integroida Vardaan henkilöstökokonaisuudesta. Varhaiskasvatustoimijan tulee ilmoittaa Opetushallitukselle tiedot integroitavasta järjestelmästä ja järjestelmätoimittajan yhteystiedot. Järjestelmätoimittaja saa tämän jälkeen kutsut osallistua määrittely- ja testauspalavereihin, kun olemme saaneet kunnilta tarvittavat yhteystiedot. Henkilöstökokonaisuuden tietoluettelon luonnokseen voi tutustua jo nyt.

Kysymys: Mihin mennessä vaadittavat tiedot tulee olla Vardassa ja milloin tietojen syöttämisen voi aloittaa? Henkilöstön osalta ilmeisesti 1.9.2020 alkaen, mutta alkaako toimipaikkojen tietojen syöttäminen 1.1.2020 vai pitääkö tietojen olla syötettynä tuohon mennessä?

Vastaus: Käyttöönoton aikataulut on kerrottu täällä: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Vardan+esittely. Sivulla olevat päivämäärät kertovat alkamisajan, jolloin tietojen tallennusvelvoite varhaiskasvatuslain mukaan alkaa, mutta jokaiselle tietosetille on annettu myös tietty siirtymäaika, joista Opetushallitus on määrännyt/määrää tarkemmin. Siirtymäajasta riippumatta tiedot on tallennettava siitä päivästä alkaen, jolloin tallennusvelvoite lain mukaan alkaa.

Kysymys: Kunta vastaa kaikista kunnan alueella olevien yksityisen vakan toimipaikkojen valvonnasta ja ohjauksesta. Näin ollen meillä valvonnasta vastuussa olevan henkilön olisi oleellista nähdä Vardasta yksityisen toimijan kaikki lapset kunnan toimipaikassa riippumatta siitä minkä kunnan lapsi on kyseessä. Hyvinkäällä olevalla yksityisillä toimijoilla voi olla useita lapsia naapurikunnista, joiden tietoja/määriä emme pysty todentamaan mistään, olemme yksityisen toimijan antaman tiedon varassa.

Vastaus: Kunta näkee omissa toimipaikoissaan olevat lapset, joihin heillä on katseluoikeudet, sekä tiedot omalla järjestämisvastuullaan olevista lapsista, joiden varhaiskasvatusta toteutetaan palveluseteli- ja ostopalvelutoimintana yksityisten tai muiden kunnallisten toimijoiden toimipaikoissa. Muiden lasten tietoihin kunnilla ei ole Vardassa katseluoikeuksia. Jos kunnat haluavat katseluoikeudet henkilötietoihin, katseluoikeuden on perustuttava lakiin.

Varda-klinikka 08.11.2019

Kysymys: Siirretäänkö avoimessa toiminnassa (kerhot, avoin päiväkoti, parkkihoito) työskentelevien vaka-opettajien ja avustajien tietoja lainkaan Vardaan?

Vastaus: Avoimessa varhaiskasvatuksessa työskentelevästä henkilöstöstä ei kerätä tietoja Vardaan tässä vaiheessa.  Jos henkilö työskentelee avoimen toiminnan lisäksi päiväkodissa, ryhmäperhepäivähoidossa tai perhepäivähoidossa, henkilön tiedot viedään tältä osin Vardaan.

Kysymys: Miten määritellään tilapäinen henkilöstö? Kaupungissamme kaupungin oma rekrytointi hoitaa sijaisvälitystä. Ovatko rekryn kautta tulevat keikkalaiset silloin tilapäistä henkilöstöä? Jos eivät ole tilapäisiä, niin siinä tapauksessa keikkalainen, joka tulee paikkaamaan varsinaisen työntekijän lyhyttä poissaoloa (alle 30 pv), niin Vardan näkökulmasta ko. poissaolon aikana päiväkodissa on ns. kaksi päällekkäistä työntekijää.

Vastaus: Tilapäisiksi työntekijöiksi Vardassa kutsutaan kaikkia varhaiskasvatustoimijan muualta, esim. henkilöstöpalveluyrityksestä, hankkimaa henkilöstöä riippumatta ko. työntekijän työntekojakson pituudesta varhaiskasvatustoimijalla. Jos kunnan oma rekrytointi palkkaa sijaisen ja sijainen on työsuhteessa kuntaan, sijainen ei ole tämän määritelmän mukaisesti tilapäinen työntekijä. Käytännössä tämä näkyy Vardan henkilöstömäärissä kuvatulla tavalla.

Kysymys: Miten Vardassa seurataan henkilöstön poissaoloja? Vuosittain vai miten?

Vastaus: Tietojen tallennusfrekvenssistä annetaan tarkempi ohjeistus Opetushallituksen määräyksessä ja ohjeessa. Suunnitteilla on, että tiedot tallennettaisiin Vardaan samoin kun muut tiedot, eli kun tieto on saatavilla ja tallennettu lähdejärjestelmään. Pidemmät poissaolot tallennetaan Vardaan, jotta henkilöstön määristä varhaiskasvatuksessa saadaan luotettavia tilastoja.

Varda-klinikka 01.11.2019

Kysymys: Yksityisille toimijoille suunnatut webinaarithan ovat päiväsaikaan. Miten on ajateltu, että yksityiset perhepäivähoitajat pystyvät osallistumaan näihin webinaareihin, sillä heillähän on lapset hoidossa päivällä?
Vastaus: Webinaarit nauhoitetaan ja tallenteet julkaistaan myöhemmin Opetushallituksen Youtube-kanavalla. Tallenteisiin voi tutustua itselle sopivana ajankohtana. Myös webinaarin materiaali tulee jakoon.

Kysymys: Tallennetaanko webinaarien lopuksi käsiteltävät kysymykset, joita webinaarin aikana tulee? Entä jos perhepäivähoitajalla tulee kysyttävää, mihin hän on yhteydessä?
Vastaus: webinaareissa esitetyt kysymykset on leikattu tallenteista pois. Tarvittaessa niitä nostetaan usein kysyttyihin kysymyksiin. Vardan asiakaspalveluun varda@opintopolku.fi voi aina olla yhteydessä ja jättää mahdolliset kysymykset sinne.

Kysymys: "Tunnukset Vardaan voit luoda sen jälkeen, kun olet rekisteröinyt toimijan tiedot sähköiseen palveluun ( https://virkailija.opintopolku.fi/varda-rekisterointi/) ja kunta on hyväksynyt rekisteröitymisen. Kunnan hyväksymisen jälkeen sinä tai se henkilö, jonka olette rekisteröitymisen yhteydessä ilmoittaneet Varda-pääkäyttäjäksi, saa sähköpostiinsa kutsun rekisteröityä ja luoda henkilökohtaiset tunnukset Vardaan (Opintopolkuun). Sähköinen rekisteröitymispalvelu avataan joulukuussa 2019, joten aikaisintaan sen jälkeen voit luoda tunnukset Vardaan."Minulle jää tämän ohjeistuksen jälkeen edelleen epäselväksi, rekisteröityykö yksityinen palveluntuottaja itsensä toimijaksi sähköiseen palveluun ja sen jälkeen kunta hyväksyy toimijan vai miten toimitaan?
Vastaus: Yksityinen toimija rekisteröityy Vardaa varten. Rekisteröityminen lähtee käsiteltäväksi kuntaan ja todennäköiset kunta tämän hyväksyy. Tämän jälkeen Varda-pääkäyttäjä saa automaattisen viestin, jossa häntä ohjeistetaan jatkotoimenpiteistä. Tästä prosessista on tulossa erillinen lyhyt ohjeistus, jota valmistelemme parhaillaan. Toteutamme siitä myös kieliversioita suomen ja ruotsin lisäksi.

Kysymys: Koska tämä tuloste on tulossa? Marraskuun lopulla tulossa yksityisten info Tampereella, eli onko jo silloin olemassa?
Vastaus: Toivottavasti, ainakin suomenkielinen versio valmiina ja voi tarvittaessa tulostaa Vardan viestintä sivuilta.

Kysymys: En muista miten tämä meni. Tuleeko Varda-pääkäyttäjärooliin automaattisesti huoltaja- ja maksutiedot näkyviin Vardassa?
Vastaus: Ei tule, käyttäjäoikeus pitää lisätä erikseen käyttäjätunnukselle.

Varda-klinikka 25.10.2019

Kysymys: Varda-yksityisten toimijoiden käsittelijä -käyttöoikeus - tätä roolia ei vielä näkynyt Virkailijan Opintopolussa, koska tulee?
Vastaus: Käyttöoikeus lisätään Opintopolun käyttöoikeusvalikkoon lähempänä marraskuun loppua tai joulukuun alkua, ennen joulukuussa avattavan yksityisten toimijoiden rekisteröitymispalvelun käyttöönottoa.

Kysymys: Lapsi on vuoroviikoin hoidossa eri kunnissa. Onko tästä tarkempaa ohjeistusta? Sitä on käsitelty klinikalla 17.5.19: Molemmat kunnat vievät tiedot omalta osaltaan Vardaan. Molemmat kunnat tekevät lapsesta siirron. Jos lapsi löytyy jo Vardasta, niin siinä tapauksessa lapsi pitää hakea Vardasta eikä lisätä uutena. (lisätään UKK-osioon). En löytänyt UKK:sta ohjeistusta.
Vastaus: Molemmat kunnat tekevät samasta henkilöstä lapsen, mutta vain toinen kunta tuo henkilötiedot. Päivitämme UKK:ta tältä osin.

Varda-klinikka 18.10.2019

Kysymys: Olihan niin että ostopalveluperhepäivähoitajat tallentavat itse käyttöliittymän kautta tarvittavat tiedot Vardaan?

Vastaus: Yksityinen toimija rekisteröityy Vardaa varten sekä tallentaa toimijan ja toimipaikan tiedot Vardaan. Kun kyseessä on kunnan järjestämä varhaiskasvatus, niin kunta vastaa varhaiskasvatustietojen tallentamisesta Vardaan. Kunta voi myös sopia tallennusvastuun siirtämisestä yksityisen toimijan kanssa. Tallennusvastuut: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatustoimijoiden+tallennusvastuut

Ohje yksityisille varhaiskasvatustoimijoille: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Ohje+yksityisille+varhaiskasvatustoimijoille

Kysymys: Meille siirtyy palveluseteliyksikkö kaupungin "alaisuuteen" 1.1. 2020 alkaen jo meillä toiminnassa olevan päiväkodin osastoksi. Tällehän sitten perustetaan oma toimipaikka, eikö niin? Palveluseteli loppuu 31.12.2019. Ryhmä sijaitsee eri osoitteessa kuin varsinainen päiväkoti.

Vastaus: Kyllä, perustetaan oma toimipaikka koska kyseessä on omassa katuosoitteessa sijaitseva toimipaikka. Toimipaikan määritelmä: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Toimipaikkatiedot

Kysymys: Tuleeko kunta näkemään Vardasta yksityisen toimijan tallentamat tiedot lapsista yms.? Myös yksityisen hoidon tuella?

Vastaus: Kunta näkee järjestämisvastuullaan olevien lasten tiedot. Kunta ei näe yksityisen hoidon tuella toimipaikassa olevien lasten tietoja.

Kysymys: Olisi hyvä, jos yksityisen hoidon tuella olevat lapset yksityisellä perhepäivähoitajalla /ryhmiksessä olisivat myös kunnissa nähtävillä.

Vastaus: Kunta tai kuntayhtymä voi tarkastella Vardassa vain niiden lasten tietoja, joiden varhaiskasvatuksen kunta tai kuntayhtymä järjestää. Kunta ei toimi tässä tapauksessa varhaiskasvatuksen järjestäjänä. Tietojen luovutuksen edellytyksiä voisi kuitenkin selvittää tarkemmin viranomaisten tiedonsaantioikeuden näkökulmasta; Vardasta voi luovuttaa tietoja viranomaiselle viranomaisen lakiin tai laissa säädettyyn tehtävään perustuvan tiedonsaantioikeuden nojalla. Kunnan tehtävänä on valvoa alueellaan toimivien yksityisten palveluntuottajien toimintaa. Selvitämme asiaa näiden määrittelyjen yhteydessä.

Kysymys: Ilmoittaako kunta ja yksityinen molemmat lapsen tuntimäärän viikossa, päätösten sekä sijoitusten alkamis- sekä päättymispäivän?

Vastaus: Kunnan järjestämisvastuulla olevien lasten osalta jompikumpi tallentaa kyseiset tiedot. Jos yksityinen varhaiskasvatustoimija tallentaa tiedot, pitää siitä sopia yksityisen toimijan kanssa erillisellä sopimuksella. https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatustoimijoiden+tallennusvastuut

Kysymys: Lopella ei kunta ilmoita yksityisellä hoitajalla olevien lasten tietoja minnekään. Kunta vain maksaa tuen. Perhepäivähoitaja toimii yksityisen hoidon tuella.

Vastaus: Yksityinen perhepäivähoitaja ilmoittaa tässä tapauksessa itse tiedot Vardaan. Kunta ainoastaan käsittelee hänen rekisteröitymisensä Vardaa varten. OPH ohjeistaa erikseen yksityisen hoidon tuella toimivia perhepäivähoitajia.

Kysymys: Mikä on virhelokin tilanne? Alkaako se olla valmis?

Vastaus: Se on työlistalla, mutta tällä hetkellä 1.1.2020 käyttöönotto vie paljon työaikaa sekä Opetushallituksessa että teknisellä toimittajalla.

Varda-klinikka 11.10.2019

Aiheena: Vardan käyttöliittymä

Kysymys: Kun lisätään uusi maksutieto, tarkistetaanko samalla, onko lapsella voimassa oleva varhaiskasvatussuhde maksutiedon alkupäivänä?

Vastaus:Tällä hetkellä validoidaan, että varhaiskasvatuspäätös ja -suhde ovat olemassa. Sitä ei validoida, ovatko nämä voimassa. Jos varhaiskasvatuspäätöstä ja -suhdetta ei ole lisätty lapselle, huoltaja- ja maksutietoja ei voi tallentaa Vardaan.

Kysymys: Onko "syötä tietoja" vain yksityisillä toimijoilla Varda-tallentaja roolissa?

Vastaus: Sekä kunnat, kuntayhtymät että yksityiset voivat tallentaa tietoja Vardaan käyttöliittymän kautta. Kaikilla käyttöliittymäkäyttäjillä näkyy Vardan Syötä tietoja -näyttö.

Kysymys: Tallennetaanko maksutietoon vain asiakkaan maksuosuus vai koko maksu esim. Kelan maksama yksityisen hoidon tuki ja kuntalisä myös?

Vastaus: Opetushallitus ei ole vielä antanut ohjeistusta yksityisille palveluntuottajille huoltajakokonaisuuden tietojen tallentamisesta Vardaan. Yksityiset tallentavat huoltajakokonaisuuden tietoja Vardaan 1.9.2020 lähtien ja Opetushallitus ohjeistaa palveluntuottajia ennen ko. ajankohtaa myös maksujen tallentamiseen liittyvissä asioissa.

Kysymys: Oliko niin, että kunnassa Varda-pääkäyttäjä voi antaa rajatun Varda-oikeuden esim. perhepäivähoidon ohjaajalle, joka valvoo yksityisiä perhepäivähoitajia? Eli hänellä olisi oikeus hyväksyä rekisteröitymiset yksityisten perhepäivähoitajien osalta?

Vastaus:Kunta myöntää käyttöoikeuksia Vardaan niille henkilöille, jotka tarvitsevat oikeuksia työtehtävissään. Kunta vastaa itse myöntämistään käyttöoikeuksista. Mikäli yksityisten palveluntuottajien rekisteröitymisten käsittelyn hoitaa henkilö, jolla vielä ei ole käyttöoikeuksia Vardaan, tulee kutsuprosessi aloittaa hyvissä ajoin ennen kuin yksityiset palveluntuottajat aloittavat rekisteröitymisen Vardaa varten. Lisätietoa henkilön kutsumisesta: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Virkailijan+kutsuminen.  

Kysymys: Yksityisiin palveluntuottajiin liittyen: onko päätöstieto pakollinen, entä hakemustiedot? Perhe tekee esim. yksityisen perhepäivähoitajan kanssa hoitosopimuksen eikä saa varhaiskasvatuspäätöstä.

Vastaus: Päätös ja sopimus ovat Vardan näkökulmasta rinnasteisia asioita. Aloituspäivämäärä on Vardassa pakollinen tieto. Päättymispäivämäärä voidaan jättää tyhjäksi. Hakemuspäivämääräksi tallennetaan varhaiskasvatuksen aloittamispäivämäärä, mikäli hakemuspäivämäärää ei ole. Sopimukset tulee päättää siinä vaiheessa Vardaan, kun lapsen varhaiskasvatus päättyy.

Kysymys: Tietojen katselussa, hae-toiminto ei mielestäni toimi ainakaan toimipaikkojen osalta. Jos hakisi vain yhden toimipaikan tietoja siis. 

Vastaus: Tähän on tulossa korjaus lähiaikoina.

Kysymys: Olisiko mahdollista saada klinikassa ns. ennakkoon nähtäville, miltä huoltajien näkymä tulee näyttämään - ennenkuin se virallisesti avataan huoltajille? Se helpottaisi viestinnän suunnittelua.

Vastaus: Ehdotus on hyvä ja Opetushallitus selvittää tähän mahdollisuuden. Tällä hetkellä huoltajan katselunäkymä on työn alla. Huoltajan katselunäkymä tulee Opetushallituksen Oma Opintopolku -palveluun: https://opintopolku.fi/oma-opintopolku/.  

Varda-klinikka 4.10.2019

Kysymys: Viedäänkö perheen yksityisen hoidon tuella palkkaaman hoitajan tiedot Vardaan?

Vastaus: Mikäli hoitaja on y-tunnuksellinen perhepäivähoitaja ja tekee lapselle varhaiskasvatuspäätöksen, tiedot tallennetaan Vardaan. Mikäli kyseessä ei ole y-tunnuksellinen yksityinen varhaiskasvatustoimija vaan esimerkiksi perheen sukulainen, jolle Kela maksaa yksityisen hoidon tukea, tietoja ei tarvitse tallentaa Vardaan, sillä toiminta ei ole varhaiskasvatusta.

Kysymys: Kertoisitteko hieman vuonna 2020 Vardan tiedoista koottavasta vuositilastosta. Mitä tämä pitää sisällään? Jokin THLn vuositilasto pitää sisällään suoritetietoa. Vardaanhan kerätään enemmänkin tietoa lapsen varhaiskasvatusoikeudesta, ei läsnäolotietoa.

Vastaus: Vuosittaisen varhaiskasvatuksen tilaston on kerännyt tähän saakka THL. THL kerää myös vuoden 2019 tilaston tiedot. Vuodesta 2020 lähtien vuositilasto tuotetaan Vardan tietojen pohjalta. Tilasto julkaistaan Vipunen-palvelussa. Määrittelytyössä on pyritty ottamaan huomioon THL:n keräämien tietosisältöjen ja aikasarjojen jatkuvuus. Tiedossa on joitain tietosisältöjä, joiden vastaavuus on vielä määriteltävänä. Esimerkiksi THL on kerännyt varhaiskasvatuksesta läsnäolopäivien määrää, ja Vardaan on kerätty tietoa varhaiskasvatusoikeudesta. Näiden tietojen osalta tarkennamme vielä määrittelyjä.

Kysymys: Tarkoittaako yksiköiden eriyttäminen esim. sitä, jos päiväkodissa on kaksi eri ryhmää?

Vastaus: Ei, tällä tarkoitetaan Vardan määritelmän mukaisia toimipaikkoja eli päiväkotia, perhepäiväkotia tai ryhmäperhepäiväkotia, joka sijaitsee yhdessä katuosoitteessa. Päiväkodin sivutoimipaikat ovat kukin oma toimipaikkansa. Esimerkiksi jos varhaiskasvatustoimijalla on hallinnollinen yksikkö, jonka muodostuu kahdesta toimipaikasta, esimerkiksi Keskuskatu 1:ssä toimivasta päiväkoti Mustikasta ja Keskuskatu 2:ssa toimivasta päiväkoti Mansikasta, toimipaikat tulee tallentaa omiksi toimipaikoikseen. 

Kysymys: Jos päiväkodin yhteydessä toimii esiopetusta antava yksikkö niin pitääkö siinä tapauksessa ilmoittaa molemmat yksiköt? Eli päiväkoti omana yksikkönä ja esiopetus omana?

Vastaus: Jos päiväkodissa toimii päiväkoti ja päiväkodissa annetaan myös esiopetusta, toimipaikkoja ei tarvitse viedä kahtena Vardaan. 

Kysymys: Yksityisen palveluntuottajan tehtävänä on rekisteröityä Vardaa varten. Tämän jälkeen kunnan on hyväksyttävä tai hylättävä yksityisen palveluntuottajan rekisteröityminen. Pitääkö kunnan hyväksyä kaikki yksityiset, myös esim. yksityisen hoidon tuella toimivat perhepäivähoitajat?

Vastaus: Kaikki yksityiset varhaiskasvatuksen palveluntuottajat, joilla on y-tunnus, rekisteröityvät Vardaa varten. Yksityinen toimija valitsee rekisteröitymisen yhteydessä kunnan, jossa sillä on toimintaa. Rekisteröitymisen hyväksymispyyntö lähetetään valitun kunnan virkailijalle, jolla on Varda-yksityisten toimijoiden käsittelijä -käyttöoikeus.

Kysymys: Kysymys koskien yksityisiä palveluntuottajia: eli he tekevät itse informointikirjeet ja tiedottavat huoltajia vardasta?

Vastaus: Jos yksityinen palveluntuottaja on varhaiskasvatuksen järjestäjä, varhaiskasvatuksen järjestäjänä se vastaa myös rekisteröityjen informoinnista. Opetushallitus on tuottanut rekisteröityjen informointiin materaalia, joka löytyy 1.1.2020 käyttöönottoa koskevan ohjeen liitteistä.

Kysymys: Voiko ensi klinikalla, jossa demotaan käyttöliittymää, laittaa ehdotuksia/toiveita siitä, miten tiedot näkyvät yksikön osalta? Että esim. päiväkodin johtajan olisi helpompi tarkistaa, että oman yksikön tiedot vastaavat Effican tietoja.

Vastaus: Kyllä, näitä voidaan nimenomaan käydä läpi ensi viikon klinikassa.

Kysymys: Mikä on tilanne, ovatko kaikki kunnat aloittaneet tallettamaan tietoja Vardaan?

Vastaus: Joiltain kunnilta puuttuu vielä lapsien tai toimipaikkojen tietoja. Opetushallitus on ollut yhteydessä näihin kuntiin. Syynä on lähinnä ollut järjestelmätekniset ongelmat. Huoltaja- ja maksutietojen tallennus on alkanut käyttöliittymäkunnissa.

Kysymys: Oliko niin, että tuota ensi viikon demoklinikkaa voi markkinoida yksityisille varhaiskasvatustoimijoille? Vai meneekö teiltä heidän Varda-vastaavalle tieto suoraan? 

Vastaus: Klinikoille ovat tervetulleita myös yksityiset toimijat. Emme mainosta klinikoita erikseen toimijoille. Tämän lisäksi yksityisille varhaiskasvatustoimijoille on tulossa erilliset Vardan käyttöliittymää koskevat webinaarit vuodenvaihteessa 2019-2020.

Varda-klinikka 27.9.2019

Kysymys: Pitääkö kaikkien lasten maksupäätökset olla syyskuun osalta tehtynä ennen kuin siirto voidaan tehdä? Meillä on useita tapauksia, joilta vielä tulotietoja syyskuun osalta puuttuu.

Vastaus: Tieto kannattaa tuoda mahdollisimman lähellä asiakasmaksun alkamisajankohtaa. Maksutiedoista ainoastaan päättymispäivämäärää voi jälkikäteen muokata. Jos maksutieto muuttuu, varhaiskasvatustoimijan tulee joko päättää edellinen maksutieto ja tallentaa uusi maksutieto tai mitätöidä virheellinen maksutieto ja tallentaa tilalle uusi maksutieto.

Varda-klinikka 20.9.2019

Kysymys: Milloin saamme Vardan virheraportit niin kuin Kosken käyttäjät saavat?

Vastaus: Raporttien kehittäminen ja määrittely on tällä hetkellä työlistalla Opetushallituksessa.

Kysymys: Mikä on tilanne huoltajien Varda-näkymän suhteen Opintopolussa, onko se tulossa koska käyttöön?  Ja miten Kela-yhteys etenee?

Vastaus: Huoltajien katselunäkymän suhteen työ on hyvällä mallilla ja määrittelyt ym. tehty. Tämänhetkinen aikataulu on vuoden alkuun mennessä. Kelan kanssa työ etenee, ja seuraava palaveri on tulossa. Tuotantokäytön aloittamisesta ei ole vielä tietoa.

Kysymys: Mihin perustuu se, että osa lopettaneista lapsista näkyy Vardassa ja osa ei? Esim. tammikuussa lopettanut lapsi näkyi Vardassa, mutta elokuussa lopettanut lapsi ei enää näkynyt Vardassa.

Vastaus: Vaikea sanoa tämän perusteella, asia selvittäminen vaatisi lisätietoja näistä lapsista. Jos toimitatte meille niiden lasten oppijanumeron, joiden tiedoissa on epäselvyyksiä osoitteeseen varda@opintopolku.fi, niin tutkimme asiaa.

Kysymys: Oliko niin, että perhepäivähoitajilta puuttuvat vielä organisaatio-OID:t?

Vastaus: Kyllä.  Perhepäivähoitajien toimipaikoilla ei ole Vardassa organisaatio-OID:a koska toimipaikkoja ei ole siirretty Opetushallituksen Organisaatiopalveluun. Toimipaikat tullaan siirtämään sinne, mutta aikataulu riippuu siitä koska Organisaatiopalvelussa tehtävät muutokset ovat valmiita.

Kysymys: Tietääkö mistään koska Vardan katselunäkymä on päivitetty tuotantoon?

Vastaus: Vardan Käyttöliittymän tuotannossa oleva versiotieto löytyy käyttöliittymän alalaidasta. Jatkossa tiedotamme tärkeimmistä muutoksista ajankohtaiskirjeissä ja sähköpostitse järjestelmätoimittajille.

Varda-klinikka 13.9.2019

Kysymys: Miten yksityisen hoidon tuella ja yksityisen hoidon kuntalisällä toimivat y-tunnustasoiset yksityiset perhepäivähoitajat ja heidän lapsensa ilmoitetaan Vardaan?

Vastaus:  Kukin y-tasoinen varhaiskasvatustoimija on velvollinen tuomaan tiedot Vardaan. Yksityinen varhaiskasvatustoimija rekisteröi toimijan tiedot Vardaa varten sähköisessä rekisteröintipalvelussa. Tästä Opetushallitus tiedottaa myöhemmin sekä kuntia että yksityisiä varhaiskasvatustoimijoita. Kun rekisteröitymisen ja sen hyväksyminen Vardaa varten on tehty, yksityisen hoidon tuella toimiva varhaiskasvatustoimija tallentaa toimipaikkoja ja lapsia koskevat tiedot itsenäisesti Vardaan. Palvelusetelillä tai ostopalveluna toimivat yksityiset toimijat voivat sopia kunnan kanssa tallennusvelvollisuuden siirtämisestä. Lisätietoa tallennusvastuista: Varhaiskasvatustoimijoiden tallennusvastuut

Kysymys: Tuleeko OPH:lta ohjeet yksityisille siitä, miten tietojen tallentaminen käyttöliittymällä tehdään vai jääkö se kunnan tehtäväksi?

Vastaus: Opetushallitus järjestää koulutusta käyttöliittymätallennuksesta yksityisille varhaiskasvatustoimijoille. Koulutuksia järjestetään vuoden 2019 lopulla ja alkuvuodesta 2020.

Kysymys: Yksityinen perhepäivähoitaja on siis itse vastuussa tuosta tallentamisvastuustaan? Vai onko kunnalla tässä vastuu seurata tilannetta?

Vastaus: Yksityinen Y-tunnustasoinen perhepäivähoitaja vastaa itse vaadittujen tietojen tallentamisesta Vardaan. Kunta hyväksyy tai hylkää yksityisen toimijan rekisteröitymisen Vardaa varten. Kunta seuraa palvelusetelillä ja ostopalveluna toteutetun varhaiskasvatuksen toimipaikkojen tallentamista Vardaan ja ottaa tarvittaessa yhteyttä yksityiseen varhaiskasvatustoimijaan, jotta yksityinen tallentaa toimipaikkatiedot ja kunta voi edelleen tallentaa lapsen tietoihin nämä toimipaikat.

Kysymys: Miten toimitaan, että kunta saa yksityisen toimijan toimipaikan organisaatio-OID:n tiedonsiirtoja varten niissä tapauksissa, joissa kunta siirtää integraatiolla palveluseteli- tai ostopalvelulla järjestettävässä varhaiskasvatuksessa olevien lasten tiedot Vardaan?

Vastaus: Tähän ei ole vielä määritelty toteutustapaa.

Kysymys: Eli palvelusetelitoimija tallentaa yksiköt ja kunta huolehtii lapsi- ja maksutiedot.

Vastaus: Kyllä, perustapaus on näin, mutta kunta voi halutessaan sopia asiasta yksityisen varhaiskasvatustoimijan kanssa.

Kysymys: Mihin käyttöön jää Vardan oma "Palveluseteli ja ostopalvelu" toimipaikka, jos yksityiset varhaiskasvatustoimijat tallentavat omat toimipaikkansa?

Vastaus: Palveluseteli ja ostopalvelu toimipaikka on tilapäinen ratkaisu. Tavoitteena on poistaa ko. toimipaikka Vardasta.

Kysymys: Siirretäänkö maksutiedot myös näille PAOS-toimipaikoissa sijoitetuille lapsille?

Vastaus: Kyllä siirretään.

Kysymys: Onko huoltajatietojen tallentaminen Vardaan kunnan vastuulla? Isot palvelusetelipäiväkotiketjut ovat ilmaisseet valmiutensa tallentaa tiedot itse. Miten tässä kuuluu menetellä?

Vastaus: Kunnalla on velvollisuus järjestäjänä siirtää tiedot. Voi kuitenkin olla, että varhaiskasvatustietoja ylläpidetään yksityisen toimijan puolesta. Tallennusvelvollisuuden siirtoa huoltaja- ja maksutietojen ei näissä tapauksessa tehdä, vaan kunta/kuntayhtymä tallentaa vaaditut huoltaja- ja maksutiedot.

Kysymys: Opetushallitus pyytää yksityisiä varhaiskasvatustoimijoita nimeämään omat yhteyshenkilönsä eli Varda-tietovastaavansa ja Varda-järjestelmävastaavansa vuoden 2020 käyttöönottoa ja siihen liittyvää viestintää varten. Voiko kunta saada esim. nyt syksyllä omalta osaltaan tiedot, ketkä yksityisistä perhepäivähoitajista ja päiväkodeista ovat teille tämän ilmoittaneet?
Vastaus: Opetushallituksessa ei tätä tietoa ole kuntakohtaisesti saatavilla.

Kysymys: Onko välttämätöntä, että yksityiset päiväkodit tallentavat toimipaikkatiedot Vardaan, vai voiko kunta tehdä myös sen?
Vastaus: Kukin varhaiskasvatustoimija tallentaa itse tiedot järjestäjästä ja toimipaikoista, myös yksityiset varhaiskasvatustoimijat. Lisätietoa tallentamisvastuista Varhaiskasvatustoimijoiden tallennusvastuut

Kysymys: Minkä verran Vardaan on tällä hetkellä siirtynyt tietoja? Kuinka moni kunta? Onko jo 100%?
Vastaus: Tilanne on varsin hyvä. Aivan 100 % ei vielä ole. Vardaan on kirjautunut tällä hetkellä 291 kuntaa/kuntayhtymää ja lapsia on siirretty n. 230 000 ja toimipaikkoja n. 6400. Opetushallitus on yhteydessä lähitulevaisuudessa niihin kuntiin, jotka eivät vielä ole aloittaneet tietojen tallentamista Vardaan.

Kysymys: Jos Vardassa näkyy yhdellä lapsella päätökset "27.08.2018-31.07.2022" ja "01.09.2019-31.07.2022" niin onko Vardan näkökulmasta tulkinta se, että molemmat päätökset ovat voimassa?
Vastaus: Kyllä Vardan näkökulmasta nämä ovat molemmat voimassa.

Varda-klinikka 30.8.2019

Kysymys: Kuinka pitkään tietoja säilytetään Vipusessa? Tutkimuksen kannalta 5 vuoden säilytysaika Vardassa on varsin lyhyt.

Vastaus: Lasta ja lapsen huoltajia koskevat tiedot säilytetään Varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardassa, kunnes viisi vuotta on kulunut sen kalenterivuoden päättymisestä, jona lapsen oikeus varhaiskasvatukseen päättyi (Varhaiskasvatuslaki 72§). Opintohallinnon tilastopalvelu Vipuseen puolestaan kootaan varhaiskasvatuksesta summatason tietoa, ei henkilötietoa. Esimerkiksi Vardan tietojen pohjalta julkaistava varhaiskasvatuksen vuositilasto julkaistaan tulevaisuudessa Vipunen-palvelussa. Koska Vardan käyttöönotot ovat kesken, Vardasta ei tällä hetkellä luovuteta tietoja tieteelliseen tutkimuskäyttöön. Lisätietoja tietojen luovutuksesta ja käytöstä löytyy täältä: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=78154135.

Kysymys: Pitääkö maksupäätökselle laittaa päättymispäivä? Sijoituspäätöksellehän se ei ole pakollinen.

Vastaus: Maksutiedon päättymispäivämäärä ei ole Vardassa pakollinen tieto, mutta päättymispäivämäärä on annettava kun lapsen varhaiskasvatus päättyy tai jos maksupäätös muuttuu. Vardassa voi olla enintään kaksi samanaikaisesti voimassaolevaa maksutietoa.

Varda-klinikka 23.8.2019

Kysymys: Huomioidaanko perheeseen sijoitettu lapsi perheen kokoa laskettaessa?

Vastaus: Perheeseen sijoitettua lasta ei oteta huomioon perheen kokoa laskettaessa.

Kysymys: Huoltaja- ja maksutietojen siirrosta. Miten toimitaan, kun siirretään sijaishuollossa olevan lapsen tiedot Vardaan?

Vastaus: Sijaishuollossa olevien lasten varhaiskasvatustiedot siirretään, jos lapsi on varhaiskasvatuksessa. Sen sijaan huoltaja- ja maksutieto siirretään ainoastaan, mikäli asiakasmaksun maksaja on lapsen virallinen, VTJ:ään merkitty huoltaja.

Kysymys: Lapsi asuu kunnassa A, jolla on varhaiskasvatuksen järjestämisvastuu. Kunta A ostaa varhaiskasvatusta kunnalta B. A on tehnyt omaan järjestelmäänsä maksupäätöksen, mutta asiakasmaksun määrä on 0 eikä asiakas saa laskua kunnalta A. Kunta B laskuttaa asiakasta ja tekee tähän liittyen maksupäätöksen todellisesta asiakasmaksusta. Kumpi kunta tallentaa maksutiedon Vardaan ja miten varmistutaan, ettei maksutieto siirry molemmista kunnista?

Vastaus: Tietojen tallentamisesta vastaa tässä tapauksessa se kunta, joka määrää lapsen varhaiskasvatuksen asiakasmaksun. Lapsen varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista määrääminen on julkisen vallan käyttöä, jonka voidaan katsoa kuuluvan varhaiskasvatusta järjestävälle toimijalle. Tässä tapauksessa voidaan katsoa, että kunta A on siirtänyt varhaiskasvatuksen järjestämisvastuun kunta B:lle, koska kunta B määrää lapsen varhaiskasvatuksen asiakasmaksuista. Kunnan A ja B kuuluu yhdessä varmistaa, että lapsen tiedot tallentuvat Vardaan oikeasta kunnasta.

Kysymys: Saako kunta katseluoikeudet yksityiseen toimipaikkaan "ostopalvelulasten" osalta? Ostopalvelussa lapset ovat ns. kunnan, joten kunnan on tarpeen seurata lapsesta olevia tietoja Vardassa.

Vastaus: Määrittelytyö on vielä kesken. Jos kunta itse syöttää tiedot ja linkittää lapset toisen toimijan alla olevaan toimipaikkaan, kunnalle tarvitaan tallennus- ja muokkausoikeudet toisen toimijan alla olevan toimipaikan varhaiskasvatustietoihin ko. lapsen osalta. Jos taas toinen toimija tallentaa tiedot, kunta tarvitsee katseluoikeudet Vardaan toisen toimijan alla oleviin lapsiin, joiden varhaiskasvatuksen järjestämisestä se vastaa. Tavoitteena on toteuttaa toiminnallisuudet em. linjauksen pohjalta

Kysymys: Opetushallitukselta tuli mallitiedote, jonka avulla kunta voi tiedottaa 1.9. lähtien Vardaan siirrettävistä tiedoista huoltajia. Tuliko vastaavaa mallitiedotetta koskien tuota aiempaa kevään siirtoa (lasten ja toimipaikkojen tiedot)? Jos tuli, mistä sen löytäisimme?

Vastaus: Kyllä tuli, lisätietoja löytyy täältä: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=76517172

Kysymys: Miten synkronoidaan vuodesta 2020 eteenpäin palveluseteli- ja ostopalvelutoiminnan alaisten varhaiskasvatustietojen tallennukset, kun mukana on useita eri toimijoita? Mitä tapahtuu varhaiskasvatustiedoille, jotka on jo siirretty kunnan alaiseen PAOS-toimipaikkaan vuonna 2019?

Vastaus: Näistäkin asioista on keskusteltu ja määrittelytyö jatkuu. Opetushallitus ohjeistaa syksyn 2019 aikana tarkemmin, miten toimia.

Kysymys: Kun huoltajien tiedot siirretään Vardaan, niin ohjeissa lukee, että lapsen tiedot pitää olla tallennettuna Vardaan vähintään vuorokautta ennen huoltajatietojen tallentamista. Käytännössä kuitenkin Pro Consonaan tallennetaan aina samanaikaisesti lapsen ja vanhempien tiedot. Tarkoittaako tämä silloin sitä, että vanhempien tiedot menevät aina ensin virheisiin?

Vastaus: Kannattaa kysyä Pro Consonasta, menevätkö huoltajatiedot virheisiin vai osaako järjestelmä siirtää huoltajatiedot viiveellä.

Kysymys: Meillä loppuu palvelusetelin käyttö tämän vuoden lopussa. Nämä työntekijät siirtyvät kaupungin palvelukseen 31.7. asti ja esim. perhepäivähoitajat toimivat omissa kodeissaan siihen saakka. Miten nämä ilmoitetaan Vardaan sitten vuodenvaihteen jälkeen? Eli kuinka hoitopaikat ilmoitetaan, kun palveluseteli loppuu.

Vastaus: Vaikuttaisi siltä, että ko. perhepäivähoitajat siirtyessään kunnan palvelukseen tulevat jatkossa olemaan uusia toimipaikkoja kunnan alla. Näin ollen heidät tulisi tuoda uusina toimipaikkoina Vardaan ja varhaiskasvatus- sekä huoltaja- ja maksutiedot tallentaa näiden toimipaikkojen alle. Lähettäkää tarvittaessa tarkempia kysymyksiä Vardan asiakaspalvelun sähköpostiin (varda@opintopolku.fi), niin voimme tarkentaa ohjeistusta.

Varda-klinikka 16.8.2019

Kysymys: Milloin huoltajatietojen katselijan -käyttöoikeusrooli on haettavissa  käyttöoikeuspalvelussa?

Vastaus: Käyttöoikeusrooli lisättään käyttäjäoikeuspalveluun mahdollisimman pian ennen 1.9 käyttöönottoa.

Varda-klinikka 24.5.2019

Kysymys: Emme saa nykyisestä hr-järjestelmästä kaikkia tietoluettelossa mainittuja tietoja. Voiko tietoja, joita ei hr-järjestämästä saa, täydentää käyttöliittymän kautta?

Vastaus: Tätä määritellään parhaillaan. Meillä on tiedossa, että joissakin kunnissa on se tilanne, että tiedot saattavat olla useammassa kuin yhdessä järjestelmässä. Esimerkiksi täydennyskoulutustiedot sijaitsevat muualla. Tämän vuoksi pohdimme, onko mahdollista integroida myös toinen järjestelmä Vardaan vai voiko joitakin tietoja syöttää manuaalisesti käyttöliittymän kautta. Ohjeistamme kuntia ja järjestelmätoimittajia asiasta myöhemmin.

Kysymys: Mistä alkaen koulutustiedot pitää olla?

Vastaus: Virallinen, laissa määritelty käyttöönotto alkaa 1.9.2019. Henkilöstö -kokonaisuuden käyttöönotto kuitenkin lykkääntyy 6-12 kk:lla. Vielä on päättämättä, mistä päivästä lähtien tallennusvelvoite alkaa. Tämä kerrotaan viimeistään Opetushallituksen määräyksessä ja määräyksessä ja ohjeessa, joka koskee henkilöstö-tietojen tallentamista Vardaan.

Kysymys: Olemme nyt siirtäneet toimipaikkoja ja lapsia Vardaan. Olisi mielenkiintoista nähdä miltä tiedot näyttävät teidän päässä sekä vanhemmille.

Vastaus: Huoltajille ollaan tekemässä huoltajien katselunäkymää ja se valmistuu tämän vuoden aikana. Huoltajat pystyvät tällä hetkellä saamaan huollettaviensa tiedot toimittamalla rekisterinpitäjälle tietoselosteesta löytyvän tietojen tarkistuslomakkeen (https://opintopolku.fi/wp/tietosuojaseloste/varda-palvelun-tietosuojaseloste/). Summatasoista raportointia määritellään parhaillaan Vipunen-palveluun (https://vipunen.fi/fi-fi), ja varhaiskasvatustiedot tulevat sinne tulevaisuudessa. Vipunen-palveluun tulee vuosiraportti, joka vastaa aiemmin THL:n tuottamaa vuosiraporttia. Opetushallitus näkee Vardan käyttöliittymässä samat tiedot kuin Varda-pääkäyttäjä.


Kysymys: Onko Koski-katselija (esiopetus) rooli jo käytössä ja voiko siihen hakea jo oikeuksia?

Vastaus: Kyllä on, voit anoa käyttöoikeutta kirjautumalla Opintopolkuun osoitteessa https:://virkailija.opintopolku.fi. Klikkaa sivun yläreunassa omaa nimeäsi ja siirry kohtaan Ano käyttöoikeuksia. Valitse organisaatio ja käyttöoikeus Koski-katselija (esiopetus) ja lähetä käyttöoikeusanomus. Anomuksen käsittelee Opintopolun vastuukäyttäjä tai Koski-pääkäyttäjä.

Kysymys: Tuleeko huoltajien näkymän avautuessa teiltä huoltajille jaettava tiedote + ohje tunnusten saamiseksi? Miten hakevat tunnukset? Onko suunnitteilla kytkentää asiointi.hel.fi-portaaliin?

Vastaus: Huoltajan käyttöliittymään kirjautuminen tapahtuu aina vahvan tunnistautumisen kautta, jossa käytetään suomi.fi-palvelun tuottamaa valtuus -palvelua. Palvelu tarkistaa reaaliaikaisesti, onko henkilöllä oikeus asioida huollettavansa puolesta. Opetushallitus tiedottaa huoltajan käyttöliittymästä käyttöönoton yhteydessä.

Kysymys: Nopealla etsinnällä en löytänyt UKK:sta neuvoa; tuntimäärät on syötetty meillä väärin joidenkin lasten osalta. Miten nämä tiedot voi korjata?

Vastaus: Varhaiskasvatusaikaa ei voi muokata, vaan virheellinen varhaiskasvatuspäätös täytyy mitätöidä ja syöttää uudelleen oikeilla tiedoilla.

Kysymys: Onko sijaishuollossa olevista lapsista ja heidän huoltajatietojensa siirrosta ohjetta?

Vastaus: Vardaan tuodaan ainoastaan varhaiskasvatuksessa olevien lasten huoltajat, ei muita aikuisia. Lisäämme maksutietoja koskevaan ohjeistukseen mukaan sijaisvanhemmat yhtenä tapauksena.

Kysymys: Jäi vaivaamaan tuo varhaiskasvatuksen tuntimäärän korjaaminen ja päätöksen peruminen. Eli meillä tehdään varhaiskasvatuspäätös ensin ilman tuntimäärää ja kun tuntimäärä selviää, se lisätään päätökselle ja tieto siirtyy Vardaan. Eikö se onnistu näin?

Vastaus: Vardassa varhaiskasvatusaika on pakollinen tieto. Tiedot siirtyvät varsinaisesti Vardaan vasta kun varhaiskasvatusaika on lisätty varhaiskasvatuspäätökselle. Kuvaamasi järjestelmätoimittajan tekemä ratkaisu toimii Vardan näkökulmasta ihan OK.

Kysymys: Miksi Varda hyväksyy varhaiskasvatuspäätöksellä varhaiskasvatusajaksi 0 tuntia?
Vastaus: Teknisesti on mahdollista syöttää varhaiskasvatusajaksi 0 tuntia, mutta asiallisesti se on ongelmallista, sillä jos tuntimäärä on 0, lapsi ei ole varhaiskasvatuksessa. Palaamme tarvittaessa tarkemman määrittelyn kera asiaan

Kysymys: Haluaisin tietää, tekevätkö muut kunnat aina uuden varhaiskasvatuspäätöksen, kun lapsen palvelun tarve muuttuu? Meillä tehdään vain maksupäätös. Nyt Vardassa lapsilla näkyy muutoksesta kaksi korttia, mutta samalla tuntimäärällä.

Vastaus: Tästä löytyy OKM:n linjaus ja ohjeistus UKK:sta (https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Usein+kysytyt+kysymykset#Useinkysytytkysymykset-Tietosis%C3%A4lt%C3%B6;lapsi).

Kysymys: Jos syntyy useita varhaiskasvatussuhteita, miten Vardasta saa luotettavan tiedon lapsimääristä?
Vastaus: Vardan Tietojen katselussa Yhteenveto-näkymässä näkyy jokainen lapsi (lukumäärätieto) vain kerran, riippumatta siitä, montako varhaiskasvatuspäätöstä tai -suhdetta lapsella on.

Kysymys: Mitä tehdään jos lapsi oikeasti tulee Vardaan kahteen kertaan? Esim. ensin oppijanumerolla (tilap.hetu) ja sitten myöhemmin oikealla hetulla?

Vastaus: Mikäli henkilö muodostuu Vardaan vahingossa kaksi kertaa tai jos aiemmin oppijanumerolla lisätty henkilö saa henkilötunnuksen, olkaa yhteydessä Vardan asiakaspalveluun (varda@opintopolku.fi). Nämä poikkeustapaukset korjataan aina tapauskohtaisesti.

Varda-klinikka 17.5.2019

Kysymys: Miten Vardaan merkitään lapset, jotka käyttävät varhaiskasvatusta vuoroviikoin eri kunnissa? Kumpikin kunta merkitsee omassa kunnassa lapselle annetun varhaiskasvatuksen?

Vastaus: Molemmat kunnat vievät tiedot omalta osaltaan Vardaan. Molemmat kunnat tekevät lapsesta siirron. Jos lapsi löytyy jo Vardasta, niin siinä tapauksessa lapsi pitää hakea Vardasta eikä lisätä uutena. (lisätään UKK-osioon)

Kysymys: Miten toimitaan henkilötunnuksettoman huoltajan kohdalla, pitääkö hänet myös yksilöidä?

Vastaus: Huoltaja täytyy yksilöidä ensin, ja hänen tietonsa lisätään Vardaan oppijanumerolla. Yksilöinti tehdään Opintopolussa, oppijanumerorekisterissä.

Varda-klinikka 10.5.2019

Kysymys: Minua kiinnostaa kuinka moni kunta on aloittanut jo tiedonsiirron?

Vastaus: n. 60 kuntaa on suorittanut tiedon laadun testauksen, mutta arviolta 100 kuntaa on aloittanut tiedonsiirron. palveluun sisään kirjautuneita kuntia on n. 280. Toimipaikkoja Vardassa on 4455, lapsia on vajaa 90 000 (kokonaismäärä on n. 240 000).

Kysymys: Onko webinaareja yksityisille perhepäivähoitajille tarkoitus järjestää myöhemmin myös muina aikoina kuin päivällä? Olemme saaneet palautetta, että kellonaika ei sovi työn vuoksi.
Vastaus: Webinaareja lähetetään virka-aikana, mutta julkaisemme materiaalit (pdf) suomeksi ja ruotsiksi sekä webinaarien tallenteet webinaarin sivuilla (https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Webinaarit+ja+koulutukset) tilaisuuden jälkeen. Muistakaa informoida yksityisiä toimijoita siitä, että keräämme heidän yhteystietonsa oheisen lomakkeen kautta: https://link.webropolsurveys.com/S/791B15C7A3583948.

Kysymys: Millainen aikataulu on Vardan päässä aakkostamisessa tai muussa lajittelussa, kun yritetään selvittää onko kaikki tiedot siirretty. Satojen toimipaikkojen saatikka tuhansien lasten hakeminen on enemmän kuin haasteellista.
Vastaus: Lasten ja toimipaikkojen aakkostaminen on työn alla ja toteutusta testataan parhaillaan. Muutama korjaus täytyy vielä tehdä, ennen kuin toteutuksen voi siirtää Vardan tuotantoympäristöön.

Kysymys: Haluaisin kertausta varhennettujen/pidennettyjen lasten (eli lasten, jotka aloittavat eskarin ennen varsinaista esikouluikää) osalta, samoin turvakielto lasten kohdalta. Miten nämä merkitään Vardaa varten?
Vastaus: Vardaan ei tuoda erikseen tietoa siitä, onko lapsi varhennetussa tai pidennetyssä varhaiskasvatuksessa. Jos lapsi on esiopetuksessa ja sen lisäksi laajennetussa varhaiskasvatuksesta, Vardaan tuodaan tieto varhaiskasvatuksesta ja Koskeen tieto esiopetuksesta. Jos lapsi on esimerkiksi 20 tuntia esiopetuksessa ja 15 tuntia laajennetussa varhaiskasvatuksessa, Vardaan tuodaan tieto 15 tunnin osalta.

Turvakielto koskee osoite- ja kotikuntatietoa. Jos henkilöllä on Väestötietojärjestelmässä turvakielto-merkintä, hänen kotiosoitteensa ja kotikuntansa ei siirry henkilörekisteriimme, ainoastaan merkintä ”henkilöllä on turvakielto”. Tieto päivittyy joka yö. Vardan käyttöliittymässä ei näytetä henkilöiden yhteystietoja eikä tietoa siitä, onko henkilöllä turvakielto. Huoltajan käyttöliittymän kautta (joka ei ole vielä käytössä) ei pääse tarkastelemaan huollettavansa varhaiskasvatustietoja, mikäli lapsella on turvakielto.

Varda-klinikka 3.5.2019

Aiheena: Esiopetus

Kysymys: KOSKI-palvelun käyttäjäoikeudet - millaisia on käytössä, mistä löytyy ohjeistus?

Vastaus: Ohjeistusta löytyy KOSKI-käyttäjäoikeudet https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=72811519 . Koski-katselijan oikeudet ovat riittävät, mutta tulossa myös Koski-katselija (esiopetus) käyttäjäoikeus. Tämä käyttöoikeus antaa oikeuden ainoastaan esiopetuksen tietoihin.

Kysymys: Milloin varhaiskasvatuksen toimipaikassa olevien lasten esiopetustiedot on tallennettava viimeistään KOSKI-palveluun? Kuntien osalta ja yksityisten palveluntuottajien (yksityisen varhaiskasvatustoimijan) osalta?
Vastaus: Tiedot tulisi siirtää 1.5.19 mennessä pikinmiten. Yksityisten palveluntuottajien osalta toimipaikat tulevat vuonna 2020, ja tiedot siirretään vasta silloin.

Kysymys: Vastaako kunta myös yksityisten varhaiskasvatustoimijoiden osalta esiopetustietojen siirtämisestä KOSKI-palveluun?
Vastaus: Yksityinen palveluntuottaja tuo tiedot Koskeen, ja tietojen tallentamiseen tarvitaan Koski-tallentaja -oikeudet

Kysymys: Miten siirrämme tietoja KOSKI-palveluun, jos meillä on varhaiskasvatuksen toimipaikassa olevien lasten tiedot varhaiskasvatuksen järjestelmässä?
Vastaus: Jos esiopetuksen tiedot sijaitsevat varhaiskasvatusjärjestelmästä esiopetusta koskevat tiedot siirretään sieltä Koski-palveluun.

Kysymys: Meillä on tiedot varhaiskasvatuksen toimipaikassa olevista eskarilaisista sekä varhaiskasvatuksen järjestelmässä että Wilmassa. Kummasta tiedot kannattaa siirtää KOSKI-palveluun?
Vastaus: Kunnan päätös kummasta siirretään, mutta molemmista ei saa siirtää tietoja. Jos vahingossa siirretään molemmista, toisen tiedot pitää mitätöidä.

Kysymys: Esioppilaille tulee merkitä suorituspäivämäärä. Voiko suorituspäivämäärän laittaa etukäteen? Jos voi, niin kuinka paljon etukäteen? Merkataanko kaikille sama suorituspäivä? myös varhennettu opetus ja myöhennettyjen, jotka jatkavat toisen vuoden eskarissa? Käytännössähän kaikki pääsevät eskarista läpi eli saavat suoritusmerkinnän, vaikka jatkaisivat toisen vuoden perään.
Vastaus: 2 vuotisessa esiopetuksessa oleville laitetaan esiopetuksen vahvistuspäivämäärä. 1. vuoden jälkeen ei laiteta mitään vaan tila on kesken. Valmistumispäivämäärän voi tuoda Koskeen etukäteen mutta sitä ei kannata tuoda liian aikaisin esim. n. 2 viikkoa etukäteen on ok. Tämä siksi että mahdolliset muutokset aiheuttavat lisätyötä, jos tiedot siirretään liian aikaisin. Päivämääräksi voi laittaa kaikille valmistuville lapsille saman päivämäärän.

Kysymys: Miten menetellään sellaisten esiopetuksessa olevien lasten osalta, joiden esiopetus toteutetaan ostopalveluna tai palvelusetelillä?
Vastaus: Ostopalveluna ja palvelusetelillä tuotetun esiopetuksen lasten tiedot tuodaan vasta vuonna 2020 Koski-palveluun.

Kysymys: Millaiset oikeudet VARDA-pääkäyttäjille lisätään KOSKI-palveluun esiopetuksen oppilaiden osalta?
Vastaus: Uusi Koski-katselija (esiopetus) käyttöoikeus soveltuu hyvin Varda-pääkäyttäjälle. Pelkkä Koski-katselija oikeus antaa näkyviin kaikki tiedot, ja virkailija pystyy itse rajaamaan opiskeluoikeuden mukaan näkymään vain esiopetuksen tiedot.

Kysymys: Meillä ei ole päiväkodeissa esiopetusta, vaan kaikki esioppilaat ovat koulujen yhteydessä. Mutta ensi syksynä tulee yksi esiopetusikäinen lapsi (maahanmuuttaja, ei pidennetty oppivelvollisuus) päiväkotiin. Miten toimimme hänen kohdallaan Vardassa ja Koskessa?
Vastaus: Esiopetusta täydentävä varhaiskasvatus siirretään Vardaan. Jos lapsi tässä tapauksessa ei ole esiopetuksessa, niin hänen tietojaan ei siirretä Koskeen.

Kysymys: Näkeekö Kosken katselijaoikeuksilla esiopetuksesta virhelistat myös?
Vastaus: Kyllä näkyy.

Kysymys: Mitä tyypillisiä virhetilanteina esiopetuksen tiedoissa on ollut?
Vastaus: Esiopetuksessa skeema on yksinkertainen, joka vähentää virheiden todennäköisyyttä. Ainoat virhe, joka tulee mieleen, on että henkilötunnus ei ole oikeassa muodossa tai päiväkodin OID-tunnus ei ole oikea

Kysymys: Mistä saadaan Primukseen esiopetuksen toimipaikoille Koski-palvelun tunnus/salasana?
Vastaus: Jos kunnassa käytetään koulutustoimijatasoista tunnusta, samaa tunnusta voi käyttää. Jos toimipaikoilla on kunnassa käytössä omat tunnukset, pitää tehdä oma tunnus myös päiväkodeille.
Suositus on, että tehdään päiväkodeille yhteinen oma tunnus, jota käytetään kaikille päiväkodeille. Tunnuksille kannattaa laittaa reilusti voimassaoloaikaa esim. 30 vuotta.
Jos järjestelmätoimittajan käyttöön tehdään tunnus, niin ohjeistasin tekemään oman palvelukäyttäjätunnuksen ja antamaan sille KOSKI-palvelukäyttäjän oikeuden. Kannattaa nimetä tunnus sellaiseksi, jotta on helposti tunnistettavissa ohjelmantoimittajan käytössä olevaksi tunnukseksi. Tietoturvan näkökannalta olisi hyvä lähettää salasana tekstiviestillä ohjelmantoimittajalle.
Koulutustoimijan vastuukäyttäjän oikeuksilla voi tunnuksen luoda ja ohje tunnuksen tekemiseen löytyy linkin KOSKI-palveluun liittyvä käyttäjähallinta kohdasta 2a.

Kysymys: Eroavatko organisaatiorakenteet Koskessa ja Vardassa toisistaan?
Vastaus: Molemmissa on kunta-taso ja sitten tulee koulu/päiväkoti taso.

Kysymys: Tarvitseeko Koski toimipaikkojen tietoja etukäteen? Esim jos päiväkoti aloittaa tulevaisuudessa ja tuodaan etukäteen organisaatiopalveluun.
Vastaus: Opintopolun näkökulmasta toimipaikkoja ei kannata siirtää paljon ennen toiminnan alkamista organisaatiopalveluun. Tuodaan vasta sitten kun toiminta käynnistyy.

Kysymys: Olen yrittänyt tehdä palvelukäyttäjätunnuksia päiväkodille, jossa on yksi esiopetuksen oppilas. Tulee vain virheilmoitus: Sisäänkirjautuminen epäonnistui, väärä käyttäjätunnus tai salasana.
Vastaus: Käyttäjätunnus pitää tallentaa ohjelmaan täysi samalla tavalla, kuin se on Opintopolussa.  Käyttäjätunnuksessa isoilla ja pienillä kirjaimilla on merkitys

 Varda-klinikka 26.4.2019

Kysymys: Koskeeko webinaarit 16.5. ja 20.5. yksityisille toimijoille myös yksityisiä perhepäivähoitajia?
Vastaus: Kyllä, webinaarit ovat kaikille yksityisille toimijoille. Jälkimmäisessä webinaarissa on enemmän tilaa.

Kysymys: Siirtyykö lapsen hoitosopimuksen (tai millä nimellä sitä kutsuisi) muutokset takautuvasti? Esim. meillä laskutuksessa lapsen tunnit muuttuvat, jos ne on ylitetty. Tehdään siis uusi sijoitus- ja maksupäätös. Pro Consona pyysi olemaan teihin yhteydessä.

Vastaus: Kyllä, muuttuneet tiedot tuodaan Vardaan siltä osin, kun ne koskevat päätöksellä olevaa tietoa. Jos varhaiskasvatuksen laajuus muuttuu, tehdään uusi päätös, joka tuodaan Vardaan. Takautuvasti ei voi muuttaa Vardaan jo tuotua päätöstä, vaan siinä tapauksessa joudutaan joko mitätöimään edellinen päätös (jos se on virheellinen) tai antamaan päätökselle päättymispäivämäärä ja tuomaan uusi päätös uusilla tiedoilla.

Kysymys: Jos Varda tietojensiirto tehdään perjantai-iltapäivänä niin voiko tiedon laadun testauksen tehdä vasta maanantaina? Opetushallituksen ohjeistuksessa oli, että testaus tulisi tehdä samana tai seuraavana päivänä.
Vastaus: Kyllä, tiedon laadun testauksen voi tehdä viikonlopun jälkeen. Pääasia on, että sen tekee mahdollisimman pian ensimmäisten tiedonsiirtojen jälkeen.

Kysymys: Toimitetaanko Vardan laadun testausta koskevat tulokset kaikki kerralla eli jos toimipaikat on testattu, mutta lasten tietoja ei vielä ole siirretty, niin odotammeko myös ne tiedot?
Vastaus: Tiedon laadun testauksen voi tehdä osissa siten, että kirjataan havainnot lomakkeelle ja tehdään välitallennus. Raportointia voi jatkaa sitä mukaa, kun tietoja siirretään ja lähettää tiedot meille, kun kaikki tiedot on siirretty ja tiedon laadun testaus tehty.

Kysymys: Lapsen varhaiskasvatuksen päättyessä tiedot säilytetään Vardassa 5 vuoden ajan. Jäädytetäänkö tiedot tuolloin, vai päivittyvätkö esim. huoltajien tiedot jos osoite muuttuu, huoltajuustilanne muuttuu, niin koko viiden vuoden ajan?
Vastaus: Henkilötietoihin tulevat muutokset päivittyvät niin pitkään, kuin ne ovat rekisterissä. Vardan taustapalvelu Opintopolku saa tiedot muutoksista suoraan Väestötietojärjestelmästä joka yö. Huoltajan käyttöliittymän käyttämä suomi.fi-valtuutuspalvelu hakee tiedot huoltajista reaaliaikaisesti Väestötietojärjestelmästä.

Kysymys: Jos lapselle tehdään 0-tuntisopimus (sijoituspäätös, jossa perhe varaa 0 tuntia hoitoa jollekin kalenterikuukaudelle) jollekin kuukaudelle, meneekö tämä tieto tosiaan virhelistalle? Meillä tämmöinen mahdollisuus kesäajalla.
Vastaus: Minimiarvo Vardassa on 0, eli ei pitäisi mennä virhelistalle Vardan näkökulmasta.

 
Kysymys: Jos on koko kuukauden lomalla eli poissa, pitääkö se ilmoittaa Vardassa?
Vastaus: Jos varhaiskasvatuspäätöstä ja -suhdetta ei päätetä, ei muutosta tarvitse ilmoittaa myöskään Vardaan. Vardaan ei kerätä toteumatietoa. Kannattaa kuitenkin huomioida, että koska Vardaan on tulossa kytkös Kelaan, pitkillä poissaoloilla voi olla vaikutusta kotihoidon tukeen. Jos lapsi on varhaiskasvatuksessa, perhe ei voi saada kotihoidon tukea. Jos perhe on hakemassa kotihoidon tukea Kelasta ja varhaiskasvatussuhde ja -päätös pitää keskeyttää, muutokset tuodaan myös Vardaan.

Kysymys: Nyt Vardassa toimipaikat eivät ole missään järjestyksessä. Onkohan siihen tulossa parannusta, että olisivat edes aakkosjärjestyksessä?
Vastaus: Siitä on tehty tehtävä kehitysjonoon, mutta työtä ei olla vielä aloitettu eikä sen toteutusajankohdasta ole vielä tietoa.

Kysymys: Toimipisteiden tietoja ei voi isossa organisaatiossa tarkastaa tai hallita jos ne eivät tule aakkosiin. Voisiko toimipisteet saada printattua listana? Voisi tarkistaa tiedot edes siten, kun kunnassa on 400 toimipistettä.
Vastaus: Tällaista toiminnallisuutta ei ole toistaiseksi suunnitteilla ja kaikenlaisia Pdf- ja Excel-toimintoja on pyritty välttämään tietoturva- ja tietosuojasyistä. Jos aakkostaminen auttaa, kehitysehdotuksen voisi nostaa priorisoinneissa korkeammalle.

Kysymys: Sama ongelma kun lapset tulevat ihan kuinka vaan. Siihenkin aakkostus olisi hyvä.
Vastaus: Tämä parannus toteutetaan samalla kun toteutetaan toimipaikkojen aakkostus.

Kysymys: Mitä "tapahtuu" jos tiedonsiirtoa ei ole tehty ja virheitä korjattu 30.4. mennessä? Meillä siirto ei onnistunut viime viikolla eikä vieläkään ole CGI:tä tullut vastausta missä mennään. En haluaisi viettää vappuaattoiltaa töissä...
Vastaus: Kunnille, jotka eivät ole vielä aloittaneet tiedonsiirtoja/tallennusta, on lähetetty seuraavanlainen viesti: Tietosisältöjen siirtämisen voi aloittaa toimipaikoista. Mikäli saatte jo osan tiedoista eli esimerkiksi juuri toimipaikat siirrettyä 30.4.2019 mennessä Vardaan, katsoo Opetushallitus, että tallentamisvelvoite on aloitettu onnistuneesti. Mikäli kunnallanne on jokin erityistilanne, joka kokonaan estää tallentamasta vaadittuja tietoja Vardaan ensimmäistä kertaa viimeistään 30.4., otattehan yhteyttä Vardan asiakaspalveluun osoitteella varda@opintopolku.fi ja kerrotte erityistilanteestanne tarkemmin.

Kysymys: Onko niin, että turvakiellolla merkittyjen lasten osalta Vardassa kukaan ei näe mitään tietoja? Eli ainoastaan raportointi ja tilastointi hyödyntää tietoja, mutta niitä ei näe mistään.

Vastaus: Turvakielto koskee henkilön kunta- ja osoitetietoja. Se tarkoittaa sitä, että turvakiellon alaisten henkilöiden yhteystiedot eivät siirry Väestötietojärjestelmästä lainkaan Vardaan (eikä Opintopolun oppijanumerorekisteriin). Jos henkilöllä on turvakielto, huoltaja ei pääse katsomaan hänen tietojaan huoltajan käyttöliittymän kautta (https://www.suomi.fi/ohjeet-ja-tuki/tietoa-valtuuksista/toisen-henkilon-puolesta-asiointi). Toimipaikkatiedot siirtyvät Vardaan ja näkyvät saman organisaation virkailijoille, joilla on oikeudet ko. lapsen tietoihin.

 
Kysymys: Miten laajasti Varda on nyt käytössä? Ts. kuinka moni kunta on jo aloittanut siirrot?
Vastaus: n. 50 kuntaa on tehnyt tiedon laadun testauksen ja raportoinut siitä. Vardaan on siirretty n. 40 000 lasta ja 2800 toimipaikkaa. Varhaiskasvatuksen järjestäjiä on kirjautunut Vardaan n. 240.

Kysymys: Toimintayksiköt on meillä siirretty, mutta tiedon laadun testauksen voi käsittääkseni tehdä loppuun vasta, kun lasten tiedot on siirretty, vai kuinka?
Vastaus: Voi aloittaa tiedon laadun testauksen ja raportoinnin jo nyt, tehdä välitallennuksen ja jatkaa myöhemmin tai tehdä koko testauksen kerralla, kun kaikki tiedot on ensimmäistä kertaa siirretty.

Kysymys: Jos toimipaikan nimen perässä on jokin päivämäärä, niin herjaako ohjelma sitä? Meillä yksi päiväkoti aloittaa toimintansa vasta elokuussa ja nyt päiväkodin nimen perässä siis lukee aloituspäivämäärä, koska näin se näkyy myös perheille hakemuksessa, etteivät luule, että päiväkoti jo toiminnassa.
Vastaus: Numeroiden pitäisi olla sallittuja, mutta pisteitä ei sallita tällä hetkellä. Tämän tiedon nojalla pitäisi sallia myös pisteet. Toimipaikan voi tuoda päivämäärän kera, kunhan ensin sallimme pisteet. Nimi täytyy todennäköisesti korjata jälkikäteen ja se tehdään manuaalisesti suoraan kantaan. Ilmoittakaa nimenmuutos Vardan asiakaspalveluun varda@opintopolku.fi. Mikäli mahdollista, älkää tuoko Vardaan tietoja toimipaikoista, joiden toiminta ei ole vielä alkanut.

 
Kysymys: Toimintayksikön alkaen päivämäärä on laitettava aiemmaksi, kuin yksikkö oikeasti aloittaa toimintansa, jotta huoltajat voivat tehdä sinne kohdistuvia hakemuksia ajoissa. Näin ollen toimintayksikön alkaen päivämäärä tulee Vardaan liian aikaisin, onko sillä merkitystä?
Vastaus: Voitte tallentaa toimipaikat omaan varhaiskasvatusjärjestelmäänne etukäteen ja siirtää ne Vardaan, sitten kun toiminta alkaa virallisesti. Mikäli Koski-palvelu tarvitsee toimipaikan aiemmin esiopetustietoja varten, se tulee tuoda Vardaan.

Kysymys: Vieläkö ensimmäisen tiedonsiirron ja testauksen jälkeen tulisi Vardaan siirretyn tiedon näkyä Vardassa (Opintopolku.fi:ssä)?
Vastaus: Kyllä, tietojen pitäisi näkyä Vardassa (virkailija.opintopolku.fi/varda) sen jälkeen, kun ne on sinne siirretty. Mikäli tietoja ei näy, laittakaa viestiä Vardan asiakaspalveluun (varda@opintopolku.fi).

Varda-klinikka 12.4.2019

Kysymys: Mikä on OPH:n linjaus tuosta aikataulusta tarkemmin: riittääkö, että tiedonsiirrot toimipaikkojen ja lasten osalta aloitetaan 30.4 mennessä, vai tarvitseeko silloin olla jo kaikki tiedot siirretty?

Vastaus: Tavoite on, että kaikki tiedot ehditään tuoda ensimmäistä kertaa 30.4.2019 mennessä. Minimivaatimus on, että tiedonsiirrot tai tietojen tallennus on aloitettu 30.4.2019 mennessä.

Kysymys: Hoitaja jää pitkälle virkavapaalle tai vanhempainvapaalle. Tällöin hänellä ei tietenkään ole lapsia hoidossa. Muutetaanko toimipaikan (hoitaja) varhaiskasvatuspaikkojen määrää esim. pitkän virkavapaan/ vanhempainloman/ -vapaan ajaksi? Milloin kysymys on pidempiaikaisesta varhaiskasvatuspaikkojen muutoksesta (usein kysytyissä kysymyksissä antamanne ohje)? 3kk? 6kk? 9kk? vuosi? Meillä on Pro Consona, emme pysty merkitsemään tähän nollaa. ajatuksena, voisiko perhepäivähoitopaikka olla ns. määräaikaisessa keskeytyksessä, ja paikkamäärä olisi silloin 0 tai tyhjä.

Vastaus: Ministeriön laatima vastaus on päivitetty 29.3 klinikan alle, jossa kysymystä alunperin käsiteltiin.

Kysymys: Miten Vardan katselunäkymässä voit "järjestellä" sinne siirtynyttä tietoa? Nyt on äärettömän hankalaa tarkistaa ovatko kaikki toimipaikat siirtyneet Vardaan. Toimipaikkoja voi olla 200 ja ne eivät välttämättä siirry yhtä aikaa...

Vastaus: Uusi Yhteenveto-näkymä on tulossa 15.4., jonka tarkoitus on helpottaa summatason tarkistuksia Vardan katselunäkymässä. Otamme mielellämme palautetta tähän uuteen näkymään liittyen. Lisäksi korjaus sivun päivittymiseen (lapsi-tietojen näkyminen oikeiden toimipaikkojen alla) on tulossa tuotantoon 15.4. Varda on kehittyvä palvelu ja pyrimme lisäämään toiminnallisuuksia, jotka helpottavat tiedon laadun testausta.

Kysymys: Onko toimipaikat mahdollista saada aakkosjärjestykseen Vardassa? Asiakaskunta antanut palautetta, että näin ei olisi, meillä järjestelmätoimittajana ei mahdollisuutta nähdä kyseisiä sivuja.

Vastaus: Ei pitäisi olla iso työ. Kirjaamme kehitysehdotuksen ylös ja pyrimme tekemään muutoksen mahdollisimman pian. Lisäämme samaan kehitysehdotukseen myös lasten nimien näyttämisen aakkosjärjestyksessä.

Kysymys: Jos olen hakenut Vardan katselunäkymässä käyttöliittymässä toisen päiväkodin tietoja, esim. lapsia, niin vaihtaessa toiseen toimipaikkaan edellisessä haussa haetut lapset jäävät näkyviin.

Vastaus: Tämä on tiedossa oleva ongelma, joka voidaan kiertää päivittämällä sivua toimipaikan vaihtuessa. Tiedot ovat siis Vardassa oikein, ne vain näkyvät käyttöliittymässä väärin. Ensi viikolla (15.4.) tähän ongelmaan tulee korjaus tuotantoon.

Varda-klinikka 5.4.2019

Kysymys: Minua kiinnostaisi tietää, että jos siirto ei onnistu jostain syystä niin onko Vardaan jo toteutettu Kosken kaltainen virheloki, josta näkee mikä siirron on estänyt?  Mistä tämä tieto saadaan, jotta tiedot voidaan korjata ja saada siirto onnistumaan?

Kysymys: Minkälainen on Vardan virheloki? Mistä kunta (pääkäyttäjä) näkee mahdolliset ongelmat tiedonsiirrossa, jotta voidaan ryhtyä toimiin asian korjaamiseksi.

Yhteinen vastaus: Tällä hetkellä Vardan virhelistausta ei ole saatavilla, mutta CSC työstää raporttia tiedon laadun tarkasteluun. Tiedotamme valmistatumisajankohdasta mahdollisimman pian. Järjestelmätoimittajia on ohjeistettu olemaan kuntiin yhteydessä, jos ja kun heille tulee tiedonsiirron yleisistä virheistä. Myös OPH kokoaa yleisiä virheitä omaa sivua, mutta tämäkin on työnalla.

Kysymys: Olemme jo siirtäneet asiakaskuntiemme tietoja onnistuneesti ja tiedossa on, että useammalla kunnalla on juuri näitä koulurakennuksissa toimivia esiopetus ja vaka-toimipaikkoja, ja nyt näille on luotu OID-numero. Tuleeko siis kuntien nyt laittaa teille viestiä näistä paikoista/OID numeroista, että ohjeistatte heitä asiaan liittyen?

Vastaus: Kyllä ja ilmoittakaa meille myös, jos koulurakennuksessa toimiva varhaiskasvatuksen toimipaikka olisi jo luotu Vardaan. Postia voi laittaa asiakaspalvelun osoitteeseen varda@opintopolku.fi

Kysymys: Kun lapsen hoitosopimus on yhdessä päiväkodissa ja hän käyttää satunnaisesti vuoropäivähoitoa eri yksikössä (rinnakkaissijoitus) riittääkö päätös ja vardasiirto vain varsinaiseen päiväkotiin vai pitääkö lapsella olla kaksi päätöstä varhaiskasvatuksesta sekä varsinaiseen päiväkotiin että vuoropäiväkotiin, ja tehdä molemmista siirrot Vardaan. 

Vastaus: Tässä tapauksessa Vardaan tulee kaksi varhaiskasvatussuhdetta kahteen toimipaikkaan. Tietojen tulkinnan kannalta on helpompaa, jos tiedot ovat merkitty erikseen. Tämä siksi, että sekä vuorohoito-kytkin että päivittäinen varhaiskasvatus kytkin sijaitsevat teknisesti samassa tietokokonaisuudessa, ja ovat toisensa poissulkevia.

Kysymys: Jos lapsi on varhaiskasvatuksessa päiväkodissa klo 17 ja siirtyy vuorohoitopaikkaan, mutta on hoidossa esim. vain klo 17.30 asti. Onko oikein laittaa toiseen sijoituspäätökseen, että ei siirretä Vardaan? Tarkennuksena että päiväkoti menee kiinni klo 17:00 ja toisen varhaiskasvatustoimipaikan tarve riippuu vanhempien työajoista.

Vastaus: Yleisesti Vardaan ei kerätä toteumatietoa vaan suunniteltua tietoa. Jos kyseessä on jatkuva käytäntö ja vuorohoito on suunniteltu osa lapsen varhaiskasvatusta, tieto viedään Vardaan. Jos taas lapsi menee vuorohoitoon puoleksi tunniksi satunnaisesti eikä vuorohoito ole osa lapsen suunniteltua varhaiskasvatusta, tiedon voidaan katsoa olevan ns. toteumaluonteista tietoa eikä tietoa tarvitse viedä Vardaan.

Kysymys: Meillä on toiseksi korkein hoitosopimus 139h/4,2=33,09 h/vko ja seuraava tuntimäärä on 140 ja yli. Minkä tuntimäärän mukaan laskemme 140 h ja yli, onko esim. 160/4,2 = 38h/vko, ja merkitäänkö se 40h/vko?

Vastaus: Jos tuntiportaikko on käytössä, olemme ohjeistaneet merkitsemään tuntimäärän Vardaan mahdollisimman tarkkaan ylärajan ylittävistä viikkotuntimääristä. Jos ylintä ei ole tiedossa niin silloin merkitään 40h/vko.

Varda-klinikka 29.3.2019

Kysymys: Meillä on pidennetyn oppivelvollisuuden saaneet lapset Primuksessa ja heidät on siellä laitettu koulun oppilaaksi. Ovat kuitenkin esiopetusryhmissä varhaiskasvatuksessa (tästä tieto Efficassa), siirtyykö heistä tieto Koskeen kahdesta järjestelmästä vai kuinka toimimme?

Vastaus: Koskeen siirretään tiedot esiopetuksesta, Vardaan tiedot varhaiskasvatuksesta. Koski käyttää Opintopolun organisaatiopalvelussa olevia tietoja, joko Vardan kautta lisättyjä varhaiskasvatuksen toimipaikkoja tai Opintopolun organisaatiopalvelun kautta luotuja oppilaitoksia.

Kysymys: Kun kunta järjestää esiopetuslapsille varhaiskasvatusta koulussa/koulurakennuksessa, kuuluuko tämä toimipaikka= koulu siirtää Vardaan?

Vastaus: Jos kyseessä on oppilaitos, jossa järjestetään myös esiopetusta ja varhaiskasvatusta, koulu on todennäköisesti luotu Opintopolun organisaatiopalveluun eikä sitä tulisi luoda uudelleen Vardaan ilman erillistä syytä. Tällä hetkellä Vardan tarvitsemat toimipaikat on kuitenkin luotava Vardan kautta, riippumatta siitä, löytyykö Opintopolun organisaatiopalvelusta jo saman niminen oppilaitos. Mikäli esiopetus järjestetään oppilaitoksessa, lapsen esiopetustiedot tulee siirtää oppilatos-OIDilla. (muokattu 13.5.2019)

Kysymys: Mistä voimme tietää onko toimipaikka jo toimitettu organisaatiopalveluun?

Vastaus: Asiaa voi tiedustella joko kunnan Opintopolun organisaatiotietojen ylläpitäjältä tai Vardan asiakaspalvelusta (varda@opintopolku.fi). Jos kyseessä on oppilaitos tai oppilaitoksen toimipiste, se todennäköisesti löytyy Opintopolun organisaatiopalvelusta.

Kysymys: Kertaako organisaatiopalvelu osoitteita vai vain nimiä?

Vastaus: Ei vertaa. Organisaatiopalvelussa voi olla useita samannimisiä ja samassa osoitteessa sijaitsevia organisaatioita, jos niillä on eri OID-tunniste.

Kysymys: Jos toimipaikka on ilmoitettu Primuksen tiedosta ja nyt vakan tiedosta, se saattaa tulla eri muodossa. Onko tämä OK?

Vastaus: Jos toimipaikka tai oppilaitos löytyy Opintopolun organisaatiopalvelusta, sitä ei pitäisi luoda uudelleen Vardan kautta. Jos taas kyseessä on erillinen varhaiskasvatuksen toimipaikka, se luodaan Vardaan, mistä se siirtyy Opintopolun organisaatiopalveluun. Koski käyttää organisaatiopalvelussa olevia tietoja.

Kysymys: Onko niin, että perhepäivähoitaja ei saa OID numeroa?

Vastaus: Kyllä, vain ne toimipaikat saavat OID-tunnisteen, jotka siirtyvät Vardasta organisaatiopalveluun. Perhepäivähoitajien ja ryhmäperhepäiväkotien toimipaikkatiedot eivät tällä hetkellä siirry Opintopolun organisaatiopalveluun.

 Kysymys: Oliko nyt näin, että Varda ei ota kantaa otetaanko Efficasta päätöstiedot sijoitukselta vai päätökseltä, kunhan data on oikein/sitä mitä halutaan.

Vastaus: Kyllä, juuri näin.

Kysymys: Hoitaja jää pitkälle virkavapaalle tai vanhempainvapaalle. Tällöin hänellä ei tietenkään ole lapsia hoidossa. Muutetaanko toimipaikan (hoitaja) varhaiskasvatuspaikkojen määrää esim.  pitkän virkavapaan/ vanhempainloman/ -vapaan ajaksi? Milloin kysymys on pidempiaikaisesta varhaiskasvatuspaikkojen muutoksesta (usein kysytyissä kysymyksissä antamanne ohje)? 3kk? 6kk? 9kk? vuosi?

Vastaus: Jos henkilö jää vanhempainvapaalle tai muulle pitkälle vapaalle päiväkodissa ja hänelle hankitaan sijainen, varhaiskasvatuspaikkojen määrään ei tule muutosta. Yleensä näin toimitaan myös ryhmäperhepäiväkodissa.

Jos perhepäivähoitaja jää vanhempainvapaalle tai muulle pitkälle vapaalle, ja tiedetään, että perhepäivähoitaja jatkaa toimintaansa vapaan jälkeen, Vardaan merkitään varhaiskasvatuspaikkojen määräksi 0 ja varmistetaan, että vapaan aikana ko. perhepäivähoitajalla ei ole Vardassa lapsia varhaiskasvatuksessa. Jos perhepäivähoitaja irtisanoutuu, toimipaikka päätetään asettamalla sille päättymispäivämäärä. Se, voidaanko järjestelmään merkitä varhaiskasvatuspaikoiksi 0 on järjestelmäkohtainen asia, josta kannattaa olla yhteydessä järjestelmätoimittajaan.

Kysymys: Vastaava kysymys toimipaikkojen suhteen, milloin on kyseessä pidempiaikainen muutos paikoissa, jolloin paikkojen määrää muutetaan?

Vastaus: Jos perustetaan pysyvästi uusi ryhmä tai tilaa tulee pysyvästi lisää, muutos ilmoitetaan Vardaan.

Kysymys: Onko kuntien syytä olla kuulolla myös yksityisten käyttöönoton osalta (vrt. palvelusetelikäytännöt)?

Vastaus: Tämä on ensimmäinen info yksityisille varhaiskasvatustoimijoille ja siellä käsitellään kuntien näkökulmasta todennäköisesti tuttua asiaa Vardaan ja Vardan tietosisältöihin liittyen.

Varda-klinikka 22.3.2019

Kysymys: Määritelläänkö esiopetusryhmän kooksi 20 vai 21?  Suositushan on 20 koulun yhteydessä toimivissa ryhmissä.

Vastaus: Suositus on esiopetuksen puolella 20, mutta jos esiopetus järjestetään varhaiskasvatuksen puolella, niin sovelletaan, mitä varhaiskasvatuslaissa säädetään päiväkodin ryhmäkoosta ja henkilöstömitoituksesta.

Kysymys: Oliko niin, että tilapäisessä (varhaiskasvatussijoituksen kesto enintään 14 päivää) varhaiskasvatuksessa olevien lasten tietoja ei syötetä Vardaan?

Vastaus: Katso usein kysytyt kysymykset Tallennetaanko tilapäisessä hoidossa olevien lasten tiedot Vardaan?

Kysymys: Kunta on mukana 5v. maksuttomassa varhaiskasvatuskokeilussa. Lapsella on kaksi päätöstä eli päätös maksuttomasta 5v sekä täydentävästä varhaiskasvatuksesta. Tuleeko Vardaan ilmoittaa tiedot molemmista päätöksistä eli lapsesta tulee 2 ilmoitusta samalta ajalta?

Vastaus: Vardaan otetaan vastaan useampi varhaiskasvatuspäätös eli molemmista päätöksistä viedään tieto Vardaan.

Kysymys: Lapselle on tehty päätöksiä Efficassa seuraavasti ja nämä päätökset siirtyvät Vardaan:

1.8.17 - 31.7.22 (siirtyy Vardaan huhtikuussa)

1.8.19 - 31.7.22 (siirtyy Vardaan elokuussa)

Onko molemmat päätökset Vardassa aktiivisia päätöksiä koska päätöksen päättymispvm pysyy samana, Esim. jos tietoja tarkastellaan Vardasta syyskuussa?

Vastaus: Vardan näkökulmasta päättymispäivämäärä voidaan päivittää. Kun tarkempi tieto on saatavilla, niin se päivitetään Vardaan. CSC ja Opetushallitus käyvät vielä läpi, onko validointiin tarpeen tehdä muutoksia. Asiaan palataan tarvittaessa.

Kysymys: Päätöksiä voi olla Vardassa maksimissaan kolme kappaletta, entä niissä tapauksissa, kun päätöksiä on neljä, häviääkö esim. vanhin pois?

Vastaus: Varda ei ota vastaan enempää kuin kolme aktiivista varhaiskasvatuspäätöstä. Neljättä aktiivista varhaiskasvatuspäätöstä ei oteta enää vastaan.

Kysymys: Yksityisten toimipaikkojen tietojen siirrossa Vardaan erityisesti huolettaa yksityiset perhepäivähoitajat. Kuka siirtää heidän toimipaikkatietonsa Vardaan, siirtääkö kunta vai yksityiset itse? 

Vastaus: Lähtökohtaisesti yksityinen varhaiskasvatustoimija siirtää omat organisaatiotietonsa Vardaan.

 Varda-klinikka 15.3.2019

Kysymys: Varhaiskasvatus järjestää muutamassa toimipaikassa myös koululaisten iltapäivätoimintaa. Lapsille tehdään varhaiskasvatuspäätös. Varhaiskasvatuksen maksuja noudatetaan. Siirretäänkö nämä tiedot Vardaan?

Vastaus: Varhaiskasvatuksesta viedään tiedot Vardaan. Vardaan ei viedä koululaisia, jotka ovat iltapäivätoiminnan piirissä. Jos kunnassa tarjotaan koululaisille varhaiskasvatuslain mukaista varhaiskasvatusta, heidät viedään Vardaan. Silloin heille tehdään myös varhaiskasvatuksen maksupäätös (varhaiskasvatuksen asiakasmaksulaki).

Kysymys: Me järjestämme varhaiskasvatusta vuororyhmässä alkuopetusikäisille ja ajattelen, että heidän tiedot tuodaan Vardaan. Varhaiskasvatuksen asiakkaita he ovat. Tarve yleensä viikonloppuna tapahtuvasta varhaiskasvatuksesta.

Vastaus: Jos he ovat varhaiskasvatuksen asiakkaita, tiedot tuodaan Vardaan.

Kysymys: Tarkistus vielä, tuodaanko palveluseteliasiakkaat (eli lasten tiedot) Vardaan 30.4.2019 mennessä vai vasta 2020?

Vastaus: Lasten tiedot kunta tuo heti ensimmäisen tiedonsiirron yhteydessä. Lasten tiedot tallennetaan 1.1.2019 lähtien.

Kysymys: Jos on jo merkitty 41 h/vko, haittaako?

Vastaus: Tämä ei ole ongelma raportoinnin tai tiedon käsittelyn puolella. Jos halutaan että raporteilla näkyy jaottelu 20h tai alle | 20 - 35h | yli 35h akseleilla, niin kaikki arvosta 36h ylöspäin menee samaan kategoriaan. Tiedon laadun puolelta kannustan laittamaan mahdollisimman tarkan luvun. Raportoinnin puolella voidaan tarkastella asiaa tarkemmin, mutta nykyinen poikkileikkauspiste on 35h ja sitä suuremmat. Poikkeuksena mainittakoon, että jos käytössä on tuntivälys, kirjataan aina välyksen ylin tuntimäärä, esim. tuntivälys on 35-40 h, Vardaan kirjataan 40 h.

Kysymys: Toimipaikkoihin liittyvä kysymys. Vardaan ei toimipaikkoja voi tuoda etukäteen, mutta uudet elokuussa aloittavat toimipaikat pitää olla operatiivisessa järjestelmässä (Pro Consona) jotta huoltajat voivat sähköisesti hakea paikkoja ja lasten sijoitukset tehdään jo keväällä. Miten tämä nyt mahtaa pelittää?

Vastaus: Toimipaikat voi tuoda etukäteen mikäli halutaan ja laittaa näin ollen aloituspäivämäärän faktiselle aloituspäivälle. Kannustamme toimimaan "nolla päivää tulevaisuuteen" mekaniikalla jotta vältytään isommilta korjausoperaatiolta jälkikäteen. Se että miten kukin järjestelmäntoimittaja tämän on huomioinut riippuu järjestelmäntoimittajasta. Voi olla myös että operatiiviseen järjestelmään nämä tallennetaan jo etukäteen ja integraatioissa tiedot tulevat meille vasta varsinaisena alkamispäivänä. Eli siis Vardan puolesta ei ole ongelmaa jos toimipaikat toimitetaan etukäteen ellei nimeä tarvitse muuttaa tai toimipaikka ei varsinaisesti aloitakaan toimintaa. Mikäli näihin tilanteisiin törmätään, tulee ottaa yhteyttä OPH:n asiakaspalveluun.

Kysymys: Vardasta on tarkoitus siirtää tiedot suoraan KELAan. Onko tälle vielä aikataulua?

Vastaus: Tietoja tullaan luovuttamaan Kelalle 05/2019 lähtien. Tuolloin on tarkoitus aloittaa testaus. Tietoja aletaan luovuttamaan sitten, kun luovutuspalvelu on valmistunut ja tiedonsiirtoja testattu. Esiehto on lisäksi, että Vardassa on kaikki tarvittava tietosisältö. Opetushallitus tiedottaa asian etenemisestä rekisterinpitäjille. Lisätietoja: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=78154135. 

Kysymys: Huoltajien ilmoittaminen Vardaan ja perheen kokoon vaikuttavat muut henkilöt, eihän Vardaan siirry tietoa muista aikuisista kuin lapsen huoltajista?
Vastaus: Vardaan kerätään tiedot lasten huoltajista, ei muista henkilöistä kuin lasten huoltajista.

Kysymys: Meillä lapsikohtainen tulo on yleensä elatusapu ja se on laskettu perheen tuloon mukaan. Onko tämä OK?

Vastaus: Elatusmaksu on nimenomaisen lapsen huomioitava tulo. Jos lapsella on sisaruksia, joille ei makseta elatusapua, ko. tuloa ei saa huomioida sisaren tuloissa. Jokaiselle lapselle on tehtävä oma asiakasmaksupäätös, jossa otetaan huomioon huoltajien sekä kyseisen lapsen tulot, ei muiden perheen lasten tuloja.

Kysymys: Palveluseteli- ja ostopalvelulapselle tehdään siis Pro Consonaan hoitopaikat: ostopalvelu ja palveluseteli-hoitopaikat ja sinne laitetaan nämä lapset?

Vastaus: Tätä teidän pitää kysyä suoraan Pro Consonan asiakaspalvelusta. Vardaan ko. lasten tiedot siirretään valmiiksi Vardaan luodun ”Ostopalvelu ja palveluseteli Kunnan nimi” -toimipaikan alle.

Kysymys: Määritelläänkö ostopalveluiden paikat kuten kunnalliset? Eli tämän mukaan: https://confluence.csc.fi/pages/viewpage.action?pageId=79078771. Kyseisissä paikoissa on myös yksityistä varhaiskasvatusta joten niiden paikkoja ei siihen lasketa?

Vastaus: Kaikki ostopalveluna ja palvelusetelillä hankitun varhaiskasvatuksen piirissä olevien lasten tiedot viedään Vardassa yhteen toimipaikkaan, ”Ostopalvelu ja palveluseteli Kunnan nimi”. Tietoluettelossa kuvattuja toimipaikkatietoja ei tallenneta Vardaan vuonna 2019 ostopalvelu- ja palvelusetelitoiminnan osalta. Yksityiset varhaiskasvatustoimijat tallentavat toimipaikkatiedot Vardaan 1.1.2020 lähtien.

Varda-klinikka 8.3.2019

Kysymys: Kun käytössä on tuntiportaikot, sanotaan mallissa näin:

Lapsen varhaiskasvatusaika on 35 tuntia tai yli. Tällöin kirjataan lapselle varhaiskasvatusajaksi 40 tuntia viikossa. Kun käytössä on tunnit per kuukausi, sanotaan mallissa näin: Tunteja per kuukausi muunnetaan tunteja per viikko seuraavalla jaolla: 4,2. Oliko tuo 40 tuntia per viikko jossain sanottu olevan maksimi määrä mitä viikko tunneiksi voidaan kirjata? En löydä tietoa nyt, mutta muistelen, että sellaisesta olisi ollut puhe. Koskiko se vain tuota mallia, jolloin viikoittaiset tuntiportaat on käytössä? Meillä on käytössä tunnit per kuukausi. Ylimmät portaat ovat 156-170 ja yli 171 tuntia. 170:4,2= 40h/viikko ja tuosta 171 tulee vielä enemmän. Voidaanko merkitä tuosta yli 171 tunnista isompi luku kuin 40? Esim. 210:4,2=50. 

Vastaus: Kun kyseessä on tuntiportaikko ja lapsen varhaiskasvatusaika on "35 tuntia tai yli", lapselle varhaiskasvatusajaksi kirjataan 40 tuntia viikossa. Raportoinnissa kaikki ko. kirjaukset merkitään ”yli 35 tuntia viikossa”. Samalla ohjeistuksella jatketaan.

Kysymys: Milloin pidennetyn oppivelvollisuuden päättymispäivästä on tulossa tietoa Kosken sivuille usein kysyttyihin kysymyksiin?

Vastaus: Asiaa kysyttiin viime viikolla Varda-klinikassa ja vastaus löytyy Varda-klinikan klinikkakohtaisista kysymyksistä 1.3.2019 osion alta (https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Klinikkakohtaiset+kysymykset+ja+vastaukset#Klinikkakohtaisetkysymyksetjavastaukset-01032019). 

Kysymys: Varmistan vielä; tehdäänkö aina uusi päätös, kun palvelun tarve muuttuu, varhaiskasvatuspaikka muuttuu. Eli lukeeko Effica päätökseltä muutakin kuin Varda laatikkoon merkityt tunnit.

Vastaus: Vardaan tulee kirjata tieto siitä, kuinka monta tuntia viikossa lapsella on oikeus käyttää varhaiskasvatusta. Se, minne tieto on kirjattu, riippuu mm. siitä, onko kunta rajoittanut varhaiskasvatusoikeutta vai ei. Jos varhaiskasvatusoikeutta on rajoitettu, tieto varhaiskasvatuksen laajuudesta on yleensä kirjattu varhaiskasvatuspäätökselle. Vardaan kerätään tieto varhaiskasvatusoikeuden laajuudesta ja jos laajuus muuttuu, muuttunut tieto viedään Vardaan. Se, miten se kussakin varhaiskasvatusjärjestelmässä kirjataan ja siirretään Vardaan, on asia, josta kannattaa kysyä suoraan varhaiskasvatusjärjestelmän omasta asiakastuesta. Tieto voi tulla sijoitukselta, sopimukselta vai päätökseltä järjestelmästä riippuen.

Kysymys: Tarvitsemme vielä tarkennusta seuraavaan asiaan, johon ei löydy suoraa vastausta sivuilta: Esim. lapsi aloittaa varhaiskasvatuksessa ja hänelle myönnetään päätös, jossa hoidon tarve on 17 pv/kk (joka Vardaa varten muunnetaan tuntia/vko muotoon) ja tästä lähtee tieto Vardaan. Puolen vuoden jälkeen hoidon tarve muuttuu 9 pv/kk, josta ei tehdä erillistä päätöstä vaan muutetaan sijoitus Efficaan. Sijoituksen hoitoajoista ei lähde automaattisesti tietoa Vardaan. Täytyykö tästä hoitoajan muutoksesta viedä muuttunut tieto Vardaan? Siinä tapauksessa joudumme tekemään uuden päätöksen, jotta muuttunut hoitoaika päivittyy Vardaan ja se lisää paljon työtä!

Vastaus: Tähän kysymykseen pätee sama vastaus kuin edelliseen, ylläolevaan kysymykseen. Asiasta löytyy myös tarkempi ohjeistus UKK-listauksesta (https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Usein+kysytyt+kysymykset#Useinkysytytkysymykset-Tietosis%C3%A4lt%C3%B6;lapsi -> Pitääkö Vardan varhaiskasvatusaikaan liittyvien tietojen muutoksista aina tehdä myös erillinen valituskelpoinen päätös?).

Kysymys: Missä vaiheessa Vardaan siirretään tiedot esimerkiksi erityisestä tuesta, myönnetyistä kuljetuksista yms. joita tilastokeskus aina kysyy [esiopetukseen liittyen] tilastoinnin yhteydessä?

Vastaus: Asiaa on pohdittu ministeriössä, mutta ko. tietoja ei ole tässä vaiheessa tarkoitus kerätä Vardaan. Osa tiedoista on mm. salassa pidettäviä. Nämä ovat tulevaisuuden kehittämistarpeita, joita on hyvä tuoda esiin. Meidän tiedossa ei ole, että näitä tietoja olisi tilastokeskuksesta kysytty varhaiskasvatuksen osalta, voiko olla kyse esiopetuksen tietosisällöistä 

Kysymys: Miten merkitään tunnit esiopetus+varhaiskasvatus -palvelulle? Vähennetäänkö kokonaistuntimäärästä esiopetuksen 4 tuntia?

Vastaus: Esiopetustiedot viedään Koski-palveluun, varhaiskasvatustiedot viedään Vardaan.

Kysymys: Varmistan vielä, että onko Vardaan saatava tieto siitä, milloin lapsen varhaiskasvatusoikeutta on rajoitettu? Lapsellahan voi olla laajuus 20 h/vko perheen omasta valinnastakin, jolloin Vardaan siirtyy sama tuntimäärä sekä rajatun oikeuden piirissä olevalle kuin saman tuntimäärän valinneiden perheiden lapsille?

Vastaus: Vardaan ei kerätä tietoa siitä, onko lapsella rajoitettu oikeus varhaiskasvatukseen. Vardaan viedään ainoastaan varhaiskasvatuksen laajuus (tunteja/viikko).

Kysymys: Vardassa kunnallinen vakajärjestäjä on velvollinen ilmoittamaan myös palvelusetelin piirissä olevat lapset Vardaan jo 1.1.2019 alkaen. Yksityiselle järjestäjälle ilmoitusvelvollisuus alkaa 1.1.2020. Tämä on sinänsä selvää. Mutta voiko kunnallinen toimija jo nyt ulkoistaa palvelusetelilasten tietojen syöttämisen yksityiselle toimijalle? Siis siten, että yksityinen toimija syöttää tiedot palvelusetelilapsista samaan tietojärjestelmään kuin mitä kunnallinen järjestäjä käyttää ja molempien syöttämät tiedot integroidaan sitten kunnallisen järjestäjän alle? Näettekö ko toimintamallissa jotain ongelmaa, ts. kuuluuko kunnallisen toimijan itse huolehtia ainakin v 2019 loppuun asti, että palvelusetelilapsien tiedot syötetään tietojärjestelmään ja integroidaan Vardaan?

Vastaus: Vuoden 2019 osalta kunta on velvollinen tuottamaan kaikki Vardan tarvitsemat tiedot ostopalveluna ja palvelusetelillä tuotetussa varhaiskasvatuksessa olevista lapsista. Mikäli kunnalla/kuntayhtymällä ei ole tietoja näistä lapsista, on kunta velvollinen hankkimaan tiedot organisaatiolta, joka tuottaa ostopalveluna ja palvelusetelillä toteutetun varhaiskasvatuksen. Vuonna 2020, jolloin Vardaan tallentavat tietoja myös yksityiset varhaiskasvatustoimijat, on mahdollista tehdä tietojen siirtämis-/tallentamistehtävästä Vardaan sopimus sen organisaation kanssa, jolta kunta/kuntayhtymä hankkii ostopalveluna ja palvelusetelillä toteutetun varhaiskasvatuksen. Tällaisessa tilanteessa kunnalla/kuntayhtymällä on edelleen tietojen siirtämis-/tallennusvastuu Vardaan, mutta siirtämis-/tallentamistehtävän Vardaan voi toteuttaa organisaatio, joka tuottaa kunnan/kuntayhtymän ostopalveluna ja palvelusetelillä toteutetun varhaiskasvatuksen.

Kysymys: Kahdessa kunnassa varhaiskasvatuksessa olevan lapsen toisen kunnan varhaiskasvatusmaksusta ei ole välttämättä tietoa (joten periaatteessa maksu voisi olla yhteensä suurempi kuin maksimimaksu), Kenen vastuulla siis on, että eri kunnissa asuvia huoltajia ei laskuteta yhteensä yli maksimimaksun? Meillä on tähän saakka tulkittu, että vastuu on huoltajilla.

Vastaus: Päävastuu on vanhemmilla, mutta informointivelvoite on kunnilla. Kuntien on tiedotettava selkeästi mikä on kunkin kunnan maksimimaksu ja neuvottava huoltajia siitä, miten toimia, jos huoltajille tulee kaksi maksua.

Varda-klinikka 1.3.2019

Kysymys: Koskeeko 1.9.19 henkilöstötietojen tiedonsiirtovelvoite myös kunnan Ostopalveluyksiköitä?

Vastaus: Varhaiskasvatuksen järjestäjillä eli kunnilla, kuntayhtymillä ja yksityisillä varhaiskasvatustoimijoilla (Y-tunnustason toimija) on tiedonsiirtovelvoite oman henkilöstön osalta. Kunnilla ja kuntayhtymillä velvollisuus alkaa 1.9.2019 lähtien. Kuntien ja kuntayhtymien ostopalvelutoiminnan osalta henkilöstötiedot siirretään 1.9.2020 alkaen, jolloin yksityiset varhaiskasvatustoimijat aloittavat ko. tietojen siirtämisen Vardaan. Lisäämme UKK-puolelle henkilöstöön liittyviä kokonaisuuksia lähiaikoina.

Kysymys: Olenko ymmärtänyt oikein, että esiopetuksen lisäksi varhaiskasvatusta käyttävä lapsi ei yleensä ole kokopäiväisessä varhaiskasvatuksessa, paitsi silloin, jos lapsen varhaiskasvatus kestää yli 5.01h/pvä esiopetuksen lisäksi?

Vastaus: Vardan määritelmän mukaan lapsi on kokopäiväisessä varhaiskasvatuksessa, jos varhaiskasvatusaika on yli viisi tuntia päivässä (5.01 ->), ja varhaiskasvatus tapahtuu arkipäivinä. Lapsi on osapäiväisessä varhaiskasvatuksessa, jos varhaiskasvatusaika on viisi tuntia (5.0) tai alle päivässä, ja varhaiskasvatus tapahtuu arkipäivinä. Lisätietoja: https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatusaika

Kysymys: Meillä on hallinnoitavana kolmen eri kunnan Varda-tiedonsiirrot, siirrot tehdään omista kannoistaan. Nyt törmäsimme sellaiseen ongelmaan, että opintopolun kautta ei voi lähettää kutsua kuin vain kerran. Eli nyt käy niin että kahteen kantaan ei kutsua käyttäjäksi saa.

Vastaus: Lähettäkää meille tarkemmat tiedot asiakaspalveluun varda(a)opintopolku.fi, niin tarkistamme että teillä on riittävät käyttöoikeudet. Henkilöllä voi olla oikeudet useamman organisaation tietoihin, eli ei pitäisi olla ongelma, kunhan käyttöoikeudet ovat kunnossa. Tiedonsiirtoja varten tarvitsette yhden tai useamman Varda-palvelukäyttäjätunnuksen riippuen siitä, miten tiedot ovat varhaiskasvatusjärjestelmässänne.

Kysymys: Miten pidennettyyn oppivelvollisuuteen liittyvä saakka päivämäärä olisi laitettava, kun se siirretään varhaiskasvatusjärjestelmästä Koskeen? Laitetaanko heinäkuun loppuun sinä vuonna kun oppivelvollisuus päättyy? Entä jos pidennetty oppivelvollisuus päättyykin aiemmin kuin mitä aikanaan varhaiskasvatusjärjestelmässä ilmoitettuihin tietoihin on ilmoitettu?

Vastaus: Koskeen siirretään oppivelvollisuuden aloituspäivämäärä. Päättymispäivämäärää ei tarvitse välttämättä merkitä lainkaan, ellei pidennetty oppivelvollisuus pääty kesken esiopetuksen. Koski tunnistaa loppumispäivämäärän opiskeluoikeuden valmistumispäivästä.

Kysymys: Miten tallennetaan esiopetustoimipisteiden muutokset (uudet esiopetustoimipaikat ja päättyvät)? Meillä ei Primuksessa ole aloituspv / päättymispv esiopetustoimipaikoilla, koska Primuksen ohjeissa ei näitä ole vaadittu.

Vastaus: Kaikilla toimipaikoilla on Vardassa alkamispäivämäärä ja mahdollisuus lisätä päättymispäivämäärä. Myös Opintopolun organisaatiopalvelussa annetaan toimipaikoille alkupäivämäärä ja tarvittaessa päättymispäivämäärä. Koski käyttää organisaatiopalvelussa olevia tietoja, eli Primuksessa olevia toimipaikkatietoja ei lähetetä Koskeen. Primukseen liittyvissä asioissa, olkaa yhteydessä Primuksen asiakastukeen.

Kysymys: Jos perhepäivähoitajalla on kaksi omaa alle kouluikäistä lasta + kaksi lasta varhaiskasvatuksessa, niin onko toimipaikan lasten määrä 2 vai 4? (Kommentti toisesta kunnasta: merkitsemme järjestelmään 2 paikkaa. Omat lapset eivät ole siinä mukana.)

Vastaus: Jos kunta tekee perhepäivähoitajien omista lapsista varhaiskasvatuspäätöksen, lasten tiedot tulevat Vardaan. Jos lapsille ei tehdä varhaiskasvatuspäätöstä, vaan heidän vanhemmalleen myönnetään kotihoidon tukea, ei näiden lasten tietoja tuoda Vardaan. Perhepäivähoitajien omat lapset on kuitenkin aina otettava huomioon mitoituksessa

Kysymys: Meillä on ProConsona käytössä. Toimipaikassa on monta eri ryhmää. Mille toimipaikan ryhmälle tuo paikkaluku viedään?  

Vastaus: Vardaan ei kerätä tietoa ryhmäkohtaisista lapsista, vaan tiedot kerätään toimipaikkatasolla. Vardassa on siis yksi kenttä toimipaikan lapsille per toimipaikka. Mikäli yhteistä toimipaikkatasoista kenttää ei ole Pro Consonassa, olkaa yhteydessä Pro Consonan asiakastukeen.

Kysymys: Onko Vardaan siirtynyt paljon tietoja kunnilta?

Vastaus: Varhaiskasvatustoimijoita on kirjautunut palveluun n. 90, siirtyneitä tai tallennettuja tietoja seuraavanlaisesti (tilanne 27.2.2019): toimipaikkoja 83 ja lapsia 1041. Suurimmat volyymit ovat tulleet integraation kautta, mutta myös käyttöliittymätallennuksia on tehty.

Varda-klinikka 22.2.2019

Kysymys: Mikä toimipaikan osoite Vardaan välitetään, jos hoitaja ei hoida lapsia omassa kodissaan vaan kiertää hoidettavien lapsien kodeissa? Hänellä on siis useampi työskentelyosoite.

Vastaus: Jos perhepäivähoitoa järjestetään perhepäivähoitajan kotona, käytetään perhepäivähoitajan omaa osoitetta. Jos perhepäivähoitoa ei järjestetä perhepäivähoitajan omassa osoitteessa, osoitteeksi voi laittaa perhepäivähoidon ohjaajan tai muun perhepäivähoidon vastuuhenkilön toimiston osoitteen.

Kysymys: Onko palvelusetelin arvosta kertovassa päätöksessä oltava lapsen käyttämä tuntimäärä? Eli jos tuntimäärä muuttuu, niin täytyykö tämä tieto päivittyä myös Vardaan? Vai riittääkö että muuttunut tieto palvelusetelin arvosta siirtyy Vardaan?

Vastaus: Muuttunut tieto tulee siirtää Vardaan.

Kysymys: Miten merkitään lapsen sijoituksen viikkotuntimäärä, kun lapsella on kokoaikainen varhaiskasvatus, eli esim. yli 35h/vko? Näillä lapsilla ei ole päätöksellä tietoa montako tuntia lapsi varhaiskasvatusta saa vaan montako tuntia hän vähintään käyttää. Muissa palveluntarpeissa merkitään enintään-tunnit ne voidaan merkitä maksimituntimäärällä. Eli ei voida tallentaa jotain tiettyä tuntimäärää koska siitä ei ole sovittu perheen kautta. Jos merkitsemme alimman tuntimäärän se on sama kuin meillä käytössä oleva askeleen pienempi palveluntarve.

Vastaus:  Vardaan merkitään suunniteltu, päätöksen mukainen varhaiskasvatuksen laajuus, ei toteumatietoa. Tuntiportaikon osalta olemme ohjeistaneet, että mikäli varhaiskasvatustoimija kirjaa päätökseen ainoastaan tuntiportaikon tarkan tuntimäärän sijaan, voidaan kirjata tuntivälyksen ylin tuntimäärä. Varhaiskasvatusajan  ohjesivusto:  https://confluence.csc.fi/display/OPHPALV/Varhaiskasvatusaika.

Kysymys: Pitääkö toimintayksikön tiedoissa olla puhelinnumero molempiin kenttiin? Meillä on puhelinnumero 1 ja puhelinnumero 2

Vastaus: Puhelin 1 riittää.

Kysymys:  Kun toimipaikka on kerran lähetetty Vardaan, sen nimeä ei voi Vardassa muuttaa.  Jos päiväkodin nimi muuttuu, tätä muutosta ei pysty lähettämään Vardaan. Tämä ilmeisesti liittyy jotenkin Vardan ja Organisaatiopalvelun väliseen tiedonvaihtoon. Miten menetellään perhepäivähoitajien osalta?

Vastaus: Jos nimi muuttuu, ilmoittakaa nimenmuutoksesta Vardan asiakaspalveluun varda@opintopolku.fi. CSC tekee nimenmuutoksen suoraan Vardan kantaan. Lisäksi Opetushallitus tekee tarvittavan muutoksen organisaatiopalveluun. Perhepäivähoitajien ja ryhmäperhepäivähoitajien tietoja ylläpidetään tällä hetkellä ainoastaan Vardan puolella, ei organisaatiopalvelussa.

Kysymys: Onko niin että vain VTJ:n mukaiset huoltajat näkevät lapsiensa tiedot?  Jos huoltajalla on lapsia useassa eri kunnassa, niin hän näkee samalla kertaa kaikkien huollettaviensa tiedot kuntatiedosta riippumatta?

Vastaus: Huoltaja-tieto haetaan lapsen tietojen mukana VTJ:stä. Kukin lapsen huoltaja näkee omien huollettaviensa tiedot Oma Opintopolku -palvelun kautta. Lapsen asuinkunta ei ole palvelussa rajaava tekijä.

Kysymys: Siirretäänkö Vardaan toimipaikkana henkilö, joka työskentelee perhepäivähoitajan apuna tämän kodissa?

Vastaus: Ei siirretä 1.1.2019 alkaen. Vardaan siirrettävän varhaiskasvatus- ja hoitohenkilöstöä koskeva tietosisältö tarkentuu kevään 2019 aikana.

Kysymys: Kun maksupäätöstiedot siirretään Vardaan, eihän ne tiedot näy etähuoltajalle? Maksupäätöstiedot ovat sen talouden tietoja, jossa lapsi on kirjoilla.

Vastaus: Maksupäätöstiedot on liitetty Vardassa huoltajaan, eivät lapseen. Tämä tarkoittaa sitä, että maksupäätöstiedot näkyvät huoltajan tiedoissa, eivät lapsen tiedoissa. Kukin huoltaja voi katsella niitä maksutietoja, jotka häneen liittyvät. Maksun kuukausimäärästä ja sen perimisestä saman tai eri osoitteen perusteella kerrotaan varhaiskasvatuksen asiakasmaksulain (1503/2016) 4 §:ssä.

Kysymys: Kuka ja mistä huoltaja-tiedot siirretään Vardaan 1.9.2019 käyttöönotossa?

Vastaus: Lapsen huoltajien tiedot haetaan Väestötietojärjestelmästä (VTJ) Opetushallituksen Oppijanumerorekisteriin (ONR) samalla, kun lapsen henkilö- ja yhteystiedot haetaan Väestötietojärjestelmästä Oppijanumerorekisteriin. Varhaiskasvatustoimija ei vie huoltajien henkilö- ja yhteystietoja Vardaan.

Huoltajuustiedon voimassaolo tarkistetaan Oppijanumerorekisteristä, jonne ajantasaiset tiedot saadaan VTJ:stä.

Kysymys: Mitä ohjeistusta käytetään ilmoitettaessa varhaiskasvatuksen toimipaikan varhaiskasvatuspaikkojen määrä? 

Vastaus: Varhaiskasvatuspaikkojen määrän ilmoittamisessa tulee käyttää tietoluettelossa annettua ohjeistusta.

Kysymys: Opintopolun virkailijan Varda-osiossa näkyy nyt kunnilla palveluseteli/ostopalvelupäiväkoti. Toiminnalliseksi painotukseksi on laitettu  palvelusetelitoimijoille steinerpedagogiikka. Miksi näin?

Vastaus: Kyseessä on ”dummy-organisaatio” joka on tehty vain siirtymäkauden ajaksi. Korjaamme kuitenkin tiedot siten, että kasvatusopillisen järjestelmän osalta toimipaikan tiedoissa tulee näkymään ”Ei painotusta”.

Varda-klinikka 15.2.2019

Kysymys: Kysymys 1.9.2019 käyttöönotosta: Missä vaiheessa menee valmistelu rajapintojen ja siirrettävien tietojen osalta? Eniten kiinnostaa henkilöstön tietojen siirto.

Vastaus: Henkilöstön osalta tietoluettelot ovat pientä yksityiskohdan viilausta vaille valmiit. Tietoluettelot lähtevät kommenteille kuntiin ja järjestelmätoimittajille viikolla 8. Jos löytyy kuntia, jotka haluavat kommentoida henkilöstöä tai maksupäätöstä koskevia tietoluetteloita, niin ilmoittakaa siitä Liisi Hakalistolle (etunimi.sukunimi [ a ] minedu.fi). Kommentointipyyntö tullaan lähettämään ainakin niihin kuntiin, jotka ovat mukana Vardan ohjausryhmässä sekä ns. Kuusikko-kuntiin.

Kysymys: Haluaisin vielä tarkennusta seuraavaan asiaan: Edellisessä klinikassa sanoitte, että lapsi, jonka hoitoaika vaihtelee niin, että lapsi on esimerkiksi hoidossa 8 h ma-ti ja ke 4 h (eli hoitoaika viikossa on 20 h) on kokopäiväisessä varhaiskasvatuksessa, jos kokopäivähoitopäiviä on enemmän kuin osapäiväisiä. Kuitenkin toimintatilastossa osa-aikaiseksi lapseksi tulee laskea lapsi, jonka viikoittainen hoitoaika jää alle 25 tuntiin. Onko tässä nyt joku ristiriita? Kyseessä sosiaalipalvelujen toimintatilasto, johon kerätään varhaiskasvatuksen tiedot.

Vastaus: OKM tarkistaa asian ja palaa asiaan.

Kysymys: Onko henkilöstötietojen tietoluetteloon tulossa tarkempia määrittelyitä henkilöstön tutkintotietojen osalta? Tarve olisi tutkintokoodistolle, jonka avulla voisi tehdä mielellään jo nyt valmistelutyötä tutkintotietojen tallentamiseksi henkilöstöjärjestelmään.

Vastaus: On tulossa tarkempi koodisto. Jos kunnissa on käytössä jotain tutkintokoodistoa omasta takaa, niin OKM olisi niistä kiinnostunut. Voitte ilmoittaa siitä Liisi Hakalistolle (etunimi.sukunimi [ a ] minedu.fi). 

Kysymys: Olisko mahdollista näitä tutkintotietoja henkilöstön osalta siirtää esim. Opintopolusta/Koskesta? Siellähän on jo näistä tietoa.

Vastaus: Tutkintorekisterien käyttöä ollaan harkittu, mutta haasteena on, että Koskesta saadaan ammatillisen puolen tutkinnot vasta vuodesta 2018. Korkeakoulututkinnot saadaan jo aikaisemmalta ajalta, ei kuitenkaan välttämättä riittävän pitkältä ajalta. Tiedon saatavuuden kannalta on haasteita.

Kysymys: Miten määritellään tilapäinen henkilöstö?

Vastaus: Alustavassa tietoluettelossa se määritellään niin, että henkilö, jonka työsuhde kestää alle 30 vuorokautta, on tilapäinen työntekijä.

Kysymys: Mihin käyttötarkoitukseen tätä tilapäisen henkilökunnan lukumäärää pyydetään?

Vastaus: Kiinnostuksen kohteena on mm. se, jos tietyissä toimipaikoissa suuri osa henkilökunnasta on säännöllisesti tilapäistä. Tieto halutaan myös siksi, että pelkkä tieto vakituisesta ja määräaikaisesta henkilöstöstä on aika suppea.

Kysymys: Varhaiskasvatusaika-sivustolla kuvatuissa esimerkeissä 151 h/kk ylittävä esimerkki on epäselvä, kun se on niin lähellä edellistä 131-150 h/kk esimerkkiä. Voisiko sitä muuttaa?

Vastaus: Voimme muuttaa esimerkkiä. Tavoitteena on ollut ohjeistaa, miten hahmotetaan erot päivittäisen ja osaviikkoisen sekä kokopäiväisen ja osapäiväisen varhaiskasvatuksen osalta. Todellisuutta Vardaan tuotava tieto ei joka tapauksessa täysin vastaa, sillä sinne kirjataan vain suunniteltu tieto, ei toteumaa.